Forretningsorden. for bestyrelsen i Stutgården 29. SEPTEMBER J.nr.: SOF/ADJ

Transkript

1 J.nr.: SOF/ADJ Forretningsorden for bestyrelsen i Stutgården Kammeradvokaten Telefon Vester Farimagsgade 23 Fax DK-1606 København V

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. BESTYRELSENS KONSTITUERING BESTYRELSENS OPGAVER Generelt Økonomistyring BESTYRELSESMØDER Indkaldelse Dagsorden Referat Elektronisk bestyrelsesmøde mv BESTYRELSENS BESLUTNINGER BESTYRELSENS INFORMATIONSGRUNDLAG RETNINGSLINJER FOR LØN- OG PERSONALEPOLITIK ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN...8 SIDE 2/9

3 1. BESTYRELSENS KONSTITUERING Bestyrelsen konstituerer sig med en formand og en næstformand. Dette skal ske på det førstkommende bestyrelsesmøde efter udpegning til bestyrelsen. Næstformanden varetager bestyrelsesformandens opgaver ved dennes forfald. 2. BESTYRELSENS OPGAVER 2.1 Generelt Bestyrelsen varetager Stutgårdens overordnede pædagogiske, økonomiske og administrative ledelse og drift, herunder: - ansætter og afskediger Stutgårdens forstander, - fører tilsyn med den daglige ledelse af Stutgården, - fastlægger de overordnede retningslinjer for Stutgårdens virksomhed og udvikling, - godkender Stutgårdens budget og årsrapport efter indstilling fra forstanderen, - foretager løbende opfølgning og kontrol af Stutgårdens budget, regnskab og økonomi i henhold til rapportering fra forstanderen, herunder at kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt i forhold til Stutgårdens drift, - træffer afgørelser om anlægsinvesteringer/vedtager et investeringsbudget, - godkender alle aftaler om indgåelse af lejemål, køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, og - godkender samarbejdsaftaler, kontrakter med videre, der er af usædvanlig art eller stor betydning for Stutgården. Bestyrelsen er overordnet ansvarlig for, at Stutgården drives i overensstemmelse med serviceloven og vedtægten. 2.2 Økonomistyring Bestyrelsen tager stilling til Stutgårdens organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol og budgettering. Bestyrelsen gennemgår Stutgårdens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og vurderer herunder budgetter og afvigelser herfra samt følger op på budgetter i henhold til forstanderinstruksen pkt.6. Bestyrelsen tager stilling til rapporter om Stutgårdens likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme, særlige risici med videre. Bestyrelsen tager stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse. SIDE 3/9

4 Bestyrelsen sikrer tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tager stilling til om der er behov for intern revision. - Forstanderen tilvejebringer for bestyrelsen i fornødent omfang ønskede nøgletal/opgørelser 3. BESTYRELSESMØDER 3.1 Indkaldelse Bestyrelsen holder møde så ofte formanden for bestyrelsen, to bestyrelsesmedlemmer eller revisor ønsker dette, dog mindst fire gange årligt. Formanden indkalder til og leder bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder indkaldes normalt med mindst én uges varsel med udsendelse af dagsorden og eventuelle bilag samt andet skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Kopi af indkaldelsen med bilag sendes til revisor for de møder, hvori revisor skal deltage. Forstander, souschef og en personalerepræsentant deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret jf. forstanderinstruksen pkt. 3. Revisor deltager i bestyrelsesmøder, hvori bestyrelsen behandler årsrapporten, tilførsler til revisionsprotokollen eller andre erklæringer med videre, der underskrives af revisor, samt når revisor, et bestyrelsesmedlem eller forstanderen anmoder herom. 3.2 Dagsorden Bestyrelsesformanden udarbejder forslag til dagorden til kommentering af forstanderen. Forud for hvert ordinært bestyrelsesmøde fremsender forstanderen sin orientering/beretning, jf. forstanderinstruksens punkt 3, til bestyrelsesformanden, der derefter træffer beslutning om, hvorvidt beretningen omtaler forhold, som skal medtages på dagsordenen som beslutningsforslag. Bestyrelsesmøder har følgende faste punkter på dagsordenen: 1. Godkendelse og underskrivelse af referat vedrørende forrige bestyrelsesmøde. 2. Fremlæggelse af revisionsprotokol samt stillingtagen til og underskrivelse af eventuelle protokoltilførsler, såfremt tilførsel er sket siden sidste bestyrelsesmøde. SIDE 4/9

