Mødet startet kl. 13:00 og afsluttet kl. 16:45 Lisbeth Waaentz forlod mødet kl. 16:05. Godkendt og underskrevet.

Transkript

1 Referat for: Hjørring Nordre og Søndre provstiudvalg Hjørring Søndre Provsti PU møde 10. november Kl. 13:00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti i Sindal Mødet startet kl. 13:00 og afsluttet kl. 16:45 Lisbeth Waaentz forlod mødet kl. 16:05 Mødepunkt 1 Godkendelse og underskrift af referat fra seneste møde Beslutning Godkendt og underskrevet. 2 Ansøgning om 5 % midler til udgifter ifm. provsteskifte Sag: Ansøgning ekstrabevilling provsteskifte (1378) - Sankt Catharinæ Sogn Bevilget som ekstrabevilling. Ansøgning om 5 % midler til udgifter ifm. provsteskifte Sct. Catharinæ MR anmoder om ekstrabevilling til ekstraordinære udgifter til renovering af provstebolig kr og kr til afskedsreception, ialt kr inkl. moms. 3 Ansøgning om 5 % midler til udgifter ifm. skimmelsvamp Sag: Sct. Catharinæ - skimmelsvamp Lien 2 (1078) - Sankt Catharinæ Sogn Bevilget. som ekstrabevilling. Ansøgning om 5 % midler til udgifter ifm. skimmelsvamp Sct. Catharinæ MR ansøger om 5% midler til dækning af ekstraordinære udgifter i forbindelse med skimmelsvamp i præsteboligen Lien 2 og genhusning, i alt kr inkl. moms. Udgiftsbilag ifm. skimmelsvamp Sct. Catharinæ MR fremsender bilagsdokumentation for afholdte udgifter kr Ansøgning om 5 % midler til vikardækning konfirmandundervisning Sag: 5% midler til dækning af Susanne Tidemanns timer (1191) - Bistrup Sogn PU imødeser halvårlige ansøgninger, henholdsvis pr. 31/12 og henholdsvis pr. 1/5 til Provstiet. Ansøgning om 5 % midler til vikardækning konfirmandundervisning Bistrup MR søger om ekstrabevilling til Referat, Side: 1

2 Mødepunkt Beslutning dækning af konfirmandundervisningstimer af specialhold i Sct. Catharinæ grundet præstemangel, i alt kr Orientering fra Jelstrup om fejlbudgettering Sag: Budget 2016 (1255) Orientering fra Jelstrup om fejlbudgettering Regnskabsføreren i Jelstrup gør opmærksom på, at MR's noter til budget 2016 om kr til trapppe, kr til aktiviteter og kr til kirkeblad er blevet betragtet som budgetønsker. Der er således fejlagtigt tildelt dobbeltbevilling. Godkendt. De bevilgede drifts- og anlægsudgifter indsættes på særlig opsparingskonto til køb af plæneklipper. MR skal oprette køb af plæneklipper i Kirke DV i Ansøgning fra Jelstrup om anvendelse af ekstrabevilling i 2017 Jelstrup MR ønsker at konvertere de ekstra tildelte midler kr i 2016 til indkøb af ny plæneklipper i 2017, sammen med et ekstra anlægsønske på kr i budget Depotplads i Vennebjerg Sag: Frigivelse af midler (1374) - Skallerup Sogn Godkendt.. Depotplads i Vennebjerg MR Skallerup-Vennebjerg anmoder om frigivelse af opsparing til anlæg kr til delvis betaling af depotplads i Vennebjerg. 7 Konsulentens vurdering Sag: Løkken præstegård (1313) - Løkken- Furreby Sogn PU anmoder MR om en indstilling vedrørende præstegården. Konsulentens vurdering Løkken MR fremsender bygningskonsulentens vurdering. En renovering af ræstegården bliver lige så omkostningsfuld som nybygning af en passende præstegård. Det er konsulentens opfattelse, at en renovering er det rigtige i denne sag, grundet arkitektur, beliggenhed og historie. Sp. kommentarer til præstegårdens tilstand 8 Konsulentens udtalelse og Stiftets svarbrev herpå Sag: Beplantning på og udenfor Lønstrup kirkegård (1305) - Mårup Sogn PU indstiller, at MR retter henvendelse til kirkegårdskonsulent Mogens Andersen for yderligere belysning af sagen, bl.a. i forhold til Fredningsnævnet. Konsulentens udtalelse og Stiftets svarbrev Referat, Side: 2

