OPRET OG IGANGSÆT JOB

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 12. maj 2016 Version 1.1 JobManager supporten OPRET OG IGANGSÆT JOB ENTREPRENØR Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 OPRET NYT JOB... 4 OPRET JOB (VIA INDRAPPORTERING)... 5 OPRET NYT JOB... 6 Indtast oplysninger... 6 Tilknyt dokumenter... 8 Slet / rediger dokumenter... 9 Skift status... 9 Opdater jobbet...10 KLON JOB...11 Søg og vælg job...11 Klon job...12 Opdater jobbet...12 REDIGÉR JOB...13 Søg og vælg job...13 Rediger oplysninger...14 Opdater...14 Tilknyt dokumenter...14 ANNULLÉR JOB...15 Søg og vælg job...15 Skift status...16 Opdater...17 IGANGSÆT JOB...18 Søg og vælg job...18 Tjek oplysninger...19 Planlæg mængder...20 Forpligtelse...21 Skift status...22 Opdater af 22

3 INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, som skal gennemgås i arbejdet med at oprette, klone og igangsætte et job. Opret nyt job Klon job Rediger job Annuller job Igangsæt job Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldføre den pågældende fase. 3 af 22

4 OPRET NYT JOB De aktiviteter, der skal udføres under en driftsentreprise oprettes som job på entreprisen. Job kan oprettes direkte fra en Indrapportering eller som Nyt job. Oprettes jobbet på grundlag af en indrapportering, kan det kun oprettes på de entrepriser, der indeholder arbejdskategorier, som modsvarer indrapporteringens observationskategori(er). Oprettelsen af jobbet foregår som beskrevet for Nyt job, bortset fra, at visse oplysninger er overført fra indrapporteringen (bl.a. detaljerne i markerede observationskategorier). Proceduren for både at oprette et nyt job via en indrapportering samt et nyt job uden en indrapportering er illustreret på figurerne herunder: Opret nyt job Indtast oplysninger Opdater Tilknyt dokumenter Skift status Opdater 4 af 22

5 OPRET JOB (VIA INDRAPPORTERING) Fremsøg indrapporteringen (hvis indrapporteringen er åben) og naviger via indrapporteringslisten. I indrapporteringslisten udvælges den indrapportering, man ønsker at oprette et job på. Klik på ud for den indrapportering. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér indrapportering. Klik på knapperne eller, pil 1. Forskellen på oprettelse af job ved de to muligheder er: : Benyttes, hvis man kender den entreprise, indrapporteringen skal oprettes på og indrapporteringen er foretaget af en person, der er oprettet på den pågældende entreprise. Denne knap kan altså ikke benyttes, hvis indrapportøren (eksempelvis vejmandstilsynet) og aktøren på jobbet, ikke er fra samme organisation. : Benyttes, hvor man skal vælge entreprisen ud fra en liste. Herefter åbnes et vindue med alle de entrepriser, der er adgang til. Den pågældende entreprise vælges fra listen, pil 2. I samme omgang er det nødvendigt at tage stilling til, hvoridt jobbet skal igangsættes af Vejdirektoratet (benævnt VD), eller af En- 5 af 22

6 treprenøren (benævnt E), pil 3. Dette er aftalt i initiativpligtsaftalen mellem VD og den pågældende entreprenør, hvis en sådan forfindes., hvorefter man bliver sendt til- Når kriterierne er udvalgt, scoller man ned til bage til siden Opdatér indrapportering. Nu vil der fremgå et job, med status Kladde, på indrapporteringen, pil 1. Ved at klikke på Job ID (pil 2), kan jobbet åbnes, og det skal hermed udfyldes som fremgangsmåden i efterfølgende kapitel foreskriver. OPRET NYT JOB For at oprette et nyt job navigeres via JobManager Forsiden til Job Job, opret nyt, som vist herunder. INDTAST OPLYSNINGER Vinduet Opret nyt job er nu åbnet og her indtastes de relevante informationer (jf. eventuel initiativpligtsaftale): Vej ID, pil 1 Fra km./m, pil 2 Jobkategori, pil 3 6 af 22

7 Jobtype, pil 4 Undertyp, pil 5 Jobtitel, pil 6 Jobbeskrivelse, pil 7 Entreprise, pil 8 Det anbefales at udfylde alle de informationer, som er til rådighed. Tilknyt oplysninger som beskrivelse, forventet mængde og pris, afmærkningsplaner mm. til jobbet. Jobbet gemmes endeligt ved at klikke på eller. Jobbet er nu oprettet med statustrinnet Kladde. 7 af 22

