Slutrapport Projekt Vaskesystem. Hovedrapport

Transkript

1 Slutrapport Projekt Vaskesystem Hovedrapport

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING ARBEJDSKRAFTBESPARENDE POTENTIALE ARBEJDSKRAFTBESPARELSE RENGØRINGSPERSONALE ARBEJDSKRAFTBESPARELSE REPARATØR FORUDSÆTNING 4 3 ØVRIGE ØKONOMISKE EFFEKTER KVALITATIVE MÅL KVALITATIV UNDERSØGELSE OG ERFARINGSOPSAMLING BAKTERIETEST ARBEJDSMILJØ 6 5 ANDRE SOCIOØKONOMISKE EFFEKTER TEKNOLOGIENS MODENHED BARRIERER OG FORUDSÆTNINGER FOR UDBREDELSE RISIKOVURDERING FORHOLD PÅ UDGIFTSSIDEN SAMLET KONKLUSION FORANKRING AF PROJEKTETS RESULTATER... 8 Kolofon: Alice Vicky Lind Lauritsen Administrationsafdelingen, Ældre- og Handicapforvaltningen, Aalborg Kommune 1. juni 2011 Projektet er finansieret af ABT-fonden 2/8

3 1 Indledning I Projekt Vaskesystem har maskinelt vaskesystem været afprøvet på Aalborg Kommune Hjælpemiddeldepot (herefter HMD) fra maj 2010 januar Projektet har til formål at afprøve en ny teknologi til afvaskning af plejesenge, toiletstole, specielle dynamiske madrasser og øvrige hjælpemidler med henblik på en besparelse af anvendt arbejdstid. I tillæg til arbejdskraftbesparelsen, forventes nogle sideordnede gevinster i form af forbedret kvalitet i indsatsen i forhold til hygiejne (færre bakterier på genstandene), forbedret arbejdsmiljø og højere omsætningshastighed. 2 Arbejdskraftbesparende potentiale I de reviderede forventninger til det arbejdskraftbesparende potentiale er følgende estimeret: 1. Arbejdskraftbesparende i forbindelse med rengøringspersonale: 75 % af den anvendte tid kan spares. Den anvendte tid udgør ved den oprindelige manuelle rengøringsmetode 27 timer pr. uge. 2. Arbejdskraftbesparende i forbindelse med reparatør: 80 % af den anvendte tid kan spares. Der anvendes oprindeligt 10 timer pr uge. Rengøringsmedarbejderen på HMD er ansat 37 timer pr. uge. Heraf anvendes 5 timer pr. uge til rengøring af kontorer. I undersøgelsen af arbejdskraftbesparelsen er der foretaget målinger på 8 hjælpemiddeltyper, som er repræsentative for ca. 75 % af de rengjorte hjælpemidler på HMD. Det vurderes, at der anvendes ca. 5 timer pr. uge til rengøring af hjælpemidler, som de udvalgte hjælpemidler ikke er repræsentative for samt til øvrige rengøringsopgaver forbundet med rengøring af hjælpemidler. Arbejdskraftbesparelsen udregnes derfor for 27 timer pr. uge for 1 rengøringsmedarbejder. Projektets resultater bør læses med det forbehold, at projektet kun er gennemført på ét teststed og yderligere berører en arbejdsproces, der ved projektstart varetages af 1 fast medarbejder samt et vikarkorps på 2 personer. Arbejdsprocessen er organiseret forskelligt på de forskellige kommunale hjælpemiddeldepoter og det er projektets indtryk, at der i mange tilfælde på landets øvrige hjælpemiddeldepoter er ansat flere medarbejdere til rengøring af samme mængde hjælpemidler end tilfældet er på HMD. 2.1 Arbejdskraftbesparelse rengøringspersonale Resultatet af undersøgelsen af arbejdskraftbesparelsen for rengøringsmedarbejdere fremgår af nedenstående tabel. Resultat af tidsregistrering af rengøring Hjælpemiddeltype Tid i gnsn. før Tid i gnsn. efter Difference pr. hjælpemiddel Difference i % pr. hjælpemiddel 1. Badebænke 00:05:02 00:00:56 00:04:06-82% 2. Dynamiske madrasser 00:06:43 00:01:24 00:05:19-79% 3. Komfort kørestole Cirrus 00:15:31 00:03:57 00:11:35-75% 4. Rollator Troja 00:06:10 00:01:23 00:04:47-77% 5. Seng 00:28:21 00:03:29 00:24:52-88% 6. Standard kørestol 00:09:48 00:02:33 00:07:15-74% 7. Toiletstol med hjul M2 00:08:04 00:02:54 00:05:10-64% 8. Toiletforhøjer m. armlæn 00:05:49 00:01:10 00:04:39-80% I alt 00:10:44 00:02:04 00:08:40-81% 3/8

