Referat fra Analysegruppemøde ifm. Akut ambulant og ambulante forløb. Sted: MedCom-Mødelokale C, MedCom, Forskerparken 10, 5230 Odense M

Transkript

1 Til Analysegruppen (i forbindelse med akut ambulante og ambulante forløb) Referat fra Analysegruppemøde ifm. Akut ambulant og ambulante forløb Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnr.: / krc@medcom.dk / jej@medcom.dk Dato Vor ref. KRC Tidspunkt: 31. maj 2016 kl Sted: MedCom-Mødelokale C, MedCom, Forskerparken 10, 5230 Odense M Deltagere: Lena Salomon, samordningskonsulent, Bispebjerg hospital Lisa Jeppesen, it-og velfærdskonsulent, Glostrup kommune Sharon Wintcentsen, klinisk IT-konsulent, Region Hovedstaden (deltager via video) Karen Buur Kristiansen, chefkonsulent, Region Sjælland Jan Kristensen, it-konsulent, Greve kommune Majbrit Pedersen, udskrivningskoordinator, Roskilde kommune Annemarie Gammelgaard Frandsen, IT-konsulent, Region Nordjylland Kirstine Aagaard, sundhedsfaglig EPJ konsulent, EPJ produkter, Region Midt Lise S Margon Simonsen, Sundheds-it konsulent, Randers sygehus Jan P. Larsen, it-koordinator, Skive kommune Susanne Pedersen, konsulent, Syddansk sundhedsinnovation Linette Krell, EPJ koordinator, Sydvestjysk sygehus Helle Snitkjær Meinhardt, Haderslev kommune Jeanette Jensen, MedCom Kirsten Ravn Christiansen, MedCom

2 Fraværende: Anne Danborg, it-projektleder, Region Hovedstaden Michael Andersen, Leder af Udskrivningsenheden, Aalborg kommune Peter Breum, IT, Aalborg kommune Maja Madsen, Afdelingsleder, Brønderslev kommune Referat 1. Velkommen og præsentation, intro til analyseopgaven Deltagerne præsenterer kort sig selv, og Jeanette præsenterer gruppens sammensætning og opgave. I MedCom10 (den nye projektperiode som MedCom er gået ind i) er der stadig projektsporet vedr. Hjemmepleje-syge standarder. Analysen af beskedbaseret kommunikation ved akut ambulante og ambulante forløb hører også under hjemmeplejesygehus sporet. Jeanette gennemgår eventuelle problemer i forbindelse med beskedbaseret kommunikation ved akut ambulante og ambulante forløb, se slide 4 i præsentationen fra Til orientering: over hjemmepleje-sygehus meddelelser blev udvekslet i april 2016.Hertil kommer indlæggelses- og udskrivningsadviser. Analysen har to ben at gå på: akut ambulant området (FAM) og ambulant behandling. Disse to ben vil blive undersøgt fra 3 vinkler i forhold til undersøgelsesdesign: strategisk sundhedsaftale, teknisk/administrativt, kliniske arbejdsgange. Selve udarbejdelsen af analyse-rapporten foretages af Jeanette og Kirsten fra MedCom. Analysegruppen skal være med til at skabe kontakt til informanter samt bidrage med tilgængeligt relevant materiale og generelt være med til at kvalificere analyserapporten. Analysegruppen har sin egen side på MedComs hjemmeside: Jeanette præsenterer tidsplanen, se slide 6 i præsentationen. 2. Afklaring/tilretning af kommissorium a. Definition af FAM Der er foretaget 2 rettelser i kommissoriet, siden det er sendt ud til gruppen. Første rettelse: definitionen af FAM er sat ind (definitionen af taget fra Sundhedsstyrelsen). Anden rettelse: tilføjelse af teknisk/administrativ afklaring af forsendelseslogistik 2

