UDBUDSBETINGELSER. Offentligt udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af pc er og tilbehør

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af pc er g tilbehør 1

2 Indhldsfrtegnelse 1. Indledning Ordregiver Rammerne fr udbudsfrretningen Tilbud Ordregivers vurdering af tilbud Praktiske frhld Tidsplan Tilbudsgiver pfrdres til straks ved mdtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det mdtagne eksemplar er fuldstændigt i verensstemmelse med venstående indhldsfrtegnelse. 2

3 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder fr Aarhus Kmmune (herefter benævnt Ordregiver ) ffentlige udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af pc er g tilbehør i henhld til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S indsendt til ffentliggørelse i EU-tidende den 3. april Ordregiver Ordregiver under denne udbudsfrretning er: Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr Rådhuspladsen Aarhus C 2.1 Ordregivers kntaktpersn Alle henvendelser til Ordregiver frud fr tilbudsafgivelsen skal ske skriftligt via e- mail g skal rettes til: Kathrine Ahrenhlt Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr Rådhuspladsen Aarhus C it-udbud@aarhus.dk eller aink@aarhus.dk 3. Rammerne fr udbudsfrretningen 3.1 Baggrund fr udbuddet Ordregiver ønsker at samle alle indkøb af pc er på én rammeaftale (herefter benævnt Rammeaftalen ). Det er frventningen, at der under Rammeaftalen samlet vil være et indkøbsbehv på mi. kr. Den endelige mængde indkøb er dg afhængig af en række frhld herunder knkrete behv, udstyr der kræver udskiftning samt de bevillinger, der gives i Rammeaftalens løbetid. 3

4 Grundet den betydelige vlumen frventer Ordregiver at kunne pnå frdelagtige vilkår. 3.2 Udbudsfrm Udbudsfrretningen gennemføres efter reglerne m ffentligt udbud i henhld til udbudslven, lv nr af 15. december Udbuddet er åbent fr alle interesserede Tilbudsgivere. Ordregiver er frpligtet til at følge en række regler g prcedurer i frbindelse med tildelingen af rammeaftalen. I den frbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers pmærksmhed på: At At At Ordregiver er berettiget til g kan være frpligtet til at se brt fra et tilbud, der ikke verhlder frskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indehlder væsentlige uklarheder. Ordregiver ikke tillader at tilbudsgiver fremkmmer med ændringer til tilbuddet efter tilbudsfristens udløb. Det er Tilbudsgivers risik, at tilbud afgives i verensstemmelse med det i disse udbudsbetingelser anførte. Udbudsprcessen vil blive gennemført med følgende stadier: 1) Udarbejdelse af tilbud tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet g dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 4.1. Tilbudsgiver har i denne peride mulighed fr at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Tilbudsgivers persnlige frhld efter åbning af tilbuddene vurderer Ordregiver, hvrvidt Tilbudsgiver har fremsendt det fælles eurpæiske udbudsdkument, samt hvrvidt dkumentet indehlder frhld, der kan føre til, at Tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 3) Tilbudsgivers øknmiske g tekniske kapacitet Ordregiver vurderer, hvrvidt Tilbudsgiver pfylder de i punkt g punkt stillede krav til øknmisk g teknisk kapacitet. 4) Vurdering af tilbuddene Ordregiver fretager en vurdering af tilbuddene i verensstemmelse med det i punkt 5.6 angivne tildelingskriterium, dvs. en vurdering af hvilket tilbud der har det bedste frhld mellem kvalitet g pris. 4

5 5) Tildeling af Rammeaftalen Ordregiver træffer beslutning m tildeling af Rammeaftalen, sm ledsages af en underretning af samtlige Tilbudsgivere m beslutningen. Rammeaftalen anses fr indgået, når Rammeaftalen er underskrevet. Efter Rammeaftalens underskrift sender Ordregiver en bekendtgørelse m tildeling af Rammeaftalen til ffentliggørelse i EU-tidende, hvrved udbuddet afsluttes. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet mfatter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S , sendt til ffentliggørelse den 3. april 2017 Nærværende udbudsbetingelser Bilag til udbudsbetingelser: Bilag 1: Definitiner g Termer Bilag 2a-1: Kundens IT-miljø Bilag 2a-2: Integratin til Kundes Service Management System Bilag 3: Hvedtidsplan Bilag 4a-1: Kravspecifikatin g tilbudsliste pc er g skærme Bilag 4a-2: Kravspecifikatin g tilbudsliste Tilbehør Bilag 5: Serviceleverancen/Bestillersystemet Bilag 5a: Driftskrav Servicemål Bilag 6: Udskiftning g tilføjelse af Prdukter Bilag 7: Krav til fakturering Bilag 8: Prøver Bilag 9: Samarbejdsrganisatin Bilag 9a: Samarbejdshåndbgen Bilag 10: It-sikkerhed 5

