TILLÆG TIL MANUAL Håndtering af filer (Billeder, dokumenter og videoer)

Transkript

1 TILLÆG TIL MANUAL Håndtering af filer (Billeder, dokumenter og videoer) 24. Juni 2015

2 Indhold Indledning Side 3 Upload filer Side 4 Vedhæft filer Side 6 Vedhæftninger Side 8 Oprettelse af vedhæftninger Side 8 Sletning af vedhæftninger Side 8 Sletning af filer Side 9 Forklaring af metadata Side 10 Manual til vvskatalogets administrationssystem kan hentes på forsiden af vvs.vvskataloget.dk ved klik på manualer i venstre side. Brugernavn: Adgangskode:

3 Filhåndtering Vvskataloget har udviklet et nyt filhåndteringssystem, der fremover vil gøre det nemmere for dig som leverandør at håndtere dine filer, samt have overblik og samling på filerne. Du har nu mulighed for at håndtere store mængder filer i dit browser vindue. Herfra kan du uploade, tilføje til vare og tilføje metadata til filerne. Systemet kan håndtere en lang række af forskellige filer, der er med til at understøtte jeres varer. Sådan kommer du i gang Du logger ind som du plejer: Klik ind på og klik ved»login for leverandører til Administrationssystem«, eller vvs.vvskataloget.dk Indtast det brugernavn og den adgangskode du har fået tilsendt fra Rørforeningen. Klik herefter på OK. 3

4 Upload filer Når du er logget ind vil dit skærmbillede se således ud. For at uploade filer skal du trykke på Alle filer. Du finder Alle filer i menuen til venstre. Klik på Alle filer Du kan nu se alle de filer I har. For at uploade en ny fil (f.eks. et billede), tryk på Upload filer til billedbank. Før du uploader filer kan du vælge metadata til filerne. Disse metadata kan også ændres på et senere tidspunkt. Læs mere på side 10. Klik på Vælg filer 4

5 Når du har valgt en eller flere filer, vil de herefter blive uploadet til databasen. En besked vises, når uploadningen af filer er afsluttet. Du kan nu se de filer, du har uploadet til databasen. For at kunne vedhæfte en fil til vvsnumre skal filen favorit-markeres. Filer bliver automatisk favoritmarkeret ved upload. Du kan se dine favoritmarkerede filer i højre siden af skærmbilledet. Filer, der tidligere er uploadet, kan favoritmarkeres ved at klikke på stjernen foran filen i listevisning, så den farves gul - eller ved klik på den enkelte fil. Trykker du på denne box vil du kunne se en liste over dine favorit filer. Herfra kan du fjerne favoritmarkeringer ved at trykke på det røde kryds. 5

6 Vedhæft filer For at vedhæfte filer til dine varer, skal du finde de varer frem hvortil filerne skal vedhæftes. Det kan du fx gøre med søgning, eller ved at trykke på Varer og derefter finde frem til de korrekte varer. Bemærk at kategorier der indeholder jeres varer, er markeret med fed skrift. Når du har fundet og valgt de varer du ønsker filen skal vedhæftes til, skal du trykke på Funktioner. Vælger du ingen varer (med klik på varelinje) vedhæftes filen til alle varer i listen. Vælg herefter Vedhæft filer fra billedbank. 6

7 Hak af ud for den eller de filer du ønsker skal vedhæftes den valgte varer. Er der flere billeder til samme vare, kan du angive hvilket billede som skal være det første der ses i en søgning. Sæt hak ud for Brug som webfoto. Klik Ok og herefter Luk vindue. Vedhæftede filer, kan ses under fanen Vedhæftninger ved klik på en vare. Webfoto ændres ved klik på Vælg. * Filer kan også vedhæftes i Masseediter vinduet, under Vedhæftninger. 7

8 Vedhæftninger En vedhæftning er en sammenkædning mellem et vvsnummer/vare og en fil (billede/dokument ect.). En vare kan have flere vedhæftninger, dvs. flere billeder og dokumenter tilknyttet og en fil kan være tilknyttet en eller flere varer. Sletning af vedhæftninger Ønsker du at fjerne en fil fra en vare, gøres det på følgende måde: Søg varen frem og tryk på vvsnummeret. Tryk derefter på Vedhæftninger. Højreklik på den ønskede fil, og tryk på Slet. Du har nu fjernet vedhæftningen på varen. 8

