Vejledning til log-in i DANS for faglige bedømmere. Guide til faglige vurderinger

Transkript

1 Vejledning til lg-in i DANS fr faglige bedømmere Guide til faglige vurderinger

2 Vejledning til lg-in i DANS fr faglige bedømmere Intrduktin / Ansøgninger til faglig vurdering Frmålet med denne vejledning er at give en enkel anvisning til faglig vurdering af studerendes digitalt upladede ansøgninger i ansøgningssystemet DANS (Digitalt AnsøgningsSystem). Den indledende behandling har Optagelse, Optagelse til kandidatuddannelser g tilvalg stået fr, g de vil gså stå fr den afsluttende behandling. Alle plysninger m ansøgere, der skal vurderes med henblik på at afklare, m ansøgerne er fagligt kvalificeret til ptagelse på den eller de søgte uddannelser, findes i DANS, g den faglige vurdering registreres i DANS. Følg vejledningen nøje. Denne vejledning indehlder følgende infrmatin: Sådan lgger du på DANS Hvr finder jeg link til STADS-DANS systemet Hvrdan lgger jeg ind Sådan laver du en faglig vurdering i DANS Hvrdan fremsøger jeg en ansøgning Hvrdan finder jeg de bilag der er upladet Hvrdan registrerer jeg vurderingen Hvrdan kmmer jeg tilbage til listen ver ansøgninger Hvrdan lukker jeg helt ned Sådan lgger du på DANS Link til DANS g lgin til DANS Sagsbehandleren i Optagelse tilknytter din mail til uddannelsen i DANS. Du skal ikke selv registrere dig sm bruger i DANS. Du skal dg være sikker på, at den mail, sm sagsbehandleren har på dig, er tilknyttet din WAYF-prfil (Where Are Yu Frm) på AU. Du kan se dine WAYF-plysninger ved at lgge dig på g klikke på WAYF i menuen til venstre.

3 Når der ligger ansøgninger i DANS klar til faglig vurdering, mdtager du en mail med link til DANS: Linket til faglig vurdering i DANS er altid det samme: Når du klikker på linket, føres du ver i WAYF-billedet, hvr du skal identificere dig på baggrund af tilknytningen til Aarhus Universitet. Dette gør du ved at vælge Aarhus Universitet på listen. Du føres nu ver på Aarhus Universitets lgin-side.

4 Lg ind i DANS: Brugernavn: dit CPR-nummer eller din AU mail Adgangskde: den kde, sm benyttes til lgin på Aarhus Universitets selvbetjening. Hvis der fremkmmer advarsel m kryptering eller sikkerhed, kan du rligt sige Jeg er indfrstået med risiken eller OK til disse. Når du er kmmet igennem WAYF, klikker på du på Ja, jeg accepterer fr at kmme helt ind i DANS.

5 Sådan laver du en faglig vurdering i DANS Når du er lgget krrekt ind, vil du se skærmbilledet nedenfr med en række frskellige ansøgninger. Du får nu vist både de ansøgninger, hvr vurderingen er afsluttet g de, hvr en vurdering skal fretages. Det er både muligt at åbne ansøgninger, hvr vurderingen er afsluttet g hvr den skal fretages. Der kan dg kun laves vurderinger i en ny ansøgning, det vil sige at man ikke kan gå ind g ændre på gamle vurderinger. De ansøgninger, hvr vurderingen ikke er fretaget er teksten mørk/srt, hvrimd teksten er lysegrå, hvis vurderingen ikke er fretaget. Klnner Der vises nu flere klnner med infrmatiner m ansøgningen. Det er muligt at justere klnnerne ved at sætte markøren på mellemrummet g trække: 1. Ansøgningsperide (Relevant peride fr kmmende ptag er: Smmer 17 ( ). Hvis din brwser er engelsksprget skal du skrive Summer 17 ( ) 2. Navn på ansøger 3. Appl.ID (ansøgnings unikke nummer i ansøgningssystemet) 4. Statsbrgerskab 5. Søgt uddannelse 6. Afgørelsesstatus synlig fr ansøger 7. Er ansøgeren kvalificeret til ptagelse Frventet inde studiestart kan betyde, at den adgangsgivende uddannelse endnu ikke er afsluttet, at sprgkrav endnu ikke er pfyldt eller specifikke fag mangler at bestås. 8. Er den faglige vurdering er udført? 9. Ansøgers adgangsgrundlag via dataudveksling eller nteret af ansøger 10. Studieretning infrmatin m ansøgningsgrundlag, hvis systemet kan indhente infrmatin m ansøger via Stads. 11. Institutin, hvr ansøgers uddannelser er læst via dataudveksling eller nteret af ansøger 12. Adgangsgivende uddannelse ved indskrivning. Oftest ikke registeret på dette tidspunkt. 13. Institutin, hvr ansøgers adgangsgivende uddannelse er læst ved indskrivningen. Oftest ikke registeret på dette tidspunkt. 14. Institutin hvr der er søgt m ptagelse. Med mindre I er tilknyttet flere universiteter, så vil denne altid være AU

