Genveje til indsamling?

Transkript

1 Genveje til indsamling? Spørgeskema vedr. arkivernes virksomhed - til brug for det fremtidige indsamlingsarbejde i arkiverne og i SLA Om spørgeskemaet (en vejledning) Dette spørgeskema har to formål. Det er dels tænkt som et internt arbejdsredskab for det enkelte arkiv. Dernæst har oplysningerne stor værdi for SLA i det fremtidige arbejde med at tilrettelægge kurser, fælles indsamlingsprojekter o.lign. Spørgeskemaet omhandler den samlede arkivvirksomhed dog med hovedvægt på samlingerne, indsamlingen og formidlingsvirksomheden. Spørgeskemaet kan besvares af arkivets ledelse samt medarbejdere i fællesskab. Skemaet kan udfyldes elektronisk. Besvarelsen skrives i kursiv af hensyn til læsbarheden. Skemaet kan indsendes til indsamlingsprojektgruppen eller til SLAs sekretariat. Der er ingen deadline for besvarelsen. OBS: De indsendte besvarelser er kun tilgængelige for andre end jer selv og SLA s styrelse og ansatte, hvis I udtrykkeligt giver jeres tilladelse hertil. Ønsker vi f.eks. at inddrage en besvarelse i forbindelse med et kursus, vil vi kontakte jer med henblik på en tilladelse eller et nej hertil. Vi anbefaler, at I læser hele skemaet igennem, før I begynder jeres besvarelse. Indhold: 1. Navn, ejer- og organisationsforhold s Personale s Bygnings- og lokaleforhold s Økonomi s Dækningsområde s Arkivets samlinger s Indsamling s Registrering s Lokalhistorisk undersøgelsesvirksomhed s Formidling s PR-virksomhed og markedsføring s Arkivets udfordringer s. 7 1

2 1. Navn, ejer- og organisationsforhold 1.1 Arkivets navn og adresse 1.2 Arkivets ejerforhold Er arkivet: Selvejende? Foreningsejet? Kommunalt ejet? Andet? 1.3 Arkivets relationer til andre institutioner Er arkivet: Selvstændigt? Museums-tilknyttet? Biblioteks-tilknyttet? Andet? 1.4 Er arkivet medlem af et arkivsamvirke (sammenslutning af arkiver i kommunen)? 1.5 Arkivets åbningstider 2. Personale 2.1 Personale Antal lønnede medarbejdere: Antal ugentlige timer: Antal frivillige medarbejdere: Antal ugentlige timer: 2.2 Lederens uddannelse i arkivsammenhæng (kurser, uddannelse, anciennitet) 2

3 3. Bygnings- og lokaleforhold 3.1. Hvor store lokaler råder arkivet over? 3.2. Beskriv bygningernes/lokalernes egnethed til arkivets virksomhed i nedenstående skema: Art God mindre god uacceptabel Ved ikke Modtagelse af arkivalier Registrering Bevaring af samlingerne Det daglige kontorarbejde Formidlingsaktiviteter a. udstillinger b. foredrag c. undervisning d. møder e. læsesal 4. Økonomi 4.1 Angiv tilskud til arkivet m.m. i årene fordelt efter: Kommunale tilskud eller institutionstilskud (herunder tilskud fra eller formidlet af arkivsamvirker) Tilskud fra støtteforeninger (f.eks. fra en lokalhistorisk forening/arkivets støtteforening) Andre tilskud (f.eks. fra private virksomheder, fonde, enkeltpersoner, sponsorater o.lign) Arkivets egne indtægter (f.eks. ved salg af bøger, kopier, billeder, forskellige ydelser o.lign.) Arkivets formue 3

