Der vil blive serveret 2 stk. smørrebrød i forbindelse med mødet.

Transkript

1 Haderslev Boligselskab Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde mandag den 11. april 2016, kl på SC Haderslev, Naffet 2, kld., 6100 Haderslev. Der vil blive serveret 2 stk. smørrebrød i forbindelse med mødet. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Afholdte BUS-samtaler Den fremtidige organisationsbestyrelse Evaluering på Forårsmessen Indgåelse af en databehandleraftale Personaleforhold Generel orientering Økonomisk rådgivning Indkøb af hjertestarter - Hiort Lorenzen Plejecenter Ansøgning om tilskud til Hoppeborg, afd. 16/ Kommende fælles Boligsocial Helhedsplan stade for ansøgning Undersøgelse af boliger for Radon Nybyggeri og renovering Stade på Helhedsplan for afd. 16/ Stade på igangværende LBF-ansøgninger afd. 16/26, afd. 16/27, afd. 16/51 samt afd. 16/63 og 16/ X-House mulig kommende byggesag Boligorganisationens afdelinger Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Erik Knutzen Kim Andersen Øvrige deltagere: Jens Overgaard, Domea.dk (BYG) Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Lone Birch Uffe Steiner Jensen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Marie Bach Grønbæk, Rambøll Udsendt den 7. april 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referater af møderne hhv. den 26. januar 2016 samt den 4. marts 2016 (mailmøde). Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. 3.4 Afholdte BUS-samtaler Orientering om afholdte BUS-samtaler ved Kaj Ringsted. 3.5 Den fremtidige organisationsbestyrelse Orientering gives på mødet af Kaj Ringsted fokus vil være organisationsbestyrelsen for Haderslev Boligselskab i dag og fremover. Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse om den fremtidige organisationsbestyrelse. 3.6 Evaluering på Forårsmessen 2016 Evaluering på deltagelsen ved Forårsmessen Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse om årets messe. Side 2 af 6

3 3.7 Indgåelse af en databehandleraftale Domea.dk anvender flere digitale systemer i forbindelse med administrationen af jeres boligorganisation og -afdelinger. I den sammenhæng håndterer vi personoplysninger i forbindelse med fx opnoteringer på ventelisten, udlejning af ledige boliger, registrering og opbevaring af klager, rekruttering af nye medarbejdere samt registrering af oplysninger i forbindelse med lønudbetalinger og udbetaling af honorarer til bestyrelsesmedlemmer m.v. Juridisk set er det boligorganisationen, der er dataansvarlige for personoplysninger. Boligorganisationen kan imidlertid vælge at overlade det til andre at stå for den praktiske behandling af personoplysningerne på jeres vegne. Det har I gjort ved at indgå en forretningsføreraftale med Domea.dk. Domea.dk er herefter den, der udfører databehandlingen, og Domea.dk betegnes derfor som databehandleren i lovens forstand. Persondataloven fastslår, at Domea.dk (som databehandler) ikke må bruge de oplysninger, der modtages, til andet end udførelsen af opgaven for jer (som dataansvarlige). Det gør vi naturligvis heller ikke, men det er desværre ikke nok, at der er indgået en forretningsføreraftale. Lovgivningen kræver, at der også indgås en skriftlig aftale om selve databehandlingen. Domea.dk har derfor udarbejdet en databehandleraftale, der lever op til de krav, som persondataloven og Datatilsynet stiller. Det skal understreges, at aftalen ikke ændrer på de (praktiske) forhold, der allerede gælder og er aftalt mellem boligorganisationen og Domea.dk. Der er alene tale om en aftale, som kan dokumentere, at vi lever op til lovgivningens krav. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning, og at bestyrelsen underskriver den vedlagte databehandleraftale. 3.8 Personaleforhold Generel orientering Generel orientering gives på mødet af Jan Bojsen. Endvidere ønske om ansættelse af kontorassistent/servicekoordinator med et ugentligt timetal på 25 timer som følge af en stadig stigende arbejdsmængde på SC Haderslev samt for sikring/opdatering af f.eks.: Husordener, råderetskataloger samt standardvedligeholdelsesreglementer. Fastholdelse af tendens med faldende tomgang (lokal boligbutik). Medvirken til uddannelse af beboerdemokraterne herunder det digitale bestyrelsesrum. Backoffice for kommende genhusningskoordinator samt generelt for helhedsplanen i afd. 16/25. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender ansættelse af kontorassistent/servicekoordinator med et ugentligt timetal på 25. Udgiften til ansættelse vil specifikt angå Haderslev Boligselskab, hvorfor øvrige organisationer under SC Haderslev friholdes. Side 3 af 6

