Skanderborg Forsyningsvirksomhed a/s

Transkript

1 Skanderborg Forsyningsvirksomhed a/s Køb af tjenesteydelser Opsætning af fjernaflæste vandmålere i Skanderborg Forsyningsvirksomheds forsyningsområde Offentligt udbud Juli 2013

2 1 Indledning Den ordregivende myndighed Kontaktpersoner Gældende love og regler Udbuddets omfang Leverandørens ydelse Ydelsesbeskrivelse for opsætning af vandmålere Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person Betingelser for at deltage Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Alternative bud Tildelingskriterium Tilbud Frist for afgivelse af tilbud mv Tilbuddets indhold, udformning m.v Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv Sprog Åbning af tilbud Vedståelse Kontrakt Annullation Omkostninger ved deltagelse Spørgsmål og rettelser Tidsplan... 8 Bilag... 8 Side 2 af 8

3 1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelse på Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsregler i Tilbudsloven, LBK nr 1410 af 07/12/ Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er følgende: Skanderborg Forsyningsvirksomhed a/s Døjsøvej Skanderborg Telefon: epost@skanderborgforsyningsvirksomhed.dk I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. 3 Kontaktpersoner Alle henvendelser forud for afgivelse af tilbud, herunder med spørgsmål til dette udbud skal rettes til: Skanderborg Forsyningsvirksomhed a/s Kontaktpersoner: Michael Pilc/Mette Tribler Emne: Opsætning af fjernaflæste vandmålere i Skanderborg Forsyningsvirksomheds forsyningsområde mp@skanderborgforsyning.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt pr. mail til ovennævnte adresse. Spørgsmål skal være Skanderborg Forsyningsvirksomhed i hænde senest d. 15. august 2013, hvorefter der vil blive udsendt et rettelsesbrev. Spørgsmål vil blive præsenteret i anonymiseret form. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 4 Gældende love og regler Ydelsen skal opfylde den til enhver tid gældende lovgivning, herunder love, bekendtgørelser, anvisninger, cirkulærer, regulativer, publikationer fra ministerier, styrelser og Arbejdstilsynet samt meddelelser og reglementer fra samme. Maskiner/komponenter omfattet af Maskindirektivet skal være CE-mærkede og opfylde gældende EU-regler. Side 3 af 8

4 5 Udbuddets omfang 5.1 Leverandørens ydelse Leverancen omfatter opsætning af ca elektroniske vandmålere i ca ejendomme i perioden oktober 2013 december 2014, dvs. omtrentligt 400 vandmålere månedligt. Detaljeret opsætningsplan aftales senere med udbyderen. Der skal skiftes ca målere i Skanderborg By, Stilling, Gram og Vrold området og der skal udskiftes ca. 400 målere i Herskind/Skivholme. Der skal gives et samlet bud på udskiftning af alle vandmålere. Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for SKF. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som SKF med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå, hvem der er udpeget til befuldmægtiget, med hvilken tilbudsgiver SKF kan føre afklarende drøftelser og forhandlinger med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Langt størsteparten af eksisterende målere er vingehjulsmålere af typen EWT eller Werner Schultz. Fabrikatet på de målere der i dette udbud skal opsættes er endnu ikke kendt, men der er tale om målere der skal kunne fjernaflæses. Sideløbende med dette udbud afholdes udbud på indkøb af vandmålere. 5.2 Ydelsesbeskrivelse for opsætning af vandmålere I bilag 1 ses en detaljeret beskrivelse af ydelsens omfang. 6 Kontraktperioden Kontraktperioden starter når udbuddet er gået til den vindende tilbudsgiver og ophører når den sidste vandmåler er opsat (jf. udleveret liste med Skanderborg Forsyningsvirksomheds vandkunder), dog senest Udbudsbetingelser 7.1 Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. 7.2 Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er ansvarlig over for ordregiver. Side 4 af 8

5 Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang ansøger er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsivers finansielle og økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere Betingelser for at deltage Tilbudsgiver skal fremsende en tro og love-erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæringen er vedlagt i bilag Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal dokumentere at være finansielt og økonomisk egnet til at løse opgaven ved at medsende kopi af seneste 3 års regnskaber. Endvidere skal tilbudsgiver medsende en omsætningserklæring, hvor tilbudsgiver oplyser størrelsen af selskabets omsætning vedrørende opsætning af målere det foregående år Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsgiver skal dokumentere sin faglige og tekniske egnethed ved at vedlægge en liste over tilbudsgivers betydeligste referencer på opsætning af vandmålere inden for de seneste tre år. Tilbudsgiver skal endvidere til brug for vurdering af teknisk egnethed beskrive de foranstaltninger tjenesteyderen har truffet til sikring af kvaliteten Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 5 af 8

