Dagsordener og referater på intranettet

Transkript

1 Intranet.sygehussonderjylland.dk Dagsordener og referater på intranettet Indholdsfortegnelse Oversigtssider med dagsordner eller referater - listemenuer...2 Opret en listemenu...4 Opret sidestrukturen for dagsordener og referater...5 Opret referat eller dagsorden...6 Senest revideret: 11. februar 2011

2 Oversigtssider med dagsordner eller referater - listemenuer Du kan oprette en side, hvor der automatisk dannes en oversigt over alle dagsordener eller referater fra bestemte typer af møder (fx LMU eller afdelingsledelsesmøder) oversigten opdateres hver gang, du lægger en ny dagsorden eller et nyt referat ind på intranettet år - se eksempel 1 nedenfor. Hvis der er mange møder på et år, kan du vælge at oprette en oversigtsside med dagsordener eller referater for hvert år (fx 2009, 2010 etc.). I dette tilfælde vil man således arbejde med både en oversigtside med årstal og en oversigtsside med dagsordner eller referater for de enkelte år - se eksempel 2 og 3 på næste side. Sådanne oversigtssider oprettes vha. skabelonen, der hedder Listemenu. Du kan oprette flere Listemenuer under hinanden. Dette er tilfældet med siderne i eksempel 2 og 3. Hvad er en listemenu? En listemenu er en side, hvor alle undersider automatisk vises på selve siden som en liste en oversigt á la en punktopstilling. Listen består af undersidernes titler i den rækkefølge, siderne figurerer i sideoversigten under hinanden. Alle titlerne er aktive links til de pågældende undersider. Eksempel 1 Oversigt over alle referater fra møder i et specifikt forum (i dette tilfælde KUR). Side 2 af 8

3 Eksempel 2 Oversigt over alle de år, der er lagt referater for på intranettet. Når man klikker på et årstal, kommer man ind på en oversigt over alle referater fra det pågældende år se eksempel 3. Eksempel 3 Oversigt over alle referater fra et specifikt år, i dette tilfælde Side 3 af 8

4 Opret en listemenu 1. Log dig ind i icms på adressen - brug dit brugernavn og kode. 1. Åbn sideroversigten for intranettet (intranet.sygehussonderjylland.dk) 2. Find din afdeling under mappen Afdelinger og direktion i sideoversigten. Du folder siderne ud ved at trykke på + ud for mapperne. 3. Højreklik på den side, den nye side med listemenuen skal placeres under en pop-up menu dukker op. 4. Vælg: Nyt > Dokument > Standardside 5. Udfyld felterne: Titel: Overskriften på siden - vises på intranettet fx Referater, Dagsordener eller 2009, Resume: Resuméet er obligatorisk og vises i de søgeresultater, der fremkommer hvis man søger vha. intranettets søgemaskine. 6. Vælg skabelon: Afd listemenu (eller Listemenu, hvis du ikke arbejder på en afdelingssektion) 7. Udgives d.: Står som udgangspunkt til dags dato, hvilket betyder at siden publiceres på intranettet, så snart du klikker på Gem - med mindre siden er deaktiveret på anden vis, se under Indstillinger i punkt 14). Kan ændres til en anden dato ved klik på pilen siden publiceres dermed først på intranettet kl på den valgte dato. 8. Påmind. d.: Anvendes ikke. 9. Udløb d.: Kan udfyldes siden bliver inaktiv ved midnat til den valgte dag. 10. Indstillinger (klik på pilen): Sæt flueben i følgende: Hovedmenupunkt: Siden vises i venstremenuen. Aktiv: Siden er aktiv og vises dermed på intranettet. Søgbar: Siden kan søges frem vha. intranettets søgemaskine. Sæt også flueben i Undermenupunkt, hvis siden skal vises i en listemenu med årstal. 11. Indsæt og formater tekst: Du indsætter og formaterer teksten i editoren, se hvordan i grundmanual til icms. Du kan fx skrive noget á la følgende: Referater fra alle møder i LMU eller Referater fra møder i LMU afholdt i Tryk på Gem. Siden gemmes og vises herefter på intranettet (intranet.sygehussonderjylland.dk) Når redigeringsruden lukkes, kan man ikke ændre i sin side men, blot se indholdet. Klik på Preview for at se hvordan din side ser ud på intranettet. Side 4 af 8

