Kommunikationsudvalg. Materialeudvalg. Formål at stå for klubbens samlede materialebestand

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Kommunikationsudvalg. Materialeudvalg. Formål at stå for klubbens samlede materialebestand"

Helena Damgaard
7 år siden
Visninger:

1 BILAG 5A: FORSLAG TIL EN ORGANISATIONSSTRUKTUR BASERET PÅ KLUBBENS NUVÆRENDE AKTIVITETER KLUBBENS UDVALG Træningsudvalg at stå for klubbens træningsaktiviteter mandagstræning onsdagstræning ungdomstræning begyndertræning familietræning opfølgning på træningskurser for klubbens samlede træningstilbud. Udvalget skal motivere medlemmerne til at deltage i åbne løb (evt. i form af en konkurrence). talsmand, som er kontaktpersonen til bestyrelsen. Udvalget vælger selv sin forretningsorden.* Løbsudvalg at stå for klubbens o- løbsarrangementer træningsløbslisten følger terminslisten og byder ind DOF-løb) Festugesprint igangsætning af kursusaktiviteter (banelægning, korttegning mv.) løbstilmelding holdsætning divisionsmatch for alle forhold omkring afvikling af løb: valg af stævneledelse, valg af formænd til funktionslederposter Klubaktivitetsudvalg at stå for alle klubbens sociale arrangementer værtsrolle ved træninger madordninger ved træninger ambassadører for klubben ved modtagelse af nye medlemmer juleløb grill-stafet klubture ind- /udland arrangere bus til divisionsmatch tøjsalg for afvikling af klubbens sociale arrangementer. Kommunikationsudvalg at stå for klubbens interne og eksterne kommunikationskanaler og deres udnyttelse hjemmeside facebook Post1900 O-news (mail via O-service) billedvæg markedsføring for udarbejdelse og retningslinjer for klubbens samlede kommunikationsplan. Materialeudvalg at stå for klubbens samlede materialebestand emit-udstyr til afvikling af løb, herunder startur, brikker, tidtagning osv. klubtelte materialer til opbygning af stævnepladser forbrugsvarer ved stævner/løb opbevaring og fordeling af udstyr i klubhus, skur og hesteboks for fremskaffelse af nødvendigt udstyr efter nærmere aftale med trænings-, løbsog klubaktivitetsudvalg. Rekrutteringsudvalg at tilrettelægge og stå for klubbens arbejde med at skaffe nye løbere Findvej dagen opfølgning på Findvej dagen deltagelse i mulige kommunale tiltag ( som Det rø r sig) deltagelse i mulige Aarhus1900 tiltag for afviklingen af klubbens overordnede plan for rekruttering af nye medlemmer. Husudvalg at repræsentere klubbens ønsker og interesser i samarbejdet med Aarhus Skiklub omkring bofællesskabet på Grumstolen udarbejde rengøringsvejledninger rengøringsliste følge op rengøring foretage fornødne indkøb til den daglige drift for, at klubben overholder sine aftalte forpligtelser i forhold til benyttelse af Grumstolen. Økonomiudvalg at arbejde på at skaffe klubben eksterne økonomiske resurser samarbejde med Aarhus Motion Dupont-løbene Aarhus ½ maraton henvendelser fra Aarhus 1900 A&M henvendelser fra andre for fremskaffelse af klubmedlemmer til løsning af de opgaver, klubben er enig om at deltage i. vælger selv sin forretningsorden.* * Udvalget vælger sin kontaktperson og udarbejder liste over mål og aktiviteter, det ønsker at arbejde med i det kommende år. Aktivitetslisten kan evt. prioriteres, og listen sendes til bestyrelsen senest 1. maj 2017 sammen med en plan for udvalgets møder. Målet på sigt er, at udvalgets mål og aktiviteter årligt forelægges på årets generalforsamling til debat og godkendelse, 1

2 så det herefter er udvalgets arbejdsgrundlag for det kommende år. Udvalgets arbejde skal understøtte og pege frem mod de overordnede mål for klubben, som udarbejdes af bestyrelsen, og som ligeledes fremlægges på den årlige generalforsamling. RELATIONEN TIL BESTYRELSEN Det enkelte udvalg får tilknyttet et bestyrelsesmedlem som udvalgets bestyrelsen. Kontaktpersonen bærer udvalgets ønsker og ideer ind i bestyrelsen, som tager stilling til udvalgets forslag ud fra en samlet vurdering af klubbens aktiviteter. Formand Kasserer Sekretær Medlem Medlem Medlem Organisering af bestyrelsesarbejde (udkast) Formanden o er ildsjælen og har det store overblik og er ikke knyttet som et eller flere af udvalgene. o er klubbens ansigt udadtil o modtager henvendelser og ekspederer dem videre til de respektive udvalg. o udarbejder dagsorden for bestyrelsesmøderne med baggrund i input fra bestyrelsesmedlemmernes samarbejde med udvalgenes talsmænd. Næstformanden o er formandens stedfortræder o er tilknyttet to udvalg som kontaktperson. På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen aftales, hvilke udvalg næstformanden er. 2

