Referat af menighedsrådsmøde i Davids kirke onsdag den 6. oktober 2010 kl

Transkript

1 11. oktober 2010 Referat af menighedsrådsmøde i Davids kirke onsdag den 6. oktober 2010 kl Møde nr. 11 Astrid Kappel Nielsen (er noteret som fravær uden afbud i protokollen, da afbuddet er indkommet uset pr. mail onsdag eftermiddag ) Christian Seidelin Else Juul Green Esther Søeborg Jan Jull Nielsen Kate Schøtt Jensen Knud Frisenborg Marker Lisbeth Starcke Michael Thormann Neel Mark Wraae Peter Bennedsen Rita O Connor (fravær med afbud) Ritmer Søndberg Clausen (fravær uden afbud) Solveig Pedersen Søren Korsholm (fravær med afbud) Andreas Christensen Anne-Mette Gravgaard Erik Balslev-Clausen Kristine Gustav Lene Tvilling Erik Bremer (fravær med afbud) Marianne Krabbe (referent) Kopi til: Henning Puggaard Lars Hedemark Lars Falk FORMALIA Menighedsrådsformand Strandboulevarden 40, st. mf. Telefon Knud Frisenborg Marker 2100 København Ø kfm@frisenborg.com

2 1. Godkendelse af referat fra møde # 10 Referatet fra mødet torsdag den 16. september blev godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Punktet bedstebørn blev flyttet fra punkt 13 til punkt 16. Dagsordenen blev derefter godkendt. På næste ordinære menighedsrådsmøde tager kirkeværgen op, hvorledes de aktiviteter, der hører til Frihavns Kirke, kan organiseres under ombygningsprojektet. 3. Formandens kommentarer Formandens kommentarer på mødet var følgende: Jeg vil gerne indlede med at knytte nogle principielle kommentarer til det, der er hovedemnet på aftenens møde: Budget Som bekendt så har Kongeriget store problemer med at få budgettet til et hænge sammen, og det har Folkekirken også, og det har Rosenvængets sogn også. Vi har ikke kunnet nå frem til enighed om det principielle spørgsmål Skal driftsrammen for 2011 overholdes Dette skyldes det forhold, at vi af en række mere eller mindre gode grunde har oparbejdet et overskud fra 2009 på ca. 1.2 mio. DKK. Et overskud er normalt beregnet til særlige og definerede formål. Vi har ikke i den forgangne periode defineret sådanne formål, hvilket også hænger sammen med indkøringen og organiseringen af vort nye sogn. Imidlertid vil vi ved udgangen af 2010 kunne konstatere, at vi må bede provstiudvalget om tilladelse til at anvende ca DKK af dette overskud til dækning af årets underskud på driften. Dette betyder, at vi fortsat vil have ca DKK i resterende overskud. Det har så været foreslået, at vi fortsætter ud af denne vej, nemlig at vi fortsætter med at dække vores underfinansierede drift ved at tømme overskudskassen, hvilket vil betyde, at vi med vort nuværende overforbrug vil have tømt kassen ved udgangen af Side 2

