Kontraktbilag 8 (præciseret) Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion

Transkript

1 Kontraktbilag 8 (præciseret) Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Rammekontrakt Nærværende præciserede bilag er gældende fra 14. september Bilaget erstatter tidligere Kontraktbilag 08 således at tildelinger foretaget på Rammeaftale efter den 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag

2 Indholdsfortegnelse 1. Miniudbud Generelt om Miniudbud Generelt om evaluering ved Miniudbud Kriterier E-auktion... 6 Side 2 af 6

3 Miniudbud 1.1. Generelt om Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen ved et Miniudbud, ved tildeling på denne Rammeafale. Ved anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" leverandører). De egnede leverandører er alle de leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som leverandøren kan levere under delaftalen Generelt om evaluering ved Miniudbud Kunden skal i et miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive Leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de kriterier og procentvise vægtninger af kriterier som er anvendt for udbud af Rammekontrakten. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal indbyrdes prioriteres i den rækkefølge, som de vægtningsmæssigt er prioriteret i nedenfor Kriterier Side 3 af 6

4 Side 4 af 6

5 Side 5 af 6

6 2. E-auktion SKIs kunder skal kunne vælge at anmode om prisafgivelse via afholdelse af en elektronisk auktion på enkeltstående større ordrer på konkrete anskaffelser.: SKI kunden opgør sit anskaffelsesbehov, og inviterer til en elektronisk auktion. Alle leverandører på rammekontrakten/delaftalen, der er i stand til at udføre opgaven, skal inviteres til at deltage i den elektroniske auktion. En elektronisk auktion kan alene afvikles ud fra delkriteriet Pris. Scoringsenheden til bedømmelse af placering af indkomne bud på en auktion er således pris i DKK. Øvrige relevante forhold, der vedrører de øvrige kriterier, kan alene anvendes i det omfang, de på forhånd objektivt kan omregnes til en værdi i DKK. Inden auktionen påbegyndes skal kunden have fastlagt en nøjagtig matematisk formel for beregning af auktionens vinder. Specifikationerne og vilkårene for tildeling af en konkret anskaffelse på baggrund af en elektronisk auktion, herunder den præcise matematiske formel for beregning af auktionens vinder, vil konkret blive meddelt leverandøren i forbindelse med invitationen om at deltage i den elektroniske auktion. Invitationen til deltagelse i den elektroniske auktion skal fremsendes elektronisk og i rimelig tid dog minimum to hverdage inden auktionen påbegyndes. Den elektroniske auktion afvikles på tid i én eller flere runder. Såfremt den elektroniske auktion afvikles i flere runder, skal dette meddeles leverandøren i invitationen til at deltage i den elektroniske auktion. Typisk kan auktion blive anvendt for at konkurrenceudsætte prisen på f.eks. store mængder ensartede varer. Leverandøren kan ved enhver auktion vælge at give den samme pris som gælder under denne rammekontrakt, eller på den konkrete anskaffelse at give ekstra rabat som følge af specifikke forhold. SKI kan dog ikke gøres ansvarlig for at udviklingen i antallet e-auktioner stiger i kontraktperioden. Side 6 af 6