Effektivisering af jobcentrene

Transkript

1 Effektivisering af jobcentrene Et dybere indblik i Jobcenter Frederikshavns produktivitet, effekter og udviklingsmuligheder

2 Dagsorden 1 Introduktion og præsentation 2 Analyse af jobcentrenes ressourceforbrug for Finansministeriet, KL og BM 3 En organisationsspecifik effektiviseringsmodel i 3 faser 4 Frederikshavn Jobcenters produktivitet 5 Anbefalinger til driftseffektivisering i Frederikshavn Jobcenter 6 Forudsætningerne for at kunne effektivisere i Frederikshavn Jobcenter 7 Fremadrettede samarbejdsmuligheder og evt.

3 1. Hvem er BDO Consulting på beskæftigelsesområdet?

4 1. BDO har arbejdet i mere end 35 jobcentre Udvalgte erfaringer

5 2. Hvad viser den landsdækkende kortlægning af jobcentrenes ressourceforbrug?

6 2. Analyse af jobcentrenes ressourceforbrug Den hidtil største og mest omfattende analyse af beskæftigelsesområdet Udført for Finansministeriet, KL og Beskæftigelsesministeriet Peger på mio. kr. i effektiviseringspotentialer Indskrevet effektivisering på 550 mio. kr. i Økonomiaftale 2015 Ca. 470 mio. kr. vedrører initiativer, kommunerne selv kan implementere 86 ud af 94 jobcentre har medvirket i undersøgelsen 15 casestudier herunder 5 best-practice jobcentre Produktivitetsanalyser med benchmark kontrolleret for effekt 30 anbefalinger til driftseffektivisering

7 3. Hvordan kan en effektiviseringsmodel tilpasses til jeres jobcenter?

8 3. En konkret effektiviseringsmodel i 3 faser For alle tre faser gælder, at vi arbejder med en model, som kan varieres mht. inddragelse og tilpasses til jeres jobcenter. Således skaber vi en model, som dels hviler på de landsdækkende data, og dels under inddragelse af kommunen og jobcenteret gøres fuldt organisationsspecifik for jeres jobcenter. Fase 1: Identifikation af effektiviserings/ produktivitetspotentiale Fase 2: Identifikation af produktivitets- og effektivitetsfremmende tiltag Fase 3: Implementerings- og styringsmodel for realisering

9 3. Centrale aktiviteter for hver af de viste faser Fase 1 Identifikation og udvælgelse af sammenligningskommuner Beregning af potentiale på baggrund af database Identifikation af områder med særligt potentiale Option/mulighed: Opdatering af survey Fase 2 Identifikation af effektiviseringshypoteser (udgangspunkt i landsundersøgelse med 30 anbefalinger + ønsker fra jer ift. politiske og administrative prioriteter) Kortlægning af hypoteser Udarbejdelse af de konkrete cases for effektiviseringstiltag Fase 3 Implementeringsmodel med tidsdata og omkostningsdata Bistand til implementering i form af eksempelvis opfølgningsrapport, undervisning eller ledelsesrådgivning

10 4. Fase 1: Hvor produktivt er jeres jobcenter?

11 4. Klynge 1: Overordnet produktivitet og effekt 29,8 33,6 34,4 34,6 23,9 Produktivitet Effekt -1,6-1,8-0,4-0,9-0,6 Morsø Frederikshavn/Læsø Bornholm Langeland Lolland Note: Negativ effekt betyder, at kommunens obserververede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for a-dagpenge, kontanthjælp og sygedagpenge (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på a-dagpenge, kontanthjælp og sygedagpenge i 2013 delt med antallet af årsværk i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey).

12 4. Klynge 1 (ADP): A-dagpenge produktivitet og effekt 111,0 123,2 134,0 90,4 Produktivitet Effekt 0,1-1,3-1,3-1,0 Frederikshavn/Læsø Guldborgsund Lolland Vallensbæk/Ishøj Note: Negativ effekt betyder, at kommunens obserververede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for a-dagpenge (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på a-dagpenge i 2013 delt med antallet af årsværk på a-dagpengeområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey).