4 Besparelsen for arbejdskraften til rengøring af hjælpemidler er 81 % i gennemsnit på de målte hjælpemidler. Som beskrevet vurderes det, at de målte hjælpemidler er repræsentative for rengøringen af hjælpemidler, der udgør 27 arbejdstimer pr. uge. Konklusionen er derfor, at der på HMD kan spares 81 % af de 27 timers rengøring, som foretages ugentligt. Det vil sige en besparelse på omkring 22 timer ugentligt. Ud fra en norm om 1924 timer pr. årsværk er der frigjort 1135 timer pr. år (0,59 årsværk) ud af de 1404 timer pr. år (27 timer pr. uge, 0,73 årsværk), der før anvendtes på arbejdsopgaven. Det arbejdskraftbesparende potentiale er udregnet udelukkende for den arbejdstid, der anvendes til rengøring af de hjælpemidler, som de målte 8 hjælpemiddeltyper repræsenterer (27 timer pr. uge). Det er derfor muligt, at såfremt potentialet blev målt og udregnet for rengøringen af samtlige hjælpemidler, ville der være tale om en større timebesparelse. I tillæg anvendes der som beskrevet et større antal arbejdstimer til samme arbejdsmængde på andre hjælpemiddeldepoter. Man kan derfor antage, at den timemæssige arbejdskraftbesparelse vil være større her. Det skal bemærkes, at det arbejdskraftbesparende potentiale er udregnet alene for kommuner. Mange sygehuse har vist interesse for projektet og overvejer eller planlægger indførelse af vaskesystem. Medtages sygehuse i potentialet, vil potentialet derfor være endnu større end det angivne. For yderligere beskrivelse af metode, se bilag 1: Effektmålingsprogram og analyse af arbejdskraftbesparende potentiale 2.2 Arbejdskraftbesparelse reparatør Arbejdskraftbesparelsen for reparatører har ikke været mulig at dokumentere i projektperioden (se bilag 1), men er i stedet undersøgt gennem interviews med de involverede medarbejdere. Konklusionen af kvalitativ interviewundersøgelse (se bilag 2) med reparatører er, at der tilsyneladende ikke er tale om den forventede besparelse på 8 timer pr. uge, men at der dog er tale om en besparelse på et mindre antal arbejdstimer, som ikke er muligt at fastsætte nærmere eller dokumentere. For yderligere beskrivelse af metode, se bilag 1: Effektmålingsprogram og analyse af arbejdskraftbesparende potentiale 2.3 Forudsætning Det er en forudsætning for arbejdskraftbesparelsen, at medarbejderne foretager øvrige opgaver, mens maskinerne kører. På HMD udfylder medarbejderne tiden med klargøring af hjælpemidlerne, der skal rengøres i vaskesystemet samt ved rengøring af de hjælpemidler, der ikke kan indgå i vaskesystemet. 3 Øvrige økonomiske effekter Grundet projektperiodens varighed har det ikke været muligt at undersøge vaskesystemets effekt på hjælpemidlernes levetid. Der er dog set ingen tegn på, at indførelse af vaskesystemet forkorter hjælpemidlernes levetid. Lederen af HMD vurderer, at vaskesystemet tværtimod kan medvirke til forlænget levetid for hjælpemidlerne, på grund af at de er renere og tørre, når de sendes videre. Dertil har det vist sig, at visse ting, der tidligere ville være blevet kasseret f.eks. senge med røgskader, nu er mulige at få helt rene ved brug af vaskesystemet. Med indførelse af vaskesystem kasseres derfor færre hjælpemidler. 4 Kvalitative mål 4.1 Kvalitativ undersøgelse og erfaringsopsamling Der er gennemført interviews med medarbejdere samt leder på HMD efter afprøvning af vaskesystemet i ca. 9 måneder. Derudover er der løbende foretaget erfaringsopsamling. 4/8

