EU-udbud - Behandling af farligt affald

Transkript

1 EU-udbud - Behandling af farligt affald Maj 2017 Udgivelsesdato : Projekt : 2049 Dokument nr. : 10 Udarbejdet : Behs Kontrolleret : Karc, Twin Version : 1.0

2 Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 ORIENTERING Udbyder Udbudsmaterialet Tidsplan for udbuddet Udbudsgrundlag 3 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4 3 AFLEVERING AF TILBUD 5 4 TILBUDDETS INDHOLD Egnethed 6 5 ØVRIGE FORHOLD Alternative bud Vedståelse Underentreprenører Forbehold Flere i forening Ingen forhandling 7 6 VURDERING AF TILBUD Vurdering af pris Vurdering af service og kvalitet Samlet vurdering 8 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Kontrahering 9

3 Side 2 1 ORIENTERING Sønderborg Affald A/S udbyder transport og behandling af emballeret farligt affald i offentligt EU-udbud i henhold til Udbudsloven (Lov nr af 15. december 2015). Opgaven udbydes for en periode på ca. 2 år med start fra den 1. januar februar Der er mulighed for forlængelse i et vilkårligt antal måneder op til 2 år frem til 28. februar Ønsker udbyder at gøre brug af muligheden for forlængelse, vil dette blive meddelt tilbudsgiveren senest den 31. august 2020 med oplysning om antal måneder. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161 og med kriteriet pris iht. Udbudslovens 162, stk. 1. Udbudsmaterialet er tilgængeligt via Sønderborg Forsynings hjemmeside Opgaven omfatter: Transport af farligt affald/gods, inkl. emballager Behandling af farligt affald/gods 1.1 Udbyder Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Tlf.: Kontaktperson: Betina Hylleberg Skjøth Tlf: behs@sonfor.dk 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fra TED, S (dette dokument) ESPD (standarderklæring vedr. udelukkelse og udvælgelseskriterier) i xmlformat og pdf-format. Ydelsesbeskrivelse inkl. bilag, herunder kontraktudkast Tilbudsliste Bilag A Konsortieerklæring Evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.

4 Side Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse Offentliggørelse 29. maj 2017 Vejledende frist for at stille spørgsmål 3 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 9. juni 2017 Frist for afgivelse af tilbud Uge 24, 2017 Uge 26-27, 2017 Udsendelse af Standstill-meddelelse med meddelelse om forventet tildeling Forventet kontraktindgåelse 1.4 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Bekendtgørelse om vejtransport af farligt godt, BEK. nr af 30. oktober 2015, som er baseret på ADR-konventionen Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Færdselsloven, Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EUdirektiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale. Tilbudslisten. Eventuelle rettelsesblade og svar på stillede spørgsmål.

5 Side 4 2 SPØRGSMÅL OG RETTELSER Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk. Der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes skriftlig til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth behs@sonfor.dk Spørgsmål der fremsendes inden den 29. maj 2017 vil blive besvaret senest den 30. maj Spørgsmål der stilles efter den 29. maj 2017 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil blive meddelt som brev og uploadet til hjemmesiden. Rettelser vil ligeledes blive meddelt som brev og uploadet til hjemmesiden. Link til hjemmesiden: Det er tilbudsgivers ansvar at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale, herunder svar på spørgsmål, indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb.

6 Side 5 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk. Sidste frist for aflevering af tilbud er fredag den 9. juni 2017, kl Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Behandling af farligt affald. Tilbuddet skal bestå af: 1 stk. papirbaseret og underskrevet originalt tilbud 1 stk. USB med tilbuddet i elektronisk udgave, f.eks. pdf-udgaver. Tilbudsgiver kan få kvittering på afleveret tilbud, hvis dette ønskes. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige kommunale regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. De bydende har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene.

7 Side 6 4 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt og underskrevet ESPD Udfyldt og underskrevet tilbudsliste Evt. Bilag A - Konsortieerklæring Tilbudsliste og konsortieerklæring er i en word-udgave, og tilbudsgiver må ikke ændre i tekster eller mængder i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 4.1 Egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende erklæring vedrørende egnethed: ESPD Service og kvalitet Erklæringen i udbudsmaterialet (ESPD) skal anvendes. Vedrørende Del III kan der ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der ved aftalens indgåelse er omfattet af udelukkelsesgrundende nævnt i Udbudslovens 135 eller 137. For så vidt angår Del IV, kan tilbudsgiverne nøjes med at udfylde punkt α vedrørende opfyldelse af udvælgelseskriterierne. Minimumskravet til faglig og teknisk kapacitet er mindst 1 reference af tilsvarende størrelse og vedr. behandling af farligt affald de seneste 3 år, dvs. i perioden Ved tilsvarende størrelse forstås en opgave med en årlig kontraktsum på mindst 1 mio. DKK. Beskrivelse af Hotline-funktion samt elementer ved tilbuddet, som vil betyde ekstra service og kvalitet i opgaven. Beskrivelse af hvordan varetagelsen af Hotline-funktionen vil blive varetaget, herunder forventet bemanding i daglig drift og i ferieperiode m.v. Udbyder kan efterfølgende kræve eventuel dokumentation og uddybning af de forhold, der er omfattet af erklæringen. Vedrørende Del III består dokumentationen i en fuld Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der anerkendes af myndighederne i det land, som tilbudsgiver er etableret i. Vedrørende Del IV skal tilbudsgiver på anmodning dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet i form af følgende nøgletal: 1) Resultat før renter og afskrivning, 2) samlet omsætning, 3) balancesum og 4) egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Desuden skal tilbudsgiver dokumentere soliditetsgraden ved afslutningen af seneste regnskabsår. Dokumentation består i godkendte og revisionspåtegnede årsrapporter.