3 Mødepunkt Beslutning herpå Kirkegårdskonsulenten anbefaler, at sagen bliver bedre belyst, inden endelig stillingtagen til fældning og nyplantning af skov vest på kirkegården, og at sagen herefter skal behandles i Fredningsnævnet. Stiftet henholder sig til konsulentens udtalelse. Regning fra kirkegårdskonsulenten Regning til MR vedrørende kirkegårdskonsulentens udtalelse om fældning og nyplantning af træer 9 Kistevogn og affaldsbeholdere Sag: Ændring af anvendelse af midler (1375) - Vrejlev Sogn Ej bevilget. Videreførte anlægsmidler bør anvendes til ikke-udførte opgaver i KirkeDV. MR bør ajourføre KirkeDV for tidligere år. Kistevogn og affaldsbeholdere Vrejlev-Hæstrup MR søger om ændret anvendelse af midler, idet restbeløbet fra indkøb af plæneklipper kr samt diverse videreførte anlægsmidler på kr , kr og kr til kloak og nyanlæg på kirkegården, i alt kr ønskes brugt til indkøb af kistevogn og 4 affaldsbeholdere. 10 Fritagelse for suppleant Sag: Ændringer i MR (1368) - Vrensted Sogn Det indstilles, at der fritages for suppleanthvervet resten af valgperioden. Fritagelse for suppleant Ane-Marie Sørensen i Vrensted MR har anmodet om fritagelse for suppleanhverv i Vrensted MR grundet flytning. Vrensted MR anmoder om at fortsætte valgperioden uden suppleant med de nuværende 5 medlemmer. 11 Modtaget anke og anmodning om tro- og love Sag: Tilbakelevering av gravstein (1362) - Sejlstrup Sogn PU fastholder MR's afgørelse om fredning af den pågældende gravsten på Sejlstrup kirkegård. Provsten sender svarbrev til ansøger. Modtaget anke og anmodning om tro- og love Modtaget Tro- og Loveerklæring Sagsakter fra MR Museets registreringer 12 Nedsættelse af budgetfølgegruppe Godkendt. Gruppen består af Thomas Reinholdt Referat, Side: 3

4 Mødepunkt Sag: Budget 2017 (1385) Nedsættelse af budgetfølgegruppe Provsten foreslår nedsættelse af budgetfølgegruppe. 13 Revisionsprotokollater til regnskab 2014 Sag: Revisionsprotokollater (1216) Revisionsprotokollater til regnskab 2014 Revisionsprotokollater for MR Hjørring Søndre Provsti. Revisionsprotokollater for PUK i Hjørring Søndre Provsti inkl. revisionspåtegning. Beslutning Rasmussen, Gert Nørgaard Fredeiksen, Henrik Lund og Winnie Richel. Gert Frederiksen indkalder til første møde i begyndelsen af februar. Godkendt under henvisning til revisorens bemærkninger. MR bør tage revisors bemærkningerne til efterretning. Erfa-gruppe for regnskabsførere nedsættes. Orientering til formænd og kassererne på budgetsamråd. Regnskabsførere inviteres med til samrådet. Resume af revisionsprotokollater til regnskab 2014 Søndre Referat, Side: 4

5 Orientering 14 Indberetning af ligningstal til beregning af stiftsbidrag 2017 Sag: Stiftsbidrag (1384) Indberetning af ligningstal til beregning af stiftsbidrag 2017 Indberetning af ligningstal for stiftsbidrag 2017 vedrørende Hjørring og Læsø kommuner er fremsendt til Stiftet. Mail til Stiftet om korrigeret stiftsbidrag for 2016 I forbindelse med indberetning af ligningstal for stiftsbidrag 2017 fremgår det, at stiftsbidrag 2016 er beregnet på et forkert grundlag, hvorfor en korrigeret indberetning er fremsendt til Stiftet. 15 Forespørgsel fra Stiftet om brug af 5% midler Sag: Årsregnskab 2014 (1257) Forespørgsel fra Stiftet om brug af 5% midler Stiftet forespørger om forbrug af 5 % midler i forbindelse med provsteskifte og salmebøger. Svar på Stiftets forespørgsel om brug af 5% midler Svarmail til Stiftet om, at anvendelse af 5% midlerne skyldes uforudsete udgifter i forbindelse med afskedsreception ved provsteskifte og udgifter til salmebøger til nybygget plejecenter. 16 Endeligt projekt Sag: Kirkeklokke, stol og aut.ringning (953) - Vrå Sogn MR skal nedsætte kirketjenernormeringen med 180 t/år. Endeligt projekt Arkitektfirmaet har på vegne af Vrå MR fremsendt endeligt projekt om ny klokke med tilhørende klokkestol og automatisk ringning. Projektbeskrivelse og tegninger kan ses på Provstikontoret. De samlede udgifter er anslået til kr inkl. moms. Finansieringsplan Projektet finansieres med hensættelser og fondsmidler samt rest kr fra opsparingsrenter og frie midler. Projektet er forhåndsgodkendt og sendes til Stiftet med anmodning om iværksættelse. Referat, Side: 5