9 Sletning af filer Ønsker du at slette en fil fra systemet, skal du først sikre dig at filen ikke er vedhæftet varer/vvsnumre. Når alle vedhæftninger er slettet, gå da ind på Alle filer og søg den ønskede fil frem. Højreklik på den ønskede fil, og tryk på Slet. Du har nu fjernet vedhæftningen på varen. Tryk derefter OK til sletning af varen. Er alle vedhæftninger ikke fjernet, vil du få denne fejlmeddelelse. Klik på filens navn, og et nyt vindue åbnes. Klik på Relationer Højreklik og tryk Slet på samtlige vedhæftninger. Når alle vedhæftninger er slettet, kan du slette selve filen. 9

10 Metadata Når du uploader en fil vil du se dette vindue. Her er der mulighed for at tilføje metadata til dine filer. Metadata kan også ændres på et senere tidspunkt, med klik på filnavn efterfulgt af Rediger. Standard licens: Her angives, hvem der har copyright til indholdet i filen (billedet, dokumentet eller videoen). På sigt vil dette felts indhold blive vist ved siden af filen, hvis filen f.eks. vises i Vvskataloget Online. Standardværdien i feltet er "Copyright <leverandørnavn>" Standard tilskrivning: Her angives, hvem filen (billedet, dokumentet eller videoen) kan tilskrives. Normalt skal angives navnet på en person eller en organisation i feltet. På sigt vil dette felts indhold blive vist ved siden af filen, hvis filen f.eks. vises i Vvskataloget Online (Hvis der f.eks er tale om et billede vil blive vist "Foto: <indhold af tilskrivning>"). Standardværdien i feltet er "<leverandørnavn>" Standard billedtype: Billedtypen beskriver filer af typen billede nærmere: Produkt billede: "portræt af produktet Fritlagt billede: produktbillede uden baggrund Gruppebillede: billede af produktet sammen med andre produkter (i f.eks. en produktserie) Miljøbillede: billede af produktet i en brugssammenhæng Målskitse: skitse af produktet med mål Skitse: skitse af produktet uden mål 10

11 Standard dokumenttype: Hvilken type dokument er filen, herunder: Målskitse Tegning Datablad Drift- og vedligeholdelsesvejledning Monteringsvejledning Sikkerhedsdatablad Ydeevnedeklaration Manual Brochure CAD/CAM tegning RoHS certifikat: Certifikat udsted i henhold til RoHS Direktivet (Restriction of Hazardous Substances) REACH: Dokumenter i forbindelse med REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) GDV certifikat: Certifikat udsted i henhold til "Godkendt til Drikkevand" ordningen VA godkendelse: Godkendelse udsted i henhold til "Godkendt til vand- og afløbsinstallationer" ordningen Standard videotype: Hvilken slags videotype er filen, herunder: Reklame Installationsvejledning Brugsvejledning Billedbanken afgør, ud fra filformat (sidste 3 eller 4 bogstaver i filnavnet efter punktum), om en fil er et billede, dokument eller video. Billedbanken er sat op til at håndtere over 100 forskellige filformater. En række filformater afvises (er sortlistet), da de ikke er relevante for billedbanken. Du får en fejlmeddelelse, hvis du forsøger at uploade en fil med sortlistet filtype. Hvis du uploader et ukendt filformat (et, der hverken håndteres eller er sortlistet) får du også en fejlmeddelelse, samtidig med at din kontaktperson i får en mail om forsøget på at uploade et ukendt filformat. Rørforeningen vil så afgøre om filformatet enten skal håndteres eller sortlistes. Det er leverandørens ansvar, at metadata felterne - specielt Copyright og Tilskrivning - er udfyldt korrekt, og ikke evt. indeholder data, der kan bevirke krænkelse af 3. parts rettigheder. 11