Byrådets og udvalgenes arbejde med Budget , proces og tidsplan

Transkript

1 Byrådets og udvalgenes arbejde med Budget , proces og tidsplan Dette notat beskriver proces- og tidsplan for budgetlægningen for budget Indhold: 1. Vigtige elementer i årets budgetlægning Processen i budgetlægningen Opgaver i budgetlægningen Roller i budgetlægningen Konkret tidsplan Vigtige elementer i årets budgetlægning Den økonomiske politik som baggrund for budgetlægningen Visionen i den økonomiske politik er, at der skal sikres handlefrihed for Byrådet. Denne handlefrihed skabes ved at sikre et økonomisk råderum for politiske ønsker og prioriteringer i en tid med stramme økonomiske rammer. De politiske ønsker er tydeliggjort via Byrådets Udviklingsstrategi og de vedtagne politikker. Det økonomiske råderum kan også tages i anvendelse, hvis det viser sig undervejs i budgetprocessen, at budgettet ikke hænger sammen, eller der ikke kan findes effektiviseringsprojekter nok til at dække den omprioriteringspulje, der ligger i budgettet i 2017, 2018 og Udgangspunktet for en budgetlægningsproces kan variere. Der er forhold, som Byrådet selv er med til at styre, men der er også forhold som konjunkturer og rammebetingelser, der kommer udefra. Derfor er det nødvendigt at have et beredskab i form af et handlekatalog med mulige handlinger, som Byrådet kan tage i brug, hvis det viser sig, at budgettet ikke hænger sammen. Det foreslås derfor, at der igen i år udarbejdes et administrativt handlekatalog med forslag til besparelser, effektiviseringer og strukturtilpasninger parallelt med den politiske budgetproces. Styrket dialog med borgere og interessegrupper Der er i årets budgetproces lagt til op til en styrket dialog med borgere og interessegrupper. På den baggrund tilrettelægges der i juni 2016 en særlig dialog med Den brede Borgerrepræsentation om forudsætningerne for budgetlægningen og om handlekataloget. Sigtet er at engagere repræsentanter i bestyrelser, råd og nævn i en tidlig dialog om de konkrete budgetudfordringer, som Byrådet står over for at skulle løse. Dialogen tilrettelægges i samarbejde med udvalgs- og gruppeformænd. 1

2 Herudover afholdes et offentligt informationsmøde omkring forudsætningerne for budgetlægningen og der gives mulighed for, at borgere og interessegrupper kan kommentere årets handlekatalog via kommunens hjemmeside. Det er først i midten af august måned, at Byrådet kender de rammebetingelser, der afgør, hvordan bundlinjen i budgettet ser ud. For at give tid nok til, at borgere og interessegrupper kan kommentere de enkelte forslag, inden de sidste budgetforhandlinger foregår, foreslås det at offentliggøre handlekataloget før sommerferien. Dette kræver en stor kommunikationsindsats overfor borgerne, fordi man på dette tidspunkt ikke ved, hvor stor brug der bliver for forslagene i handlekataloget. Det skal kommunikeres ud, at handlekataloget netop er et katalog over muligheder og ikke et katalog over ting, som Byrådet allerede har besluttet at ændre på. Styrket fokus på effektiviseringsprojekter på baggrund af omprioriteringsbidraget til Staten Skanderborg Kommune har siden 2011 indarbejdet effektiviseringer på ½ pct. per år på alle kontrakt- og aftaleområder. Dertil kommer, at der i flere af årene også er implementeret fælles effektiviseringspuljer. Der er budgetlagt ½ pct. effektivisering på alle områder til og med Det omprioriteringsbidrag, som kommunerne skal afgive til Staten, betyder, at der skal sættes ekstra skub i at skabe flere effektiviseringsprojekter. Dette er én af hovedopgaverne i budgetlægningen for Omprioriteringsbidraget for 2016, som i alt var på 5 mio. kr., blev udmøntet som en ekstra ¼ procent på alle budgetområder. For de næste budgetår blev der indarbejdet en pulje på 24 mio. kr. i 2017, 48 mio. kr. i 2018 og 72 mio. kr. i 2019 og frem, der endnu ikke er udmøntet på specifikke områder eller projekter. I budgetaftalen for budget 2016 blev der oplistet 14 konkrete effektiviseringsprojekter, der i løbet af efteråret 2015 bliver analyseret nærmere. Det bliver besluttet i Økonomiudvalget inden udgangen af 1. kvartal 2016, hvilke af disse 14 projekter der sættes i gang og dermed hvor stor en del af omprioriteringspuljen, der kan udmøntes på disse. Dette analysearbejde og efterfølgende beslutning i Økonomiudvalget kører således sideløbende med budgetprocessen for budget Det er en del af budgetlægningen for 2017 at finde projekter til den resterende del af omprioriteringsbidraget. Men det konkrete beløb for hvor stor resten af omprioriteringsbidraget er, ved vi således først med udgangen af 1. kvartal Det kan også blive nødvendigt at inddrage forslag til besparelser og strukturtilpasninger fra handlekataloget til brug for omprioriteringsbidraget. Sammenhæng til Udviklingsstrategien I budgetlægningen for 2016 blev der gjort en indsats for at få koblet de budgetmæssige prioriteter og Byrådets strategiske fokusområder i Udviklingsstrategien sammen. Arbejdet med de ti strategispor i Udviklingsstrategien er organiseret i fem særlige udvalg samt de stående fagudvalg og Økonomiudvalget. Dette udmøntede sig ved sidste års budgetlægning i, at de to særlige udvalg, der på daværende tidspunkt havde afsluttet deres arbejde, hver fik tildelt 2 mio. kr. til udmøntning af de 2

