AX7 på 10 uger. Microsoft Dynamics AX

Transkript

1 på 10 uger Microsoft Dynamics AX

2 Microsoft Dynamics på 10 uger Microsofts løsninger er populære i Danmark, og udbredelsen af Microsoft Dynamics AX (Operations i Dynamics 365) er stor blandt top 500-virksomheder. På nordisk plan er der en tilsvarende, stor udbredelse af Microsofts ERPløsninger. De fleste af løsningerne er baseret på virksomhedernes egen IT-organisation. Den kan nemlig vedligeholde og drifte en lokalt installeret løsning og dermed leve op til devisen vi skal kunne meget af det selv. Nu, hvor Microsoft har frigivet sin Cloud-version af AX, The New Microsoft Dynamics AX (eller mere populært,, og fra den 1. november 2016: Dynamics 365 for Operations), skal man som virksomhed tænke anderledes i forhold til anskaffelse og implementering af en ny ERPplatform baseret herpå. De fleste virksomheder tænker traditionelt, når de skal anskaffe et nyt ERP-system. Godt hjulpet af eksterne rådgivere, som prædiker vigtigheden af at kende krav og processer, vælge platform og finde en implementeringspartner. Den traditionelle tænkning omfatter også metoden for drift, vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen. Det helt store spørgsmål er dog, om man stadig skal tænke traditionelt, når man skal bygge et forretningssystem, der kan drive og udvikle virksomheden, hvor det gælder om at være agil med stor omstillingsparathed, og hvor kravet til effektive processer bliver større og større. Whitepaper 2

3 Hvordan kan man tænke utraditionelt? De fleste beslutningstagere i virksomheder kender konceptet Payas-you-go fra Apple itunes, og de har ikke noget problem med at svinge kreditkortet og anskaffe en app, som optimerer hverdagen. De samme beslutningstagere har måske en grundlæggende idé om, hvad de godt kunne bruge en app til, og de indretter sig efter de præmisser, appen stiller til rådighed. Til gengæld forventer de en løbende udvikling af nye features og skifter appen ud med en anden, hvis applikationen ikke længere tilfredsstiller behovet. Men når det gælder en virksomheds ERP-system, ser det anderledes ud. Microsofts nye cloud offering på AX udfordrer mange af de traditionelle IT-organisationer, der er baseret på lokalt installerede løsninger med en ny stor release en gang om året. De ting, der mangler i standardsystemet, bliver ofte bygget ind i platformen med udgangspunkt i de værktøjer, der er til rådighed. De samme virksomheder sidder med løsninger, som er skræddersyet til gårsdagens behov, men som har svært ved at følge med den innovation, der er i markedet i dag. Dermed går virksomhederne glip af muligheden for at få del i den udvikling, Microsoft stiller til rådighed på tværs af sine platforme, hvor der er løbende frigivelse af nye features 6-12 gange om året. En af vores kunder i Norge stod med den udfordring, at virksomhedens ledelse havde truffet en beslutning om at starte et nyt forretningskoncept for at teste det på markedet. Behovet var ret simpelt: at kunne købe, lagerstyre og sælge via et POS-system, samt at kunne modtage betalinger og betale leverandører. Virksomheden havde muligheden for at gå den traditionelle vej og udvide sin nuværende platform på Dynamics AX 2009 med det nye forretningskoncept. Det ville dog betyde, at virksomheden hurtigt kom til at stå i den situation, at den skulle forholde sig til eksisterende processer, som var designet til en anden type virksomhed. Som en af virksomhedens IT-medarbejdere udtrykte det: Jeg har været her så lang tid, at jeg ikke kender forskel på, hvad der er standard-ax 2009, og hvad der er vores egne tilpasninger til systemet. Mange IT-organisationer har formentlig dette problem og må sige nej til forretningens krav om ændringer, fordi det vil kræve helt grundlæggende ændringer i den struktur, der er blevet opbygget over en længere periode. Virksomheden valgte i stedet en præmis, hvor der blev sat en deadline for, hvornår det nye koncept skulle åbne. Processerne blev baseret på, hvad standard cloud-baseret Microsoft Dynamics AX kunne levere på en integreret retail-løsning, som dækker alt lige fra indkøb, supply chain og afsætning til finansiel rapportering. Whitepaper 3