3 2011-underskuddet er, som det fremgår - beregnet til ca DKK, og det vil 2012-underskuddet med uændret driftsbevilling også vise sig at være. Jeg har noteret mig, at provsten på et kirkeudvalgsmøde har indikeret, at vi kunne få et budgetløft på 5 % i Det stiller jeg mig uforstående overfor. Samtidig er jeg også helt uforstående overfor den tankegang, at vi ikke skal arbejde med et balanceret budget. Overskud skal naturligvis anvendes til finansiering af specielle projekter, hvilket provstiudvalget også tidligere har instrueret menighedsrådene om. (Flygel, messehagel, kor, IT, www etc.) Men, for nu at sætte denne diskussion ind i et større politisk perspektiv, vil jeg gerne citere fra et interview som formanden for Folkekirkens budgetudvalg i København, Torben Larsen, gav for nylig til Jyllands Posten ( ): Folkekirken er under pres, og inden for de næste 10 år bliver vi nødt til at lukke op mod 20 kirker. Kirkerne er også ramt af finanskrisen, og det faldende medlemstal betyder færre indtægter i kirkeskat. Vi er nødt til at se realiteterne i øjnene. Torben Larsen har så i øvrigt bedt hvert af de 8 provstier i København om at finde en kirke, der kan tages ud af brug i Dette svar skal være indsendt senest i november Med et budget på 400 mio. DKK skal lukningen af de 8 kirker ifølge Torben Larsen medføre en besparelse på 25 mio. DKK/år. Lad os så - for eksemplets skyld - antage, at de 8 sogne skal bidrage med samme beløb til denne besparelse, så skal Østerbro provsti altså bidrage med godt og vel 3 mio. DKK i driftsbesparelse fra Af det totale østerbrobudget på 29 mio. DKK udgør Rosenvængets sogn de 26 %. 26 % af 3 mio. DKK svarer til DKK. Med et overforbrug på driften på omkring DKK, vil vi altså stå med et samlet besparelseskrav i 2012 på over 1 mio. DKK, hvis vi ikke reagerer nu. Et besparelseskrav af denne størrelsesorden har kun ét svar: Luk en kirke. Disse tal er, som det fremgår, ikke korrekte, men de er dog, målt i træskolængder, rimelig sandsynlige. (Og bekræfter i øvrigt min skepsis f. s. a. provstens indikation om et budgetløft på 5 %.) Side 3

4 Dette er den overordnende problematik, som vi også skal forholde os til. Det må være indlysende, at såfremt vi, med provstiets største driftsbudget på ca. 7.5 mio. DKK i 2011, ikke kan styre vores drift og dermed arbejde med et balanceret budget, så må én af vore 3 kirker komme i fokus, som lukkekandidat. Forudsætningen for at vi kan opretholde et sogn med 3 kirker er altså, efter min opfattelse, den, at vi kan styre vores økonomi både i dag og i morgen. Jeg vil derfor henstille til menighedsrådet, at rådet tilslutter sig dette synspunkt, hvorefter et sådant balanceret budget må præsenteres for rådet, og efterfølgende fremsendes til provstiudvalget senest den 15. november. Neel vil efterfølgende fremlægge og kommentere de modeller, der vil kunne bringe driftsbudgettet i balance. DRIFTSFORHOLD 4. Regnskab 2009 til godkendelse Gennemgang af regnskab Neel Mark Wraae gennemgik kort regnskab 2009 og forklarede, at der ikke var påtegninger hertil fra revisionens side. Neel Mark Wraae forklarede, at det problematiske er, at der er sammenfald mellem bogfører og udbetaler, og at den eneste kontrol er kassererens verificering af hver faktura. Til konto 4610 / Anskaffelser og vedligeh., kirke knyttedes bemærkningen, at kr. fejlagtigt er blevet posteret på denne konto. Disse omkostninger, der dækker reparationer, som rettelig er anlægsarbejder, vil der blive korrigeret for i regnskab Menighedsrådet er tidligere blevet informeret herom. Bland andet Anne-Mette Gravgaard stillede en del spørgsmål for at få belyst årsagen til budgetoverskridelser og detailindholdet i de enkelte konti. Anne-Mette Gravgaard bad om, at konto 0230 ændrede navn til: (Løn) Personlig medhjælp David og Luther. Erik Balslev-Clausen ønskede en oversigt over de enkelte medarbejderes løn. Neel Mark Wraae lovede at fremskaffe dette. Side 4

