Bilag Afgjort den 28. maj Justitsministeriet. København, den 13. maj 2014.

Transkript

1 Aktstykke nr. 149 Folketinget (2. samling) Bilag Afgjort den 28. maj Justitsministeriet. København, den 13. maj a. Justitsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte udviklingen af et nyt it-system til at understøtte sagsbehandling af bl.a. civile sager (Juridiske FagSystemer, JFS) ved Danmarks Domstole, jf. orienterende brev til Finansudvalget af 22. januar 2014 samt Akt 127 af 23. maj 2013, Akt 60 af 22. januar 2013 og Akt 118 af 30. april 2009, herunder at de samlede udgifter til udvikling og implementering af fase 1 bliver 21,5 mio. kr. højere i forhold til det budgetterede i Akt 60 af 22. januar Projektet forventes idriftsat og dermed færdigt medio 2016, hvilket er 2,5 år senere end forudsat i Akt 60 af 22. januar Der anmodes om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte udviklingen af JFS med et justeret indhold ift. Akt 60 af 22. januar De samlede udgifter til anskaffelse og udvikling af JFS fase 1 forventes dermed at andrage 129,2 mio. kr. inkl. renteudgifter. I Akt 60 af 22. januar 2013 blev de samlede projektomkostninger skønnet til 107,7 mio. kr. Merudgiften afholdes inden for domstolenes ramme på hovedkonto Retterne. Aktstykkets indhold, men ikke eksistens, er fortrolig af hensyn til det offentliges økonomiske interesser og statens interne beslutningsproces, idet aktstykket indeholder oplysninger, som kan skade Domstolsstyrelsens forhandlingsposition med leverandørerne. Fortroligheden kan ophæves, når der er indgået kontrakt med leverandørerne. b. Med Akt 60 af 22. januar 2013 var det forudsat, at JFS fase 1 skulle bestå i udviklingen og idriftsættelsen af en tidssvarende platform med forbindelse til brugerfladen i domstolenes eksisterende it-systemer (DSI) på fire sagsområder (civile sager, straffesager, tvangsauktioner og skiftesager), og at der på alle de fire sagsområder blev udviklet funktionaliteter vedr. digital kommunikation. Der lægges nu op til, at færdiggørelsen af JFS fase 1 justeres i forhold til Akt 60 af 22. januar 2013 således, at fase 1 vil indebære færdiggørelsen af en række sammenhængende funktionaliteter (inkl. digital kommunikation) på området for civile sager, som muliggør et fuldt digitalt sagsforløb for civile sager. De tre øvrige sagsområder bliver også flyttet til den nye JFS-platform, men der vil dog i fase 1 Justitsmin., j.nr AA009063