5 Konklusionen af afprøvning af vaskesystemet er, at det har indfriet og overgået projektets forventninger i forhold til kvalitet og anvendelighed. Leder og medarbejdere på HMD oplever, at hjælpemidlerne er mere rene og det har vist sig, at flere hjælpemiddeltyper end forventet kan rengøres i vaskesystemet. Medarbejderne udtrykker, at hjælpemidlerne ser renere ud, efter rengøring i vaskesystem sammenlignet med den tidligere manuelle rengøringsmetode. Lederen af HMD mener at have opnået en større tryghed i forhold til hjælpemidlernes renhedsniveau. Rengøringsniveauet er i mindre grad personafhængigt og varierende betinget af travlhed. I stedet opnås en mere ensartet rengøring. Lederen vurderer, at det ikke vil være muligt at levere den samme kvalitet uden vaskesystemet. Projektet har vist, at stort set alle hårde hjælpemidler kan rengøres i vaskesystemet, herunder senge, kørestole, rollatorer og alle toilethjælpemidler. En ekstragevinst af stor betydning i forhold til, hvilke hjælpemidler, der kan indgå i vaskesystemet, har været, at også dynamiske madrasser kan rengøres i vaskesystemet ved hjælp af et særligt stativ. Projektets erfaringer med tørresektion er positive. I forhold til kvalitet, anbefaler projektet tilføjelse af tørresektion ved anskaffelse af vaskesystem. Ved anvendelse af vaskesystem er det centralt at tilpasse arbejdsgange relateret til rengøringen af hjælpemidler. Ligeledes er det af meget stor betydning, at man arbejder med at opbygge de bedste rutiner og procedurer for sortering og placering af hjælpemidler på trolleyer, således at man opnår optimal udnyttelse af vaskesystemet i forhold til at maskinerne er mest mulig fyldt og så vidt muligt kører hele tiden, samtidig med at placeringen sikrer, at hjælpemidlerne bliver rene og tørre. Til dette formål har projektet udarbejdet en manual og fotobog, der i dag anvendes på HMD. Derudover skal man være opmærksom på, at der ved indgroet snavs er behov for forbehandling af hjælpemidlerne. Gennem eksperimenter har projektet udarbejdet positivliste over hvilke hjælpemiddeltyper, der kan indgå i vaskesystemet. Se bilag 3 Positivliste Grundet projektperiodens varighed har det ikke været muligt at undersøge vaskesystemets effekt på hjælpemidlernes levetid. Der er dog set ingen tegn på, at indførelse af vaskesystemet forkorter hjælpemidlernes levetid. Lederen af HMD vurderer, at vaskesystemet tværtimod kan medvirke til forlænget levetid for hjælpemidlerne, på grund af at de er renere og tørre, når de sendes videre. I tillæg har det vist sig, at visse ting, der tidligere ville være blevet kasseret f.eks. senge med røgskader, nu er mulige at få helt rene ved brug af vaskesystemet. Projektets erfaringer viser også, at tekniske dele (motor og betjeningsbokse på senge) holder til at blive rengjort i vaskesystemet. Der har ingen tilfælde været af elektroniske dele, der ikke har fungeret efter maskinel rengøring. Der har ingen tilfælde været af overraskelser i forhold til ting, der ikke har kunnet tåle maskinel rengøring. Yderligere har der ingen tegn været på, at hjælpemidler har krævet yderligere reparation efter maskinel rengøring. På HMD kan man ikke gå tilbage til den tidligere manuelle rengøringsmetode. Lederen af HMD fortæller, at man for det første ville være nødsaget til at ilægge flere arbejdstimer. For det andet ville man skulle gå tilbage til et serviceniveau, som man ikke længere kan stille sig tilfreds med, da det ikke er muligt at opnå det samme kvalitetsniveau for renhed ved manuel som ved maskinel rengøring. Se bilag 2: Kvalitativ analyse og erfaringsopsamling 4.2 Bakterietest Med formål om at undersøge, hvorvidt hjælpemidler er renere efter maskinel rengøring end manuel rengøring, er der foretaget undersøgelse af bakterieniveau af firmaet Eurofins Miljø A/S. 5/8

