Af Flemming Lund Clausen, Produktion, Forskning og Innovation. Udeblivelser i Psykiatrien det kan lade sig gøre at reducere!

Transkript

1 TTEAM - Tema februar 6. april Af Flemming Lund Clausen, Produktion, Forskning og Innovation Udeblivelser i Psykiatrien det kan lade sig gøre at reducere! Det ambulante område i Region Sjælland Psykiatri har i 2016 haft målet at reducere udeblivelser med 25%. Et ambitiøst, men, som det skulle vise sig, ikke et umuligt mål Hos Distriktspsykiatrien i Roskilde (DP Roskilde) er man således lykkes med at reducere udeblivelser med 22 %. Forbedringsprojektet i klinikken er gennemført i tæt samarbejde med Produktion, Forskning og Innovation (PFI). Baggrunden for forbedringsprojektet Projektet blev en realitet, da både DP Roskilde og PFI stod med et behov. DP Roskilde havde et mål de skulle nå, mens to konsulenter ved PFI skulle tilknyttes et forbedringsprojekt som led i deres Improvement Advisor uddannelsen hos IHI. At hjælpe hinanden var således en klar win-win situation. Aftalen om projektet blev med afdelingsledelsens accept indgået i december Projektet skæres til Vores første skridt var at forme et robust forbedringsteam i forhold til kompetencer såvel som beslutningskraft. Teamet, som fungerede kontinuert i gennem hele periode, bestod af 5 personer fra DP Roskilde og 2 personer fra PFI. Et vigtigt element var, at begge ledere fra DP Roskilde var en del af teamet. Teamet mødtes til forbedringsworkshop hver anden tirsdag eftermiddag. Det blev til 20 workshops i alt! I mellem workshops testede vi forandringsideer og samlede og analyserede data.

2 Hvad prøver vi at opnå? Vores tilgang til forbedringsarbejdet var en stringent brug af Forbedringsmodellen. Første spørgsmål i modellen var let at svare på målet var at reducere udeblivelserne med 25% pr. 31. december Hvordan ved vi at en forandring er en forbedring? Vi besluttede dernæst, at vores resultatindikator skulle være udeblivelser i procent af den planlagte aktivitet i stedet for at måle på det ugentlige antal udeblivelser. Dette blandt andet fordi det viste sig, at aktivitet og udeblivelser er tæt korrelerede høj aktivitet betyder ofte mange udeblivelser. Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe forbedring? Nu kom turen så til at finde de forandringsideer, som vi ville teste, og som vi troede ville bidrage til at reducere antallet af udeblivelser. Vi havde mange idéer til, hvad vi kunne undersøge, f.eks. Hvem er det som udebliver - er det en bestemt patientgruppe eller sker det på bestemte tidspunkter?. En stor analyse af data fra 2. halvår 2015 viste os bl.a., at når det gælder udeblivelser har: Patientens køn ikke nogen betydning Diagnose havde en nogen betydning (overvægt blandt patienter med diagnosen paranoid skizofreni og skizotypisk sindslidelse UNS) Afstand til klinikken ikke nogen betydning Alder har stor betydning (stor overvægt af unge under 30 år) Ugedag og tidspunkt for aftalen ingen betydning Udeblivelser sker sjældent på det første besøg Side 2 af 6

3 Vi stillede også spørgsmålet Hvorfor udebliver patienterne?. Vi havde selv en del teorier om årsagerne og ringede derfor et antal udeblevne patienter op for at afklare mulige årsager og teste vores hypoteser. Det gav følgende resultater Det fremgår, at 50% af de adspurgte patienter angav at de havde glemt aftalen, mens 28% angav at de ikke var klar over aftalen. Så hvordan kunne vi hjælpe patienterne til bedre at huske deres aftaler? Teamet gennemførte en intensiv brainstorming og nåede på 1½ time frem til 29 forandringsideer, som blev registreret og grupperet efter emner. På baggrund af vores dataanalyser besluttede vi at starte med at teste effekten af SMS påmindelse til patienten dagen før aftalen. Forbedringsmodellen tilsiger, at man starter med at teste i lille skala og skalere op i takt med, at man opnår mere viden omkring sin forandring. Testen viste, at SMS påmindelser har en positiv effekt på patienter, som kom til en individuel samtale, mens det ingen effekt havde på patienter med en aftale til grupper. Vi udviklede også på forandringsideen ved at ændre ordlyden i SMS-beskeden, og tidspunktet for afsendelse af SMS beskeden. SMS løsningen i OPUS gav os store udfordringer. F.eks. kræves det, at patienten bekræfter deres tilmelding, før SMS påmindelsen fremover kan modtages. Det var let for sekretariatet at tilmelde patienterne, men betydeligt sværere at få patienterne til at bekræfte. For at hjælpe patienterne udarbejdede vi vejledninger, som både blev uddelt og hængt op i som plakat. Det lykkedes gennem en virkelig stor arbejdsindsats at øge antallet af de eksisterende patienter, som modtager en sms-påmindelse, fra 40% til 60%. Side 3 af 6