6 Bilag 10-1: Fysisk sikkerhed Bilag 11: Lkatinsversigt Bilag A: Hvis Tilbudsgiver har frbehld, skal Tilbudsgiver angive disse frbehld ved udfyldelse af Bilag A Bilag B: ESPD Bilag C: Hvis Tilbudsgiver udgør et knsrtium, skal Tilbudsgiver udfylde Bilag C, Knsrtieerklæring Udkast til Rammeaftale 3.4 Rammeaftalens pdeling g udbuddets prces Rammeaftalen mfatter indkøb af følgende pc er: Statinære Basis Bærbare Standard Bærbare Avancerede Bærbare All-in-ne Skærme Herudver mfatter Rammeaftalen følgende tilbehør: Mus g fjernbetjening Ergnmi Headset g knferencehøjtalere Tastetur, sampak g ergnmi Adaptere g kabler Højtalere Tilbehør til headset USB nøgler Tasker Webcams Dckingstatiner g prtreplikatrer Batteri til bærbare pc er Rammeaftalen mfatter desuden håndtering af bestillinger, klargøring af pc er, udlevering af pc er g tilbehør (Prdukter), garantihåndtering, brtskaffelse/genanvendelse (Buy Back rdning), håndtering af Asset data, rapprtering samt supprt g vedligehldelse (herefter Serviceleverancen/bestillersystemet ). 6

7 Det er en frudsætning fr afgivelse af tilbud, at Tilbudsgiver er i stand til at levere samtlige Prdukter mfattet af Rammeaftalen. En Tilbudsgiver, der alene afgiver pris på fx en delmængde af Prdukterne på Rammeaftalen, vil blive anset uknditinsmæssig g Tilbudsgiverens tilbud vil derfr ikke indgå i tilbudsevalueringen. De tilbudte statinære pc er skal være af samme mærke/fabrikat, g Tilbudsgiver kan ikke ændre dette mærke/fabrikat i Rammeaftalens løbetid. Tilsvarende skal de enkelte bærbare pc er, der tilbydes, være af samme mærke/fabrikat, g Tilbudsgiver kan ikke ændre dette mærke/fabrikat i Rammeaftalens løbetid. Dette krav skal sikre, at Ordregivers it-medarbejdere ikke efterfølgende skal være i stand til at supprtere et større antal mærker/fabrikater end højst nødvendigt. Kravspecifikatinerne bilag 4a-1 g 4a-2 indehlder Ordregivers kravspecifikatin af Prdukter. Markedet fr pc-prdukter, herunder særligt bærbare pc er g tilbehør er præget af en særdeles hurtig teknlgisk udvikling. Af såvel frretningsmæssige sm IT-sikkerhedsmæssige g driftsmæssige hensyn er det yderst vigtigt, at Prdukter på Rammeaftalen altid er pdateret til markedsstandard. Det er således hensigten, at Prdukterne inden fr de enkelte srtimenter (bærbare pc er, statinære pc er mv.) skal tilpasses ved løbende udskiftning g pdatering i Rammeaftalens løbetid. Dette sker fr at sikre, at Prdukterne løbende mdsvarer det aktuelle behv. Dette indebærer, at Leverandøren har mulighed fr at udskifte Prdukter i srtimentet, jf. retningslinjerne i bilag 6, Udskiftning af Prdukter. Herudver fremgår det af punkt 3.5, i hvilket mfang Ordregiver frventer at gennemføre indkøb efter delydelsesreglen. Tilbudsgiver skal med deres tilbud udfylde bilag 4a-1 g 4a-2 g dermed angive de Prdukter der tilbydes. Tilbudsgiver skal tilsvarende angive de tilbudte priser. Den pris, der anvendes ver fr Ordregiver, må ikke være højere end den pris, Tilbudsgiver anvender ver fr andre kunder Optiner Kntrakten udbydes med bligatriske ptiner, jf. bilag 4a-1, 4a-2 g bilag 5. Ved bligatriske ptiner frstås ptiner, sm Tilbudsgiver er frpligtet til at byde på, g sm derfr indgår i evalueringen af de indkmne tilbud Efterfølgende indkøb på Rammeaftalen 7