3 (dvs. modtagelse af korrespondancer i regionerne vedr. ambulante patienter) under den teknisk/administrative vinkel. Yderligere kommentarer fra analysegruppen: Jan P. Larsen efterspørger tydeligere konkretisering og italesættelse af, hvad man forventer at få ud af analysearbejdet, fx om man forventer nye standarder eller lign. Forslag fra Jeanette: der laves en skarp sætning, som opsummerer, hvad der forventes af arbejdet. Analysegruppen godkender. Linette Krell pointerer, at man også bør tænke i samarbejdsaftaler nationalt og ikke kun standarder. Fx et minimumsgrundlag som skal indgå i alle sundhedsaftaler. Kirstine Aagard mener, at der foretages for mange antagelser i indledningen i kommissoriet, hvor man antager, at der fx mangler indlæggelsesrapport og indlæggelses- og udskrivelsesadvis indenfor akut ambulante og ambulante forløb. Forslag fra analysegruppen: fjern parenteserne efter punkterne1 til 2. Kommissoriet tilrettes i forhold til ovenstående rettelser og sendes ud til gruppen sammen med referatet. OBS. Brugen af patientophold i op til 72 timer i FAM uden indlæggelse, er ikke noget som generelt praktiseres alle steder. Region Hovedstaden og Sjælland har akutte modtagelser, men Fælles Akut Modtagelse findes ikke i disse regioner. Formuleringen tilrettes i kommissoriet. Det efterspørges, at Jeanette tager fat i Danske Regioner for at høre om deres definition på FAM, og hvordan det bør håndteres. 3. Igangsætning af teknisk/administrativt spor a. Registreringspraksis på FAM i Region Syddanmark, v. Linette Krell Ambulant patient og akut ambulant patient definition, se slide 2 fra Linettes præsentation. Den akut ambulante patient skal håndteres som en selvstændig patientkontakt (med start og slut dato/tid) modsat ambulante patienter. Definition fra tværregional arbejdsgruppe under danske regioner i forhold til ensartet registrering i regionerne: alle akut ambulante patienter skal registreres som akut ambulante medmindre de indlægges direkte i en normeret seng. Udfordring: hvordan definerer man en normeret seng? Region Syddanmark arbejder på, at alle patienter registreres som akut ambulante. Det er dog ikke 100 % afklaret endnu, og derfor en udfordring. Fagpersonerne (klinikerne) der arbejder med patienten fortrækker akut ambulante patienter. 3

4 Ved registrering af af akut ambulante patienter, som ambulante eller akut ambulante bliver kommunen ikke underrettet. Det gør kommunen ved registrering som indlæggelse. Der kommer en ny registreringspraksis LPR3 (Landspatientregister) pr. 1. januar 2019 for alle regioner. I denne nye praksis skelner man ikke mellem ambulante eller indlagte kontakter ved indberetning. I denne praksis skal alle kontakter registreres som selvstændige med start og slut dato/tid. Jeanette understreger, at der ovenpå denne registreringspraksis også kan være behov for yderligere registreringspraksis i forhold til akut ambulante eller ambulante forløb i forbindelse med samarbejdet med kommunen. Der er enighed om, at der stadig er behov for at snakke sammen om kommunikationen og samarbejdet. b. Informanter Alle 5 regioner bedes finde informanter, som kan svare på spørgsmålene vedr. den teknisk/administrative vinkel. Tanken er, at det primært er lægesekretærer med solidt kendskab til registrering, EPJ/PAS leverandører med særligt kendskab til området og itkoordinatorer/projektledere fra regioner og kommuner, som skal være informanter. Der skal ikke være en stor gruppe af informanter, da der ikke er tale om en kvantitativ undersøgelse men snarere en kvalitativ dataindsamling. c. Kvalificering af spørgsmål til informanter ud fra oplæg fra MedCom Analysegruppens deltagere får tid til at snakke sammen med sidemanden om spørgsmålene med henblik på at give feedback og kommentarer til oplægget. Se slide 9 i præsentationen for den tilretning af spørgsmålene, som vi nåede under Jeanette og Kirsten retter spørgsmålene til, og sender dem ud til gruppen sammen med referatet. 4. Gennemgang af indhold i sundhedsaftaler i forbindelse med ambulante forløb Vi tager en regionsrunde med status fra hver region i forhold til aftaler ved akut ambulante og ambulante forløb. Region Hovedstaden Ambulante forløb: Korrespondancemeddelelsen bruges og det fungerer godt. Emneordet ambulant bruges, og så ved sygehuset og kommunen, at det er noget, de skal agere på. Svartider for kommuner og sygehus er også specificeret, se materiale send ud inden 4

