Ledelse af omstilling Støttemuligheder i forbindelse med omstilling, fusion eller nedskæringer

Transkript

1 Ledelse af omstilling Støttemuligheder i forbindelse med omstilling, fusion eller nedskæringer Region Midtjylland 1 Skottenborg DK-8800 Viborg

2 Forord Region Midtjylland er fortsat underlagt strukturændringer og besparelser, som indebærer omfattende forandringer i form af fusioner og sammenlægninger i store dele af organisationen. Ledere overalt i Region Midtjylland gør lige nu deres bedste for at gennemføre processen så ordentligt som muligt både fagligt og personalemæssigt. Med dette hæfte ønsker vi at dele vores viden og erfaring med ledelse af større forandringsprocesser med dig og give inspiration i dit arbejde med at lede forandringer. Direktionen i Region Midtjylland ønsker i så høj grad som muligt at hjælpe den enkelte leder og medarbejder i omstillingen til fremtidens sundhedsvæsen. Der er oprettet et beredskab i, som kan supplere det lokale HR-beredskab. Her har du som leder mulighed for her og nu rådgivning, hjælp til afholdelse af temamøder for medarbejderne samt individuel hjælp til medarbejdere, der indstilles til omstilling eller afskedigelse. Vi har endvidere samlet et overblik over de tilbud, du har mulighed for at gøre brug af i omstillingsfasen mod fremtidens sundhedsvæsen. Sidst i hæftet har vi samlet en oversigt over, hvor du kan hente yderligere hjælp i form af et nyttigt link til generelle retningslinjer, politikker og drejebøger i Region Midtjylland, og hvem du kan kontakte. Med venlig hilsen Per Bo Nørgaard Andersen, Organisation, Ledelse og Procesoptimering 2

3 At tænke fremtiden ind i nutiden Ledere i Region Midtjylland står midt i omstillinger, besparelser og fusioner, som de skal forvalte på kort sigt og samtidig bevare det strategiske udsyn på længere sigt Omstillingen til Fremtidens Sundhedsvæsen. Fokusering opgaven i centrum Ledere eller ledergrupper, som er midt i store forandringer, kan opleve det som at være i en svingkarrusel i høj fart uden mulighed for at komme af. Det er svært at holde fokus på én ting i ret lang tid ad gangen. Hjælpsomme ledetråde i at lede forandringen, som kan binde det korte og det lange udsyn sammen i et helhedsperspektiv, kan være: Opgaven hvad bliver den nye opgave? Vilkårene på hvilke betingelser skal opgaven udføres? Medarbejderne hvilke kompetencer har opgaveløsningen brug for? Kvaliteten og effektiviteten hvordan kan vi udvikle opgaveløsningen? Organisationskulturen hvordan er vores samspil om opgaveløsningen? Mening og retning Et væsentligt skridt på vejen i en omstillingsproces er, at medarbejdere kan se meningen med forandringen, og at man oplever at blive inddraget. Ledelsens opgave er at: Sætte ord på, hvorfor forandringen skal ske. Skabe overblik lave en masterplan for processen med milepæle og de kritiske faktorer, processen kan støde ind i undervejs. Fortælle i hvilken retning, ledelsen er på vej. Arbejde med scenarier muligheder og worst case. Formulere en vision og inddrage medarbejdere i arbejdet. Give retningslinjer for, hvordan der skal prioriteres mellem den daglige drift og de ekstra opgaver, som forandringsprocessen giver. Mentale reaktioner Både medarbejdere og ledere har brug for et særligt mentalt beredskab i forandringsprocesser. Radikale ændringer af arbejdssted, arbejdsgange, kollegarelationer og ledelse påvirker os, og vi kan reagere forskelligt. For nogle med frustration, usikkerhed, vrede eller handlingslammelse. For andre med positive forventninger om nye muligheder om personlig og faglig udvikling. Ledelse i feltet med mentale reaktioner handler om at: Anerkende de forskellige reaktioner hos dig selv, dine lederkolleger og medarbejderne. Skabe tid og rum for at tale om de reaktioner, der er på spil. Kommunikere, hvad du/i ved og hvad I endnu ikke ved. Se s tilbud om støtte i omstillingsprocessen til jeres ledelse og til arbejdspladsen enten direkte eller i samarbejde med din lokale HR-afdeling -> 3