6 Filtrering g srtering Det er muligt at filtrere ansøgninger g srtere ansøgningerne ud fra disse klnner. Fr at filtrere skal kan klikke på det lille symbl øverst i vestre side: Hvis man vil fjerne sine filtreringer, så kan man klikke på symblet igen. Ved flere af klnnerne kan vælge en relevant værdi ved at klikke på drpdwn listen. Ved andre klnner kan man filtrere ved at skrive en fri-tekst. Vær Obs på, at man kan bruge % g * til at søge med: Vær gså pmærksm på, at man kan indsætte OR, hvis man eksempelvis vil filtrere ud fra t værdier. Man srter ansøgningerne ved at klikke på de små pile, der findes ud fr teksten i hver klnne:

7 Eksprt til Excel Ansøgningerne på listen (de markerede eller alle) kan eksprteres til Excel (der er dg en fejl i den første versin idet filnavnet på eksprtfilen ikke har krrekt filtype; når filen er genereret skal du ændre filtypen fra *.jspx til *.xls inden filen kan åbnes med Excel). Man eksprterer ved at klikke på symblet i øverste venstre side: Vælg en ansøgning Man vælger en ansøgning ved at markere den (klik på linjen) g derefter klikker man på Udfør/se faglig vurdering. Når du kmmer ind på ansøgningen, vil du se følgende skærmbillede

8 Skærmbilledet viser de sektiner, der er mest relevante fr dig sm faglig bedømmer. Nrmalt vil man fretage sin afgørelse på baggrund af de bilag, ansøgeren har upladet. Klik på fanebladet Bilagsversigt fr at se ansøgningens bilag:

9 Dette faneblad viser de spørgsmål, sm har været muligt fr ansøgeren at uplade bilag til. Hvilke spørgsmål har været åbne fr ansøgeren, afhænger af den enkelte uddannelse Hvert spørgsmål har en værdi, der viser, hvr mange bilag der er upladet til det spørgsmål. Fr at se bilagene, skal man flde spørgsmålet ud ved at trykke på den lille pil yderst til venstre.