8 Side 7 Tilbudsgiver skal tilsvarende på anmodning dokumentere sin faglige og tekniske kapacitet ved at fremlægge en referenceliste der indeholder tilbudsgivers væsentligste erfaringer med indsamling af affald de seneste 3 år, dvs. i perioden , jf. Udbudslovens 155, punkt 2). For hver reference oplyses kunde, kontaktperson hos kunde, udført opgave, udførelsesperiode og årlig kontraktværdi. 5 ØVRIGE FORHOLD 5.1 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 5.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. 5.3 Underentreprenører Der må anvendes underentreprenører, men det skal være defineret hvad der bruges underentreprenører til og hvem der er tale om. Evt. underentreprenører må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudsloven. Oplysning om underentreprenører angives i ESPD en Del II, afsnit D. De oplyste underentreprenører skal udfylde og aflevere særskilte ESPD er. Underentreprenørerne skal udfylde Del II afsnit A og B, samt Del III i ESPD en. 5.4 Forbehold Forbehold accepteres ikke. 5.5 Flere i forening Hvis en sammenslutning af aktører (f.eks. et konsortium) tildeles den udbudte kontrakt, skal deltagerne i sammenslutningen hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for udbyder. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå bindende aftaler vedrørende den udbudte kontrakt. Der kan ligeledes kun være en kontaktperson, som udbyder har kontakt til. Tilbudsgivere, der byder i forening, skal udfylde og underskrive dokumentet Bilag 1 - Konsortieerklæring. 5.6 Ingen forhandling Sønderborg Affald A/S har ikke mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle de krævede og nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger.

9 Side 8 6 VURDERING AF TILBUD Tilbud der er modtaget ved tilbudsfristens udløb, vil blive gennemgået med henblik på at fastslå, om tilbuddet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. Tilbuddene vurderes med hensyn til udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterierne, dvs. om tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161, stk. 3 bedste forhold mellem pris og kvalitet. Underkriterierne er følgende: Underkriterier Point Vægtning Pris Service og kvalitet Vurdering af pris Hovedtilbudssummen vil danne baggrund for vurderingen. Det billigste tilbud tildeles 10 point. Der indlægges en spredning på 50 %, svarende til en forventet max. pris på det billigste tilbud + 50 %. Tilbud med en pris på mere end 50 % over det billigste tilbud tildeles 0 point. Tilbuddene tildeles herefter point ved interpolation inden for spredningsområdet. 6.2 Vurdering af service og kvalitet Tilbudsgivers beskrivelse vedr. tilbudt service og kvalitet vil danne baggrund for vurdering. Der tildeles 0-10 point. Tilbud, der alene opfylder minimumskravene vil blive tildelt 0 point I vurderingen vil ekstra service og forbedret kvalitet i opgaveplanlægning og opgaveløsning udover de minimumskrav, der er angivet i udbudsmaterialet have særligt fokus. Det vil vægte højt: Der tilbydes en hotline-funktion, som på overbevisende måde sikrer hurtig assistance og kort responstid på spørgsmål. 6.3 Samlet vurdering Ved samlet vurdering, vil point for hvert underkriterie blive gange med vægtningen, dvs. at point for pris x 0,8 og point for service/kvalitet x 0,2. Herefter lægges de to vægtede point sammen til identificering af det vindende tilbud.

10 Side 9 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Efter evalueringen får tilbudsgiverne elektronisk underretning pr. mail om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Sønderborg Affald A/S har til hensigt at indgå kontrakt med. Det forventes, at underretningen vil ske i uge 24, Med underretningen igangsættes en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Sønderborg Affald A/S har udsendt underretningen til tilbudsgiverne. 7.1 Kontrahering Efter standstill perioden forventer Sønderborg Affald A/S, at kunne indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver i uge 26-27, Perioden for kontraktindgåelse er vejledende.