6 7.2.6 Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddet vurderes ud fra nedenstående underkriterier og deres vægtning, og den tilbudsgiver der vurderes at have afgivet det økonomiske mest fordelagtige tilbud til ordregiver, tildeles kontrakten. Prissammenligningen vil blive foretaget med udgangspunkt i den totale pris for leverancen ud fra det skønnede antal. Den endelige afregning foretages ud fra de i tilbudslisten angivne stk. priser. Underkriterier: Pris på opsætning af vandmålere, vægtet 70 % Ved vurdering af prisen, er det den samlede pris ud fra det skønnede antal opsætninger. Kundehåndtering/kundeinformation, vægtet 30 % Fleksibilitet i tidsrummet hvor montøren udskifter målere jo større tidsrum des flere point Hit rate, hvor mange målere forventes at kunne udskiftes Kundetilfredshed fra tidligere projekter Alle tre kriterier vægtes ens. 8 Tilbud 8.1 Frist for afgivelse af tilbud mv. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag d. 29. august 2013 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Skanderborg Forsyningsvirksomhed a/s Døjsøvej Skanderborg Tilbuddet kan ikke sendes elektronisk, men skal sendes eller indleveres til den ovenfor angivne adresse. Tilbuddet mærkes: Udbud Opsætning af fjernaflæste vandmålere og Må ikke åbnes i postmodtagelsen. 8.2 Tilbuddets indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og nærværende materiale. Tilbud skal afleveres i 3 papireksemplarer, hvoraf et skal være mærket Original. Originalen skal være udfyldt med tilbudsgivers stempel og underskrift, og dette stempel og underskrift dækker for hele det fremsendte tilbud. 8.3 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv. Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: 1. Følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning, der afgiver tilbud, samt evt. anvendelse af underleverandører mv. 2. Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige, jf. bilag Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse, jf. afsnit 9.1 Side 6 af 8

7 4. Nødvendige bilag som dokumentation i henhold til tildelingskriterium Hvis det afleverede tilbud ikke indeholder alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation, er tilbuddet ikke konditionsmæssig. Dette vil medføre, at tilbuddet kan udelukkes fra vurdering. 8.4 Sprog Tilbud med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. Endvidere skal al skriftlig og mundtlig kommunikation under udbudsprocessen og i kontraktperioden være på dansk. Det gælder både kommunikation mellem entreprenør og udbyder samt mellem entreprenør og kunde. Alle forhandlinger gennemføres på dansk. Forhandling via tolk vil ikke blive accepteret. 8.5 Åbning af tilbud Alle tilbud åbnes samlet umiddelbart efter fristens udløb. Åbning af buddene kan ikke overværes. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt. Tilbuddet er bindende efter tilbudsfristens udløb og kan således ikke ændres eller tilbagekaldes efter dette tidspunkt. 8.6 Vedståelse Tilbuddet er bindende efter tilbudsfristens udløb og kan således ikke længere ændres eller tilbagekaldes efter dette tidspunkt. Tilbuddet skal som minimum være gældende i 3 måneder. 9 Kontrakt Kontrakten forventes indgået kort tid efter underretningen om tilbudsbeslutningen til tilbudsgiverne. 10 Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter evt. gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgivere indeholdende årsagen til annullationen. 11 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. 12 Spørgsmål og rettelser Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle potentielle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Side 7 af 8

8 Der kan skriftligt stilles spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest på dagen for fristen for modtagelse af uddybende spørgsmål, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere, vil ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside på adressen: 13 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende vejledende tidsplan: VEJLEDENDE TIDSPLAN 15. august 2013 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 19. august 2013 Sidste frist for svar på spørgsmål 29. august 2013 Sidste frist for modtagelse af tilbud Uge Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg Uge Underretning om valg af leverandør Uge Forventet underskrivelse af kontrakt 16.september 2013 Kontraktens ikrafttræden Uge Afsendelse af bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt til EU-tidende Bilag 1. Ydelsesbeskrivelse for opsætning af vandmålere 2. Datablad på plomb 3. Tro- og love erklæring 4. Tilbudsliste 5. Måling af støjniveau Side 8 af 8