2 2 ikke blive etableret funktionaliteter vedr. digital kommunikation på de tre øvrige sagsområder, som oprindeligt forudsat ved Akt 60 af 22. januar Ved Akt 127 af 23. maj 2013 blev Finansudvalget orienteret om, at Domstolssstyrelsens styregruppe for JFS på baggrund af fortsatte forsinkelser og vanskeligheder med test og driftslægning af JFSplatformen havde bedt uafhængige eksperter om at foretage et teknisk review med henblik på at få en objektiv ekstern vurdering af JFS- platformen. De eksterne rådgiveres konklusion var, at den udviklede platform var stor og kompleks i forhold til domstolenes behov, og de anbefalede, at JFS-platformen ikke blev sat i drift i den daværende form. Et udvalg (Udvalget for JFS) under ledelse af et rådsmedlem fra Statens It-projektråd og med deltagelse af Domstolsstyrelsen, Justitsministeriet, Finansministeriet og Digitaliseringsstyrelsen blev i sit kommissorium bedt om validering af det foreliggende beslutningsgrundlag og dets forudsætninger, samt - i det omfang Udvalget vurderede beslutningsgrundlaget for tilstrækkeligt - at give en anbefaling for Domstolsstyrelsens fremadrettede projektstrategi for JFS. Udvalget vurderede, at det var hensigtsmæssigt at gennemføre et økonomisk og tidsmæssig stramt styret projektforløb med leverandørerne med henblik på at bringe platformen i pilotdrift. Udvalget anbefalede endvidere, at Domstolsstyrelsen parallelt hermed igangsatte en markedsanalyse af mulige standardprodukter med henblik på en eventuel fremtidig overgang til et standardsystem. Ved brev af 22. januar 2014 blev Finansudvalget orienteret om, at pilottesten af JFS-platformen var planmæssigt afsluttet ved udgangen af 2013, og at det lykkedes at afvikle en sammenhængende systemleverance for et simpelt civilsagsforløb på JFS-platformen i pilottest i to retter. Efter gennemførelse af pilottesten har Domstolsstyrelsen, med assistance fra eksterne rådgivere, foretaget tekniske og økonomiske analyser af JFS-platformen og sammenholdt disse med alternative scenarier baseret på brug af standardsystemer på markedet. På baggrund af vurderingen af JFS tekniske egnethed og omkostningsniveau samt analyser af alternativer til JFS peger rådgiverne på, at færdiggørelse af JFS-systemet samlet set er det scenarium, der er forbundet med mindst risiko. Dette understøttes af følgende elementer: Det er lykkedes at etablere it-understøttelse af en simpel og sammenhængende civilsagstype og at bringe platformen med sagsforløbet i pilotdrift ved to retter. I pilottestforløbet er der generelt påbegyndt en oprydning og forenkling af udvalgte dele af den udviklede kode. Nye tekniske målinger viser, at det har reduceret platformens omfang og kompleksitet væsentligt. Rådgiverne vurderer, at kvaliteten af den udviklede kode er god, og pilotafprøvningen har vist tilfredsstillende svartider og skalerbarhed. Analyserne af alternativer til at færdiggøre JFS viser, at domstolenes forretningsmæssige behov med mange sagstyper og regelbundne sagsprocesser vil medføre store risici og omkostninger forbundet med tilpasning af standardsystemer. Det tekniske review og pilotafprøvningen har dermed vist, at implementeringsstrategien med enkelte funktionelle elementer på tværs af sagsområder og integration til de eksisterende systemer var en væsentlig del af problemstillingen med at få JFS testet og sat i drift. Derfor vil der blive færdiggjort et

3 3 sagsområde ad gangen, således at behandlingen af civile sager kan foregå i JFS alene og ikke i en blanding af JFS og gamle systemer. Fase 1 skulle oprindeligt i henhold til Akt 118 af 30. april 2009 flytte de nuværende civil- og straffesystemer over på en ny platform og tilføje et minimum af nye funktioner til at kommunikere digitalt. Siden er der sket ændringer af indholdet af fase 1. I stedet for leveres nu med fase 1 ikke alene en ny tidssvarende platform for alle fire sagsområder, som erstatning for de gamle systemer, men også en udvidet funktionalitet, som muliggør et fuldt digitalt sagsforløb for civile sager. Med et fuldt digitalt sagsforløb forstås, at rettens brugere kan aflevere og modtage digitalt via en portal, ligesom de interne sagsgange ved retten kan understøttes digitalt. Til gengæld leveres der ikke i forbindelse med fase 1 brugervendt funktionalitet til øvrige sagsområder, ligesom der heller ikke etableres digital afsendelse og modtagelse af sagsdokumenter for andre sagstyper end civile sager, sådan som det ellers var forudsat i Akt 60 af 22. januar For de øvrige sagsområder vil der i mellemtiden være mulighed for digital modtagelse og afsendelse med Digital Post og sikker mail, via Outlook og til dels via DSI-systemerne. Det er således uændret i forhold til Akt 60 af 22. januar 2013, at fase 1 indeholder udvikling og idriftsættelse af en tidssvarende platform (JFS-platformen) for alle fire sagsområder, hvilket udgør hovedparten af omkostningerne i fase 1. I forhold til de i tidligere aktstykker beskrevne leverancer for fase 1 leveres der som nævnt ikke brugervendt funktionalitet for andre sagsområder end det civile. Dette vil ske i en efterfølgende fase, når erfaringerne fra det civile område er indhøstet. Den nuværende fase 1 kan således gennemføres og afsluttes uafhængigt af, hvorvidt de manglende leverancer for de øvrige sagsområder senere besluttes udført. Udviklingsomkostningerne til færdiggørelse af de øvrige sagsområder er af et konsulentfirma estimeret til at udgøre ca mio. kr. ekskl. renteudgifter, drift og interne omkostninger til projektledelse m.v. Det er Domstolsstyrelsens vurdering, at dette skøn er yderst usikkert, og der udestår fortsat et arbejde med at få kvalificeret dette estimat. Et meget forsigtigt skøn er, at mellem pct. af de estimerede udviklingsomkostninger vedrører funktionalitet, som oprindeligt var forudsat at indgå i fase 1. Denne funktionalitet vil nu i stedet indgå i færdiggørelsen af de tre øvrige sagsområder, der vil udgøre selvstændige it-projekter uafhængige af fase 1, og som forud for igangsættelsen vil skulle vurderes af Statens IT-projektråd inden forelæggelse for Finansudvalget. Tidsplanen for afslutning af fase 1 indebærer, at it-understøttelsen af civile sager færdigudvikles med henblik på efterfølgende idriftsættelse og udrulning til retterne, som forventes afsluttet medio 2016, hvilket er 2,5 år senere end den tidligere planlagte implementering af modulerne til digital modtagelse, sagsoprettelse og afsendelse på tværs af sagsområder, jf. Akt 60 af 22. januar Når udrulningen til retterne er afsluttet, forventes projektorganisationen at fortsætte med udviklingsopgaverne vedrørende de øvrige sagsområder, såfremt det bliver besluttet at igangsætte næste fase. Risikovurdering