5 Der er en opdatering af dokumenterne, og de opdaterede dokumenter kommer i høring. Dernæst skal de i styregruppen til godkendelse. Til næste møde i analysegruppen, efter sommerferien, burde dokumenterne være endelige og godkendte. De bliver også sendt i høring i forhold til psykiatrien. Akut ambulante forløb: Enten er patienterne indlagte eller ikke-indlagte akutte, og i den sidstnævnte sammenhæng kommunikerer man telefonisk. I korrespondancemeddelelsen i OPUS arbejdsplads er der begrænset mulighed for fraser, men i Sundhedsplatformen er det planen at afdelingerne selv kan lægge fraser ind. Region Sjælland Ambulante forløb: Der findes en samarbejdsaftale om brug af korrespondancemeddelelsen. Hvis kommunen starter kommunikationen før et ambulant besøg, skal de ringe og gøre opmærksom på, at der ligger en besked. Der er to opfølgningsmeddelelser, en efter ambulant besøg og en ved afslutning. Svartider for kommuner og sygehus er også specificeret, se materiale sendt ud inden Ved komplekse forløb, hvor det kan være en hjælp, sendes en udskrivningsrapport. Den kan godt genereres. Men det er ikke et krav, kun en hjælp. Samarbejdsaftalen trådte i kraft 1/ Akut ambulante forløb: Akut ambulante forløb i FAM i op til 72 timer findes ikke. Kommune sender korrespondancemeddelelse, hvis de er tilstede når borgeren sendes til akutafdelingen. Hvis borgeren ikke er kendt, så tager akutafdelingen kontakten til kommunen. Korrespondancemeddelelse sendes. Svartider er ens for hverdag og weekend. Principielt er aftalen også gældende for psykiatrien. Region Syddanmark Det udsendte materiale er fra Det er ved at blive opdateret, hvorfor det materiale der er udsendt inden mødet er forældet. I de opdaterede dokumenter har fokus været på at tydeliggøre formuleringer, hvor der måtte være tolkningsspørgsmål. Linette Krell sender dokumenterne, når de er godkendt. Dokumenterne forventes tiltrådt i efteråret Sygehuse og kommuner melder tilbage, at de synes, at arbejdsgangene med korrespondancemeddelelser fungerer. Man undgår så vidt muligt telefonisk kontakt. I sygehus-regi skal man kigge efter korrespondancemeddelelser, i forhold til hvor man har patienter i fokus. I ambulatoriet tjekkes der efter meddelelser i hverdagene. Psykiatrien er taget i betragtning i forhold hertil. Region Midtjylland Nuværende gældende rammeaftale om brug af korrespondancemeddelelser tager ikke højde for de korte akutte forløb. Der blev udarbejdet en ny aftale, som blev forkastet. 5

6 Siden da er der ikke sket mere. Samarbejde ved ikke-indlagte patienter er derfor primært telefonisk. Psykiatrien er taget i betragtning i forhold hertil. Region Nordjylland Der er indgået en samarbejdsaftale som omfatter korttidsindlæggelser (indlæggelser under 24 timer) og ambulante og akut ambulante forløb, her er korrespondancemeddelelser taget i brug. Aftalen er trådt i kraft 1. januar. Overskriften er ambulant eller korttidsindlæggelse. Fraser kan lægges ind i meddelelserne, og det er til stor glæde for afdelingerne, så de kan få de fraser, de vil have i korrespondancemeddelelserne. Kommunerne kan ikke selv starte en korrespondancemeddelelse op. Ambulatorierne får dog nu en liste over de patienter, som kommer ind, så de kan tjekke, om der ligger noget på patienterne. Samarbejdsaftalen omfatter også psykiatrien. Generel status for regionerne i forhold til samarbejdsaftaler på området: Man er i opstartsfasen/implementeringsfasen med brug af korrespondancemeddelelser i forhold til området. 5. Næste møder Næste møde er aftalt: 12. september 2016 ved MedCom i Odense. Kalender-mødeindkaldelser sendes ud snarest, så gruppen har det i kalenderen. Opgaver nu og her: - Jeanette og Kirsten opdaterer kommissoriet og spørgsmålene ang. teknisk/administrativ vinkel. Ligeledes prøver Jeanette og Kirsten at skabe et overblik over korrespondancer sendt mellem regioner og kommuner (fx April 2015 og April 2016). Dette sendes ud til gruppen sammen med referatet. Plan: - Juni måned (med mulighed for deadline efter sommerferien inden næste møde): Spørgsmål i forhold til den teknisk/administrative vinkel sendes ud til informanterne og svar modtages senest inden næste møde. - Næste møde-emner: opsamling på sundhedsaftale- status, svar på teknisk administrative spørgsmål, kvalificering af spørgsmål til klinisk personale. 6. Eventuelt Intet. 6