10 Sagsbehandleren vil have markeret de bilag, sm er blevet valideret med enten OK eller Ej OK. Der er ingen grund til at frsøge at åbne et bilag, der er valideret Ej OK, da det enten ikke kan åbnes, er ulæseligt eller ikke er certificeret. Har et bilag status Ej vurderet, har sagsbehandleren ikke tjekket det endnu. - Du kan åbne bilagene et ad gangen: Klik på en af pilene længst til venstre. Nu vil det pågældende punkt flde sig ud, g du vil kunne se bilagene, sm ansøgeren har upladet. Bilgene kan åbnes enkeltvis ved at markere dem med musen g klikke på knappen Vis valgte bilag - Du kan gså dwnlade bilagene sm en zip-fil på din cmputer. Dette sikrer, at du ser det fulde antal upladede bilag på den studerende inkl. de bilag, Optag eventuelt har upladet. Fr at åbne flere bilag på en gang sm zip-fil, skal du vælge de bilag, du vil åbne, ved at markere dem med musen (Brug Ctrl-klik fr at vælge flere bilag). Du kan både markere enkeltbilag eller vælge hele punkter ad gangen. Herefter skal du klikke på Vis valgte bilag. Når du pakker filen ud, er det vigtigt, at du navngiver mappen med bilagene under navn g evt. cpr. nummer. Afgørelse af ansøgninger Når du har læst alle bilagene, kan du gå tilbage til fanebladet Faglige vurderinger g give din afgørelse På baggrund af en gennemgang af ansøgningen, vurderes det, m ansøgeren er: - kvalificeret til ptagelse - frventes at være kvalificeret inden studiestart - ikke er kvalificeret Kan imødekmmes i næste ansøgningsperide bruges, hvis ansøgeren kan ptages på baggrund af supplerende aktiviteter i næste ansøgningsrunde altså hvis der kan gives en garanti fr ptagelse i næste ansøgningsrunde. (Se mere m supplering i Guide til faglig vurdering) Hvis ansøgeren er kvalificeret på baggrund af supplerende aktiviteter p til 30 ECTS, sm allerede er bestået, ska l du skrive dette i begrundelsesfeltet, frdi Optagelse har brug fr plysningen til statistik. Det er vigtigt, du anfører, m suppleringen er afsluttet før eller efter afslutningen af bachelruddannelsen. Vurderingen registreres under fanebladet Faglig vurdering, punktet Kvalificeret til ptag. Vurderingen skrives ind i tekstfeltet. Fr at sikre sammenhæng i afslagsbrevet, anbefaler vi, at du bruger standardteksten sm udgangspunkt. Vælg teksten i drp-dwn listen Vælg evt. standardtekst g klik på Tilføj. Du skal skrive den faglige vurdering på ansøgerens kmmunikatinssprg, sm er dansk eller engelsk. Se hvilket sprg det er i Kmmunikatinssprget fr denne ansøgning. Vi anbefaler, at du læser Guide til faglige vurderinger, inden du skriver den faglige vurdering. Hvis du ikke har den, kan du skrive til kandidat@au.dk Det er vigtigt at angive så fyldestgørende en begrundelse sm verhvedet muligt, så der kan meddeles et afslag, der følger frvaltningslven, eller at der fr relevante uddannelser kan udregnes et gennemsnit på baggrund af vurderingen.

11 OBS: Du må ikke klikke på gem, før du er helt færdig med at skrive begrundelsen i tekstfeltet! Når du har gemt den faglige vurdering, kan der ikke længere redigeres i teksten, hvis du samtidig har udfyldt Kvalificeret til ptag. Hvis du har brug fr at få åbnet p igen, skal du kntakte sagsbehandleren. Når du er færdig med at skrive den faglige vurdering, skal du huske at klikke på gem nederst i højre hjørne. Du skal muligvis scrlle ned fr at få vist Gem -knappen. Når du har afsluttet den faglige vurdering, kan du kmme tilbage til listen ver ansøgninger ved at klikke på knappen Tilbage i nederste højre hjørne. Du kan herefter vælge den næste ansøgning til vurdering. NB! Når du har gemt den faglige vurdering, g du er gået væk fra ansøgningen igen, låses ansøgningen, g du kan ikke tilgå ansøgningen fra listen igen. Hvis du har brug fr at få åbnet p igen, skal du kntakte sagsbehandleren. Når du er færdig med at arbejde i STADS DANS, kan du lgge ud i øverste højre hjørne eller lukke brwseren fr at lgge ud- Velkendte prblemer/prblematiske plevelser i DANS: 1. Jeg kan ikke lgge ind Du har højst sandsynligt frsøgt at lgge ind med en frkert adresse. Lg på g klik på WAYF i menuen til venstre. Hvis du har flere mails tilknyttet, er det den øverste, der er den gældende. 2. Ansøgninger frsvinder fra listen, selv m jeg ikke har færdigbehandlet dem En ansøger kan sagtens have flere ansøgninger, sm er sendt til faglig vurdering samtidigt. Hvis en ansøgning med en højere priritet er blevet vurderet kvalificeret til ptagelse, sender vi et ptagelsesbrev g lukker ansøgerens lavere pririteter. Dermed frsvinder ansøgningen fra din liste, da det ikke giver mening at gennemføre en faglig bedømmelse. 3. Jeg kan ikke åbne bilagene Kntakt sagsbehandleren 4. Ansøgeren har upladet et utal af bilag, der ligger hulter til bulter Der er desværre ikke så meget at gøre ved det! Sagsbehandleren har ikke mulighed fr at slette eller mrkere i bilagene, men kan sm en lille hjælp markere ligegyldige bilag, g bilag, der ikke kan åbnes sm Ej OK. I ngle tilfælde kan man gså blive klgere af at kigge på bilagenes titler. Ngle studerende uplader fr eksempel deres transcript 3-4 frskellige steder, men da det hedder det samme i hvert tilfælde er der j ingen grund til at åbne dem alle sammen.. Hvem kan hjælpe?

