Arrangementsoprettelse guide til detaljer

Transkript

1 Arrangementsoprettelse guide til detaljer 10. april 2014 Oprettelse af arrangementsdetaljer... 2 Tilvalg... 3 Kommunikation med deltagerne... 4 Filer... 5 Billede... 6 Annoncering... 7 Pris for annoncering... 7 Ansvarlige... 8 Foredragsholdere... 9 Spørgsmål Publicer og afpublicer Gratis tilmelding af mødeopretter ved arrangementsoprettelse Gratis tilmelding af ledsager til arrangør Rediger arrangement Aflys arrangementet Side 1 af 15

2 Oprettelse af arrangementsdetaljer Når du har oprettet arrangementets grundoplysninger (Se guide "Arrangementsoprettelse Guide"), har du nu mulighed for at oprette ekstra funktioner. Efter du har gemt dit arrangement, kommer du ud til følgende side. Side 2 af 15

3 Tilvalg Under tilvalg kan du oprette de mulige tilkøb, som deltagerne skal kunne vælge når de tilmelder sig arrangementet. Det kan fx være ledsagere, børn i forskellige aldre, frokost, middag, bøger, juletræer m.m. Under type, kan du vælge mellem "person" eller "ydelse" Hvis du vælger typen "person", tæller den med i deltagerantallet, og skal bruges ved ledsagere, børn o.l. Typen "ydelse" skal bruges til bøger, middag o.l. Antal til rådighed: Her angiver du det samlede antal, der tillades på arrangementet. Fx hvis der kun er indkøbt 30 lærebøger og der i øvrigt er plads til 50 deltagere på arrangementet. Antal pr. tilmelding: Her anvender du hvor mange der kan bestilles pr. deltager. Fx hvis der maximalt kan medtages 1 ledsager, skriver du 1 i dette felt. Hvis der er mere en et tilvalg på arrangementet, klikker du på "Tilføj tilvalg". Det åbner en ny formular nedenfor, som du udfylder. Når du har oprette alle dine tilvalg, klikker du på gem. Efter du har gemt dine tilvalg (du bliver på siden), får du nu under hvert tilvalg en knap der hedder "Fjern tilvalget". Vær opmærksom på, at du ikke kan oprette, ændre eller slette tilvalg efter et arrangement er publiceret og der er kommet tilmeldinger. Når du har oprette alle dine tilvalg, klikker du på "Tilbage til detaljer", for at komme tilbage til oversigten. Side 3 af 15

4 Kommunikation med deltagerne Her kan du vælge om deltagerne skal have en -bekræftelse eller ej. Arrangementer bliver som default oprettet med, at der udsendes en -bekræftelse, som indeholder de praktiske oplysninger om arrangementet, afholdelsessted, pris og afmeldingsfrister. Bekræftelsestyper - der udsendes bekræftelser på tilmeldingen til deltagerne. Bekræftelsesdetaljer - her kan du skrive vigtige beskeder til deltagerne, som tilføjes i bunden (a la et p.s.) af standard bekræftelsesmailen. Påmindelser - der udsendes en påmindelsesmail om arrangementet 3 hverdage før afholdelsen. SMS - der udsendes en påmindelses-sms om arrangementet 1 døgn før afholdelsen. Gem - Gemmer dine indtastede valg og bekræftelsesdetalje (man bliver på siden) Tilbage til detaljer - Man kommer tilbage til oversigten Side 4 af 15