13 4. Klynge 4 (KTH): Kontanthjælp produktivitet og effekt ,2 Hjørring -0,2-0,4 Frederikshavn/Læsø Thisted 0,0 Kolding 0,0 Mariagerfjord 0,6 Køge -0,3-0,4-0,4 Nyborg Morsø Fredensborg 0,6 0,2 0,8 0,9 0,5 Sønderborg Halsnæs Aalborg Vesthimmerland Randers -0,7 Frederiksberg 0,8 1,1 Bornholm Odsherred Produktivitet Effekt Note: Negativ effekt betyder, at kommunens obserververede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for kontanthjælp (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på kontanthjælp i 2013 delt med antallet af årsværk på kontanthjælpsområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey)

14 4. Klynge 1 (SDP): Sygedagpenge produktivitet og effekt 50,2 56,8 38,3 40,0 42,3 30,2 Produktivitet Effekt -0,02-0,49-0,41-0,31-0,41-0,42 Norddjurs Morsø Langeland Frederikshavn/Læsø Bornholm Lolland Note: Negativ effekt betyder, at kommunens obserververede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for sygedagpenge (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på sygedagpenge i 2013 delt med antallet af årsværk på sygedagpengeområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey

15 4. Klynge 2 (Permanente Ydelser): Ledighedsydelse og fleksjob produktivitet og effekt 171,2 116,0 140,0 Produktivitet Effekt 0,6 1,1 Guldborgsund Odsherred Frederikshavn/Læsø -1,9 Note: Negativ effekt betyder, at kommunens obserververede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for permanente ydelser (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på ledighedsydelse og fleksjob i 2013 delt med antallet af årsværk på ledighedsydelses- og fleksjobsområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey).

16 5. Fase 2: Hvilke effektiviserings-anbefalinger er relevante for jeres jobcenter?

17 5. Effektiviseringstemaer, som anbefalingerne kan struktureres omkring Anvendt arbejdstid Arbejdstilrettelæggelse Organisering og medarbejderkompetencer

18 5. Eksempler på effektiviseringsmuligheder i Frederikshavn Jobcenter Relativt lav produktivitet på a-dagpengeområdet Relativt lav produktivitet på kontanthjælpsområdet

19 6. Fase 3: Eksempler på data der kan anvendes i forbindelse med implementeringen

20 6. Omkostningsdata for hvert område EKSEMPEL a Samlet produktivitet efter medarbejdergruppe DKK, Pris per sag (alle medarbejdergrupper)* b Produktivitet efter sagsområde DKK, Pris per sag (sagsbeh.+virk.kons)* c Produktion efter sagsområde Sager pr. årsværk (sagsbeh.+virk.kons) ADP ADP KTH KTH SDP SDP Flex/Ledighedsydelse Flex/Ledighedsydelse 40 Øvrige Øvrige 130 Gennemsnit Adm./Ledelse Virksomhedskonsulenter Gennemsnit Gennemsnit 52 Sagsbehandlere *Enhedsprisen er beregnet som forholdet mellem lønomkostninger (jf. side 8) og sager (jf. side 3) Kilde: Survey

21 6. Proceskortlægning af tidsforbrug i jobcenteret Gennemsnitlig 37-timers arbejdsuge fordelt på aktiviteter på kontanthjælpsområdet (timeforbrug fordelt på ugentlig arbejdstid) 37,0 2,5 0,7 33,8 6,2 2,0 1,9 1,6 1,4 EKSEMPEL 10,8 4,4 0,2 0,5 1,0 0,5 0,5 1,0 1,1 0,7 Frokost Pause Forberedelse Arbejdsuge efter frokost ATA-tid Tlf-tid -tid Visitation Efterbe- Møder handling Partshøring/ Sanktionering Uddannelse Besvarelse af ikkerelevante opkald Scan/ post/ booke Arbejdsuge ITopgaver sparring Ny lov/ og nedbrud Rehab. Kontakt til samarb. Partner Kilde: Workshop med medarbejdere på kontanthjælpsområdet

22 7. Hvad er næste skridt?

23 7. Fremadrettede samarbejdsmuligheder og evt. Hvis effektivisering af jobcenteret har din interesse, er du velkommen til at kontakte BDO s ansvarlige for beskæftigelsesområdet: Peter Juul Andersen Manager, BDO s ansvarlige på beskæftigelsesområdet [email protected] Tlf: Besøg også BDO Consulting på KL s jobcamp 14 den november i Aalborg for en uformel drøftelse af udviklingsmulighederne i jobcentrene