8 Ordregiver ønsker at indgå Rammeaftale med én leverandør. På baggrund af tilbudsevalueringen, jf. herved afsnit 5 nedenfr, vil Ordregiver identificere den bedste Tilbudsgiver. Tildeling af rdre under Rammeaftalen sker udelukkende på baggrund af Tilbudsgivers prindelige tilbud på Rammeaftalen. Der er således ikke muligt at fretage ændringer i de tekniske specifikatiner. Se dg bilag 6, Udskiftning af Prdukter. Ordregiver vil endvidere indgå aftale vedrørende Serviceleverancen med den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver er frpligtet af de priser g specifikatiner, der er tilbudt i frbindelse med tildelingen af Rammeaftalen. Tilbudsgiver kan på intet tidspunkt i Rammeaftalens løbetid ændre disse priser i padgående retning g kan ikke på nget tidspunkt ændre specifikatinerne til ugunst fr Ordregiver. 3.5 Delydelsesreglen Ordregiver frventer i Rammeaftalens løbetid at anvende udbudslvens 1 8 (delydelsesreglen) på indkøb af Prdukter, der ikke indgår i Ordregivers srtiment, jf. bilag 4a-1 g 4a-2. Indkøb efter delydelsesreglen frventes gennemført fr at imødekmme Ordregivers løbende behv fr indkøb af Prdukter, sm det ikke er muligt på frhånd at kravspecificere. Leverandøren skal sm en del af den udbudte Rammeaftale give Ordregiver adgang til sit fulde srtiment, jf. bilag 5, Serviceleverancen, til brug fr Ordregivers eventuelle anvendelse af delydelsesreglen. 3.6 Elektrniske adgang til udbuddet Udbudsmaterialet kan tilgås via Ordregivers hjemmeside: Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den frbindelse, at det udelukkende er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er kmplet g udfrmet i verensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfr er det fte hensigtsmæssigt, at Tilbudsgiver benytter sig af muligheden fr at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på danske eller engelsk g skal stilles skriftligt pr. til: 1 Lv nr af 15. december

9 Kathrine Ahrenhlt Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr Rådhuspladsen Aarhus C it-udbud@aarhus.dk eller aink@aarhus.dk Tilbudsgivers skriftlige spørgsmål g Ordregivers besvarelse heraf vil i annymiseret frm løbende blive ffentliggjrt på Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den 9. juni Spørgsmål, der mdtages efter vennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. 3.8 Vederlag Tilbudsgiver mdtager intet vederlag i frbindelse med deltagelse i denne udbudsfrretning. 4. Tilbud 4.1 Indlevering af tilbud Tilbuddet skal afleveres i: 1 underskrevet riginal 1 cd-rm eller USB-nøgle med en kpi af tilbuddet i elektrnisk frm. De elektrniske versiner skal være i Pdf-frmat. Tilbud skal være afleveret senest den 21. juni 2017, kl. 14:00. Tilbud skal sendes til følgende adresse: Kathrine Ahrenhlt Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur Lkale: Lav fløj CVR.nr

10 Rådhuspladsen Aarhus C it-udbud@aarhus.dk eller aink@aarhus.dk 4.2 Sprg g tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk g beløbsangivelser skal være i danske krner (DKK) ekskl. mms. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra udløbet af fristen fr aflevering af endeligt tilbud. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse m, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud sm det vindende tilbud er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kntaktpersn at frlænge vedståelsesfristen med yderligere 3 måneder. Såfremt der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse m, at en eventuel klage ver det gennemførte udbud tillægges psættende virkning, vil Ordregiver endvidere kunne frlænge denne vedståelsesfrist med yderligere 6 måneder. Den Tilbudsgiver sm tildeles Rammeaftalen er ansvarlig fr det tab Ordregiver måtte lide, hvis Tilbudsgiver nægter at vedstå tilbuddet g underskrive Rammeaftalen efter tildeling. 4.4 Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. 4.5 Ejendmsret til mdtagne tilbud Alle dkumenter, sm fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes sm Ordregivers ejendm. 4.6 Delkntrakter Der er ikke mulighed fr at afgive deltilbud. Der skal således afgives tilbud på den samlede pgave. Den udbudte pgave er ikke pdelt i delkntrakter pga. pgavens mfang, samt det frhld, at det er Ordregivers vurdering, at der pnås tilbud med det bedste frhld mellem pris g kvalitet, hvis pgaven udføres af én leverandør. 10

11 4.7 Tilbudsgivers frbehld Bilag A Hvis Tilbudsgiver har taget frbehld udfyldes bilag A Frbehld. Frbehld skal være specifikke g skal så vidt muligt referere til knkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Der gøres udtrykkelig pmærksm på, at Ordregiver vil være frpligtet til at afvise tilbud, sm indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller sm indehlder frbehld, der ikke kan prissættes. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indehlder frbehld ver fr ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne frbehld prissat. Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. punkt 3.7 venfr, således at frbehld i vidste muligt mfang undgås. 4.8 Det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Det fremgår af lv nr af 15. december 2015 at Ordregiver skal kræve, at Tilbudsgiver benytter det fælles eurpæiske udbudsdkument (herefter benævnt ESPD ). Tilbudsgiver skal i frbindelse med dette udbud anvende det elektrniske ESPD. Det elektrniske ESPD findes via dette link: Aflevering af ESPD Tilbudsgiver skal udfylde g vedlægge ESPD en. ESPD en er vedlagt sm bilag B. Der henvises desuden til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning, ESPD - Sådan virker det. Vejledningen kan findes her: Vejledning til udfyldelse af ESPD en Tilbudsgiver skal udfylde de dele af ESPD en, sm fremgår af punkt nedenfr. Ordregiver pfrdrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende. 11