4 4 Idet JFS Fase 1 er et projekt fra før etablering af Statens IT-projektråd i 2011, fastholdes risikovurderingsformen fra før 2011 for at opretholde mulighed for at sammenligne gennem hele projektforløbet. Det vurderes, at JFS fase 1 fortsat har en risikoprofil over middel, jf. Finansministeriets tidligere Vejledning om risikovurdering af IT-projekter, hvor niveau 1 er det laveste og 5 er højest: Risikoområde Organisatoriske forhold Teknisk løsning Leverandør Interessenter Samlet vurdering Risikoniveau Den samlede risikovurdering over middel skyldes primært, at projektet på flere parametre vurderes at have over middel risiko, og særligt at kompleksiteten i den tekniske løsning er høj. Der henvises til bilag 1 for en uddybning af risikovurderingen for JFS. Økonomi De samlede udgifter til udvikling og implementering af fase 1 blev estimeret til 107,7 mio. kr. (svarende til 106,0 mio. kr. i 2013-PL), jf. Akt 60 af 22. januar Merudgifterne til færdiggørelse af JFS fase 1 er estimeret til 12 mio. kr. Merudgiften til færdiggørelse af fase 1 skyldes dels det gennemførte tekniske review og pilotafprøvningen, dels behov for fortsat at forenkle dele af JFS-platformen samt forbedre dokumentation af systemet. Der forventes endvidere merudgifter på 9,5 mio. kr. til forøgede renteudgifter primært som følge af forsinkelsen. Dermed forventes de samlede udgifter til JFS fase 1 at andrage 129,2 mio. kr. Den samlede økonomi for JFS fase 1 fremgår af nedenstående tabel. (mio. kr., pl) Forøgede renteudgifter Civile sager og straffesager Tvangsauktioner og skiftesager Akt 118 af 30. april ,2 Reserveret bevilling fra FL07 26,0 Akt 60 af 22. januar 2013 Merudgifter til implementering m.v. Udgifter i alt 12,5 12,0 9,5 129,2 c. Sagen forelægges Finansudvalget med henvisning til reglerne om væsentlige ændringer af it-projekter, jf. BV14 pkt

5 5 e. Under henvisning til ovenstående anmoder Justitsministeriet om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte udvikling og implementering af Juridiske Fagsystemer (JFS) fase 1 til behandling af civile sag i retterne, herunder at de samlede udgifter forhøjes med 21,5 mio. kr i forhold til Akt 60 af 22. januar Merudgiften afholdes inden for domstolenes ramme på hovedkonto Retterne. f. Finansministeriets tilslutning foreligger. København, den 13. maj 2014 Til Finansudvalget. KAREN HÆKKERUP / Rikke Freil Laulund Tiltrådt af Finansudvalget den