5 Opret sidestrukturen for dagsordener og referater Når du vil oprette sidestrukturen for dagsordener og referater kan du vælge at oprette den på flere måder alt efter om der årligt er få eller mange møder i det specifikke forum og derfor få eller mange dagordener/referater. Du kan vælge følgende løsninger: 1. En oversigtsside med alle dagsordener eller referater fra det specifikke forum jf. eksempel 1. år Til dette oprettes en enkelt listemenu med en underside for hver dagsorden/referat. Niveau 1: Listemenu med titlen Dagsordener eller Referater Indstillinger: Hovedmenupunkt - Undermenupunkt Aktiv - Søgbar Niveau 2: Standardside for hver dagsorden/referat Indstillinger: Undermenupunkt Aktiv - Søgbar Eksempel på sidestruktur 2. En oversigtsside med årstal for alle de år, der er referater fra møder i et specifikt forum og herunder en oversigtsside med dagsordener eller referater for det enkelte år - jf. eksempel 2 og 3. Til dette oprettes flere listemenuer under hinanden. Og under de enkelte årstalsoversigter oprettes undersider for hver dagsorden/referat: Niveau 1: Listemenu med titlen Dagsordener eller Referater Indstillinger: Hovedmenupunkt - Undermenupunkt Aktiv - Søgbar Niveau 2: Listemenuer med årstal som titler fx 2009, 2010 etc. Indstillinger: Hovedmenupunkt - Undermenupunkt Aktiv - Søgbar Niveau 3: Standardside for hver dagsorden/referat. Indstillinger: Undermenupunkt Aktiv - Søgbar Eksempel på sidestruktur Side 5 af 8

6 Opret referat eller dagsorden Hvis du skal oprette et referat eller en dagsorden på din afdelings- eller område-sektion på intranettet kan du gøre det ved at gøre følgende: 1. Oprette referat/dagsorden i Word (lavet i specielle Word-skabeloner) 2. Oprette en standardside i icms 3. Hente dagorden/referat ind på siden vha. funktionen Indsæt fra Word På de næste sider følger en mere udførlig opskrift. Opret dagsorden eller referat vha. Indsæt fra Word Gør som følger: Start i Word 1. Skriv dagsordenen eller referatet i Word-skabelonen til dette formål. 2. Gem dokumentet på din PC eller et drev, hvor du kan finde det igen. 3. Bevar Word-programmet åbent. Gå til icms 4. Log dig ind i icms på adressen - brug dit brugernavn og kode. 5. Åbn sideroversigten for intranettet (intranet.sygehussonderjylland.dk) Du folder siderne ud ved at trykke på + ud for mapperne. 6. Find din afdeling under mappen Afdelinger og direktion i sideoversigten og fold også den ud. 7. Find den side referatet eller en dagsordenen skal placeres under (fx en side med titlen Referater, Dagsordener eller 2009, 2010 etc.). Højreklik på denne side en pop-up menu dukker op. 8. Vælg: Nyt > Dokument > Standardside Gå tilbage til Word 9. Åbn dit referat/dagsorden i Word 10. Marker hele teksten (Brug tasterne Ctrl + A) 11. Klik på kopier Side 6 af 8

7 Gå tilbage til icms 12. Klik på ikonet for Indsæt fra Word 13. Klik på Tillad, når denne advarsel dukker op på skærmen: Referatet/dagsordenen bliver nu hentet ind i indholdsfeltet i icms. 14. Udfyld felterne: a. Titel: Titlen vises på intranettet som menupunkt og overskrift på siden. Skriv f.eks. følgende: Dagsorden/referat af møde i XXX i Afdeling Y den DD MM. b. Emneord: Anvendes ikke. c. Resume: Resuméet er obligatorisk og vises i de søgeresultater, der fremkommer, hvis man søger vha. intranettets søgemaskine. Skriv f.eks. følgende: Dagsorden/referat af møde i XXX i Afdeling Y den DD MM. 15. Vælg skabelon: Afdeling bred Side 7 af 8

8 16. Udgives d.: Står som udgangspunkt til dags dato, hvilket betyder at siden publiceres på intranettet, så snart du klikker på Gem - med mindre siden er deaktiveret på anden vis, se under Indstillinger i punkt 14). Kan ændres til en anden dato ved klik på pilen siden publiceres dermed først på intranettet kl på den valgte dato. 17. Påmind. d.: Anvendes ikke. 18. Udløb d.: Anvendes ikke. 19. Indstillinger (klik på pilen): Sæt flueben i følgende (* er obligatoriske): Hovedmenupunkt: Siden vises i venstremenuen. * Undermenupunkt: Siden vises i oversigten med referater. * Aktiv: Siden er aktiv og vises dermed på intranettet. * Søgbar: Siden kan søges frem vha. intranettets søgemaskine. 20. Formater teksten: Slet overflødig tekst og tilret overskrifter, punktopstillinger og brødtekst, så det ser pænt ud. (Læs mere om formatering af tekst i grundmanualen til icms). 21. Tryk på Gem. Siden gemmes og vises herefter på intranettet (intranet.sygehussonderjylland.dk) Når redigeringsruden lukkes, kan man ikke ændre i sin side men, blot se indholdet. Klik på Preview for at se hvordan din side ser ud på intranettet. Side 8 af 8