6 Undersøgelsen omfatter to hjælpemiddeltyper, som måles for bakterieniveau før og efter både manuel og maskinel rengøring gennem aftryksprøver og svaberprøver. Svaberprøverne viste sig imidlertid uanvendelige i analysen, da der ikke kunne påvises nævneværdig forurening med svaberprøverne på hjælpemidlerne til den maskinelle rengøring før rengøringen. Derved ses ingen rengøringseffekt, da emnerne blot er tilsvarende rene efter den maskinelle rengøring (Dette er selvfølgelig i sig selv tilfredsstillende). Konklusion for aftryksprøver er: Sammenlignes den manuelle rengøring med den maskinelle rengøring på baggrund af de aftryksprøver, der er taget, opnås en markant bedre og mere homogen rengøring af hjælpemidlerne ved den maskinelle rengøring end ved den manuelle rengøring, hvor det umiddelbart synes lidt tilfældigt om emnerne faktisk bliver renere målt på aftryksplade niveau. Rapporten kan læses i sin fulde længde i bilag 4: Mikrobiologiske tests af hjælpemidler i forbindelse med rengøring 4.3 Arbejdsmiljø Formålet med undersøgelsen af arbejdsmiljø er at undersøge effekten af indførelse af vaskesystem på ergonomisk arbejdsmiljø ved sammenligning med tidligere manuel rengøringsmetode. Undersøgelsen er foretaget af Arbejdsmiljøeksperten. Gennem observationsstudier sammenlignes manuel og maskinel rengøring af hjælpemidler. Undersøgelsen konkluderer: Det samlede indtryk af vaskesystemet er, at det har haft stor positiv effekt på de ergonomiske arbejdsmiljøforhold. Der er sket forbedringer i væsentlig grad på en række afgørende punkter. Det forværrende element vedr. håndtering af trolleyer samt de uændrede forhold vedr. transport og løft bidrager ikke i nogen særlig grad til at ændre ved det faktum, at vaskesystemet betyder en markant lettelse af de ergonomiske arbejdsmiljøforhold for den ansatte. Rapporten er vedlagt som bilag 5 Effektmåling af ergonomisk arbejdsmiljø ved indførelse af maskinelt vaskesystem Det skal bemærkes, at det forværrende element vedr. håndtering af trolleyer ikke længere beskrives som et problem for medarbejderne. 5 Andre socioøkonomiske effekter Projektets resultater indikerer, at hjælpemidlerne bliver renere ved rengøring i vaskesystem end ved manuel rengøring. Vaskesystemet indebærer derfor en øget kvalitet i det kommunale serviceniveau for borgere, der anvender hjælpemidler og plejesenge. Det antages derfor, at disse borgere udsættes for færre bakterier fra hjælpemidlerne og dermed mindre sygdom. 6 Teknologiens modenhed Projektets erfaring er, at vaskesystemet, som er afprøvet i projektet, er modent og klar til implementering. Vaskesystemet er ikke nyudviklet i forbindelse med projektet, men har været anvendt i Tyskland i en årrække. 7 Barrierer og forudsætninger for udbredelse Projektet ser ingen barrierer for udbredelse af vaskesystem til kommunale hjælpemiddeldepoter og sygehuse. Igennem projektperioden har interessen været meget stor fra et stort antal af landets kommuner og sygehuse. Flere af disse er allerede i gang med eller planlægger at anskaffe maskinelt vaskesystem. 6/8