6 6 Risikovurdering Bilag 1 JFS fase 1 skønnes at have følgende risikoprofil, jf. Finansministeriets tidligere Vejledning om risikovurdering af IT-projekter, hvor niveau 1 er det laveste og 5 er højest: Risikoområde Organisatoriske forhold Teknisk løsning Leverandør Interessenter Samlet vurdering Risikoniveau Det er Domstolsstyrelsens vurdering, at udviklingsprojektet samlet set fortsat har en lidt over middel risikoprofil. Det er samtidig Domstolsstyrelsens vurdering, at risikoen for domstolenes sagsbehandling ved ikke at gennemføre det nødvendige teknologiskift er større. Domstolene er i dag kritisk afhængige af én leverandør og har på grund af den forældede teknologiske platform store løbende driftsudgifter samt ikke mindst udfordringer i at følge med samfundets generelle digitalisering. Organisatoriske forhold Risikoniveau 4 Det er Domstolsstyrelsens vurdering, at der er visse organisatoriske risici forbundet med at udskifte domstolenes sagsbehandlingssystemer, der i dag understøtter en meget intensiv sagsproduktion af sager årligt. Implementeringsplanen indebærer en gradvis udskiftning af de gamle sagssystemer, så det først er civile sager, der implementeres, frem for at udrulle en fase 1, der berører alle sagsområder. Systemfunktionaliteten på civilområdet udvikles med stor brugerinddragelse og med inddragelse af brugererfaringer fra pilotafprøvningen for at sikre nødvendig understøttelse af forretningsmæssige behov. Udskiftningen af de juridiske sagsbehandlingssystemer er en omfattende og kompleks opgave, der kræver stram projektstyring og tilstedeværelse af nødvendige tekniske og forretningsmæssige ressourcer i projektorganisationen. Projektet færdiggøres ved anvendelse af den fællesstatslige it-projektmodel ligesom den stramme governancemodel fra pilotafprøvningen videreføres. Teknisk Løsning Risikoniveau 4 Det er styrelsens vurdering, at den valgte løsning har en over middel risikoprofil. Selvom den valgte løsning bygger på anerkendte standardprodukter, som er velafprøvede og dokumenterede, og at de forskellige moduler bygges op ved hjælp af åbne løsninger, så må egenudviklingen af systemets forskellige delmoduler anses for at være kompleks. De juridiske fagsystemer understøtter avancerede, domstolsspecifikke arbejdsgange og processer baseret på retsplejelovens omfangsrige bestemmelser. Den udviklede løsning er fortsat kompleks og kræver, at der foretages yderligere forenklinger og forbedret dokumentation af systemet. Leverandør Risikoniveau 4

7 7 Risici forbundet med leverandørsiden vurderes til over middel. Der findes i dag flere leverandører, der kan arbejde med de teknologier, som platformen er baseret på. Men reviewet har tydeliggjort, at der frem til der foreligger en oprydning i koden og tilstrækkelig dokumentation består en faktisk afhængighed af den nuværende leverandør. Den nuværende leverandør har oparbejdet et stort forretningskendskab i projektperioden, hvorved der er en vis grad af personafhængighed og dermed en sårbarhed over for udskiftning af udviklere hos leverandøren. Interessenter Risikoniveau 2 Det er Domstolsstyrelsens vurdering, at der er få risici tilknyttet projektets interessenter. De primære interessenter er byretterne og de overordnede retter. Sekundære interessenter er advokatsamfundet, og andre brugere og offentlige instanser, som samarbejder med domstolene. De primære interessenter er generelt positive over for projektet. Der er et ønske blandt medarbejderne om at kunne arbejde mere digitalt. De primære interessenter bliver involveret gennem både faste fora og gennem projektets styregruppe, projektgruppe, arbejdsgruppe og referencegruppe. De sekundære interessenter er også positive over for gennemførelse af projektet, der muliggør større grad af digital udveksling med domstolene. Fra domstolenes professionelle brugere (advokater, anklagemyndighed og politi) er der stor bevågenhed over for ethvert tiltag, som kan effektivisere og forenkle samarbejdet med retterne. Andre eksterne aktører, som først og fremmest udgøres af offentlige myndigheder, inddrages løbende med henblik på at afklare behov for informationsudveksling, standarder og dataformater m.v.