Et politisk afsæt hvor byrådet sætter retning og følger op. Afbureaukratisering, forenkling af sagsgange og hurtigere beslutningsprocesser

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 21. marts 2017 Politikudvikling og styring i Aarhus byråd 1. Resume Indstillingen er en udmøntning af Styringsudvalgets arbejde, hvor fokus særligt har været at tydeliggøre byrådets handlerum, så det styrker mulighederne for at handle og prioritere. De konkrete tiltag i indstillingen forventes at få en positiv effekt i forhold til de 4 pejlemærker, som byrådet har givet for Styringsudvalgets arbejde: Et politisk afsæt hvor byrådet sætter retning og følger op Helhed og forudsigelighed Afbureaukratisering, forenkling af sagsgange og hurtigere beslutningsprocesser Klarhed over roller og ansvar Tiltagene omhandler politikudvikling i byrådet, anvendelse af ledelsesinformation, byrådets rolle i forhold til håndtering af konkrete sagstyper, justering af de faste udvalgs struktur og arbejdsform samt fortsættelse af den udvidede magistrat. De foreslåede løsninger og anbefalinger skal samtidig bidrage til at sikre, at den samlede tid, som byrådet anvender til møder, ikke forøges, og at det bliver lettere at tilrettelægge de samlede politiske aktiviteter for byrådets medlemmer. Politikudvikling og styring side 1 af 8

2 2. Beslutningspunkter Det foreslås at læse oversigten over de anbefalede tiltag i indstillingens afsnit 5 forud for nedenstående indstillingspunkter. Det indstilles, at byrådet beslutter følgende tiltag: At 1) Tiltag til styrkelse af politikudvikling i byrådet tiltrædes, som beskrevet i pkt A,B og C At 2) Styrket anvendelse af ledelsesinformation i byrådet tiltrædes som beskrevet i pkt D og E At 3) Retningslinierne for, hvornår en sag skal forelægges byrådet, tiltrædes som beskrevet i pkt F At 4) Ny opbygning af dagsorden til de ordinære byrådsmøder tiltrædes, som beskrevet i pkt G At 5) Det besluttes at tydeliggøre byrådets rolle i hvem beslutter hvad via de tiltag, som er beskrevet i pkt H og J At 6) Sammenlægning af Socialudvalget og Beskæftigelsesudvalget samt reduktion af Økonomiudvalgets mødekadence tiltrædes som beskrevet i pkt K At 7) Indførelse af fast fælles mødedag for de faste udvalg besluttes som beskrevet i pkt L At 8) Erfaringsopsamling og videndeling vedrørende styrket samspil med civilsamfund mv. via pilotprojekter i Teknisk Udvalg og Kulturudvalget, tiltrædes som beskrevet i pkt M At 9) Ansøgning om dispensation til fortsættelse af den udvidede magistrat, samt forslag om udvidelse af mødetiden tiltrædes som beskrevet i pkt N 3. Baggrund Byrådet besluttede i januar 2015 at nedsætte Styringsudvalget efter Styrelseslovens 17, stk 4 Formålet med Styringsudvalget har været at komme med anbefalinger, som kunne tydeliggøre byrådets handlerum, så byrådet får bedre mulighed for at handle og prioritere. Formålet har også været, at byrådet kommer ind på det rigtige tidspunkt i beslutningsprocesserne. Endelig har det været et særligt fokuspunkt, at byrådet løbende får information, der gør det muligt at sætte retning og følge op på Politikudvikling og styring side 2 af 8

3 beslutninger. Det handler derfor både om selve indholdet og måden informationen præsenteres og drøftes politisk. Styringsudvalgets arbejde har taget afsæt i og bygget videre på den kulturproces, som blev vedtaget med aftalen om styring, struktur og samarbejdskultur i marts Effekt I byrådsperioden frem til 2014 havde Styreforms- og strukturudvalget særligt fokus på at udvikle et lydhørt samspil mellem borgere, virksomheder, foreninger og politikere. Samtidig var der fokus på opgaven med at forene vision og handling og skabe sammenhæng på tværs. Det helt overordnede mål med denne indstilling er, at Aarhus Kommune styres demokratisk på den mest effektive måde til gavn for borgerne og virksomhederne. Derfor er fokus særligt rettet mod byrådets rolle og muligheder for at sætte retning. De konkrete tiltag i indstillingen forventes at få en positiv effekt i forhold til de overordnede 4 pejlemærker, som byrådet har givet for Styringsudvalgets arbejde: 1. Et politisk afsæt hvor byrådet sætter retning og følger op 2. Helhed og forudsigelighed 3. Afbureaukratisering, forenkling af sagsgange og hurtigere beslutningsprocesser 4. Klarhed over roller og ansvar De overordnede pejlemærker for arbejdet signalerer, at det er byrådspolitikerenes rolle og vilkår for opgaverne, som er i centrum for den forventede effekt. Samtidig ønskes en stærk og involverende styringskæde. Klarhed over roller og ansvar indad i kommunen og i samspillet med civilsamfundet er også en vigtig ambition. De nye samarbejdsformer og rolleforståelser er nødvendige for at kunne løse fremtidens velfærdsopgaver og samtidig fastholde et velfungerende lokaldemokrati. De foreslåede løsninger og anbefalinger skal samtidig bidrage til at sikre, at den samlede tid, som byrådet anven- Politikudvikling og styring side 3 af 8

