Generelt Trade Finance indstillinger Engelsk tekst Menuvalg Opret ny. Opret ny Opret Eksportinkasso Opret inkasso Eksportinkasso Tom formular.

Transkript

1 Generelt Denne beskrivelse viser dig hvordan du kan oprette en Eksportinkasso i Business Online; Garantier og Trade Finance modulet. Beskrivelsen gennemgår i hovedtræk de indtastninger en bruger af modulet typisk foretager under oprettelse af en eksportinkasso. Forinden du første gang forsøger at oprette en eksportinkasso skal du sikre dig, at eksportinkasso er valgt som det produkt, du ønsker vist i Garantier og Trade Finance modulet. Det gøres under menuen Trade Finance indstillinger. Hvis du ønsker vejledning til denne opsætning, er der mere hjælp at hente i Kom Godt i Gang dokumentet; Trade Finance indstillinger. I beskrivelsen er der en række indtastningsfelter hvoraf nogle er påkrævet for at eksportinkassosagen kan ekspederes. Indtastningsfelter markeret med en rød stjerne er kravs felter, du skal udfylde. I de øvrige felter uden stjerne, er der ikke krav om valg eller indtastning. Engelsk tekst Du vil opleve, at selvom du anvender den danske version af Business Online, så anvender eksportinkassoformularer i stor udstrækning engelsk tekst. Derved er der overensstemmelse mellem feltbeskrivelsen i skærmbilledet og den tekst, der senere fremkommer i inkassationen til jeres udenlandske modpart. Desuden er det af samme årsag vigtigt, at dine indtastninger også er engelske. Hvis du generelt har brug for hjælp til de enkelte skærmbilleder, kan du trykke på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne. Derved fremkommer en kort beskrivelse af de enkelte indtastningsfelter i skærmbilledet og de valgmuligheder, der måtte være. Menuvalg I menuen Garantier og Trade Finance finder du elementet Opret ny. Her har du bl.a. adgang til at oprette eksportinkassationer og ændringsanmodninger. Herfra kan du også oprette tekstmeddelelser til Danske Bank vedrørende aktuelle eksport- eller importinkassosager. Alternativt kan du også få adgang til Opret ny ved at anvende en af de genveje, der bl.a. findes på indgangsbilledet for Garantier og Trade Finance modulet. Opret Eksportinkasso Du opretter en eksportinkasso ved at trykke på det blå link Opret inkasso ud for overskriften Eksportinkasso. Herefter fremkommer nedenstående skærmbillede. Her har du mulighed for enten at anvende en tom formular eller at anvende en tidligere sag som skabelon for den nye eksportinkassosag. Vi vælger i denne beskrivelse at anvende en tom skabelon og markerer radioknappen ud for Tom formular. Tryk herefter på OK knappen. 1

2 Stamdata Øverst i formularen ses stamdata på den sag, du er ved at oprette. Indtastningsfelter I første del af indtastningsformularen skal du først og fremmest tage stilling til eksportinkassosagens Collection form. Du skal aktivitere radioknappen ud for enten Export Collection eller Direct Collection. Vælger du Export Collection er det Danske Banks Trade Finance afdeling som forestår den fulde håndtering og afsendelse af eksportinakssationen til den udenlandske bank. Vælges derimod Direct Collection vil du få tilsendt et cover letter via Business Online, og derefter selv fremsende inkassationen til den udenlandske bank, samme med de øvrige relevante dokumenter. Direct Collection kan nedbringe den samlede ekspeditionstid på inkassationen og hos mange af vores kunder matcher Direct Collection ofte godt med deres øvrige forretningsprocesser i virksomheden. Hvis der ønskes yderligere oplysninger om mulighederne i Direct Collection, kan I rette henvendesle til Trade Finance afdelingen. Own reference giver jer mulighed for at tilknytte jeres eget reference nummer mv. til sagen. Herefter skal du i feltet Counterpart angive modparten, som kan søges blandt de modparter I har oprettet under menuen; Modparter. Du kan også oprette en helt ny modpart via aktionsknappen. Men det er kun relevant, hvis modparten ikke findes i forvejen. 2

3 Inkassobeløb Betalingsbetingelser Efter at du har indtastet henholdsvis beløb og valutaenhed, skal du via radioknapperne tage stilling til Payment terms. Du har her 4 valgmuligheder, der alle er skitseret i tabellen herunder. At sight Hvis inkassationen skal være betalbar ved sigt, markerer du radioknappen At sight. Deferred. Due date Deferred, period after; Without payment Hvis inkassationen skal være betalbar ved udskudt betaling på en bestemt dato (fast forfaldsdato), markerer du radioknappen Deferred. Due date og skriver datoen i feltet. Hvis inkassationen skal være betalbar ved udskudt betaling i et antal dage, måneder eller år efter en given dato, markerer du radioknappen Deferred. Due og udfylder felterne med de ønskede parametre. Hvis inkassationen må udleveres uden betaling, skal du markere radioknappen Without payment. Dokumenter Opkrævende bank I afsnittet Documents enclosed skal du angive antallet af dokumenter ud for hver dokumenttype, som du ønsker vedlagt inkassationen. Ligeledes kan du anføre et eventuelt Courier slip no. hvis dette er aktuelt. Det er et krav at du angiver hvilken bank, der skal forestå den udenlandske inkassation. Det kan du enten gøre ved at angive en specifik SWIFT kode på banken eller at indtaste navn og adresse på banken. 3