12 Hvis du har prblemer med at lgge ind, skal du kntakte sagsbehandleren i Optagelse. Måske kan vi hjælpe, g under alle mstændigheder er det rart fr s at kende til de prblemer I plever. Hvis sagsbehandleren i Optagelse ikke kan løse prblemet, skal du kntakte Studiesystemsupprten på telefn eller udfylde webfrmularen, sm du kan finde på - under punktet Skal du lave faglig vurdering. Hvem skal du kntakte? Optagelses team fr ptagelse på kandidat g tilvalg er inddelt således i frbindelse med smmerptaget 2016: ARTS IKS ARTS IKK ARTS DPU BSS Samfundsvidenskabelige uddannelser ST Health Annette Larsen Pia Hyllested Mette S B Rasmussen Kristina F Milvertz Anne Mette Andersen Christina Høgh Gam Annette Larsen Pia Hyllested Mette S B Rasmussen Kristina F Milvertz Christina Høgh Gam Lne Urbak ala@au.dk phy@au.dk msbr@au.dk kfm@au.dk ama@au.dk chh@au.dk ala@au.dk phy@au.dk msbr@au.dk kfm@au.dk chh@au.dk lu@au.dk Du vil kunne se, hvem der er den knkrete sagsbehandler i den mail, der bliver udsendt med link til faglig bedømmelse.

13 Guide til faglige vurderinger Infrmatin vedrørende vurderinger Ansøgninger, sm ikke kan afgøres direkte ud fra adgangskravene i studierdningen, sendes til faglig vurdering fr at der kan fretages en individuel faglig bedømmelse af ansøgerens kvalifikatiner. Det er kun det faglige indhld, der skal inddrages i vurderingen. Erhvervserfaring tæller ikke i frhld til ptag på de fleste af kandidatuddannelserne (medmindre der indgår praktik i den adgangsgivende bachelruddannelse, g erhvervserfaring kan træde i stedet fr et praktikphld eller erfaring indgår sm et adgangskrav i studierdningen). Giv endelig respns, hvis den studerende skal eftersende yderligere dkumentatin. Det er Optagelse der står fr at indhente dkumentatin. En faglig vurdering skal være endegyldig. Psitiv vurdering = kvalificeret til ptagelse OBS: kun til DANS, bliver ikke flettet ind i ptagelsesbrev Sprg: Valgfri: skriv på dansk eller engelsk. Der gives dispensatin på baggrund af ansøgers uddannelsesmæssige kvalifikatiner Hvrfr? På hvilket grundlag kan den studerende ptages / gives dispensatin fr de beskrevne adgangskrav. Hvad giver ptagelse (eventuelt i kmbinatin)? Vær knkrete, specifikke g individuelle i vurderingen. Hvilke mduler/fag er relevante? Indhld, mfang (ECTS) g niveau? Undgå tvetydigheder g utydeligheder (det skal ikke kunne tlkes frskelligt). Det skal være tydeligt, hvad der evt. skal udregnes karaktergennemsnit af.