5 3. Forstanderens beretning om Stutgårdens virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde samt for planlagte væsentlige fremtidige aktiviteter i Stutgården, jf. forstanderinstruksen punkt Stillingtagen til forstanderens beretning. 5. Opfølgning af beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde. 6. Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til Stutgårdens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske. Dagsorden for det årlige regnskabsmøde, suppleres med følgende faste punkter: 7. Gennemgang og godkendelse af udkast til årsrapport omfattende ledelsesberetning samt årsregnskab. 8. Stillingtagen til organisationen af Stutgårdens drift, herunder retningslinjerne for Stutgårdens regnskabsfunktion, interne kontrol, IT-organisation og budgettering. Senest på det sidste bestyrelsesmøde i regnskabsåret skal dagsordenen suppleres med følgende faste punkter: 7. Drøftelse og eventuel revurdering af Stutgårdens overordnede målsætning, strategier og handlingsplaner. 8. Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår. 3.3 Referat Bestyrelsen udpeger en referent, der udarbejder referat af bestyrelsens møde. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag, jf. punkt 2.4 om elektroniske bestyrelsesmøder m.v. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentligt oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet. Et bestyrelsesmedlem og forstanderen, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening tilført referatet. Udkast til referat sendes snarest muligt og normalt inden tre uger efter mødet til bestyrelsens medlemmer og forstanderen til godkendelse. Det godkendte referat skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og forstanderen senest ved næste møde, uanset om de har deltaget i bestyrelsesmødet. 3.4 Elektronisk bestyrelsesmøde mv. Ved forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt i det omfang, det er foreneligt med emnernes karakter. Et medlem af SIDE 5/9

6 bestyrelsen kan dog altid forlange, at et bestyrelsesmøde skal afholdes ved fysisk fremmøde. Bestyrelsesmøde kan afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Et medlem af bestyrelsen kan dog altid forlange, at et bestyrelsesmøde skal afholdes ved fysisk fremmøde. Bestyrelsen kan endvidere træffe beslutning om anvendelsen af elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikation til brug for elektronisk bestyrelsesmøde i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter. 4. BESTYRELSENS BESLUTNINGER Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fire medlemmer er til stede. Bestyrelsen er også beslutningsdygtig, når samtlige medlemmer er enige i mødets afholdelse, uanset ovennævnte tidsfrist for indkaldelse i punkt 2.1. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, jf. dog vedtægtens punkt 12 og 13 vedrørende nedlæggelse, vedtægtsændringer og væsentlige beslutninger i øvrigt. Ved stemmelighed er formandens - og i dennes fravær næstformandens - stemme afgørende. Formanden sikrer, at bestyrelsens beslutninger gennemføres. 5. BESTYRELSENS INFORMATIONSGRUNDLAG Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende Stutgårdens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med Stutgårdens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand. SIDE 6/9

7 Forstanderen holder løbende bestyrelsens formand orienteret om Stutgårdens ledelse og drift. Forstanderen skal til enhver tid videregive sådanne oplysninger og dokumentation til bestyrelsen, som er nødvendige for, at denne kan varetage sine opgaver. Forstanderen skal herunder straks give bestyrelsen meddelelse om væsentlige forhold, der vedrører Stutgården og kan antages at få betydning for Stutgårdens fremtid, medarbejdere eller kreditorer og for gennemførelsen af bestyrelsen beslutninger. Forstanderen skal straks underrette bestyrelsen, hvis forstanderen bliver opmærksom på forhold, der kan tyde på, at Stutgårdens kapitalberedskab ikke er tilstrækkeligt. Bestyrelsen kan beslutte, at forstanderen skal opretholde et særligt højt informationsniveau over for bestyrelsen om bestemte forhold. 6. RETNINGSLINJER FOR LØN- OG PERSONALEPOLITIK Der fastsættes en skriftlig løn- og personalepolitik for Stutgården, som skal godkendes af bestyrelsen. Det påhviler forstanderen at udarbejde forslag til en løn- og personalepolitik eller eventuelle ændringsforslag til den gældende løn- og personalepolitik inden tre måneder efter hver ny udpegningsperiode for bestyrelsen eller efter anmodning fra bestyrelsen. Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer er omfattet af tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens 27, stk. 3, med hensyn til oplysninger om rent private forhold og andre fortrolige oplysninger, de måtte blive bekendt med i forbindelse med bestyrelsens virksomhed. Bestyrelsens træffer på hvert bestyrelsesmøde bestemmelse om, hvilken information der skal videregives til medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske. Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at opbevare det materiale, som medlemmerne modtager som led i bestyrelsesarbejdet på en sådan måde, at det ikke kommer til uvedkommendes kundskab. Tavshedspligten er også gældende efter, at et bestyrelsesmedlem eller forstanderen er fratrådt. Ved et bestyrelsesmedlems afgang skal medlemmet tilbagelevere det modtagne materiale til den øvrige bestyrelse. SIDE 7/9

8 7. ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal. Vedtaget af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den / 2012: - SIDE 8/9

9 J.nr.: SOF/ADJ Kammeradvokaten Telefon Vester Farimagsgade 23 Fax DK-1606 København V