12 4.8.3 ESPD del II Oplysninger m den øknmisk aktør (Tilbudsgiver) I ESPD del II angiver Tilbudsgiveren alle relevante plysninger m sig selv Knsrtium Hvis Tilbudsgiver er et knsrtium, udfyldes ESPD del II Deltagerfrm, g samtidig skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD fr hver enkelt deltager i knsrtiet efter anvisninger i nærværende udbudsbetingelser. Tilbudsgiver skal endvidere udfylde bilag C, Knsrtieerklæring Underleverandører Såfremt Tilbudsgiver agter at baserer sig på underleverandør/underleverandørers kapacitet, skal dette angives i ESPD del II afsnit C. Der skal medsendes et særskilt udfyldt ESPD med de plysninger Ordregiver anmder m i del II g III fr hver af de pågældende underleverandører angivet i del II afsnit C, fr at Ordregiver vil tage underleverandørens finansielle, øknmiske, tekniske g/eller faglige frmåen i betragtning. Endvidere skal det dkumenteres, at Tilbudsgiver kan dispnere ver den pågældende underleverandørs finansielle g/eller tekniske kapacitet fr at underleverandørens finansielle g/eller tekniske kapacitet vil blive taget i betragtning. Ordregiver kræver ikke udfyldelse af ESPD del II afsnit D ESPD del III Udelukkelsesgrunde (bligatriske g frivillige) Deltagelse i udbudsprcessen er udelukket, hvis et af følgende frhld i ESPD del III afsnit C er til stede. 1. Tilbudsgiver er erklæret knkurs eller er under inslvens- eller likvidatinsbehandling, hvis tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kuratr eller af retten, hvis tilbudsgiver er under tvangsakkrd, hvis tilbudsgivers erhvervsvirksmhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situatin i henhld til en tilsvarende prcedure, der er fastsat i natinal lvgivning, hvr tilbudsgiver er hjemhørende. 2. Ordregiver har tilstrækkelige plausible indikatiner til at knkludere, at tilbudsgiver har indgået en aftale med andre øknmiske aktører med henblik på knkurrencefrdrejning. 12

13 3. Ordregiveren kan påvise, at tilbudsgiveren væsentligt har mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Fr at gdtgøre at en eller flere af udelukkelsesgrundene nævnt i ESPD del III ikke er til stede skal Tilbudsgiver udfylde denne g medsende tilbuddet. Tilbudsgiver skal være pmærksm på, at ESPD del III afsnit D ikke kræver udfyldelse. Manglende eller ukrrekt udfyldelse af ESPD en medfører risik fr, at tilbuddet anses fr ikke-knditinsmæssig g derfr afvises. Tilbudsgiver er frpligtet til at fremskaffe yderligere dkumentatin fr, at en eller flere af venstående udelukkelsesgrunde ikke er tilstede, såfremt Ordregiver anmder herm ESPD del IV Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal udfylde felterne i underpunkterne g kan ikke nøjes med at udfylde det indledende spørgsmål m pfyldelse af alle de krævede udvælgelseskriterier. ESPD del IV afsnit A kræver ikke udfyldelse Øknmisk g finansiel frmåen ESPD del IV afsnit B Ordregiver vil kun indgå kntrakt med øknmisk slide virksmheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksmhed består under hele kntraktperiden. Tilbudsgiver skal plyse Tilbudsgivers samlede msætning, Tilbudsgivers egenkapital samt Tilbudsgivers resultat før skat, fr de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B. Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3). Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheder frmåen (fx et mder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre. Virksmheden skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. Se punkt 4.9 m støtteerklæringer. 13

14 En øknmisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver mdtager vedkmmendes eget ESPD sammen med et separat ESPD meddele relevante plysninger fr hver af de enheder, sm denne baserer sig på. Når grupper af øknmiske aktører (fx et knsrtium) deltager i udbudsprceduren sammen, skal der endvidere, fr hver af de deltagende øknmiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Der henvises til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning herm. Oplysningerne i ESPD benyttes sm freløbigt bevis fr, at Tilbudsgiveren pfylder det nedenfr anførte mindstekrav. Mindstekrav til Tilbudsgivers øknmiske g finansiel frmåen: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende øknmiske nøgletal: Samlet msætning på minimum kr. Psitiv egenkapital Resultat før skat på minimum kr. Såfremt Tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders frmåen, beregnes de øknmiske nøgletal sm Tilbudsgiverens g disse andre enheders samlede msætning, samlede egenkapital g samlede resultat før skat i hvert af de seneste tre regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksmheder (fx et knsrtium) beregnes msætningen, egenkapitalen g resultat før skat sm virksmhedens samlede årlige msætning, egenkapital g resultat før skat i hvert af de seneste tre regnskabsår. Den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til skal før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, fremlægge følgende dkumentatin fr de plysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B. Følgende dkumentatin fr øknmisk g finansiel frmåen skal således fremlægges, når Ordregiver anmder herm: Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, fr de seneste tre regnskabsår, hvis ffentliggørelse af årsregnskaber er lvpligtigt i det land, hvr Tilbudsgiver er etableret. Tilbudsgiver kan gdtgøre sin øknmiske g finansielle frmåen ved ethvert andet dkument, sm Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dkumenter, sm Ordregiveren frlanger. 14