8 TILKNYT DOKUMENTER Dokumenter tilknyttes jobbet fra siden Opdater job på følgende måde: Vælg for at tilknytte et dokument, se pilen. Bemærk, at der står (0) efter Dokumenter. Dette betyder, at der indtil videre, ikke er tilknyttet dokumenter på jobbet. Herefter åbnes siden Dokumenter. Menuen Gem dokumenter foldes ud ved at vælge + (pil 1). Når menuen er foldet ud, er (pil 2) og (pil 3) tilgængelige. For at tilføje et dokument vælges. For at fremsøge et dokument, vælges og derefter navigeres frem til det dokument, som ønskes vedhæftet, se ovenstående pil. Når dokumentet er valgt, vises dokumentnavnet i den efterfølgende boks. Dette navn kan redigeres direkte på skærmen. Under bemærkninger kan tilføjes en beskrivende tekst vedrørende dokumentet. Gentag dette, indtil alle dokumenter er vedhæftet. Vælg dernæst og de tilføjede dokumenter/billeder bliver vist. Er der vedhæftet billeder ses disse øverst, hvor dokumenter ses nederst i skærmbilledet. 8 af 22

9 SLET / REDIGER DOKUMENTER Det er muligt at slette et vedhæftet dokument. For at slette et dokument vælges, pil 1, hvorefter der åbnes et vindue, til bekræftigelse af sletningen. Det er også muligt at redigere i dokumentoplysningerne ved at vælge, pil 2. Der er her mulighed for at ændre navnet på dokumentet samt redigere eller tilføje bemærkninger. Klik på for at opdatere de eventuelle ændringer eller, hvis ændringerne skal annulleres. Efter opdateringen vises et tal i parantesen på Dokumenter. Tallet indikerer, hvor mange dokumenter, der er tilknyttet jobbet. SKIFT STATUS For at skifte statustrin på jobbet fra Kladde til Oprettet klikkes på skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. i højre side af I dette vindue vælges statustrin Oprettet, pil 1. Klik på eller, pil 2. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status-vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. 9 af 22

10 For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. OPDATER JOBBET Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Oprettet 10 af 22

11 KLON JOB Dette afsnit omhandler kloning af jobs, som kan være en fordel, når der skal oprettes flere af samme type job. Proceduren for dette ses herunder: Søg job Vælg job Klon job Rediger klonet job Opdater klonet job SØG OG VÆLG JOB For at klone et job navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder: Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives således, at søgningen bliver mere effektiv. Har man kendskab til jobid indtastes dette, pil 1. Klik på Er jobid ikke kendt, anbefales at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustrin Kladde eller Oprettet, pil 2 Er jobbet et VD eller E-job, pil 3 Entreprisens navn, pil 4 11 af 22

12 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på, En liste der indeholder job med de/det statustrin, der er søgt efter, kommer nu frem. Det er muligt at vælge flere statustrin, ved at holde <Crtl> nede samtidigt med, at der vælges statustrin. I joblisten udvælges det job, der skal klones. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. KLON JOB Det valgte job kan nu klones ved at vælge. Oplysninger fra det klonede job, er nu tilgængelige på den nye job, herunder også planlagte mængder. Bemærk, at når jobbet Opdateres bliver der genereret et nyt Job-ID nummer. Rediger oplysninger på det klonede job, efter behov. Efterjuster evt. planlagte mængder og strækningen. OPDATER JOBBET Jobbet gemmes ved at klikke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Det klonede job har altid statustrin Kladde, når det er blevet opdateret. 12 af 22

13 REDIGÉR JOB Proceduren for at redigere et job fremgår af nedenstående figur: Søg job Vælg job Rediger oplysninger Opdater Tilknyt dokumenter SØG OG VÆLG JOB For at redigere et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder: Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, således at søgningen bliver mere effektiv. Har man kendskab til jobid. Indtastes dette, pil 1, og man vil herefter kunne klikke på. Er jobid ikke kendt anbefales, at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustrin Kladde eller Oprettet, pil 2 Er jobbet et VD eller E-job, pil 3 Entreprisens navn, pil 4 13 af 22

14 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på, En liste der indeholder job med det statustrin, der er søgt efter kommer nu frem. I joblisten udvælges det job der skal redigeres. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. REDIGER OPLYSNINGER Indtast de ønskede ændringer i skærmbilledet Opdater job. OPDATER Jobbet gemmes ved at klikke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. TILKNYT DOKUMENTER For at tilknytte dokumenter på et job, refereres der til afsnittet Opret nyt job og underafsnittet. 14 af 22

15 ANNULLÉR JOB Dette afsnit beskriver, hvordan et job kan annulleres i JobManager. Jobbet slettes ikke i JobManager men gemmes med status Annulleret. Det er muligt at oprette et job på grundlag af et annulleret job ved at skifte status til Oprettet. For at et job kan annulleres, skal følgende betingelser være opfyldt: Der må ikke være mængder til afregning. Hvis der er det, skal disse være annullerede. Forpligtigelsen skal være slutleveret. Der er sat hak i slutafregnes. Søg job Vælg job Skift status Opdater job SØG OG VÆLG JOB For at ændre statustrin til Annulleret på et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder. 15 af 22