6 Orientering 17 Stiftet har ingen bemærkninger til rådgivningsaftalen Sag: Nyt stråtag på Vrejlev præstegård (1355) - Vrejlev Sogn Stiftet har ingen bemærkninger til rådgivningsaftalen 18 Stiftets brev til Fredningsnævnet om udsættelse af sagsbehandling Sag: Sognehus (1304) - Vrejlev Sogn Stiftets brev til Fredningsnævnet om udsættelse af sagsbehandling Stiftsøvrigheden anmoder Fredningsnævnet om udsættelse af sagsbehandlingen, indtil sagen er endelig færdigbehandlet hos de kirkelige myndigheder. Regning fra kirkegårdskonsulenten Regning til MR vedrørerende kirkegårdskonsulentens udtalelse om tilbygning 19 Stillingsbeskrivelse og -opslag for kateket pr. 1/1-16 Sag: konfirmander fra Højene skole (853) - Sankt Olai Sogn Stillingsbeskrivelse og -opslag for kateket pr. 1/1-16 Ansættelsesudvalgets endelige stillingsbeskrivelse og -opslag. 20 Tegning over ny kirkelåge og ny økonomiopgørelse Sag: Indgangsparti på Rakkeby Kirkegård (1016) - Rakkeby Sogn Videresendes til Stiftet med anbefaling. Tegning over ny kirkelåge og ny økonomiopgørelse Rakkeby MR fremsender tegning over kirkelåge og ny økonomiopgørelse over projektet, ialt kr inkl. moms, som finansieres ved frigivelse af kirkens kapitaler i Stiftet. Tegning og økonomiopgørelse fremsendes til Stiftet. 21 MRs svarmail til Stiftet og Stiftets svarbrev hertil Sag: P-plads Sankt Hans sogn (1200) - Sankt Hans Sogn Referat, Side: 6

7 Orientering MRs svarmail til Stiftet og Stiftets svarbrev hertil Sct. Hans MR har besluttet ikke at røre jordvolden mod Kirkegårdsvej, men alene fjerne de 10 træer op mod kirkegårdsdiger og reducere græsarealet her til ca. 1 meter. Stiftets svarer hertil, at såfremt MR ikke ønsker at følge konsulentens rådgivning, påhviler det MR at kontakte museet. 22 Stiftets anmodning om ny udtalelse fra kirkegårdskonsulenten Sag: Vindmølleprojekt mellem Sønder Rubjerg og Vejby (1220) - Børglum Sogn Stiftets anmodning om ny udtalelse fra kirkegårdskonsulenten Stiftet anmoder om ny udtalelse fra kirkegårdskonsulenten, hvorvidt det fremsendte materiales visualiseringer belyser virkninger og samspil imellem kirker og vindmøller tilstrækkeligt Det oplyses telefonisk fra Stiftet, at Stiftet planlægger et møde med Kommunen. 23 Orientering Sag: Administrativ medarbejder - sygefravær (1380) - Bistrup Sogn Orientering 24 Helhedsplan for opfriskning af Bistrupkirken Sag: Arkitektonisk helhedsplan - Bistrup kirken (1135) - Bistrup Sogn MR bør fremsende forslag til, hvad det overskydende beløb skal bruges til. Helhedsplan for opfriskning af Bistrupkirken Bistrup MR orienterer om at neddrosle projektet fra en egentlig helhedsplan til en mere beskeden plan, omfattende bl.a. lys under pulpitur, LED lys i hele huset, maling af loft og belysning af træværk. Der blev i 2014 afsat kr til projektet. Forbruget af konsulenttimer forventes reduceret i forhold til den oprindelige plan. 25 Invitation til minikonference 10. marts i Sindal Sag: Minikonference (1310) MR og præster anmodes om at sætte kryds i kalenderen nu. Indbydelse udsendes i starten af det nye år. Referat, Side: 7

8 Orientering Invitation til minikonference 10. marts i Sindal Provstiernes invitation til fælles minikonference "Mere kirke for pengene" for alle MR i Hjørring Søndre og Nordre samt Frederikshavn Provstier. 26 Information fra Gias Center Viborg om nye takster pr. 1. december 2015 Sag: Gias-takster (1381) Information fra Gias Center Viborg om nye takster pr. 1. december 2015 Gias Center Viborg informerer om, at gravstedstaksterne for 2016 tages i brug pr. 1. december Taksterne er indekseret med 0,5%. Indtil 1. december har provstierne mulighed for tilretning at takster. 27 Oversigt over møder Sag: PU-møder 2016 (1382) Oversigt over møder Mødedatoen 9/5 ændres til 10/5 af lokalemæssige årsager. Referat, Side: 8

9 Underskrifter vedr. møde d Gert Nørgaard Frederiksen Henrik Lund Jens Peter Skjølstrup Madsen Lars-Erich Stephansen Line Skovgaard Pedersen Lisbeth Grubb Waaentz Mogens Sørensen Per Harfeld Petersen Thomas Reinholdt Rasmussen Winnie Nørholm Rischel Referat, Side: 9