4 der til møder, ikke forøges, og at det bliver lettere at tilrettelægge de samlede politiske aktiviteter for byrådets medlemmer. 5. Ydelser Indstillingens konkrete tiltag har afsæt i Styringsudvalgets 11 anbefalinger. Dertil indstilles det yderligere at styrke styringsstrengen ved at justere på Magistratens mødeform og -tid. Politikudvikling med byrådet i førersædet A Der nedsættes et opgaveudvalg efter Styrelseslovens 17, stk 4. Opgaveudvalget nedsættes for hele byrådsperioden med et gennemgående, overordnet og tværgående tema, som fastlægges af det nuværende byråd forud for konstitueringen. Udvalget besættes af tre medlemmer af byrådet, som vederlægges herfor. B På baggrund af interviews med det nye byråds medlemmer udvælger og prioriterer byrådet de temaer, som skal være afsæt for nedsættelse af minimum tre opgaveudvalg. Udvalgene har til opgave at komme med anbefalinger på områder, der relaterer sig til byrådets fælles mål. Ud over de 5 medlemmer af byrådet kan udvalgene bemandes med borgere, virksomheder, foreninger, eksperter mv. Opgaveudvalgene arbejder forskudt et år ad gangen i løbet af byrådsperioden Udvalgsarbejdet vederlægges ikke. C Med afsæt i det et blanke papirs princip indføres årlige dialoger imellem borgmester/rådmænd og de faste udvalg, hvor det drøftes, hvordan der kan arbejdes henimod beskrivelser af mere end ét løsningsforslag i udvalgte byrådsindstillinger. Anvendelse af ledelsesinformation i Aarhus Byråd D For at styrke byrådets muligheder for at sætte retning og følge op indføres 4 årlige mål- og politikdrøftelser i byrådet. Drøftelserne fastlægges, så der en tæt koordinering med byrådets budget- og regnskabskonferencer. Indførelsen af drøftelserne tilrettelægges, så de ikke øger byrådets samlede mødetid. Politikudvikling og styring side 4 af 8

5 E F Der formuleres en ny ramme for den løbende målopfølgning i de faste udvalg i forbindelse revision af den økonomiske politik. Hvem beslutter hvad Byrådet er øverste myndighed i kommunen. Byrådet har vedtaget en styrelsesvedtægt, hvorefter udgangspunktet er, at den enkelte rådmand/borgmester har kompetencen og ansvaret i de sager, der hører under dennes afdeling. En række sager skal imidlertid forelægges byrådet eller magistraten uanset dette udgangspunkt. En sag skal forelægges byrådet: Når det er bestemt i loven, at kompetencen ligger hos byrådet og ikke kan delegeres (fx hvis der står i loven, at byrådet i et møde skal beslutte) Når byrådet har besluttet, at en bestemt sagstype skal forelægges byrådet. Hvis sagen er principiel, har væsentlige konsekvenser, eller hvis der i øvrigt er tvivl om byrådets holdning til sagen (dette følger i dag af praksis). Det er den enkelte rådmand/borgmester, der har ansvaret for, at de relevante sager forelægges byrådet. Der er udarbejdet en række oversigter, som beskriver sagstyper og sager, som skal forelægges byrådet efter de nuværende regler, byrådsbeslutninger og praksis. Der vil herudover være et større antal sager, som ud fra et konkret skøn skal forelægges byrådet. Oversigterne skal løbende ajourføres af de enkelte afdelinger. G Dagsorden til de ordinære byrådsmøder opbygges, således at der tilføjes et punkt Sager til forventet efterretning. Her placeres sager, hvor der foreligger erklæring fra et enigt udvalg, og sagerne vil som udgangspunkt ikke blive gennemgået. En sag kan dog flyttes til den øvrige del af dagsordenen, såfremt blot ét byrådsmedlem ønsker det. H Det igangværende pilotprojekt i Teknisk Udvalg med udvikling af administrationsgrundlag på flere områder forelægges byrådet i første halvår af 2017 til godkendelse. Virkningen evalueres efter ca 1½ år. Der lægges vægt på, at borgerinddragelsesvinklen indgår i evalueringen af de byrådsgodkendte administrationsgrundlag på udvalgte områder. Politikudvikling og styring side 5 af 8