4 Næste indsats blev rettet mod nye patienter. Her udviklede, testede og implementerede vi en løsning, som sikrer, at 85% af patienterne allerede ved det første besøg bliver tilmeldt og får bekræftet SMS-ordningen. En positiv sidegevinst ved løsningen var en anderledes indretning af modtageskranken, som har givet et løft i oplevelsen ved den første kontakt både hos patienten og hos personalet. Næste forandring blev målrettet patienter med særligt mange udeblivelser. En analyse viste nemlig, at inden for et halvt år lå den tilfældige variation for udeblivelser mellem 0 og 3 udeblivelser pr. patient. En lille gruppe af patienterne (4%) bidrog imidlertid med usædvanligt mange (4 eller flere) udeblivelser (37% af periodens udeblivelser) et udtryk for ikke-tilfældig variation. Indsatsen rettet mod denne gruppe af patienter gennemføres kvartalsvis. Der er udarbejdet et værktøj, hvormed man kan producere lister over patienterne fordelt på de primære behandlere. Patienterne bliver drøftet på konferencen og der aftales individuelle tiltag. Til støtte for dialogen mellem patienten og den primære behandler er der endvidere udviklet en blanket Hvad kan være hjælpsomt? det er nødvendigt at inddrage den individuelle patient i løsningen. Ud over de nævnte forbedringsindsatser arbejdes der bl.a. videre med: Nudging plakat i ventearealet, der adresserer fremmøde positivt er under test Telefonopringning til patienter, der udebliver fra det første besøg Side 4 af 6

5 Hvordan er det så gået? Teamet følger ugentligt indikatoren udeblivelser i procent af de bookede aftaler. Til dette formål benyttes et P kontroldiagram. Det var en gennemgående udfordring i projektperioden, at der gik meget lang tid, før vi kunne begynde at se, at forandringerne rent faktisk var forbedringer. Faktisk skulle vi helt hen i uge 47, før vi med sikkerhed kunne fastslå, at systemet var på vej imod en forbedring. Da vi stoppede projektet kort før jul 2016, var niveauet for udeblivelser stabilt omkring 9,6% svarende til en reduktion på 22% i forhold til vores baseline tæt på vores mål på 25% reduktion. Vi tror på, at niveauet sænkes yderligere i takt med, at de gennemførte forandringer slår fuldt igennem. Hvad har vi lært? Forbedringsmodellen fordrer at man arbejde med et veldefineret mål i sigte det havde vi heldigvis fra starten. Dernæst skal vi drive forbedringsarbejdet ved brug af data over tid, og endelig skal de enkelte forandringer udvikles, testes og implementeres systematisk først i lille skala og derefter gradvist skaleret op. Med det resultat vi indtil videre har nået, har vi fået praktisk erfaring med og tillid til Forbedringsmodellen. Forbedringsarbejde kræver struktur og frem for alt tid omvendt har vi gennem forbedringsarbejdet lykkedes med at skabe et yderst positivt resultat. Side 5 af 6

6 Uden tvivl har dette projekt givet stor læring til projektets parter. DP Roskilde udtaler bl.a., at projektet har: Hjulpet til det vedholdende fokus på forbedringsarbejdet Øget fortroligheden med datadrevet forbedringsarbejde Øget forståelse for brug af værktøjer og metode i forbedringsarbejdet Har understreget nødvendigheden af, at det kræver tid og ressourcer at lave forbedringer mere end vi troede Nødvendigheden af at arbejde konkret og helt ned i detaljen Betydning af sparring med PFI og dermed en anden faglig tilgang Vi har fået rum til refleksion baseret på data For os fra PFI, har projekt bl.a. give læringen: Forbedringsmodellen virker i praksis At nedbringe udeblivelser i Psykiatrien er ikke let, men det kan lade sig gøre At der er langt fra test til implementering At ledelsens vedholdende opbakning og engagement er afgørende At et engageret team er afgørende At forbedringer kræver en gensidig forståelse mellem forandringsekspertisen og den faglige ekspertise - det må man nødvendigvis bruge tid på! At lave forbedringer er et langt sejt træk, og at fejltagelser undervejs er en del af læringen. PFI takker Distriktspsykiatrien i Roskilde for et fremragende og udviklende samarbejde i dette projekt. Alle deltagere i teamet har bidraget med en stor arbejdsindsats, mange kreative idéer, godt humør og stor tålmodighed også når resultaterne lod vente på sig. Side 6 af 6