5 Knud Marker fortalte, at der endnu ikke på grund af sammenlægningen af de 3 sogne - har været tilstrækkelig anvendelig historik til at kunne etablere en tilfredsstillende budgetlægning. Neel Mark Wraae fortalte, at det ikke er større enkeltomkostninger, der har været årsag til de enkelte posters overskridelse, men derimod summen af mange småomkostninger. Detailindholdet kunne der således ikke ud fra de foreliggende oplysninger svares på. Det besluttedes, at medlemmerne i menighedsrådet fremover hver måned får mulighed for at se den månedlige kassekladde. Jan Jull Nielsen opfordrede til, at hvert udvalg fremover er særdeles stringent i overholdelse af det tildelte budget. Knud Marker havde derudover til information i forbindelse med tidligere forespørgsel, at vore likvider, på ca. 16 mio. DKK, står til en forrentning på 0,125 % i Nordea. Det besluttedes, at disse penge fratrukket de nødvendige likvide midler til anlægsprojekter skal overføres til en mere rentabel konto. Kirkeværgen vil efterfølgende oplyse om størrelsen af det nødvendige likviditetsberedskab. Godkendelse af regnskab Årsregnskab og revisionsprotokollat 2009 blev godkendt, dog med følgende undtagelser, der betød, at følgende medlemmer ikke underskrev revisionsprotokollatet: Anne-Mette Gravgaard godkendte ikke regnskabet med begrundelsen, at hun ikke forstår det. Erik Balslev-Clausen godkendte ikke regnskabet med begrundelsen, at der ikke var givet fyldestgørende svar på indholdet af konto 0469 / Løn til kordegn, kordegneassistenter. Peter Bennedsen godkendte ikke regnskabet med begrundelsen, at det er utilstrækkeligt belyst. Lisbeth Starcke godkendte ikke regnskabet med begrundelsen, at hun ikke forstår det. Esther Søeborg godkendte ikke regnskabet med begrundelsen, at det er uigennemskueligt. Side 5

6 Rita O Connor, der ikke var til stede på mødet, har efterfølgende i mail af 8. oktober over for sekretæren tilkendegivet, at hun har valgt ikke at underskrive protokollatet ud fra følgende begrundelser dels, at hun ikke har deltage i mødet dels, at der er mange tal og poster, der er uigennemsigtige. 5. Budget 2011 Neel Mark Wraae fortalte, at det ikke var muligt at sammenholde budget 2011 med de tidligere års budgetter på grund af overgangen til formålsbudget, hvor personaleomkostningerne er fordelt på aktiviteter. Neel Mark Wraae gennemgik kort det udsendte budgetudkast. Neel Mark Wraae fortalte, at den største udgiftspost er til løn til personale, samt at de totale faste udgifter udgør den største del af udgifterne på budgettet. I det udsendte budgetudkast er allerede indregnet, at der kun er ekstern vikardækning ved det faste personales ferie. Neel Mark Wraae understregede, at lønningerne procentvis er steget væsentlig mere end den procentuelle stigning i den tildelte driftsramme. Det tilføjedes, at informationskoordinatorens oversigt over lønninger er blevet udarbejdet for sent således, at de ikke er blevet indregnet i budgetudkastet. (???) Neel Mark Wraae henviste til de udsendte kommentarer til budgettet 2011, hvoraf forslag til besparelser fremgår ved en udspecificering af relevante konti. Neel Mark Wraae fortalte, at udgifterne er nettoudgifter for poster med aktiviteter og tilbød at fremsende beregningerne hertil, såfremt det måtte ønskes. Knud Marker opfordrede igen til, at menighedsrådet tilsluttede sig, at der blev arbejdet videre med et balanceret budget, hvor driftsramme og driftsudgifter modsvares. Dette blev vedtaget. Følgende tidsplan blev derefter aftalt: Neel Mark Wraae indkalder ca. medio oktober til et arbejdsgruppemøde, hvor forslag til det balancerede budget udarbejdes. I denne arbejdsgruppe indgår foruden kassereren udvalgsformændene samt den foregående kasserer Christian Seidelin. Selve budgettet 2011 vil derefter blive behandlet på et ekstraordinært menighedsrådsmøde mandag den 8. november kl i Luther Kirken. Side 6