3 Kassereren o er ikke knyttet som et bestemt udvalg. o har i kraft af sin funktion en bred tilknytning til alle udvalg. Sekretæren o er kommunikationsudvalget + 1 udvalg mere. På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen aftales, hvilket yderligere udvalg sekretæren er kontaktperson til. o tager referat til alle bestyrelsesmøder, rundsender referat til godkendelse og videresender via mail til alle medlemmer. o fører klubbens kalender. Medlem o er tilknyttet to udvalg som kontaktperson. På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen aftales, hvilke udvalg bestyrelsesmedlemmet er. Der oprettes en klubbens fælleshukommelse (referater, funktionsbeskrivelser, retningslinjer, seneste versioner af kort osv.) i Dropbox, hvor alt materiale lægges, så det er tilgængeligt for medlemmer/udvalg/bestyrelse osv. 3

4 BESTYRELSENS ÅRSHJUL 5. møde nov. uge Fokuspunkt Økonomiudvalg Opsamling/status på året DOF Akademi hvem til hvad hvorfor? Nytår 6. møde januar, uge 1-2 Forberedelse til generalforsamling Standard punkter (beretning, regnskab, budget) Bestyrelsens/udvalgs mål for kommende år herunder opfølgning på klubudviklingsprojekt Økonomi 4. møde aug. uge Fokuspunkt Materialeudvalg Klubarrangementsudvalg Sommer møde febr/mar uge 9-10 Konstituering af bestyrelse Fordeling af udvalg Fokuspunkt rekruttering/fastholdelse som oplæg til FindVej dagen Fokuspunkt Løbsudvalg 3. møde juni uge Fokuspunkt Husudvalg Fokuspunkt Kommuniktionsudvalg 2. møde april uge Opfølgning på FindVej rekruttering/fastholdelse justeringer Fokuspunkt Klubaktivitetsudvalg Fokuspunkt træningsudvalg Udvalgenes deltagelse i bestyrelsesmøderne er ikke nødvendigvis som angivet her, men hvert udvalg vil i løbet af året skulle fremlægge status, planer, ideer og visioner på et bestyrelsesmøde. 4

5 MÅL 2017 Flere medlemmer i klubben 10 nye medlemmer pr. år Alle medlemmer prøver at deltage i et åbent løb Mere aktivitet hvert medlem løber mindst 2 åbne løb mere end året før Flere medlemmer deltager i træningsløbene i 2016 deltog 7,6 pr. træningsløb, i 2017 er målet 10 medlemmer pr. træningsløb. Klubben arrangerer mindst 2 åbne løb om året (Festugesprinten er foreløbigt det ene) HVIS DET HER ER NOGET AF VORES VISION, HVAD ER SÅ VORES STRATEGI? Bestyrelsen forsøger med forslaget at lægge op til en diskussion af de opstillede mål: Bruger vi som klub vores ressourcer rigtigt. Hvordan kan vi få flere til at være orienteringsløbere og ikke kun gå til orienteringsløb. Kan vi finde nye måder at hverve medlemmer på. Hvad er formålet med vores deltagelse i forskellige arrangementer: o Nye medlemmer. o Penge i klubkassen. o Forpligtelse til at arrangere løb, for at vi med god samvittighed selv kan deltage i løb. Et nyt medlem er automatisk født medlem af Klubaktivitetsudvalget og skal efter senest 6 måneders medlemskab kontaktes vedr. tilknytning til et andet udvalg. 5

Relaterede dokumenter

1. Kort fra hvert udvalg om status på udvalgets arbejde, samt hvad udvalgets ser som dets væsentligste udfordringer i det næste år.

1. Kort fra hvert udvalg om status på udvalgets arbejde, samt hvad udvalgets ser som dets væsentligste udfordringer i det næste år. Formandens kommentar til referat fra bestyrelsesmødet, pkt. 1: Alle udvalg havde inden mødet lagt et dokument på bestyrelsens Dropbox med det formål at beskrive udvalget ud fra punkter som baggrund, målgruppe,