4 Hvis du ikke har den eksakte SWIFT kode, kan du ved at trykke på globussen aktivere et søgebillede, hvor du kan angive dine oplysninger. Efter at have trykket OK fremkommer der en liste med valgbare SWIFT koder. Ved at vælge en af disse bliver feltet med navn og adresse på den opkrævende bank automatisk udfyldt. Instruktioner Ud for Instructions skal du markere de instruktioner, der er gældende for inkassationen. Du kan markere en eller flere af tjekboksene. Under Special instructions kan du skrive eventuelle yderligere instruktioner vedrørende inkassationen. Ligeledes kan du anføre navn og adresse på en agent, som eventuelt måtte være tilknyttet forretningen. Sagsbehandling information I sidste sektion anføres de oplysninger som Danske Bank skal bruge til at behandle inkassationen. Under Trade Finances omkostninger skal du markere hvem, der skal betale de omkostninger, som vedrører Danske Banks sagsbehandling og håndtering. Desuden skal du tage stilling til hvem, der skal betale de omkostninger, som måtte tilgå under præsenterende banks behandling. Hvis sagen sendes gennem Danske Bank som en Export Collection, kan du desuden også skrive en generel tekstbesked til Trade Finance. Afregningskonto Du kan også anføre hvilken konto det inkasserede beløb til sin tid skal indsættes på. Du kan vælge blandt kontiene i drop-down listen. Alternativt kan du skrive konto nummeret på en anden konto, hvis den ikke findes i drop-down listen. 4

5 Kontaktperson Gem og godkend Det er påkrævet at du anfører et telefonnummer og en kontaktperson hos jer, som Dansk Bank kan kontakte, såfremt der opstår spørgsmål til behandlingen af eksportinkassosagen. Hvis du ikke ønsker at gøre anmodningen færdig nu, kan du gemme dine indtastninger som en kladde, som du senere kan vende tilbage til. Det gør du ved at markere radioknappen Gem som kladde og tryk OK. Når sagen er gemt som kladde kan du få vist begæringen ved at trykke Vis print. Når sagen er klar til ekspedition og du har indtastet de nødvendige oplysninger, kan du vælge Godkende nu og dermed godkende sagen med det samme eller Godkend senere ved at lægge den i udbakken under mangler godkendelse. Hvis du ikke har godkendt inkassationen med det samme, men i stedet har valgt f.eks. Godkend senere, vil inkassationen ligge klar til afsendelse/ godkendelse i Postcenterets faneblad Post til afsendelse. Herfra skal inkassationen godkendes før den frigives fra jeres side. Rettighederne til henholdsvis at oprette og godkende inkassationer afhænger af de brugerrettigheder, jeres virksomhed har valgt på området. Elektronisk underskrift Den medarbejder, der ønsker at godkende emner i Post til afsendelse, udvælger nu de sager, der ønskes godkendt og trykker Godkend. Herefter fremkommer en liste over de valgte emner, samt det elektroniske godkendelsesbillede, hvor du i bunden af billedet skal indtaste din personlige kode. Når du har gjort dette og trykket OK, vil sagen enten blive lagt til 2. godkendelse i Post til afsendelse eller blive sendt direkte til Danske Bank, afhængigt af den enkeltes brugerrettighed. Når sagen godkendes sendes anmodningen til Danske Bank, som herefter ekspederer sagen videre. 5

6 Cover letter Export Collection; Ved Export Collection vil I modtage et Cover Letter i Postcentret, Ny post. Ved at klikke på det blå link i emne kolonnen, åbnes brevet. I kan nu printe brevet, vedhæfte de aktuelle dokumenter og sende det til Trade & Export Finance. Letter of Instruc. Direct collection; Såfremt I har valgt Direct Collection vil I i stedet modtaget et Letter of Instruc. i Postcentret, Ny post. I skal nu vedhæfte de aktuelle dokumenter til instruktionsbrevet og selv forestå den videre ekspedition. For begge inkasso typer kan I se en kopi af inkasso anmodningen under Sager Dokumenter generelt Når Danske Bank har behandlet begæringen, udsteder vi en række dokumenter. Alle dokumenter vil være tilgængelige i Postcenteret unden fanebladet Ny Post. Ved at klikke på det blå link i emne kolonnen, åbnes et skærmbillede med inkassationens informationer Økonomi Under menupunktet Økonomi, faneblad Afventer betalinger, kan du se de inkassationsbeløb, der forventes at tilgå jer i fremtiden. I øverste sektion kan du angive søgekriterier til at fremfinde relevante sager som du ønsker at se i den nederste sektion. I den midterste sektion kan du se en aggregeret opgørelse over forventede indbetalinger og udbetalinger vedrørende modulets produkter. Opgørelsen er opdelt på valutaenheder. 6

7 Sager Ønsker du efterfølgende at se hændelser og status på en konkret eksportinkasso, kan du via menuen Sager få adgang til en inkassationens stamdata. Indtast enten Sags nr. eller Egen reference som søgekriterium. I det efterfølgende skærmbillede kan du via de blå links tilføje en ny Egen reference til en eksisterende inkassation. Du kan også oprette en note eller skifte modpart alias på sagen. Et skifte af modpart alias vil ikke ændre inkassodokumenterne (det juridiske grundlag), så der er altså kun tale om en, for jer, intern ændring af modpart alias. Du har også mulighed for at få vist den korrespondance, der er tilknyttet inkassosagen, ved at trykke på knappen Vis sagens post. Du kan også oprette en fri tekstmeddelelse til Danske Bank vedrørende sagen. Dette gør du via knappen Opret fri tekst meddelelse Ændringsanmodning Hvis du sidenhen ønsker at foretage en ændring af en eksisterende eksportinkasso, kan du via menuen Opret ny under afsnittet Eksportinkasso oprette en ændringsanmodning. Når du har trykket på linket Opret ændring, skal du fremsøge sagen via enten Sags nr. eller Egen reference. 7