4 Hvilke udfordringer stod vi med? Når man som IT-leverandør står med en sådan opgave, er det vigtigt, at mål og forventninger er afstemt på forhånd. Det er også vigtigt, at man som kunde hele tiden har for øje, at kerneprocesserne er understøttet og skåret ind til benet. Microsofts cloud-løsning adskiller sig på en række områder på det tekniske, men den store ændring er, at Microsoft ejer driften af produktionsplatformen, og konfiguration og opsætning leveres fra et konfigurationsmiljø, som overfører datapakker til produktionsmiljøet. Da man endvidere ikke har adgang til SQL-databasen i Azure eller har muligheden for at skrive småjob, som retter fejlagtige data i systemet, skal man planlægge og ikke mindst teste sine processer og konfigurationer grundigt, inden data deployes til produktionsmiljøet. Det er derfor vigtigt at teste deployment-processen af data gentagne gange og sikre, at der er styr på testcases, som igen sikrer, at løsningen fungerer efter hensigten. Den manglende adgang til SQL-databasen som IT-leverandør og kunde gør, at man ikke kan foretage en enkel backup og restore mellem miljøer. Det skal derfor indgå i planlægningen, at den slags operationer foretages ved at rejse en support ticket til Microsoft. Herefter bliver backuppen gennemført inden for 48 timer, alt efter hvilken supportaftale virksomheden har med Microsoft. Hvordan påvirker Microsoft Cloud IT-organisationen? En af grundpillerne i Microsofts cloud-løsning og Microsofts strategi med cloud first på tværs af platforme er en agil tilgang for kunderne til ny funktionalitet, der, sammen med nye muligheder, hyppigere bliver frigivet. Whitepaper 4

5 Standardløsningen kan meget mere i dag end tidligere, og de ting, der mangler, kommer formentlig inden for 3-6 måneder; i takt med, at Microsoft releaser nye features til platformen. Det tvinger virksomhederne til at tænke meget mere i solution governance, support og release management, frem for at have intern kapacitet til at udvikle ERP-platformen. Hvor IT-organisationen tidligere har skullet sikre, at ERP-platformen kører stabilt, at der bliver taget backup, og at infrastrukturen fungerer, vil der i højere grad blive stillet krav om, at man har effektive ITIL- og ticketprocesser. Kendte fejl og mangler i standardproduktet skal i langt højere grad rapporteres til Microsoft, så man sikrer sig, at fejl bliver rettet af produktleverandøren og, ikke som nu, hvor mange problemer bliver løst af IT-afdelingen og dermed kan blokere for muligheden for at installere en rettelse fra Microsoft. Hvordan påvirker Microsoft Cloud forretningen? Integreret IT spiller en større og større rolle i, at virksomhederne kan drive en effektiv virksomhed med lean-processer. Procesejerne skal i langt højere grad tænke effektiviseringer ind ved brug af IT, men de får løbende brug for information og inspiration til nye måder at gøre tingene på, i takt med at der kommer nye features i platformen. Hvad der kan være en tung proces lige nu, er måske løst i en ny release om 2 måneder, når monthly update på AX bliver frigivet fra Microsoft, og releaseplanlægning af nye features og muligheder dermed bliver en lige så vigtig del for procesejerne. Whitepaper 5