4 Fokus på fremtiden Dialogforum nye tider og nyt fokus på vores kerneydelser = Egenbetaling 4

5 Ydelser via centrale midler For ledere For arbejdspladser Individuel lederrådgivning Har du som leder brug for hjælp til at skabe overblik over de dilemmaer og udfordringer, du og din afdeling står over for eller er midt i, har du mulighed for én til to samtaler med en konsulent. Fokus for samtalen er bestemt af dine behov, for eksempel forvaltning af egen rolle, udvikling af en masterplan for processen og sikring af den fremadrettede kurs. Rådgivning - ledergruppe På et temamøde af to til tre timers varighed for lokale grupper af ledere kan der arbejdes med de spørgsmål og dilemmaer, organisationen aktuelt står overfor. Eksempelvis: Hvordan håndteres dilemmaer i ledergruppen og hvordan støtter vi hinanden i processen? Hvad skal vi være opmærksomme på, og hvordan tager vi hånd om medarbejdernes følelser og reaktioner i forandringsprocesser? Hvordan gennemføres de nødvendige samtaler og hvordan følges de op? Hvilke erfaringer har vi, og hvordan får vi skabt mening og retning i forandringerne hvordan bliver vi klar til nyorientering? Temamøde for arbejdspladsen Alt afhængig af forandringens omfang og karakter vil den enkelte medarbejder mentalt og arbejdsmæssigt være berørt af processen. Erfaringsmæssigt er den bedste støtte oftest at hente blandt kollegerne. På et temamøde af 2-3 timers varighed kan der arbejdes med temaer, der fylder hos jer. Eksempelvis: Naturlige reaktioner og sociale spilleregler i omstillingsprocesser. Eller: En god afslutning som grundlag for en god begyndelse. For den enkelte medarbejder Individuel samtale for medarbejdere Alle medarbejdere, der tilmelder sig den regionale omplacering bliver kontaktet. Hvis en medarbejder indstillet til omstilling eller afskedigelse har behov for at tale med andre end sin leder, sin TR eller kolleger, har medarbejderen mulighed for at få en til to samtaler med en konsulent fra. Formålet kan være at støtte medarbejderen i den nuværende situation og at drøfte fremtidige muligheder. For ledere, som skal afgive eller modtage medarbejdere I overgangsfasen mellem aflevering og modtagelse mellem enheder, er det vigtigt, at de involverede ledere mødes omkring den konkrete overgangsproces. Fokus er afklaring af lederopgaverne, regler, roller, principper, medarbejdernes kompetencer, støtte til opsagte og fortsættende medarbejdere med videre. tilbyder hjælp til design af procesplan og/eller facilitering af et møde mellem afgivende og modtagende ledere. Varighed 2-3 timer. 5

6 Andre tilbud (egenbetaling) For ledere Individuel rådgivning Hvis du fortsat har brug for at drøfte de udfordringer og dilemmaer, du har med ledelse af forandringen i din afdeling, tilbyder konsulentstøtte og rådgivning. Det kan for eksempel være til overblik og egen rolle, men også hjælp til design og tilrettelæggelse af vigtige møder, fusionsprocessen, strategiarbejde med mere. Ledergrupper i omstilling tilbyder at designe omstillingscamps (fra ½ til 2 dages varighed), som skal støtte ledergrupper i at skabe fælles, klar ledelse og retning. Disse camps tilpasses de erfaringer, udfordringer og behov, I har som lokal og/eller fusionerende ledergruppe. Ud fra princippet pick n mix kan I designe halve eller hele dage med emner som for eksempel: Omstillingscamp 1 Den nye ledergruppe: Den nye ledelse etablering af lederteam - roller og afklaring Overblik og tydeliggørelsen af opgaver og roller i processen hvem skal der samarbejdes med undervejs? Udarbejdelse af fælles plan Scenariearbejde - nyt design af organisationen. Hvilke analyser og kriterier lægger vi til grund? Kommunikationsplanlægning Hvilke budskaber er centrale? Hvornår og til hvem? Hvordan forvaltes egne reaktioner og håndteres reaktioner hos medarbejdere? Plan for den gode afvikling Vision for den fusionerede enhed med henblik på fælles retning og opgave På forkant med benchmarking - trimning og fornyelse af arbejdsgange Plan for inddragelse af medarbejdere i visionsarbejdet Samspil mellem opsagte, blivende og tilkomne medarbejdere sikker drift Omstillingscamp 2 - Efter omstillingen: Organisationstjek vi kigger vores egen ledelse og organisation efter i sømmene jfr. Ledelses- og Styringsgrundlaget Påbegynde nyt virksomhedsgrundlag Ledelse af store enheder og større kompleksitet. Hvad er ledelsesopgaven, og hvordan effektiviseres støttesystemet? Hvordan understøttes trivslen hos medarbejdere efter fusionen? For arbejdspladser Der kan være forskellige behov til forskellig tid. Her er præsenteret en række tilbud, som tilrettes den konkrete udfordring, afdelingen, afsnittet eller institutionen står overfor. Møde for afdelinger under pres Når en afdeling eller et afsnit er under pres i forbindelse med større omstillinger eller afskedigelser, kan der opstå konflikter undervejs. 6