7 For at opnå udbyttet af vaskesystemet er det en forudsætning, at noget af den frigjorte tid kan anvendes til andre opgaver, f.eks. rengøring af øvrige hjælpemidler, da det er projektets erfaring at klargøring og udtagning af hjælpemidler, der rengøres i vaskesystemet ikke alene kan udfylde al tiden, mens maskinerne kører. Gevinstrealiseringen forudsætter også en ændring og tilpasning af arbejdsgange, så vaskesystemets potentiale udnyttes. 8 Risikovurdering Opfølgning på projektets oprindelige risikoanalyse: Projektet har ingen problemer haft relateret til risiciene beskrevet i projektets risikoprofil. Herunder har der ingen problemer været med: Organisatoriske risici (manglende politisk eller ledelsesmæssig opbakning) Tekniske risici: (arbejdsmiljø, betjeningsvanskeligheder, at visse hjælpemidler ikke kunne rengøres i vaskesystem på grund af manglende trolleyer eller stativer) Leverandørrisici: (manglende ekspertise til vedligehold). Dog i forhold til risikoen omhandlende dansk leverandør af vaskemiddel er HMD i gang med etablere aftaler omkring levering fra danske leverandører. Interessent risici: (opbakning fra personalet) Kvalitetsrisici: (manglende kendskab til, hvilke hjælpemidler, der kan indgå i vaskesystemet samt behov for tilpasning af de eksisterende hjælpemidler). Omkostningsrisici: (at der ødelægges hjælpemidler i testperioden) Økonomisk potentiale risici: (at færre hjælpemidler end forventet kan indgå i vaskesystemet). For at få den fulde effekt af vaskesystemet, er det afgørende at vaskesystemet altid fungerer. Man bør derfor sikre sig, at man har en superbruger der varetager det nødvendige vedligehold (rensning af filter, opfyldning af vaskemiddel, afkalkning). Derudover anbefaler projektet, på baggrund af projektets erfaringer hermed, at man ved indførelse af vaskesystem udarbejder fotobog og vejledning for betjening og placering af hjælpemidler, således at opgaven kan varetages af andre ved sygdom, medarbejderskift eller andet. Projektet har vist sig at være meget personfølsomt, i det at løsningen afprøves på et område, hvor kun 1 fuldtidsmedarbejder varetog opgaven. Medarbejderskift på HMD har derfor influeret på projektets gennemførelse. Dette er dog kun en risiko relevant i forhold til projektets gennemførelse og ikke i forhold til indførelse af vaskesystem. På HMD arbejder man nu i et team på 3, der skiftes til at varetage arbejdsopgaven. 9 Forhold på udgiftssiden Projektet har ingen bemærkninger til udgiftssiden. Der henvises til bilag 6 Projektets Økonomiske Balance. 10 Samlet konklusion Sammenholdes konklusionerne fra analysen af arbejdskraftbesparelse med undersøgelsen af bakterieniveau og HMD s erfaringer og vurderinger, er det sandsynligt, at der skulle anvendes langt flere rengøringstimer end der hidtil er anvendt ved manuel rengøring, hvis der skulle opnås det samme renhedsniveau ved manuel rengøring, som ved maskinel rengøring. Samlet kan det konkluderes, at indførelse af vaskesystem indebærer en besparelse på 81 % af den tid, der anvendes på rengøring af de mest gængse typer hjælpemidler. Medarbejdere og ledere oplever et 7/8

8 væsentligt kvalitetsløft, hvilket underbygges af bakterietest, der indikerer, at der opnås et højere renhedsniveau ved anvendelse af maskinelt vaskesystem sammenlignet med manuel rengøringsmetode. Derudover er tilfredsheden med vaskesystemet meget stor hos de involverede medarbejdere, der i meget høj grad foretrækker det maskinelle rengøringssystem, frem for den tidligere manuelle rengøringsmetode, som nu betragtes som forældet, besværlig og utilstrækkelig. I tillæg har indførelse af maskinelt vaskesystem en gunstig virkning på medarbejdernes fysiske arbejdsmiljø. 11 Forankring af projektets resultater Vaskesystemet er installeret på HMD og fungerer som beskrevet. På HMD kan man ikke gå tilbage til den tidligere manuelle rengøringsmetode. Lederen af HMD fortæller, at man for det første ville være nødsaget til at ilægge flere arbejdstimer. For det andet ville man skulle gå tilbage til et serviceniveau, som man ikke længere kan stille sig tilfreds med, da det ikke er muligt at opnå det samme kvalitetsniveau for renhed ved manuel som ved maskinel rengøring. 8/8