3 forandringsforslag, de kom med. Dette blev finansieret af fra OIK-puljen (omstilling, innovation og kompetenceudvikling). Der er også i budgetlægningen for 2017 to særlige udvalg, hvis resultater skal med i budgetarbejdet. Udvalget, der arbejder med Skanderborg Midtby og Sølund, har arbejdet i efteråret 2015, mens udvalget for Turisme arbejder i foråret Det vil blive foreslået ved overleveringen fra det særlige udvalg vedrørende Skanderborg Midtby og Sølund til Byrådet, at disse to udvalg også får tildelt hver 2 mio. kr. fra OIK-puljen. De forandringsforslag, der eventuelt kommer fra fagudvalgs arbejde med strategisporene i Udviklingsstrategien, indgår i budgetarbejdet på lige fod med andre forandringsforslag fra fagudvalgene. 2. Processen i budgetlægningen Figur 1 giver et overblik over strukturen i budgetprocessen. Nedenfor figuren beskrives de enkelte elementer. Se alternativt denne lille film, der fortæller om processen her: Figur 1: Den overordnede struktur i budgetprocessen for

4 Budgetlægningen i fagudvalgene løber fra marts til juni. Her arbejdes der med forslag til forandringer på både drift og anlæg. Da nogle af fagudvalgene også arbejder med et strategispor i udviklingsstrategien kan dette arbejde omfatte både forslag til forandringer, der skal realisere Byrådets Udviklingsstrategi og forandringsforslag, der udspringer af politikker på fagområdet. D. 12. april er der temamøde i Byrådet. Emnet er effektiviseringer til udmøntning af omprioriteringspuljen. På dette tidspunkt er det afgjort, hvilke af de 14 effektiviseringsprojekter fra budgetaftalen fra Budget 2016, der realiseres, og man ved derfor på dette tidspunkt, hvor stor restpuljen er. Formålet med temamødet er at finde nye emner for effektiviseringer og drøfte, hvor langt man kan komme via strukturændringer. Der arbejdes på at få en ekstern oplægsholder, der kan udfordre Skanderborg Kommunes syn på effektiviseringer og de rammer, der arbejdes inden for, samt facilitere en dialog i byrådet. På budgetstatusmødet i juni overleveres udvalgenes arbejde med forandringer både på drift og anlæg. Det er også planen, at det særlige udvalg, der arbejder med strategisporet Turisme overleverer sit arbejde til Byrådet på dette budgetstatusmøde. Administrationen har inden budgetstatusmødet i juni udarbejdet et handlekatalog med forslag til besparelser og effektiviseringer. Dette handlekatalog udarbejdes rent administrativt og behandles ikke i fagudvalgene. Forslagene i handlekataloget lægges på kommunens hjemmeside hen over sommeren, så borgere og interessegrupper gives mulighed for at kommentere disse. Det forventes, at Regeringen og KL laver en aftale om kommunernes økonomi for 2016 i juni måned. Herefter kan bundlinjen i hele budgettet beregnes. Det politiske arbejde efter sommerferien handler om at få dette til at hænge sammen, så standarderne omkring overskud på den ordinære drift og kassebeholdningen holdes. På Byrådets budgetseminar i august gøres der status på bundlinjen. Kort efter Budgetseminaret afholdes et informationsmøde for borgere og interessegrupper, og en uges tid herefter afsluttes muligheden for kommentering på hjemmesiden, og budgetforhandlingerne blandt politikerne starter. 3. Opgaver i budgetlægningen Det tekniske budget Budgetlægningen tager udgangspunkt i det tekniske budget. Det tekniske budget er udtryk for en videreførelse af den igangværende kommunale virksomhed med de allerede trufne beslutninger fremskrevet til et nyt pris- og lønniveau og med et realistisk skøn over antallet af modtagere af den kommunale service. Det tekniske budget udarbejdes ved, at budgetoverslagsår 2017, som vedtaget ved Budget 2016, korrigeres for: Politiske ændringer. Dette er afledte konsekvenser af Byrådets beslutninger siden sidste års budgetvedtagelse. 4

