Transkript

1 Oplæg til midlertidig organisering af arbejdet vedr. nyt museum Langeland indtil ophør af samdriftsaftale med Faaborg-Midtfyn Kommune. Overgangsperioden. 1

2 Udgangspunktet Udgangspunktet er Kommunalbestyrelsens beslutning om at etablere et nyt kommunalt museum på Langeland. I forbindelse med etablering af et nyt museum er der en lang række formelle forberedelsesarbejder og opgaver, som skal være helt på plads inden det nye museum kan overgå til almindelig drift. Det bemærkes at forberedelsesopgaverne er ret omfattende i omfang, og må derfor ikke undervurderes. Forberedelsesopgaverne er endvidere afgørende for succesen med etableringen af et nyt museum på Langeland. Forberedelsesopgaverne skal udføres i en åben proces med transparens, men med samtidig sikkerhed, planlægning og styring således, at Kommunalbestyrelsen har maksimal sikkerhed for at nå i mål med det ønskede inden for tidsfristen. Derfor indføres allerede I overgangsperioden - indtil samdriftsaftalen for Øhavsmuseet indgået med Faaborg-Midtfyn Kommune ophører - en midlertidig organisation og organisering, der udelukkende varetager udarbejdelsen af alle de forberedende opgaver. Disse opgaver er en forudsætning for, at det nye museum endeligt kan etableres og slå dørene op. Nærværende notat er en beskrivelse af den midlertidige organisation med et nyt kommunalt museum på Langeland. Den midlertidige organisation iværksættes så snart Kommunalbestyrelsen i Langland Kommune har truffet beslutning herom. Den midlertidige organisation skal udføre sine opgaver som beskrevet og besluttet i den godkendte masterplan for processen med etableringen af et nyt kommunalt museum på Langeland. På mødet i Kommunalbestyrelsen den 11. august 2014 er nærværende notat godkendt. 2

3 Direktørområde Læring og Vækst Midlertidig organisering Politisk Styregruppe (En repræsentant fra hvert politisk parti i Kommunalbestyrelsen) - Borgmester Bjarne Nielsen - Udvalgsformand Lisa P. Jensen - 1 repræsentant fra Borgerlisten - 1 repræsentant fra Enhedslisten - 1 repræsentant fra Dansk Folkeparti Ekstern Følgegruppe - 1 repræsentant fra museumsforeningen - 1 repræsentant fra foreningen Fortets Venner - 1 repræsentant fra Kulturarvsstyrelsen - Evt. 1 repræsentant fra andre foreninger - Evt. 1 repræsentant fra andre museer, hvor der søges indgået frivillige aftaler om samarbejde Midlertidigt Tværgående MED-udvalg - Formand direktør Anne-Lene Haveløkke - 1 ledelsesrepræsentant fra museet medarbejderrepræsentanter fra museet udpeget af organisationerne efter de sædvanlige regler herfor. Administrativ Arbejdsgruppe (Produktion af skriftlige oplæg) - Formand for arbejdsgruppen direktør Anne-Lene Haveløkke - 1 medarbejder Budget og Økonomi/HR og Personale - Medarbejder 1 fra museet faglig viden. - Medarbejder 2 fra museet faglig viden. - Medarbejder 3 fra museet faglig viden. - Medarbejder 4 fra museet faglig viden. Særligt sagkyndige kan ad hoc indbydes til at deltage i arbejdet efter nærmere aftale 3