4 4.2 Udgifter til husleje og bygningsdrift Får arkivet gratis stillet lokaler til rådighed, f.eks. af kommunen? Hvis ja, er det også kommunen, der betaler forbrugsafgifter, står for bygningsvedligehold m.m.? Skal arkivet ud af sit budget selv betale for husleje, forbrugsafgifter og bygningsvedligehold? Hvis ja, hvor store er arkivets årlige udgifter til henholdsvis husleje, forbrugsafgifter og bygningsvedligehold? 5. Dækningsområde 5.1. Beskriv arkivets dækningsområde igennem en karakteristik af det typiske ved egnen, som den ser ud nu og som den har udviklet sig historisk (by- eller landområde, kystby, forstad, industri, servicefag, landbrug etc.) 5.2 Er, eller har egnen været kendt for noget specielt, f.eks. et bestemt erhverv, en religiøs bevægelse, en institution? 6. Arkivets samlinger 6.1. På hvilke områder synes I, arkivet har gode samlinger? Det kan f.eks. være en fin billeddokumentation af byens forretninger i en periode, eller en bestemt virksomheds arkiv? 6.2. Er der bestemte lokaliteter, befolkningsgrupper, institutioner, erhverv, etc. som ikke er helt så godt repræsenteret i jeres samlinger, som de måske burde være? 4

5 6.3. Forsøg i nedenstående skema at lave et skøn over samlingernes tidsmæssige repræsentation. Hvilke tidsperioder er der mest materiale fra? Tiden før 1850 Tiden Tiden Tiden Meget materiale Noget materiale Lidt materiale 6.4 Hvordan vil I vurdere samlingernes kvalitet mht. væsentlige arkivfondes indhold?: Er der tale om fyldige arkiver, eller er det kun sporadisk materiale f.eks. i form af lidt brochurer og avisudklip, mens det egentlige arkiv i form af f.eks. forhandlingsprotokoller, regnskabsmateriale, korrespondance samt scrapbøger og solid fotodokumentation samt erindringsstof mangler? 7. Indsamling 7.1. Hvordan samler arkivet materiale ind? Sker det fortrinsvis ved at arkivet modtager afleveringer på borgernes eget initiativ, sker det i forbindelse med efterlysninger eller i forbindelse med aktiviteter som f.eks. udstillinger, deltagelse i messer o. lign. Er I selv tilfredse med jeres indsamlingsarbejde? 7.2. Beskriv det sidste aktive indsamlingsprojekt arkivet deltog i. Hvad var formålet med indsamlingen, og hvad var resultatet? 7.3. Hvor mange arkivafleveringer har arkivet modtaget i årene: År Antal afleveringer 5

6 8. Registrering 8.1. Hvordan registreres arkivalierne? Foregår det i Arkibas? 8.2. Hvor mange personaleressourcer er afsat til registrering Antal ugentlige timer (i alt): 8.3 Bemærkninger/oplysninger i øvrigt om arkivets registreringspraksis. 9. Lokalhistorisk undersøgelsesvirksomhed 9.1 Hvem foretager undersøgelser vedr. lokalsamfundets historie? Arkivet selv? Arkivets brugere? Andre kulturhistoriske institutioner i området? Foregår der en forskning i jeres dækningsområde der tilfører ny viden på en række områder? Spiller arkivet selv den rolle i den lokalhistoriske undersøgelsesvirksomhed, som det ønsker? 10. Formidling 10.1 Beskriv i korte træk, hvordan og hvor omfattende arkivet arbejder med formidling. Det kan f.eks. være foredrag, byvandringer, studiekredse, udstillinger, småskrifter, bøger, hjemmeside o.lign. 6

7 10.2 Har arkivet særlige formidlingsinitiativer overfor børn, unge, skoleklasser, indvandrere/ flygtninge, ældre eller andre? I så fald bedes I beskrive, hvad I gør Har arkivet en hjemmeside? Hvis ja, så angiv hvordan og til hvad, I bruger hjemmesiden, samt hvor tit den opdateres Samarbejder arkivet med andre institutioner omkring formidling (museet, biblioteket, skolen, undervisningsinstitutioner etc.)? 11. PR-virksomhed og markedsføring 11.1 Beskriv, hvordan arkivet arbejder med PR og markedsføring, f.eks. bruger pressen, deltager i messer, uddeling af foldere, synlighed på nettet etc Beskriv de stærke og svage sider i arkivets formidling PR, herunder: Bliver arkivet benyttet af en bred kreds af borgere? Får arkivet den medieomtale og PR, der kan medvirke til at skaffe flere ressourcer på flere fronter? 12. Arkivets udfordringer Beskriv de største udfordringer/problemer som arkivet står overfor både her og nu og på længere sigt? Har arkivet de kompetencer, der skal til for at indsamle materiale i dækningsområdet. Hvor er det godt, og hvor kan det blive bedre? 7