5 Demografi. På baggrund af den årlige befolkningsprognose korrigeres budgetterne i forhold til de forventede ændringer i befolkningstallet. Det drejer sig om områderne dagpasning, skoler og ældre. Øvrige korrektioner. De øvrige korrektioner kan f.eks. være ændringer af overførselsudgifter på baggrund af Statens og KL s konjunkturskøn eller ændring af medfinansiering af sundhedsudgifter til Regionen på baggrund af ændrede prognoser fra Regionen. Pris- og lønregulering. Budgettet korrigeres for den forventede pris- og lønudvikling, som udmeldt af KL. Det tekniske budget vil blive fremlagt Økonomiudvalget i marts eller april 2016 afhængigt af, hvornår KL udmelder forventningerne til pris- og lønskøn. Det tekniske budget vil herefter løbende hen over foråret og sommeren 2016 blive tilpasset, idet alle forudsætninger ikke er kendt i marts/april måned. Det endelige tekniske budget vil foreligge ved budgetseminaret august De ændringer, der er foretaget i det tekniske budget, vil blive beskrevet til Byrådet med oplysninger om de anvendte forudsætninger, årsagsforklaringer m.m. Hensigten er at skabe overblik over de indlagte ændringer, så Byrådet har mulighed for at forholde sig eksplicit til de enkelte ændringer. Politisk vedtagne forandringer En forandring betyder en ordre til at gennemføre et konkret projekt. I budgetaftalerne for de seneste år har forandringer været opdelt på fire typer af forandringer: Forandringer der kan udføres indenfor det eksisterende budget Forandringer der kræver en budgetudvidelse Forandringer der giver en budgetreduktion Dertil kommer anlægsprojekter, der i princippet også er forandringer. Det er fagudvalgene, der har den politikformulerende rolle. Derfor er det også udvalgene, der kommer med forslag til nye eller reviderede forandringer i budgetlægningen. Da nogle af fagudvalgene også arbejder med et strategispor i udviklingsstrategien, kan dette arbejde omfatte både forslag til forandringer, der skal realisere Byrådets Udviklingsstrategi og forandringsforslag, der udspringer af politikker på fagområdet. Udvalgenes forslag til forandring skal være færdige inden budgetstatusmødet i Byrådet juni Med hensyn til anlæg, så kan udvalgene foreslå omprioriteringer indenfor de anlæg, der ligger på den gældende investeringsoversigt. Der er i begrænset omfang også mulighed for at foreslå nye anlæg ud i de yderste budgetoverslagsår indenfor de ikke-disponerede rådighedsbeløb, der findes her. Det fremgår af budgetforliget for budget 2016, at Byrådet er opmærksomt på, at der kan være behov for at afsætte yderligere anlægsmidler til skolerenoveringer i de kommende budgetaftaler. Derfor er der begrænsede muligheder for anlægsudvidelser på andre budgetområder. 5