14 Negativ vurdering = afslag OBS: afslaget skal kunne flettes direkte ind i et afslagsbrev brug derfr gerne standardteksten i DANS Sprg: Her skal du følge ansøgerens kmmunikatinssprg, sm er enten dansk eller engelsk. Afslaget skal gives pga. manglende uddannelsesmæssige kvalifikatiner, derfr skal vurderingen være så individuel g knkret sm muligt. Begrundelsen skal tage udgangspunkt i de frmelle adgangskrav g udvælgelseskriterier. Hvrfr? Hvad mangler den studerende fr at være kvalificeret? Vær så knkret sm muligt, så den studerende kan frstå afslaget. Vær knkrete, specifikke g individuelle i vurderingen. Hvad mangler den studerende? Indhld, mfang (ECTS) g niveau? Hvilke mduler/fag? Undgå tvetydigheder g utydeligheder (det skal ikke kunne tlkes frskelligt). Skriv i anden persn (du/dig/dine) i stedet fr at skrive den studerende, han/hun etc, så passer det ind i afslagsbrevet. Særligt vedr. supplering af bachelruddannelsen. Med indførelsen af fremdriftsrefrmen er der begrænsede muligheder fr at kvalificere sig til en kandidatuddannelse ved at tage supplerende fag udver sin bachelruddannelse. På uddannelser uden adgangsbegrænsning må højst medtages 30 ECTS supplerende aktiviteter, når adgangsgrundlaget vurderes, uanset m fagene er bestået sideløbende med eller efter bachelruddannelsens afslutning. På uddannelser med adgangsbegrænsning er supplering sm udgangspunkt ikke muligt ansøgerne må dg tage supplerende fag(p til 30 ECTS) sideløbende med eller før afslutningen af deres bachelruddannelse, mens supplering efter afsluttet bachelruddannelse ikke må tages med i betragtning. Hvis du under vurderingen af en knkret ansøger kmmer i tvivl m, hvilke fag du må tage med i betragtning, er du meget velkmmen til at kntakte den relevante sagsbehandler i Optagelse. Hvis ansøgeren har t eller flere bachelruddannelser, må du kun tage én af dem i betragtning. Du skal vælge den, der stiller ansøgeren bedst muligt. Fra den anden bachelruddannelse må der kun tages p til 30 ECTS i betragtning, uanset m den er afsluttet før eller efter den primære bachelruddannelse.

15 Frmulering af afslag på faglige vurderinger i STADS-DANS: Standardtekst sm ligger i DANS, manglende kvalifikatiner dansk: Afslaget er givet på baggrund af manglende faglige kvalifikatiner. Du mangler følgende: - [indsæt fag g/eller uddannelse] Den faglige vurdering flettes ind i brevet på denne måde: Uddrag af afslagsbrev: Vi har vurderet din ansøgning, g vi må infrmere dig m, at din akademiske baggrund ikke pfylder de specifikke adgangskrav til kandidatuddannelsen i [[OFFER_NAME]] ved Aarhus Universitet, sm de er beskrevet i studierdningen fr uddannelsen. Begrundelse [[DIN FAGLIGE VURDERING FLETTES IND HER]] Vres afgørelse er baseret på de dkumenter, sm du har vedhæftet din ansøgning. Standardtekst, manglende kvalifikatiner engelsk: Yu lack the fllwing: - [indsæt fag g/eller uddannelse] Den faglige vurdering flettes ind i brevet på denne måde Uddrag af afslagsbrev: We have nw examined yur applicatin(s) t Aarhus University. The assessment is based n yur submitted dcuments. If yu have nt submitted all the required dcumentatin as stated n ur web site r nline applicatin frm, we have nt been able t assess yur qualificatins. Yu have applied fr admissin t the Master s degree prgramme in [[OFFER_NAME]]. Yu have been assessed as nt qualified, as yu d nt meet either the academic r linguistic requirements (r bth) fr this specific prgramme. [[DIN FAGLIGE VURDERING FLETTES IND HER]]