7 Anne-Mette Gravgaard spurgte, hvor besparelserne fra nedlæggelsen af kordegnestillingen fra Frihavns Kirke og nedlæggelse af lejemålet af Frihavns Kirkes kirkekontor indgår. 6. Budgetopfølgning Det blev besluttet at udsætte punktet og behandlingen heraf til næste ordinære menighedsrådsmøde, og at Neel Mark Wraae forinden fremsender den tilhørende kassekladde hertil. 7. Personaleforhold Nedlæggelse af koordinatorstillingen Med henvisning til Bekendtgørelse af lov om menighedsråd 23 besluttedes det at behandle sagen for lukkede døre. Afstemningerne fremgår af: Bilag til punkt 7 / Afstemning / Nedlæggelse af informationskoordinatorstillingen. Der var 11 stemmer for at nedlægge stillingen og 5 stemmer imod at nedlægge stillingen. Stillingen nedlægges derfor med udgangen af Erik Balslev-Clausen ønskede ført til protokol, at han mener, at det er forkert at behandle informationskoordinatorstillingen isoleret i forhold til de øvrige ansættelsesforhold under menighedsrådet. 8. Kirkeværge Davids kirke Lars Hedemark fortalte, at gulvet i menighedssalen i Davids kirke nu er blevet repareret, og at maling af kirkerummet i Davids kirke er påbegyndt. Beklageligvis var Marie Ziener ikke orienteret herom, og hun gives hermed en personlig undskyldning her for fra kirkeværgen samt fra hele menighedsrådet. Der er nu en dialog i gang om, hvorledes organisten i perioden under istandsættelsen kan øve sig, samt hvorledes planlagte musikalske aktiviteter kan omarrangeres. Side 7

8 Senere skal trapperum og kontorer på 1. sal i Davids kirke males. Omlægningen af forpladsen ved Davids kirke er udskudt til sommerperioden, bl.a. pga. af renovering af fjernvarmerør af Københavns Energi. Luther Kirken Lars Hedemark fortalte, at istandsættelsen af kirkerummet i Luther Kirken ikke kan nås inden konfirmationen i 2011, hvorfor istandsættelsen sættes i bero til sommersæsonen. Tagprojektet i Davids kirke er endeligt afsluttet med et restbeløb på ca. 1,8 mio. kr., der tilhører Østerbro Provsti. Det vil blive indstillet til provstiet, at disse midler kan anvendes til nødlidende arbejder i provstiet og i den forbindelse vil der blive gjort opmærksom på, at der er brug for et nyt lydanlæg i Luther Kirken. Præsteboliger Der har været vandskader dels i præsteboligen, hvor Erik Balslev-Clausen bor, dels hvor Lene Tvilling bor. Dækning af udgifterne til reparation heraf vil blive fremskaffet. Frihavns Kirke Henning Puggard fortalte, at de formalistiske forhindringer i forbindelsen med ombygningsprojektet af menighedshuset i Frihavns Kirke nu er overstået. Der er til provstiet indsendt de ønskede oplysninger. Det forventes, at sagen herfra videreekspederes til stiftet således, at kontrakterne med entreprenørerne kan underskrives uden forsinkelse. Såfremt der ikke kan underskrives ultimo december, bliver det nødvendigt at forlænge vedståelsesfristerne med entreprenørerne. Knud Marker bad Henning Puggard om til næste menighedsrådsmøde at indhente en status vedrørende behandlingen af ombygningprojektet i Frihavns kirke hos formanden for Østerbro Provstiudvalg (Ole Pagels). (Efterfølgende er denne opgave overdraget til Det Stående Udvalg.) Derudover fortalte Henning Puggaard, at han gradvist er ved at overdrage kirkeværgeopgaverne i Frihavns Kirke til Lars Hedemark. 9. Nyt fra præsternes dagligdag Andreas Christensen fortalte, at han og Lene Tvilling nu oplever, at de igen får kontakt med de børn, som de har døbt samt deres forældre i starten af deres ansættelsestid i sognet. Side 8