15 Teknisk g faglig frmåen Tilbudsgiverne skal i ESPD del IV afsnit C plyse, m Tilbudsgiveren lever p til det mindstekrav sm følger nedenfr. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheder frmåen (fx et mder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre. Virksmheden skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. Se punkt 4.9 m støtteerklæringer. En øknmisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver mdtager vedkmmendes eget ESPD sammen med et separat ESPD meddele relevante plysninger fr hver af de enheder, sm denne baserer sig på. Når grupper af øknmiske aktører (fx et knsrtium) deltager i udbudsprceduren sammen, skal der endvidere, fr hver af de deltagende øknmiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Mindstekrav til teknisk g faglig frmåen: Tilbudsgiver skal inden fr de seneste 3 kalenderår kunne dkumentere minimum 4 referencer på levering af pc'er g tilbehør, sm svarer til de udbudte pc'er g tilbehør. Ved referencer der svarer til de udbudte pc er g tilbehør frstås salg af pc er g tilbehør samt klargøring heraf, til kmmuner eller virksmheder med mere end ansatte. Den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildelen Rammeaftalen til skal før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, fremlægge følgende dkumentatin fr de plysninger der er angivet i ESPD del IV, afsnit C: En referenceliste ver de betydeligste leveringer der svarer til de udbudte pc er g tilbehør, sm den udbudte Rammeaftale, sm Tilbudsgiver har udført inden fr de seneste 3 år, med angivelse af pgavens art, kntraktsum (hvis muligt) g tidspunkt fr pgavens udførelse g hvem arbejdet er udført fr. Ordregiver frbehlder sig ret til at undersøge de angivne referencer. 15

16 4.9 Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders frmåen (fx et mder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre. Virksmheden skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. En juridiske bindende erklæring kan have følgende rdlyd: [Underleverandørens navn] erklærer at ville bistå [Tilbudsgivers navn] sm underleverandør, såfremt [Tilbudsgivers navn] får tildelt den udbudte pgave i frm af leveringer under rammeaftale vedrørende indkøb af pc er g tilbehør til Aarhus Kmmune. [Underleverandørens navn] accepterer, at Aarhus Kmmune efter eget valg kan indtræde i aftalefrhldet mellem [Tilbudsgivers navn] g [underleverandørens navn], såfremt [Tilbudsgivers navn] tages under knkursbehandling. 5. Ordregivers vurdering af tilbud 5.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til åbning af tilbuddene. 5.2 Frmelle fejl g mangler ved tilbuddet g afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver vurdere, hvrvidt tilbuddene pfylder de frmelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver frbehlder sig muligheden fr at anvende fremgangsmåden i udbudslvens 159, stk. 5 g stk. 6, hvis tilbuddet ikke pfylder udbudsmaterialets frmelle krav. 5.3 Tilbudsgivernes persnlige frbehld Ordregiver vurderer, hvrvidt ESPD indehlder plysninger m frhld, sm kan føre til, at Tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede Tilbudsgiver m at dkumentere plysninger i ESPD. 5.4 Tilbudsgivers øknmiske g tekniske kapacitet Ordregiver vurdere, hvrvidt det fremsendte ESPD indehlder de plysninger fr øknmisk g teknisk kapacitet, jf. punkt g punkt samt hvrvidt Tilbudsgiver pfylder de i punkt g punkt pstillede mindstekrav. 16