5 Filer Her kan du uploade filer, der tilknyttes arrangementet og vises på arrangements detaljeside, nederst på siden. Klik på browse og vælg en fil på dit eget drev. Du kan uploade en fil ad gangen, og du kan uploade så mange filer du har lyst til, men være gerne opmærksom på ikke at uploade for store filer. Du har også mulighed for, under Synlighed, at vælge hvem der skal kunne se, og hente filerne. Synlig for alle, det vil sige, at filen er offentlig tilgængelig Kun synlig for arrangører og deltagere, kun for deltagere, inkl. foredragsholdere, på arrangementet og for arrangørerne (bestyrelsesmedlemmerne i den pågældende enhed, som er arrangør eller medarrangør) Kun synlig for arrangører, kun for arrangørerne, hvilket er bestyrelsesmedlemmerne i den pågældende enhed, som er arrangør eller medarrangør på arrangementet. Gem - gem dine indtastede valg og bekræftelsesdetalje (man bliver på siden) Tilbage til detaljer - du kommer tilbage til oversigten Side 5 af 15

6 Billede Klik på browser og vælge et billede på dit drev, og klik derefter på upload. Klik herefter på gem, og dit billede vil blive synligt øverst på arrangementet (det ligger som et banner øverst på arrangementet, se eksempel nedenfor). Der kan uploades ét billede, som skal være minimum 615x346 pixels (bredde x højde, svarende til 16:9 format). Er billedet større, vil det blive automatisk tilpasset. Det anbefales ikke at anvende billeder i stående format (dvs. at det er højere end det er bredt). Gem - gemmer dit uploadede billede. Tilbage til detaljer - du kommer tilbage til oversigten. Side 6 af 15

7 Annoncering Her kan du skrive din annoncetekst til Ingeniøren. Annoncetitlen bliver automatisk kopieret fra selve arrangementet, men kan overskrives, hvis annoncen skal hedde noget andet. Titlen til Ingeniøren maksimalt være på 55 tegn. I feltet til annonceteksten bliver beskrivelsen fra selve arrangementet kopieres automatisk ind her og skæres ned til 998 tegn. Du kan selv redigere og slette, hvis teksten er for lang eller der skal en anden tekst på. Under publiceringsdatoen vælges du den fredag, hvor annoncering ønskes. Vær opmærksom på at Ingeniøren ikke udkommer i ugerne i sommerferien, i uge 1 samt i påsken (selvom datoerne står i listen). Pris for annoncering En basis annonce med titel, tid, sted, arrangør, tilmeldingsfrist og arrangements nr. koster 600 kr. Derudover betaler man for annonceteksten 3,10 kr. pr. tegn med mellemrum. F.eks. Læs mere på ida.dk. svarer til 19 tegn med mellemrum. Så en samlet pris for en basis annonce med teksten Læs mere på ida.dk. koster 658,90 kr. Gem - gem din indtastede annonce (man bliver på siden). Annoncen bliver derefter bragt i Ingeniøren på den valgte fredag. Tilbage til detaljer - du kommer tilbage til oversigten. Side 7 af 15

8 Ansvarlige Når du opretter arrangementet, bliver du sat på som hovedansvarlig for arrangementet. Hvis det skal være en anden person i din enhed der er hovedansvarlig, kan det vælges i drop-down listen. Hvis der er mere end en medansvarlig, vil du kunne vælge personerne i listen med ansvarlige parlamentarikere. Listen viser kun de personer, der er i bestyrelsen for enheden, der er valgt som arrangør. Findes der medarrangører på arrangementet, vil disse bestyrelsesmedlemmer også fremgå af listen. Gem - gemmer din tilføjelser. Tilbage til detaljer - du kommer tilbage til oversigten. Side 8 af 15

9 Foredragsholdere Her kan du tilmelde din/e foredragsholdere/undervisere/indlægsholdere, som kommer på arrangementet. Felterne udfyldes med de oplysninger, du har på personen. Når du klikker Gem, matcher portalen på adressen, så hvis der findes en person i IDAs medlemssystem med samme adresse, bliver den person registreret som foredragsholder. Hvis der ikke findes en person med samme adresse, bliver vedkommende automatisk oprettet. Hvis der er mere end en foredragsholder, klikkes på tilføj foredragsholder, og en ny formular åbnes. Husk at gemme, inde du går tilbage til arrangementsdetaljerne. Foredragsholdere bliver ikke faktureret. Der udsendes en automatisk bekræftelsesmail til foredragsholderen, så vedkommende får informationer om tid, sted og lokale, som du har angivet på arrangementet. Side 9 af 15