16 Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterierne kan angives, således at søgningen bliver mere effektiv. Har man kendskab til jobid. Indtastes dette, pil 1, og man vil herefter kunne klikke på. Er jobid ikke kendt, anbefales det at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustrin, pil 2 Er jobbet et VD eller E-job, pil 3 Entreprisens navn, pil 4 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på, pil 5. En liste der indeholder job med det valgte statustrin, kommer nu frem. I joblisten udvælges det job, der skal annulleres. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. SKIFT STATUS i højre side af skærmbilledet. Vin- For at skifte til statustrin Annulleret klikkes på duet Status åbner herefter. I dette vindue vælges statustrin Annulleret, pil 1. Klik under bemærkning, pil 2, og skriv årsagen til annulleringen. Klik på eller, pil 3. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status-vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. 16 af 22

17 For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. OPDATER Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Annulleret. 17 af 22

18 AC IGANGSÆT JOB Proceduren for at igangsætte et job er vist herunder. (jf. initiativpligtsaftalen indgået mellem Entreprenøren og VD). Søg job Vælg job Tjek oplysninger Igangsæt job SØG OG VÆLG JOB Opdater job For at igangsætte et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder pil 1. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, således at søgningen bliver mere effektiv. Har man kendskab til job ID indtastes dette, pil 1, og man vil herefter kunne klikke på. Er job ID ikke kendt anbefales det, at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustrin oprettet, pil 2 Er jobbet et VD eller E-job, pil 3 Entreprisens navn, pil 4 18 af 22

19 AC Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på, pil 5. En liste der indeholder job med statustrin Oprettet, kommer nu frem. I joblisten udvælges det job, der skal have statustrin Igangsat (E-job). Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. TJEK OPLYSNINGER Det er vigtigt, at kontrollere, at alle oplysningerne er korrekte, inden jobbet igangsættes. Suppler evt. med oplysninger som følger. 1. Er jobbet stedfæstet korrekt? 2. Er Jobtypen og Undertypen korrekte. 3. Er jobbet beskrevet med jobtitel, jobbeskrivelse og kommentar til jobbet (tekst). 4. Er entreprenørens interne reference/-nr angivet. Dette er et tekstfelt. 5. Er afmærkningsplan tilknyttet. 6. I forbindelse med igangsætning af E-jobs tilknyttes jobbet pr. automatik opgavenr. og art-konto ved valg af jobtype/undertype. 19 af 22

20 AC PLANLÆG MÆNGDER Planlæg mængderne på joblinjeniveau ved en af følgende tre måder. 1. Fra TBL: For job, indenfor kontrakten der afregnes som et planlagt job med priser fra tilbudslisten: a. Klik på. Herved anvendes tilbudslistens enhedspriser, og den planlagte mængde på posterne i tilbudslisten nedskrives. Vælg, pil 1. Listen med alle poster bliver herefter tilgængelig. Indtast de mængder, der planlægges anvendt, i hver enkel post i TBL i kolonnen Mængde, pil 2. Vælg herefter, pil 3, og de planlagte mængder bliver tilgængelige på siden Opdater job i sektionen Planlagte mængder. 2. Pris fra TBL:For job der afregnes med priser fra tilbudslisten, men uden at de planlagte mængder nedskrives (ekstra arbejder): a. Klik på. Herved anvendes tilbudslistens enhedspriser, men de planlagte mængder noteres ikke. Indtast de mængder, der planlægges anvendt, i hver enkel post i TBL som beskrevet ovenover. 3. Uden for TBL: For job der afregnes med enhedspriser, der ikke fremgår af tilbudslisten: (både kontrakt- og ekstraarbejder) a. Klik på. Herved åbnes vinduet Planlagt pris uden for prislisten, hvor man kan oprette en supplerende tilbudsliste. Opret posten med navn, enhedspris og antal, der skal afregnes. 20 af 22

21 AC Vælg herefter og den oprettede mængde vil være tilgængelig i sektionen Planlagte mængder på siden Opdater job. Husk at afslutte ved at opdatere siden Opdater job på for at gemme de planlagte mængder. Joblinjer i Planlagte mængder kan slettes igen indtil job er i statustrin Igangsat FORPLIGTELSE Jobbet skal have et forpligtet beløb for at kunne skifte til statustrin Igangsat. TIP: Forpligtelse på job kan kun gennemføres, hvis Udførelsesperioden har en start- og en slutdato. Datoen kan vælges ved at trykke på datoknappen, pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. Klik på for oprettelse af skema til forpligtelse af beløb, når ovenstående er udfyldt. Der oprettes en linje for hver måned i udførelsesperioden og beløb skal fordeles i de måneder, hvor afregning forventes. Der skal som minimum være et beløb pr. år, pil 1. Ved igangsættelse af E-job er Opgavenr. og Art konto defineret under undertyperne, pil 2. Hvis ikke forpligtigelsen skal være synlig på jobbet, fjernes markeringen ud for forpligtigelse synlig Hvis forpligtigelsen ikke er synlig, er det kun Vejdirektoratets folk, som kan se disponeret pris pil 3. Klik på for at gemme de indtastede data. 21 af 22

22 AC SKIFT STATUS i højre side af skærmbilledet. Vin- For at skifte til statustrin Igangsat klikkes på duet Status åbner herefter. I dette vindue vælges statustrin Igangsat, pil 1. Klik på eller, pil 2. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status-vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. OPDATER Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Igangsat. 22 af 22