Vedtægter. for. Gesten Fritidscenter

Transkript

1 Vedtægter for Gesten Fritidscenter 1 Institutionens navn er Gesten Fritidscenter. Gesten Fritidscenter er en selvejende institution med hjemsted i Gesten i Vejen Kommune. 2 Institutionens formål er at drive en hal, indrettet til almene og kulturelle formål, herunder fortrinsvis sportsudøvelse og gymnastik, foreningsarrangementer med kulturelle formål samt til eventuelle udstillinger og lignende. Den skal i overvejende grad være til rådighed for beboerne i Vejen Kommune. Institutionen udøver sin virksomhed gennem repræsentantskab og forretningsudvalg og ved overenskomst med Vejen Kommune med henblik på benyttelse af hallen til skoleformål. 3 Institutionen ledes af et repræsentantskab, der skal sammensættes på følgende måde: 4 repræsentanter for Gesten Idrætsforening

2 4 - - Gesten Badmintonklub Gesten børnecenter Gesten Skytteforening Gesten Lokalråd Vejen Byråd for dennes funktionsperiode Øvrige foreninger i lokalområdet, der har interesse for og er brugere af hallen, kan efter ansøgning til repræsentantskabet hver udpege 1 medlem. Ansøgningen sendes til formanden for repræsentantskabet senest 14 dage inden repræsentantskabets ordinære møde. Det således sammensatte repræsentantskab kan supplere sig med flere medlemmer. Såfremt en forening nedlægges eller overgår til at være hvilende, mister den samtidig retten til at deltage i efterfølgende repræsentantskabsmøder, indtil foreningen er aktiv igen. Funktionsperioden er 2 år. Repræsentantskabets funktion begynder ved det ordinære mødets slutning og gælder 2 år frem til det da stedfindende mødets afslutning. Ved valg er det dog de nyvalgte medlemmer, der har stemmeret. De repræsenterede foreninger må deltage i repræsentantskabets ordinære møde, men kun de/den valgte har stemmeret. Valg af ordstyrer 4 Repræsentantskabet afholder ét ordinært møde om året. I perioden mellem 1 april og 30 april afholdes møde med følgende dagsorden: 1. Valg af ordstyrer. 2. Valg af protokolfører og stemmetællere. 3. Årsberetning. 4. Udvalgsberetninger. 5. Fremlæggelse af revideret regnskab. 6. Behandling af indkomne forslag eller af forslag fra repræsentantskabet. 7. Fremlæggelse og drøftelse af budget for det kommende år. 8. Valg af formand og næstformand. Formand og næstformand er selvskrevne medlemmer af forretningsudvalget. Alt efter deres post i forretningsudvalget er de ikke nødvendigvis på valg hvert år. 9. Valg af forretningsudvalg og 1. suppleant. Alt efter deres post i forretningsudvalget er de ikke nødvendigvis på valg hvert år. 10. Valg af revision og suppleanter. 11. Eventuelt.

3 Dato for repræsentantskabsmøde varsles 5 uger før pr. til repræsentantskabets medlemmer og på Gesten Fritidscenters hjemmeside. Forslag, der af de repræsenterede foreninger m.v. ønskes taget til behandling, skal være fremsendt skriftligt til repræsentantskabets eller forretningsudvalgets formand senest 3 uger før repræsentantskabsmødet. Frist for udgivelse af dagsorden via Gesten Fritidscenters hjemmeside er 2 uger før mødet. Der kan indkaldes til ekstraordinære repræsentantskabsmøder. Formanden indkalder til møderne, ordinære såvel som ekstraordinære. Til de ordinære møder skal regnskabet og budgetforslag medsendes indbydelsen. Når mindst fem medlemmer af repræsentantskabet anmoder derom, skal formanden indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde, senest 30 dage efter anmodningen. Over repræsentantskabets møder føres en protokol, der efter hvert møde underskrives af formand og ordstyrer. Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når halvdelen af medlemmerne er mødt. Beslutninger træffes med almindelig stemmeflerhed. Hvis et sammentrådt møde ikke er beslutningsdygtigt, indkaldes til et nyt møde senest 2 uger senere, og dette møde er da beslutningsdygtigt uden hensyn til de mødtes antal. 5 Der vælges et forretningsudvalg bestående af 6 medlemmer, valgt således: Repræsentantskabets formand og næstformand er selvskrevne. Der vælges yderligere 3 medlemmer på repræsentantskabets ordinære møde. Vejen Kommunes medlem af repræsentantskabet er automatisk medlem. Forretningsudvalget konstituerer sig med formand, næstformand, sekretær og kasserer og menig medlem. Formand,sekretær og menig medlem er på valg i ulige år. Næstformand og kasserer er på valg i lige år. 6 Forretningsudvalget er hallens daglige, ansvarlige ledelse. Det konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Der skrives referat fra hvert møde, hvori indføres alle forhandlinger og beslutninger. Referat godkendes på næstfølgende forretningsudvalgsmøde. Forretningsudvalget ansætter og afskediger hallens daglige leder. Det

