Vejledning til Kontorartikelaftalen. December 2016

Transkript

1 Vejledning til Kontorartikelaftalen December 2016

2 KOM GODT I GANG 2

3 AFTALENS VARIGHED Rammeaftalen løber fra den 1. januar 2017 og frem til den 31. december Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen yderligere to gange af et års varighed, frem til den 31. december Eventuel forlængelse offentliggøres på 3

4 HVEM SKAL / KAN ANVENDE AFTALEN? Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer og ydelser, som aftalen omfatter, jf. cirkulære om indkøb i staten. Hvem kan anvende aftalen? Følgende har en ret, men ikke en pligt til at anvende aftalen, og kan således frivilligt anvende aftalen efter ønske og behov: En række selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Færøernes Hjemmestyre samt Grønlands Selvstyre I Bilag 3 og 3A kan du se hvem der kunder på aftalen. 4

5 AFTALENS OPBYGNING Rammeaftale Bilag 0: Definitioner Bilag 1A: Generelle krav Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 3: Liste over Kunden Bilag 3A: Selvejende institutioner Bilag 4: Priser Bilag 5: Samarbejde og rapportering Bilag 6: Levering Bilag 8: E-handelsystemet Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 13: Procedure for bestilling Bilag 13A: Depotaftale med Vedligehold Bilag 13B: Depotaftale med Servicepakke Bilag 14: Udskiftning af produkter Bilag 15: Underleverandører 5

6 YDELSEN Aftalen indeholder et standardiseret sortiment vedrørende levering og distribution af kontorartikler og tilknyttede serviceydelser: Sortiment I Bilag 4A finder du en sortimentsoversigt. Levering I Bilag 6 fremgår leveringsbetingelserne. Depot I Bilag 13A fremgår betingelser for depotaftale ned vedligehold. I Bilag 13 B fremgår betingelser for depotaftale med servicepakke 6

7 BESTILLING Flere bestillingsmetoder Via det elektroniske katalog primært IndFak. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Alternativt via telefon eller . Bestilling via depotløsning Ved bestilling af depotløsning skal du tage stilling til, om din institution ønsker en servicepakke til depotløsningen, således at leverandøren varetager opgaven med at sikre, at depotet er fyldt op. I Bilagene 13, 13A, 13B og 13C, kan du læse mere om hvordan du bestiller og depotløsningerne. 7

8 PRISER Bilag 4A = Leverandørpriser Der henvises flere steder i aftalen til Bilag 4A, hvor leverandørens priser for de forskellige varelinjer fremgår. Priserne er eksklusiv moms, men inklusive alle øvrige afgifter og told. Priserne på serviceydelser reguleres årligt den 15. februar, første gang i I Bilag 4 kan du læse om priser. 8

9 LEVERING Levering Ved Kundens første bestilling aftaler Kunden og Leverandøren to faste, ugentlige leveringsdage, De aftalte leveringsdage skal have minimum én arbejdsdags mellemrum. Hastelevering Ved hastelevering skal Kunden bestille senest kl dagen før leveringsdagen. Leveringsdagen behøver ikke at være en af de aftalte faste leveringsdage. Overskrides leveringsfristen ifalder leverandøren bod. I Bilag 6, kan du læse mere om levering, og i Rammeaftalens punkt 8.3 kan du læse om bod. 9

10 BETALING Husk altid at afstemme din bestilling med leverandørens ordrebekræftelse, fakturaen og den konkrete leverance før du betaler. Leverandøren skal gebyrfrit fremsende en elektronisk faktura til Kunden. Leverandøren kan ikke opkræve gebyrer der ikke fastlagt i aftalen. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Er leveringen forsinket, kan fakturering først ske ved fyldestgørende levering. I Bilag 12 kan du læse mere om fakturering. 10

11 MERE INFORMATION Læs mere om aftalen på: 11