17 Ordregiver kan bede Tilbudsgiver m at dkumentere plysninger i ESPD. Vurderingen af Tilbudsgivers øknmiske g tekniske kapacitet vedrører Tilbudsgivers egnethed til at kunne pfylde Rammeaftalen. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt Tilbudsgiver ikke pfylder de stillede krav til øknmisk g teknisk kapacitet, vil Tilbudsgiver blive afvist g Ordregiver vil ikke fretage en vurdering af Tilbudsgivers tilbud. Såfremt Tilbudsgiver pfylder de angivne mindstekrav, vil Ordregiver vurdere tilbuddet sm anført nedenfr. 5.5 Vurdering af frbehld Ordregiver fretager en vurdering af, hvrvidt tilbuddene indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller frbehld sm ikke kan prissættes, g sm medfører, at et tilbud skal afvises sm ikke-knditinsmæssigt. 5.6 Vurdering af tilbuddene Kntrakten vil blive tildelt det øknmisk mest frdelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet Bedste frhld mellem pris g kvalitet g ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Pris: % Kvalitet: % De indkmne tilbud vurderes efter de nedenfr beskrevne underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal pint alt efter, hvr gdt tilbuddet pfylder de enkelte underkriterier Beskrivelse af underkriterierne Sm det fremgår af kravspecifikatinen har Ordregiver angivet en række ønsker, minimumskrav g ptiner. Evalueringen fretages på grundlag af pfyldelsesgraden af de i bilag 4a-1, 4a-2 g bilag 5 angivne ønsker, minimumskrav g ptiner, g på grundlag af underkriterierne beskrevet venfr. Ordregiver vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: Pris Evalueringen af underkriteriet pris fretages på baggrund af de tilbudte priser i bilag 4a-1 g bilag 4a-2 g i øvrigt ud fra følgende delkriterier: 17

18 Delkriterie Tilbudspris 1: (Tilbudspris 1a (pc er, skærme g ptiner) + Tilbudspris 1b (Tilbehør)) Indbyrdes vægtning 50 % -70 % Tilbudspris 2 30 % - 50 % Eksempel på evalueringsteknisk pris: Evalueringsteknisk pris ved indbyrdes vægtning på henhldsvis Tilbudspris 1: 70 % g Tilbudspris 2: 30 % = (Tilbudspris 1*0,7) + (Tilbudspris 2*0,3) Tilbudsgiver skal udfylde priserne i bilag 4a-1 g bilag 4a-2. Priserne skal angives på baggrund af specifikatinerne i bilag 4a-1, bilag 4a-2 g bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen. Tilbudsgiver er frpligtet af de tilbudte priser, men det er alene den evalueringstekniskpris, der indgår i Ordregivers tilbudsevaluering. Priserne skal plyses i danske krner inkl. alle mkstninger til levering mv., dg ekskl. mms Kvalitet Evalueringen af underkriteriet kvalitet fretages på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af Prduktets nærmere specifikatiner, funktiner g kvalitet i øvrigt ud fra følgende delkriterier: Delkriterie Funktinsmæssig karakter af de tilbudte Prdukter Serviceleverancen Delkriterierne vægter lige. Herudver bedømmes det mfang, hvri Tilbudsgiver pfylder de anførte krav i bilag 4a-1, bilag 4a-2 g bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen Funktinsmæssig karakter Der fretages en evaluering af delkriteriet Funktinsmæssig karakter på baggrund af følgende: Pc er g Tilbehør 18

19 Der fretages en samlet evaluering af de tilbudte Pc er g Tilbehør på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 4a-1 g bilag 4a-2, samt en evaluering på baggrund af en tilbudspræsentatin med vurdering af Tilbudsgivers demnstratin af: Oplysninger m kvaliteten af de anvendte kmpnenter Tilbudte specifikatiner, der er bedre end de af Ordregiver fastsatte mindstekrav Yderligere supplerende tekniske funktiner, sm tilfører Ordregiver en merværdi Oplysninger m mdellens frventede levetid med de tilbudte specifikatiner Oplysninger m radmap fr mdellen, herunder frventede pdateringer g funktiner Hver Tilbudsgiver har 45 minutter til rådighed til demnstratin af Funktinsmæssig karakter. Præsentatinen frventes at indehlde følgende punkter: Præsentatin af leverandør Præsentatin af tilbuddet g rammerne herfr Præsentatin af de tilbudte Prdukter, herunder eventuel fremhævelse af specifikatiner Krt hands-n af de tilbudte Prdukter Ordregiver fremsender 14 dage inden demnstratinen en liste ver de Prdukter, sm Ordregiver ønsker demnstreret af Tilbudsgiver. Demnstratin frventes at finde sted den 22. juni g 23. juni 2017 i tidsrummet 8:00 16:00 på følgende adresse: Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C. Der vil være internetfrbindelse til rådighed. Tilbudsgiverne bedes reservere disse dater til demnstratin. Ordregiver vil infrmere knditinsmæssige Tilbudsgivere m det eksakte tidspunkt fr demnstratinen. Det skal fremhæves, at demnstratinen kun må mhandle de venfr pregnede punkter, ligesm frhandling er strengt frbudt Serviceleverancen Der fretages en evaluering af delkriteriet Serviceleverancen på baggrund af kravspfyldelsen af besvarelserne i bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen samt følgende: E-handelssystemet/Online katalg g Bestillingsprtal Det vægter psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en enkelt g brugervenlig bestillingsprces, hvr der særligt er fkus på at alle relevante plysninger indfanges g håndteres, således at faktura g rdre finder vej til rette mdtager hs Ordregiver. 19