7 tilbyder rådgivning og processtøtte i at få samarbejdet på sporet igen. Det kan være i form af rådgivning og sparring til den enkelte leder/ledere - hjælp til selvhjælp - eller ved møder med deltagelse af ledere og personalegrupper. Fusionscamps fokus på fremtiden Når en afdeling eller et afsnit skal fusionere med en anden eller flere andre afdelinger kan fusionscamps være en måde at skabe rum for dialog mellem ledere og medarbejdere. Det kan være energiskabende og offensivt sammen med medarbejderne at tænke ud af boksen i forhold til forventninger til den fremtidige organisation og opgavevaretagelse. Hvad skal bygges op, og hvordan skaber vi den gode opbygning af en ny enhed? Hvilke kerneydelser skal fortsat være flagskibe? Hvilke ydelser er på vej ud eller skal leveres til lavere kvalitets- eller serviceniveau? Hvilke nye ydelser skal udvikles? For den enkelte medarbejder Karriereplanlægning Tilbud om kompetenceafklaring i forhold til kommende job I en samtale med en konsulent får du med udgangspunkt i dine specifikke erfaringer, styrker og kompetencer mulighed for at afsøge, hvilke spor du vil forfølge i forhold til kommende jobs. Individuelt tilbud om karrieretest nye veje Ved hjælp af profilværktøjet karrieremodellen og efterfølgende tilbagemelding har du mulighed for at identificere og afklare, hvad der er din vigtigste motivation og drivkraft rent arbejdsmæssigt med henblik på valg af fremtidig karriereretning. Test og samtale gennemføres af certificeret konsulent. Fusionscamps kan tilrettelægges som temamøder, temadage eller sammenhængende forløb af en til to dages varighed. kan hjælpe med at tilrettelægge indhold, proces og evt. gennemførelse af fusionscamps i nuværende eller kommende afdelinger. Optimering af arbejdsprocesser og kerneydelser I forbindelse med omstrukturering vil det ofte være afgørende at optimere arbejdsprocesserne for at nå kravet om øget produktion og/eller samme antal opgaver med færre personaleressourcer. Det kan kobles med fokus på fremtiden og kerneopgaverne på arbejdspladsen. Med støtte fra en organisationskonsulent kan I sætte fokus på, hvordan ressourcer og kompetencer udnyttes bedst muligt. For eksempel med lean-light-metoden, der bygger på medarbejderinvolvering og dialog mellem ledere og medarbejdere om udvalgte arbejdsprocesser. 7

8 Litteraturhenvisninger Kontakt Personalereduktion og fremtidig organisering Pjecen er udarbejdet i et offentligt-privat samarbejde mellem Region Midtjylland og konsulentfirmaet AS3 Companies A/S. April Susanne Østergaard Mob , Organisation, Ledelse og Procesoptimering Susoes@rm.dk Fusioner i det offentlige Annemette Digmann og Ditte Hughes, Børsen 2007 Harlekinledelse, ledelse under radikale forandringer Bolette Christensen, Lars Goldschmidt og Hanne Sundin. Gyldendal Business, 2010 Bæredygtig ledelse ledelse med hjertet Steen Hildebrandt og Michael Stubberup, Gyldendal Business, 2010 Transitioner ved jobmæssige forandringer AS3 Companies