6 Handlekatalog I henhold til den økonomiske politik skal der skabes et råderum i budgettet. Til brug for dette vil der administrativt blive udarbejdet et katalog over hvilke handlemuligheder Byrådet har dels til brug for udviklingstiltag og dels til brug hvis budgettet ikke hænger sammen, eller der ikke kan findes effektiviseringsprojekter nok til at dække omprioriteringspuljen. Handlekataloget udarbejdes som nævnt administrativt, det vil sige, at kataloget ikke behandles i hverken fagudvalg, Økonomiudvalg eller Byråd. Det er alene udtryk for administrationens forslag til mulige besparelser, effektiviseringer og strukturtilpasninger. I Skanderborg Kommune skelner vi mellem tre begreber: besparelser, effektiviseringer og strukturtilpasninger. Med ordet besparelse menes en reduktionen af det hidtidige budgetbeløb kædet sammen med nedsat serviceniveau - f.eks. nedlæggelse af en aktivitet, fjernelse af et tilskud eller reduktion af et kvalitetsniveau. Der er således tale om både en lavere kvalitet/service overfor borgerne og et lavere ressourceforbrug på samme tid. Med ordet effektivisering menes en reduktion af det hidtidige budgetbeløb kædet sammen med en smartere og billigere måde at gennemføre samme aktivitet på. En effektivisering har således ikke konsekvenser for serviceniveauet. Strukturtilpasninger kan både være en form for effektivisering og besparelse der ændres på organisering, placering eller udførelsesmåde, som set fra kommunens side er en mere effektiv måde at udføre servicen på, men som set fra borgerne ses som en serviceforringelse. Handlekataloget skal indeholde et overblik over mulige forslag til besparelser, effektiviseringer og strukturændringer. Effektiviserings- og strukturforslagene kan bl.a. udspringe af de drøftelser, der har været på Byrådets temamøde om effektiviseringer i april. Økonomiudvalget vurderer ved opstarten af det tekniske budget, hvor stort handlekataloget skal være. Direktionen igangsætter en proces for udarbejdelsen af handlekataloget. Omprioriteringspulje Som nævnt i afsnittet ovenfor skelnes der mellem forslag til besparelser og forslag til effektiviseringer. I budgetlægningen for 2016 blev der indlagt en årlig pulje i budgettet til dækning af omprioriteringsbidraget til Staten på 24 mio. kr. i 2017, 48 mio. kr. i 2018 og 72 mio. kr. i 2019 og frem. Puljerne skal i udgangspunktet dækkes af effektiviseringer i hele organisationen. Disse effektiviseringer er endnu ikke er udmøntet på specifikke områder eller projekter. Der er gennem sidste års budgetlægning udpeget 14 konkrete mulige effektiviseringsprojekter: - Effektivisering af Entreprenørafdelingen (Vej og trafik) - Sammenlægning af dagtilbuddene Skanderborg Midt og Skanderborg Vest (Dagtilbud 0-6 årige) - Opsplitning af dagtilbud Skovby/Stjær (Dagtilbud 0-6 årige) - Ledelsesstruktur på skoleområdet (Skoler og pædagogiske fritidstilbud) 6