20 Administratinsprtal Administratinsprtalen skal understøtte, at Ordregiver pnår verblik ver bestillinger, således at rdre kan følges fra bestilling til levering. Det vægter desuden psitivt, at Ordregiver kan administrere de frskellige indkøbsmuligheder fr Ordregivers indkøbere. Klargøring Det vil blive vægtet psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en enkel klargøringsprces, hvr risici fr fejl mindskes. Herudver vil det vægte psitivt, hvis der beskrives en prces, hvr Tilbudsgiver sikre krrekt installatin af Ordregiver images, samt hurtig levering af de bestilte Prdukter. Tyverimærkning Den tilbudte tyverimærkning skal understøtte, at risiken fr tyveri g brtkmst af pc er g tilbehør mindskes. Tilbudsgiver bedes beskrive, samt eventuelt dkumentere, at den tilbudte løsning understøtter dette. Udlevering Det vil vægte psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrer en udleveringsprces der sikre, at de bestilte Prdukter leveres hurtigt g krrekt. Herudver vil det vægte psitivt, hvis Tilbudsgiver kan beskrive en prces fr psætning g flytning, der sikre en nærværende g serviceminded prces. Garantihåndtering Det vægter psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en prces fr Ordregivers garantisager, der sikre en hurtige g smidig prces fr håndtering af garantisager. Det vil endvidere vægte psitivt, hvis Tilbudsgiver kan dkumentere at garantihåndteringen understøtter den beskrevne prces. Tilbudsgiver skal tilbyde en brtskaffelse/genanvendelse-mdel af Ordregivers brugte udstyr (buy-back rdning). Det vil vægte psitivt, hvis mdellen sikre at Ordregivers brugte udstyr brtskaffes/genanvendes på frsvarlig g effektiv vis, således at eventuel restværdi af udstyret kan realiseres eller brtskaffes frsvarligt. Asset data Tilbudsgiver skal tilbyde en mdel der understøtter Ordregiver krav til kntrl af Asset data. Dette kan ske gennem en beskrivelse af Tilbudsgivers veletablerede prcesser fr håndtering g kntrl af Asset data i frbindelse med afrapprtering g intern afregning. Rapprtering 20

21 Tilbudsgiver skal levere rapprter i frbindelse med udførelsen af Rammeaftalen. Det vil vægte psitivt, at rapprterne er udfrmet på en sådan måde, at rapprterne understøtter Ordregivers pfølgning på Rammeaftalen. Dette kan ske ved, at rapprterne indehlder et verblik ver både de dele af Rammeaftalen sm Tilbudsgiver ikke lever p til, Servicemål, samt giver et fuldt verblik ver Rammeaftalens leverancer. Supprt g vedligehldelse Det vægter psitivt, at Tilbudsgiver tilbyder en løsning med velafprøvede prcesser i en fleksibel g serviceminded servicerganisatin. Dette kan gennemføres ved, at Tilbudsgiver tager udgangspunkt i Ordregivers behv g understøtter en effektiv g smidig kmmunikatin mellem Ordregiver g Tilbudsgiver. 5.7 Evaluering g behandling af tilbud Ad Kvalitet Ved bedømmelsen af de mdtagne tilbud i henhld til det kvalitative underkriterium kvalitet vil blive anvendt følgende skala: Pint Beskrivelse 10 Gives fr det fremragende tilbud sm bedst muligt pfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives fr tilbud med en meget gd pfyldelse af underkriteriet 8 Gives fr det tilbud med en gd til meget gd pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en gd pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er meget gdt pfyldt) 7 Gives fr tilbud med en gd pfyldelse af underkriteriet 6 Gives fr tilbud med en tilfredsstillende til gd pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet indehlder samlet set en tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, sm er gdt pfyldt) 5 Gives fr tilbud med en middel tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet 4 Gives fr tilbud med en mindre tilfredsstillende til en tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet indehlder samlet set en mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men 21