9 Andreas Christensen fortalte endvidere, at området omkring bisættelser og begravelser ændrer og udvikler sig, og at han på et senere møde gerne vil uddybe dette. Lene Tvilling og Kristine Gustav er således ved at uddanne sig til at kunne håndtere børnesorg. Kristine Gustav fortalte, at hun har afholdt introduktion for 60 konfirmander og deres forældre. Anne-Mette Gravgaard fortalte, at der til det seneste efterårshøjskoleforedrag i Davids kirke havde været 74 tilhørere. Anne-Mette Gravgaard understregede, at foredragene afholdes med en kirkelig indgangsvinkel, og at der ikke ville komme så mange, såfremt der vil blive opkrævet entré. Anne-Mette Gravgaard fortalte, at Milles Café er velfungerende, og at der er samarbejde med børnehaven ved Davids kirke bl.a. i form af gudstjenester med tilhørende bespisning. UDVALG & STRATEGI 10. Kirkeudvalget Lene Tvilling fortalte, at udvalget er ved at udarbejde en redegørelse for, hvad de enkelte aktiviteter koster. Neel Mark Wraae efterspurgte, at redegørelsen bliver færdig til budgetarbejdsgruppens arbejde medio oktober. Sekretæren rykker formanden for kirkeudvalget herfor. 11. Musikudvalget Knud Marker fortalte, at udvalget arbejder videre med en musikstrategi, der forventes at blive præsenteret for menighedsrådet til det ordinære møde i november. 12. Børnehaveudvalget Michael Thormann fortalte, at der på næste ordinære menighedsrådsmøde vi blive præsenteret et oplæg til Hvad der sker med børnehaverne. Side 9

10 Dvs. et oplæg der omfatter genhusning af børnehaverne i Frihavns Kirke som følge af ombygningen af menighedshuset her, samt af en evt. flytning af Luther Kirkens børnehave som følge af Københavns kommunes nye klyngemodeller. Hvad angår Luther Kirkens børnehave arbejdes der fortsat med betalinger for el samt gulvistandsættelsen og dennes evt. konsekvenser for indholdet i huslejekontrakten, der skal fornys i Kunstudvalget Arbejder Esther Søeborg fortalte, at restaurering af Skovgaard-maleriet fra Davids kirke pågår. Esther Søeborg fortalte endvidere, at opsætningen af Kristus-korset i Luther Kirken midlertidigt er blevet udsat, da Niels Henrik Kierkegaard ikke fremover ønsker at samarbejde med menighedsrådet. Esther Søeborg oplæste Niels Henrik Kierkegaards brev herom, og hun udbad sig supplerende forklaring fra menighedsrådets om årsagen til. Knud Marker fortalte, at Nils Henrik Kierkegaard havde fremsendt en regning til menighedsrådet for et arbejde, som dels ikke var bestilt af menighedsrådet dels havde menighedsrådet heller ikke modtaget rapporten på det udførte arbejde. Så derfor blev regningen returneret. Lars Hedemark tilbød at være behjælpelig med at finde en anden til at opsætte korset. Kommissorium Esther Søeborg fortalte, at kunstudvalget nu har udarbejdet sit eget kommissorium, som derefter blev oplæst. Kommissoriet for kunstudvalget ved Rosenvængets er herefter som følger: Kunstudvalget skal varetage følgende opgaver: - Udvalget skal føre tilsyn med det kunstneriske inventar ved alle tre kirker. - Herunder vedligeholdelse, fornyelse og indkøb. - Udvalget foretager besigtigelse af alle tre kirker og forelægger forslag til restaurering eller nyindkøb i samarbejde med kirkens præster. - Der udarbejdes en inventarliste for alle 3 kirker individuelt. Side 10