4 3.9 Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end borgere har fået rådgivning. Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden og 40 mio. kroner i perioden til gratis og frivillig gældsrådgivning Indkøb af hjertestarter - Hiort Lorenzen Plejecenter Fra Centerleder Karen Margrethe Iversen, Hiort Lorenzen Plejecenter er indsatte mail modtaget: Fra: Karen Margrethe Iversen Sendt: 4. februar :52 Til: Jan Bojsen Emne: hjertestarter Hej Jan Vi har tidligere talt med jer om opsætning af hjertestarter her på HLC, hvor Domea på det tidspunkt gav udtryk for at I havde mulighed for at afholde udgiften til indkøb og opsætning. Vi er kommet dertil at vi gerne vil opsætte hjertestarter op her. Hvordan er jeres status vedr. dette. Med venlig hilsen Karen Margrethe Iversen Centerleder Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøb af hjertestarter via midler fra arbejdskapitalen herunder bevilling af tilskud til løbende servicering. Side 4 af 6

5 3.11 Ansøgning om tilskud til Hoppeborg, afd. 16/25 Der er fra Jørgen Sørensen, Skovvænget 36, 1. th. modtaget ansøgning om tilskud til Hoppeborg i forb. med den årlige Børnedag, lørdag d. 23. juli 2016 se vedlagte ansøgning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender tilskud via arbejdskapitalen til Hoppeborg på i alt kr ,25 inkl. moms Kommende fælles Boligsocial Helhedsplan stade for ansøgning Orientering gives på mødet af Jan Bojsen Undersøgelse af boliger for Radon Orientering gives på mødet af Lars Kruse. Der henvises til indsatte link: Det indstilles, at bestyrelsen optager punktet til drøftelse. 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Stade på Helhedsplan for afd. 16/25 Orientering gives på mødet af Jens Overgaard, Domea.dk (BYG) samt Marie Bach Grønbæk, Rambøll. Punktet vil have særlig fokus på proces for beboerinddragelse samt hvorledes vi systematisk vil arbejde for at undgå fejl, misforståelser og potentielle voldgiftssager for projektet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt optager drøftelse vedr. beboerinddragelse m.v. 4.2 Stade på igangværende LBF-ansøgninger afd. 16/26, afd. 16/27, afd. 16/51 samt afd. 16/63 og 16/69 Orientering gives på mødet af Jens Overgaard, Domea.dk (BYG). Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt evt. optager drøftelse. 4.3 X-House mulig kommende byggesag Idet tomgangsprocenten for almene boliger i Haderslev Kommune igen er under 2 procent, og der til stadighed er henvendelser til SC Haderslev vedr. projekt X- house - tidl. præsenteret i dagspressen, messer m.v. anbefales drøftelse om projektet og procesen fra tanke til virkelighed. Side 5 af 6

6 Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse om projekt X-house samt beslutter videre proces. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet af Jan Bojsen. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 30. maj 2016, kl sted er endnu ikke planlagt. Organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 12. september 2016, kl sted er endnu ikke planlagt. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 21. november 2016, kl sted er endnu ikke planlagt (standardpunkter undtagen regnskab og budget). Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 28. november 2016, kl sted er endnu ikke planlagt (regnskab og budget). Ordinært repræsentantskabsmøde mandag d. 28. november 2016, kl sted er endnu ikke planlagt (startende med spisning). 7 Eventuelt Side 6 af 6