6 J K L Styringsudvalget har foretaget en omfattende kortlægning af kommunens decentraliseringsordninger. Den grundlæggende decentrale styringsmodel foreslås fastholdt, men kortlægningen har dog rejst et behov for en samlet politisk drøftelse af de bagvedliggende styringsprincipper og -mekanismer i ordningerne. Drøftelsen foreslås tilrettelagt, så den involverer såvel det politiske som administrative niveau og indgår som et element i revisionen af den økonomiske politik. De faste udvalgs struktur og arbejdsform Antallet af faste udvalg reduceres ved at sammenlægge Socialudvalget og Beskæftigelsesudvalget, som begge er knyttet til samme magistratsafdeling. Herved frigøres både tid og kræfter, som byrådets medlemmer kan prioritere til tværgående politikudvikling. Samtidig kan sammenlægningen styrke den politiske koordinering af de indsatser, som går på tværs af de to forvaltningsområder. I den kommende byrådsperiode planlægges der endvidere med ét ordinært møde om måneden i Økonomiudvalget. Møderne koordineres tæt med procedurerne for de større tilbagevendende sager, budget, regnskab, personaleredegørelse mv, som ofte henvises til Økonomiudvalget. Ved hastende sager indkaldes Økonomiudvalget ekstraordinært, som beskrevet i Styringsudvalgets betænkning afsnit 3. I den kommende byrådsperiode indføres en fælles mødedag for de faste udvalg. En fælles mødedag indføres for at forbedre byrådsmedlemmernes muligheder for at planlægge deres virke og samtidig skabe mulighed for at sikre en bedre politisk koordinering og styrke relationerne i byrådsarbejdet. Den fælles mødedag afvikles hver anden onsdag med start kl 15. For at sikre at der bliver mulighed for at tilrettelægge besøg, dialogmøder mv udenfor rådhuset, reserveres der i den årlige mødeplan et antal dage til formålet. Den konkrete fastlæggelse af møderne i de enkelte udvalg sker i forbindelse med en samlet anbefalet mødeplan, som forelægges byrådet til beslutning. Teknisk Udvalg fastholder et ugentligt møde, som hver 2. uge afholdes mandag. Mødetidspunktet fastlægges i forbindelse med den årlige anbefalede mødeplan for samtlige faste udvalg. Byrådets dagsorden udsendes torsdag i ugen før mødet med mulighed for eftersendelse af udvalgserklæringer senest fredag. Politikudvikling og styring side 6 af 8

7 M Borgerinddragelse og samspillet med civilsamfundet i de faste udvalgs arbejde skal gentænkes i lyset af kommunens medborgerskabspolitik. Gennem pilotprojekter i Teknisk udvalg og Kulturudvalget indsamles erfaringer med styrkelse af alternative deltagelsesformer, samskabelse og gentænkning af foretrædet. Erfaringerne skal gøres tilgængelige for de øvrige faste udvalg. Fortsættelse af den udvidede magistrat N Byrådet besluttede med indstillingen om styring, struktur og samarbejdskultur at udvide Magistraten med 3 medlemmer uden portefølje for bl.a. at styrke koblingen til byrådet. Den samlede styringsstreng blev samtidig styrket med direktørernes deltagelse i møderne. Den udvidede magistrat kræver dispensation fra Styrelsesloven. Dispensationen foreslås søgt forlænget for den kommende byrådsperiode i lyset af den positive evaluering af Magistratens virke i indeværende periode. For yderligere at styrke Magistratens understøttende rolle for den samlede politikudvikling og styring i byrådet, foreslås de ordinære magistratsmøder udvidet til 2 timer ugentligt med start mandag Magistratens møder evalueres fortsat løbende i lighed med de faste udvalg. 6. Organisering Implementeringen af de konkrete tiltag skal gribes af det kommende byråd. Derfor vil indfasningen af de nye initiativer ske på en måde, hvor de rammer, der vedtages med indstillingen, i høj grad fyldes ud af det nye byråd. Den administrative del af planlægningen vil samtidig ske i tæt dialog med direktørgruppen for at sikre en stærk tværgående forankring. Politikudvikling og styring side 7 af 8

8 7. Ressourcer Eventuelle udgifter forbundet med indstillingen finansieres indenfor eksisterende budgetter. Konsekvenser for vedlæggelse af byrådets medlemmer vil blive udmøntet efterfølgende. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Styringsudvalgets betænkning Bilag 2: Styringsudvalgets betænkning/bilag Tidligere beslutninger Politisk aftale om styring, struktur og samarbejdskultur. 19. Marts Betænkning om styring, struktur og samarbejdskultur. Byrådsgodkendt 30. Januar 2013 Indstilling om styring, struktur og samarbejdskultur. Byrådsbesluttet 26. juni 2013 Byrådets beslutning om nedsættelse af Styringsudvalg Hvem beslutter hvad? 21. januar 2015 Sagsnummer: 17/ HR og Organisation Tlf.: Antal tegn: Sagsbehandler: Lars Kloppenborg Tlf.: E-post: lakl@aarhus.dk Politikudvikling og styring side 8 af 8