7 - Flytning af Niels Ebbesen Skolens SFO (Skoler og pædagogiske fritidstilbud) - Pakkevisitering i stedet for visitering til enkeltydelser på Frit valg (Ældre) - Ledelsesstruktur på ældreområdet (Ældre) - Effektivisering som følge af 2-1-forflytning (Ældre) - Effektivisering som følge af tiltag i plejeboligplanen (Ældre) - Revisitation af alle borgere i frit valg (Ældre) - Effektivisering som følge af øget anvendelse af velfærdsteknologiske løsninger (Ældre) - Servicelov (boligstrategi) (Beskæftigelses- og arbejdsmarkedsforhold) - Analyse af potentiale i optimeret ejendomsdrift og bygningsanvendelse (Kommunale ejendomme) - Optimering af kommunal kørsel (på tværs af hele organisationen) Det bliver besluttet i Økonomiudvalget inden udgangen af 1. kvartal 2016, hvilke af disse 14 projekter der sættes i gang, og dermed hvor stor en del af omprioriteringspuljen, der kan udmøntes på disse. Dette analysearbejde og efterfølgende beslutning i Økonomiudvalget kører således sideløbende med budgetprocessen for budget De projekter, som forligskredsen fra budget 2016 ikke kan blive enige om at sætte i gang, oversendes til arbejdet med budget Det er en del af budgetlægningen for 2017 at finde projekter til den resterende del af omprioriteringspuljen. Men det konkrete beløb for hvor stor resten af omprioriteringspuljen er, ved vi således først med udgangen af 1. kvartal Der gives en status på dette på temamødet i Byrådet 12. april 2016, og her besluttes det også, hvordan der skal arbejdes videre med at finde effektiviseringsprojekter for det resterende beløb. 4. Roller i budgetlægningen Byrådets rolle i budgetarbejdet er, at Byrådet foretager den tværgående prioritering af de forslag til forandringer, der kommer fra udvalgene. Økonomiudvalget fastlægger betingelserne for det tekniske budget og tager stilling til eventuelle tvivlsspørgsmål i forbindelse med dette. Økonomiudvalget udmelder rammen for handlekatalogets størrelse. Fagudvalgene er politikformulerende på vegne af Byrådet og arbejder med forslag til forandringer på både drift og anlæg. Udvalgene skal komme med bidrag til budgetarbejdet i form af: forslag til forandringer (og evt. justering af standarder, der er en konsekvens af en given forandring) forslag til justeringer af investeringsoversigten og eventuelt nye anlæg til udmøntning af rest-rådighedsbeløb i de yderste budgetår eventuelle forslag til øvrige omprioriteringer indenfor deres område Input fra udvalg til budgetarbejdet i Byrådet skal behandles i udvalget inden budgetstatusmødet i juni. De særlige udvalg arbejder med hvert sit strategispor i Byrådets Udviklingsstrategi. Dette arbejde præsenteres på et temamøde i Byrådet. Herefter sendes udvalgets arbejde til Byrådet via Økono- 7

8 miudvalget. Det er herefter Økonomiudvalgets opgave at bringe de forslag til forandringer, der kommer fra de særlige udvalg, i spil i den næstkommende budgetlægning eller udmønte dem via OIK-puljen. 5. Konkret tidsplan Her er angivet vigtige datoer for budgetlægningen: 16. dec Budgetproceduren behandles i Byrådet Marts/april 2016 Marts-april Marts-juni Økonomiudvalget forelægges det tekniske budget, når KL har udmeldt forventningerne til pris- og lønstigninger Drøftelse i LokalMEDudvalg med henblik på input til årets budgetlægning Budgetbehandling i udvalgene. Der skal udarbejdes forslag til forandringer på drift og anlæg 12. april Temamøde i Byrådet kl : Drøftelse af forslag til effektiviseringer til udmøntning af omprioriteringspuljen 15. juni Dialogmøde mellem Økonomiudvalget og HovedMEDudvalget. 22. juni Budgetstatusmøde i Byrådet kl : Overlevering af udvalgenes arbejde med forandringsforslag på drift og anlæg 24. juni Offentliggørelse af handlekatalog på kommunens hjemmeside. Alle har mulighed for at kommentere på hjemmesiden. Kommenteringsmuligheden kører indtil d. 2. september. 25. august Byrådets budgetseminar kl. 9-21: Gennemgang af aftalen mellem KL og regeringen, status på finansieringssiden, det tekniske budget, m.m. 26. august Pressemøde kl vedr. budgetlægningen. 29. august Informationsmøde for borgere og interessegrupper kl august Økonomiudvalgets 1. behandling af budget Det er det tekniske budget, der 1. behandles. 2. september Mulighed for kommentering af handlekataloget på hjemmesiden ophører. 7. september Byrådets 1. behandling af budget september Politiske forhandlinger kl september Politiske forhandlinger kl september Politiske forhandlinger kl september Borgmestermøde i KL 22. september Sidste frist for ændringsforslag til budgettet kl Senest d. 19. september forventes indgået en budgetaftale, dog betinget af overholdelse af service- og anlægsrammen på landsplan. 8

9 26. september Politiske forhandlinger kl september Politiske forhandlinger kl september Høring af HovedMEDudvalget 28. september Økonomiudvalgets 2. behandling af budget oktober Byrådets 2. behandling af budget 2017 Disse datoer er reserveret i tilfælde af at budgetaftalen skal gendrøftes på baggrund af landsresultatet. Inden 2. behandlingen af budgettet skal Seniorråd, Handicapråd og Integrationsråd høres. Denne høring står de implicerede fagchefer for. 9