22 indehlder flere elementer, sm er tilfredsstillende pfyldt) 3 Gives fr tilbud med en mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet 2 Gives fr tilbud med en utilfredsstillende til mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet indehlder samlet set en utilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er mindre tilfredsstillende pfyldt) 1 Gives fr tilbud med en meget utilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet 0 Gives fr tilbud, sm kun netp er knditinsmæssige (men hvr der ikke er plysninger, der belyser pfyldelse af underkriteriet) Ved vurderingen af underkriterium kvalitet tildeles pint individuelt fr hvert tilbud på grundlag af en vurdering af, i hvilken grad tilbuddet pfylder underkriteriet. Det er således muligt, at ingen tilbud pnår maksimumpint, lige så vel sm det er muligt, at t eller flere tilbud pnår samme pint fr et underkriterium. Ad Priskriteriet Ved vurderingen af underkriteriet Pris, herunder de enkelte delkriterier, vil tilsvarende blive anvendt en pintskala fra 0-10, hvr 0 gives fr det tilbud, sm kun netp er øknmisk acceptabelt, mens at 10 gives fr den bedst tænkelige pris i frhld til den udbudte pgave. Det enkelte tilbud tildeles pint ved en lineær interplatin mellem disse t yderpunkter (0 g 10) på baggrund af det enkelte tilbuds prcentvise afvigelse af den laveste sats efter følgende frmel: Pint = max pint tilbuddets pris laveste pris (laveste pris x ønsket prcentspænd) x (maksimumpint minimumpint) Den bedst tænkelige pris defineres sm den lavest tilbudte knditinsmæssige pris, mens at det netp øknmisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 30 % dyrere end den laveste tilbudte knditinsmæssige pris. Hvis der er en større spredning i priserne i de mdtagne tilbud, end spændet i den primære mdel venfr tillader dvs. hvis priserne i tilbuddet med højeste pris er mere end 30 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris tages der i stedet udgangspunkt i den prcentmæssige frskel mellem den laveste tilbudte Pris g den højeste tilbudte pris. Evaluering af tilbuddet 22

23 Hvert tilbuds samlede pintscre pgøres sm summen af følgende: Pint fra mregningen af prisen ganget med % Pint fra bedømmelsen af Kvalitet ganget med % Rammeaftalen tildeles til det tilbud, sm har den højeste samlede pintscre. 5.8 Verificering af plysninger i ESPD Før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftale, skal Ordregiver kræve, at den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægger dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Dkumentatinen vedrører de i punkt 4.8 stillede krav til Tilbudsgivers persnlige frhld, samt øknmisk g teknisk frmåen. 5.9 Tildeling af rammeaftalen Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med det bedste frhld mellem pris g kvalitet, træffer Ordregiver beslutning m tildeling af Rammeaftalen. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige Tilbudsgivere m denne beslutning. Underretningen fretages pr. til Tilbudsgivers kntaktpersn. Uanset m Rammeaftalen tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dg ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 4.3. Underretningen af Tilbudsgiverne m tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Rammeaftalen er indgået. Rammeaftalen anses først fr indgået, når Rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen kan først underskrives efter udløbet af stand still-periden. Denne peride skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvr Ordregiver har afsendt underretning. 6. Praktiske frhld 6.1 Frtrlighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre frtrlighed af alle plysninger i Tilbudsgivers tilbud, sm angår Tilbudsgivers frtrlige frretningsmæssige frhld. Frtrlighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvr lvgiven frpligter Ordregiver til at videregive plysninger til tredjemand. Ordregiver vil plyse den vindende Tilbudsgivers samlede evalueringspris samt give en verrdnet beskrivelse af det vindende tilbuds karakteristika g relative frdele til de øvrige Tilbudsgivere. Den vindende Tilbudsgivers pris vil endvidere fremgå af EU- 23

24 tidende i frbindelse med ffentliggørelsen af bekendtgørelse m indgåede kntrakter. Hvis Tilbudsgiver selv anser plysninger fr særlige knkurrencefølsmme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddet ud fr de pågældende plysninger, hvrefter Ordregiver vil tilstræbe, at plysningerne ikke videregives. 6.2 Ubetinget tavshed fr Tilbudsgiver Tilbudsgivere samt deres persnale, underleverandører g rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver plysning m Ordregiver, der kmmer til deres kendskab i frbindelse med udbuddet. 6.3 Frhandlingsfrbud Ved udarbejdelse af tilbuddet bør Tilbudsgiver være pmærksm på, at Ordregiver ikke kan frhandle med Tilbudsgiverne m de afgivne tilbud. Der vil derfr ikke blive afhldt kntrakt- eller prisfrhandlinger, g Tilbudsgiverne bør drage msrg fr, at deres tilbud er udarbejdet således, at Rammeaftalen vil kunne indgås uden frudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver g Ordregiver. Det er derfr vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende g behandler alle relevante frhld, indehlder alle nødvendige plysninger g er præcise i enhver henseende. 7. Tidsplan Nedenstående tidsplan mfatter udbudsfrretningens væsentligste milepæle: Tidspunkt 24 Milepæl 3. april 2017 Udbudsbekendtgørelsen sendt til ffentliggørelse 9. juni 2017 Frist fr indlevering af spørgsmål frud fr tilbudsfristen 14. juni 2017 Frist fr udsendelse af rettelsesblad frud fr tilbudsfristen 21. juni 2017, kl. 14:00 Den 22. juni g 23. juni 2017 Uge 27 Uge 28/29 Frist fr indlevering af tilbud Tilbudsdemnstratin af Prdukterne Frventet rientering m resultatet af udbudsfrretningen g iværksættelse af stand still-peride. Stand still-peride på 10 kalenderdage

25 Uge Frventet kntraktindgåelse 25