4 Den Politiske Styregruppe. Med et kommunalt museum er det nødvendigt med en politisk styregruppe, der medvirker og tager ansvar i forbindelse med forberedelsen af det nye museum. Det er af afgørende betydning for det fremtidige nye museum, at hele grundlaget for dets virke er forankret bredt hos både ejere, merarbejdere, og den brede vifte af interessenter i øvrigt. Den Politiske Styregruppe består af borgmesteren og den relevante udvalgsformand. Der suppleres med 1 repræsentant fra hvert af de øvrige politiske partier i Kommunalbestyrelsen. Den Politiske Styregruppe påser at forberedelsesopgaverne igangsættes og udføres inden for rammerne af det som Kommunalbestyrelsen har besluttet. De enkelte opgaver er beskrevet i masterplanen med angivelse af opgaver og tidsplan. Masterplanen er tidligere er godkendt af Kommunalbestyrelsen. Planen beskriver de forarbejder, som skal udføres af den midlertidige organisationen i overgangsperioden inden det nye museum går i almindelig drift. Den Administrative Arbejdsgruppe forelægger de respektive udførte arbejder jfr. masterplanen for Den Politiske Styregruppe. Styregruppen kan løbende træffe beslutninger om fremdrift eller andre nødvendige ændringer i opgaver og tidsplan, men som naturligvis harmonerer grundlæggende med den beslutning Kommunalbestyrelsen har truffet om, at etablere et nyt kommunalt museum Langeland. Den Politiske Styregruppe fremlægger de skriftlige oplæg fra Den Administrative Arbejdsgruppe til drøftelse med medlemmerne af Den Eksterne Følgegruppe. Den Politiske Styregruppe rapporterer løbende til Kommunalbestyrelsen om forberedelsesarbejderne i overgangsperioden, og fremlægger de relevante færdige eller endelige skriftlige oplæg til godkendelse eksempelvis budgettet og ansøgningen til Kulturarvsstyrelsen. Den Administrative Arbejdsgruppe. Den Administrative Arbejdsgruppe er et arbejdende organ. Gruppen udarbejder skriftlige oplæg til stort set alle de dokumenter, som skal være klar i selve forberedelsen af det nye museum. Det er alt lige fra eksempelvis udarbejdelse af budget, udarbejdelse af ansøgning om at blive et statsanerkendt museum til Kulturarvsstyrelsen osv. De opgaver som skal udføres af arbejdsgruppen fremgår med tilhørende tidsplan i masterplanen for processen med etableringen af et nyt museum Langeland. Masterplanen er tidligere godkendt af Kommunalbestyrelsen. Arbejdsgruppen kommer blandt andet med forslag til en proces, hvor grundlaget og identiteten for det kommende museum skal fastlægges og beskrives. Det er således vigtigt at arbejdsgruppen bemandes med profiler, der har den nødvendige faglighed og indsigt på museumsområdet i forhold til de dokumenter, som skal udarbejdes. Endvidere er det nødvendigt at de forskellige fagligheder er repræsenteret, og at den skriftlige formidling opleves som en naturlig del af det hele. Medarbejderne i arbejdsgruppen skal naturligvis have den fornødne tid til at udføre opgaverne sideløbende med andet arbejde. 4

5 Den Administrative Arbejdsgruppe fremlægger de skriftlige oplæg for Den Politiske Styregruppe med forudgående høring i det Midlertidige Tværgående Med-udvalg. Repræsentanterne i arbejdsgruppen har endvidere derudover den helt naturlige opgave løbende at fortælle kollegaer åbent om, hvad der arbejdes med i arbejdsgruppen, herunder evt. indhente input og synspunkter ind fra andre relevante kollegaer på museumsområdet. Midlertidigt Tværgående MED-udvalg. Som tidligere nævnt er forberedelsesopgaverne i forbindelse med etableringen af et nyt museum på Langeland ret omfattende. Endvidere har opgaverne stor indflydelse på budget og arbejdsforhold for en række medarbejdere. Det betyder også at forberedelsesarbejderne i vid udstrækning er såkaldt pligtstof i de formelle samarbejdsorganer med deltagelse og medarbejder- og ledersiden. Endvidere har Kommunalbestyrelsen derudover den klare forudsætning af forberedelsesopgaverne skal udføres i en åben proces med transparens, men dog med samtidig sikkerhed for den nødvendige fremdrift i gennemførelsen. For at sikre disse målsætninger er det optimalt et etablere et Midlertidigt Tværgående samarbejdsudvalg, som bliver en fast del af den midlertidige organisation i overgangsperioden. I perioden varetager dette samarbejdsudvalg alle relevante opgaver helt i overensstemmelse med de almindelige bestemmelser i henhold til Med-aftalen for Langeland Kommune. Det særlige ved det Midlertidige Tværgående Med-udvalg er, at repræsentanterne i udvalget er direkte involverede og berørte i forbindelse med det nye museum Langeland det gælder både på A- og B-siden. Den endelige repræsentation skal dog aftales endeligt med de forhandlingsberettigede organisationer. Den Eksterne Følgegruppe. Udgangspunktet for et nyt kommunalt museum på Langeland er også en erkendelse af, at der er udvist stor interesse for museumsområdet fra en lang række andre parter. Denne interesse og engagement fra en bred vifte af interessenter opfattes som en klar fordel - og som en vigtig driver for et det nye museum. Derfor tænkes disse forskellige interessenter også at være en formel del af den midlertidige organisation allerede i overgangsperioden. Deltagerne i Den eksterne Følgegruppe er de interessenter og andre myndigheder, der har en helt naturlig interesse i at følge arbejdet med forberedelsen og designet af det nye museum. Det er Støtteforeningen for museet, Foreningen Fortets Venner, Kulturarvsstyrelsen som bidragsyder, andre foreninger og evt. andre museer i det omfang, der sideløbende er interesse for, at indgå frivillige samarbejder for udvalgte områder eksempelvis arkæologien. Den Politiske Styregruppe indbyder løbende Den Eksterne Styregruppe til drøftelser om de forskellige oplæg og dokumenter vedrørende etableringen af det nye museum. Den Eksterne Styregruppe bidrager her med viden, ideer, inspiration således at forberedelsen af det nye museum bliver koordineret og af så høj kvalitet som overhovedet mulig. 5