10 Spørgsmål Du har mulighed for at oprette et spørgsmål på arrangementet, hvis der er noget deltagerne skal svarer på i forbindelse med tilmeldingen. Hvis du opretter et spørgsmål, er det obligatorisk for deltagerne at svarer. Du kan se deltagernes svarer på spørgsmålet, på deltagerlisten under fanerne "Mine arrangementer" og "Min enheds arrangementer" Side 10 af 15

11 Publicer og afpublicer Hvis du har nogle ændringer til hovedarrangementet, (titel, beskrivelse, datoer m.v.) klikker du på "Rediger arrangement". Hvis du er klar med oprettelsen af arrangementet, klikker du på "Publicer". Du får nu en pop-up menu op, hvor du kan vælge hvornår dit arrangement skal publiceres, altså gøres synligt på ida.dk. Hvis du ikke udfylder med en dato/tid, bliver arrangementet tilgængeligt inden for 5 minutter for søgning og tilmelding på ida.dk. Du kan også vælge at sætte end dato/tid på, hvis du fx har en række arrangementer (forårs/efterårs-program) der skal publiceres på samme tid. Når du har udfyldt og klikket ok, ændrer knappen sig derefter til at hedde "Afpublicer", som man kan klikke på, hvis arrangementet ikke skal være tilgængeligt for tilmelding alligevel. Du kan ikke afpublicerer, hvis der er tilmeldinger på arrangementet. Side 11 af 15

12 Gratis tilmelding af mødeopretter ved arrangementsoprettelse Du har nu muligt at tilmelde dig arrangementet du lige har oprettet, gratis, og det er også muligt at tilmelde eventuelle tilvalg efterfølgende. Når du trykker på publicer-knappen, kan du nederst i pop-up menuen, sætte flueben i Ja tak, jeg vil gerne tilmeldes arrangementet til 0 kr. som arrangør. Vær opmærksom på, at når du har sat hak i arrangørtilmeldingen, kan du ikke længere afpublicerer eller rette, tilføje eller slette tilvalg. Klik på publicer, og du kommer nu tilbage til arrangementsdetaljerne. Gratis tilmelding af ledsager til arrangør Hvis du ønsker at tilføje eventuelle tilvalg til din tilmelding, kan du klikke på knappen Ret tilmelding, som ligger øverst i højre hjørne. Du kommer nu ind i tilmeldingsflowet. Klik på næste, til du kommer hen til hvor du vælger tilvalg, og vælg hvor mange du skal have med. Side 12 af 15

13 Klik på næste, så du kommer til godkend tilmelding: Her står der, at da du er tilmeldt som arrangør, bliver du tilmeldt gratis til dette arrangement. Herefter klikker du på den grønne godkend-knap og så har du tilmeldt ledsager/tilvalg også. Side 13 af 15

14 Rediger arrangement Hvis du efterfølgende ønsker at redigerer dit arrangement, logger du på ida.dk, og klikker på "Vis" i bjælken. Vælg herefter "Mine arrangementer" og klik på Rediger i menuen til højre. Du kommer herefter ind på dit hovedarrangement, hvor du kan redigerer. Her vil tilvalgene også ligge i listen til højre. Side 14 af 15

15 Aflys arrangementet Vil du aflyse arrangementet, skal du klikke på "Bekræft aflysning". Vær opmærksom på, at alle deltagere bliver afmeldt, krediteret og modtager en automatisk mail om at arrangementet er aflyst. Aflyser du arrangementet tæt på afholdelsestidspunktet, skal du vurdere om der skal være en personlig kontakt via telefon til deltagerne. Du kan finde og telefonnummer på deltagerlisten under fanerne "Mine arrangementer" og "Min enheds arrangementer" Når du aflyser et arrangement, bliver der også sendt en mail til netværkskoordinatoren. Side 15 af 15