6 Microsoft Dynamics

7 Hvordan nåede vi målet? At implementere et helt nyt forretningssystem på 10 uger er i sig selv en præstation, men det kræver også, at man som virksomhed har den nødvendige kapacitet til at drive processen og, ikke mindst, den nødvendige omstillingsparathed. I det aktuelle tilfælde havde virksomheden mod til at teste et nyt forretningskoncept inden for indretning og tilbehør. Konceptet lå tæt op ad den eksisterende forretningsmodel med møbler, dog med den store undtagelse, at man ikke skulle forholde sig til kundeordrer, men i stedet drev en mere traditionel cash and carry-model. Selve implementeringen blev holdt i et mindre team bestående af konsulenter fra AlfaPeople med specialviden om retail og standard- AX, samt et mindre team fra kunden med løsningsarkitekter og infrastruktur-specialister. En stor del af indsatsen i projektet har været at få styr på masterdata, hvor vi har skullet sikre, at vi fik bygget en struktur, som løste det umiddelbare behov, men som samtidig ikke satte begrænsninger for at flytte resten af forretningen over på den nye platform. I sidste ende handlede det om at skære ind til benet på behov og finde workarounds til de problemer, der opstod under projektforløbet. En af vores nøglemålsætninger var at fortage implementeringen uden at tilpasse systemet overhovedet, men i stedet koncentrere os om integrationer og datamigrering. Den sidste målsætning viste sig at være et vigtigt element i at nå målet. Vi undlod at tilføje unødig kompleksitet i test- og deploymentprocessen under implementeringen, da det kunne have været med til at forlænge tidsplanen. Hvad har vi fået ud af det? Det har været en klar fordel, at vi har kunnet teste den nye løsning i et small scale-setup, hvor vi har været igennem kerneprocessen, som driver virksomheden. Det har også været en fordel, at vi har kunnet gøre dette i et standardsetup, hvilket igen beviser, hvad standardløsningen kan, hvis man indretter sig efter den. Derudover har det gjort dialogen nemmere med Microsoft Support omkring de produktfejl, vi har været nødt til at forholde os til, at vi ikke har haft kundetilpasninger i løsningen, som har skullet bæres igennem eller forklares til supporten. Vi er helt klart blevet nogle erfaringer rigere omkring Microsoft Lifecycle Services, som er grundstenen i deployment af løsningen og hotfixes til produktet. Der er ikke nogen tvivl om, at Microsoft på den lange bane har fat i noget af det rigtige, hvilket tvinger kunderne til at tænke i standardløsninger og -processer. Det har dog overrasket os en del, hvor meget man er nødt til at lægge til planen og planlægge efter, når man ikke selv er ansvarlig for produktionsmiljøerne. Det er med til at forlænge tidsplanen en del, så det er vigtigt, at man planlægger sine testforløb grundigt og booker kapacitet hos Microsoft. På den måde kommer det hele til at hænge sammen. Whitepaper 7

8 GLOBAL OFFICES AlfaPeople - Headquarters Teglholm Allé København SV. Denmark Phone: info@alfapeople.com AlfaPeople United Kingdom Century House 100 Oxford Street W1D 1LL, London United Kingdom Phone: AlfaPeople Brazil Av. Maria Coelho Aguiar, 215 Jd. São Luiz São Paulo/SP CEP: Phone: +55 (11) info.br@alfapeople.com AlfaPeople Germany Elsbach Haus, Goebenstraße Herford Phone: Fax info.de@alfapeople.com AlfaPeople Switzerland Hohenbühlstrasse Glattbrugg Phone: Fax: info.ch@alfapeople.com AlfaPeople US Chrysler Building 405 Lexington Avenue, 26th Floor NY Phone: +1 (917) info.us@alfapeople.com AlfaPeople Chile Avda. Nueva de Lyon 072 Oficina 801, Piso 8 Providencia, Santiago Phone: +56 (2) Mobile: AlfaPeople Colombia Ave Cra 9 # Edificio Uraki Ofi 401 Bogotá Phone: Fax: info.co@alfapeople.com AlfaPeople Mexico Baja California # 245 Piso 8 Colonia Hipódromo. Condesa C.P México, D.F. Phone: Ext info.mx@alfapeople.com AlfaPeople Costa Rica Calle 36. Av 4 y 6. Edificio Don Bosco. Tercer Piso San Jose Phone: Fax AlfaPeople Guatemala 5ta Avenida 4-55 Zona 14 Edificio Europlaza Torre 1, 2do Nivel, Oficina 208/209 Phone: Fax: info.gt@alfapeople.com AlfaPeople China Four Seasons Square, Building 2 No. 503 NingGuo Road, Shanghai Phone: AlfaPeople India - Gurgaon Landmark Tower, 4th Floor, Plot No. 2, Ashok Marg, C Block, South City I Gurgaon Phone: info.in@alfapeople.com AlfaPeople India - Bangalore #26/1, 1st floor, Regus gem business centre, Ibis hotel, Bommanahalli, Hosur road, Bangalore Phone: info.in@alfapeople.com AlfaPeople Saudi Arabia King Road Tower (1106) King Abdulaziz Road Jeddah PO Box 11787, Jeddah Phone: Fax: info.me@alfapeople.com AlfaPeople United Arab Emirates Sidra Tower (1503) Sheikh Zayed Road PO Box 9588, Dubai Phone: Fax: info.me@alfapeople.com