4 opretter eventuelle kontrakter vedr. cafeteria og kiosk, overenskomst med kommunen m.v. Forretningsudvalget afholder møde mindst én gang hver anden måned. Formanden eller 3 medlemmer kan foranledige ekstraordinære møder afholdt. Udvalget træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Forretningsudvalget er ansvarlig for, at institutionens ejendom og indretninger holdes ved lige og altid forefindes i forsvarlig stand. Det drager endvidere omsorg for tegning af fornødne forsikringer. Forretningsudvalget er endvidere ansvarlig for føring af institutionens regnskab. Det af Vejen byråd valgte medlem har vetoret overfor økonomiske spørgsmål vedr. Gesten Fritidscenter. 7 Medlemmer/bestyrelse hæfter ikke personligt for institutionens gæld eller underskud. Medlemmer/bestyrelse får ingen andel i institutionens formue eller overskud, der alene tilfalder institutionen. 8 Regnskabsåret er kalenderåret. Årsregnskabet skal indeholde resultatopgørelse og balance, og det skal udformes således, at det klart viser indtægter og udgifter for hver gren af institutionens virksomhed. Det skal i øvrigt affattes under iagttagelse af den omhu og forsigtighed, der præger god regnskabsskik og med foretagelse af de afskrivninger, der følger af slid og ælde m.v. Kassereren har ansvaret for den daglige bogføring, der udføres i henhold til ovenstående. 9 Regnskabet revideres af 3 revisorer, der vælges af repræsentantskabet for 1 år ad gangen. Én af revisorerne skal være registreret eller statsautoriseret revisor. De øvrige to revisorer vælges blandt repræsentantskabets medlemmer, og deres opgave er at påse, at institutionen ikke påføres unødvendige og urimelige udgifter, og at der i øvrigt ikke kan rettes kritik mod økonomiske dispositioner.

5 10 Institutionen tegnes, også for så vidt angår køb, salg og pantsætning af fast ejendom af repræsentantskabets formand og 3 medlemmer af forretningsudvalget. Forretningsudvalget fastsætter nærmere regler for tegningsret for kassereren vedrørende dispositioner over bank- og girokonto. Foranstående i 10 nævnte skal forelægges Vejen byråd til godkendelse. 11 Ændringer eller tilføjelser til nærværende vedtægt kan ske, når de vedtages på et repræsentantskabsmøde, således at 75% af alle medlemmer stemmer for de foreslåede ændringer. Tvivlsspørgsmål med hensyn til fortolkningen af vedtægterne afgøres af repræsentantskabet ved almindelig stemmeflerhed. Forretningsudvalget bemyndiges til at foretage sådanne ændringer i vedtægterne, som måtte blive krævet af de offentlige myndigheder. Vedtægterne skal godkendes af Vejen byråd. 12 Institutionen kan opløses, når dette vedtages på to af hinanden følgende repræsentantskabsmøder med mindst 2 og højst 4 ugers mellemrum, hvor der på hvert møde afgives 75% af alle repræsentantskabets stemmer for opløsning. Når repræsentantskabet endeligt har vedtaget at opløse institutionen Gesten Fritidscenter skal afviklingen af institutionens værdier og forpligtelser ske i samråd med Vejen byråd, der har vetoret i alle økonomiske spørgsmål. Således vedtaget på ordinært repræsentantskabsmøde den 25. februar Ændret på repræsentantskabsmøde den 3 april stk Ændret på repræsentantskabsmøde den 17 maj og 5