11 Efterfølgende er af sekretæren - som bilag vedhæftet Landsforeningen af Menighedsråds skabelon til inventarliste sammen med vejledning til udfyldning heraf. 14. IT-udvalget Jan Jull Nielsen fortalte, at der torsdag kommer en ny it-konsulent, der registrerer personalets it-udstyr (hardware såvel som software). Efterfølgende mødes Jan Jull Nielsen med konsulenten for at aftale det videre forløb. 15. PR-udvalget Neel Mark Wraae meddelte, at der intet var at fortælle, da hun har anvendt sin arbejdskraft på budgettet for Øvrige Fælledgården Kate Schøtt Jensen fortalte, at ombygningsprojektet på Fælledgården forløber planmæssigt. Menighedsplejen Kate Schøtt Jensen fortalte, at menighedsplejeudvalget har udarbejdet nyt forslag til vedtægter, og at menighedsplejeudvalget har udpeget den første bestyrelse. Medlemmerne heri er: - Kristine Gustav (formand) - Kate Schøtt Jensen (næstformand) - Andreas Christensen (kasserer) - Kirsten Gjerluf Nielsen - Ivan Rod Der afholdes årsmøde den 17. november kl i Luther Kirken, med efterfølgende bestyrelsesmøde. Neel Mark Wraae er af revisionen blevet spurgt om sammenhængen mellem økonomien i menighedsplejen og menighedsrådets kasse. Kassereren i menighedsplejen undersøger dette. Davids kirkes sogneudvalg Side 11

12 Davids kirkes sogneudvalg er nedlagt og erstattet af Det frie udvalg. Udvalget er Davids kirkes eget kirkeudvalg, hvorfor det ikke fremover hører til på menighedsrådets dagsorden. Spejderne Jan Jull Nielsen fortale om aktiviteter og arbejder hos spejderne tilknyttet såvel Luther Kirken som Frihavns Kirke. Jan Jull Nielsen fortalte om sidstnævntes næste sommerlejr og opfordrede menighedsrådet inklusive præsterne til at besøge lejren. Bedstebørn Esther Søeborg fortalte, at det første arrangement i september var blevet aflyst på grund af sygdom, og at det havde været svært at skaffe pianist til arrangementerne. Oversigt over udvalg Ajourført Oversigt over poster og udvalg nedsat af menighedsrådet, dateret 6. oktober 2010 er vedlagt som bilag. 17. Forslag til mødedatoer i 2011 De fremsendte forslag til mødedatoer i 2011 for menighedsrådet ændres efter ønske således, at møderne afholdes tirsdage, onsdage og torsdage. De nye mødedatoer bliver: - Tirsdag den 22. marts kl i Davids kirke - Onsdag den 18. maj kl i Luther Kirken - Torsdag den 25. august kl i Davids kirke - Tirsdag den 4. oktober kl i Luther Kirken - Onsdag den 23. november kl i Frihavns kirke MØDE SLUT 18. Eventuelt Runde blandt deltagerne i menighedsrådsmødet Kristine Gustav: Fortalte om den igangsatte Litterære Café, hvor der til det første arrangement var 20 deltagere. Caféen har et lille budget. Side 12

13 Andreas Christensen oplyste, at han i perioden 15. august 2011 til 15. november 2011 vil være udstationeret som feltpræst i Afghanistan. Kate Schøtt Jensen: Godt møde. Marianne Krabbe: Bemærk, at næste ordinære menighedsrådsmøde den 29. november 2010 er flyttet fra Frihavns Kirke til Luther Kirken. 19. Beslutninger til godkendelse og underskrift Protokollen blev oplæst, godkendt og rundsendt til underskrift. Regnskabet for 2009 og det tilhørende protokollat blev underskrevet. Bilag: Bilag til punkt 7 / Afstemning / Nedlæggelse af informationskoordinatorstillingen Bilag til punkt 13 / Landsforeningen af Menighedsråds skabelon til inventarliste sammen med vejledning til udfyldning heraf Bilag til punkt 16 / Oversigt over poster og udvalg i menighedsrådet af 6. oktober 2010 Kopi af protokol fra menighedsrådsmøde den 6. oktober 2010 (siderne 65 69, inkl. siderne 65 A og 65 B) Side 13