Udviklingsaftale 2017 for Byråds- og Direktionssekretariatet

Transkript

1 Udviklingsaftale 2017 for Byråds- og Direktionssekretariatet I udviklingsaftalen fremgår det, hvilke udviklingsmål vi skal arbejde med i årets løb. Udviklingsmålene viser både, hvordan vi bidrager til realiseringen af Skanderborg Byråds politikker og forandringer, hvordan vi arbejder sammen med andre dele af det kommunale fællesskab, og hvordan vi realiserer vores egne ambitioner. Udviklingsmål: Revision af Skanderborg Kommunes styrelsesvedtægt udvikling af Byrådets arbejdsform Som optakt til en ny valgperiode fra 2018 gennemføres der 2017 en revision af den gældende styrelsesvedtægt. Fokus i arbejdet er at videreudvikle på Byrådets arbejdsform, når det gælder politikformulering og politikkontrol. I den forbindelse søges ny inspiration ved såvel politisk som administrativ deltagelse i et nyetableret netværk for samskabt politik, ligesom processen indbefatter temadrøftelser vedrørende Byrådets arbejdsform i kredsen af gruppeformænd, udvalgsformænd, Økonomiudvalg og Byråd. Byråds- og Direktionssekretariatet understøtter processen og udarbejder i januar 2017 et konkret forslag til ny styrelsesvedtægt. Der har gennem 2016 været arbejdet med dialog og inspiration vedrørende fornyelse af Byrådets arbejdsform. Der udarbejdes på den baggrund oplæg til den politiske behandling af forslag til ny styrelsesvedtægt i januar-april Her skal oplægget formes til et færdigt forslag, som skal endeligt godkendes ved to behandlinger i Byrådet. Byrådets arbejdsform evalueres løbende gennem den kommende valgperiode med sigte på en fornyet revision af Styrelsesvedtægten i foråret Afvikling af kommunalvalg 2017 Der afvikles nyvalg til Byrådet den 21. november Byråds- og Direktionssekretariatet forestår forberedelse, afvikling og opgørelse af valget. I forberedelsen af valget lægges der vægt på at gøre det let at stille op til valget. Dette indbefatter god information til og understøttelse af de politiske partier og af de kandidater, som ønsker at stille op. Hvis der er opbakning fra partierne afholdes der i august 2017 et samlet informationsmøde for nye kandidater til Byrådet. Forløbet af kommunalvalget evalueres med valgstyrerformænd og valgsekretærer på valgstederne samt samlet på direktionsmøde i december 2017.

2 Konstituering, modtagelse og introduktion af nyt Byråd Byråds- og Direktionssekretariatet understøtter det nye Byråds konstituering i december 2017 samt påbegyndelsen af arbejdet i det nye Byråd pr. 1. januar Den ny borgmesters og partiernes forberedelse af det konstituerende møde understøttes med oversigter over poster i kommissioner, råd og nævn, fordelingen af disse på partier mv. samt registrering af indstilling mv. Der tilrettelægges en sjov og let introduktion af det nye Byråd, som samtidig gør det nemt for byrødderne at komme i gang med arbejdet i det nye Byråd og i de nye udvalg. I den forbindelse sker der også en praktisk forberedelse af arbejdet med udlevering af teknisk udstyr, introduktion til programmer mv. Introduktionen af Byrådet evalueres løbende med henblik på korrektioner for eventuelle mangler i forløbet. Administrativ (faglig og sekretariatsmæssig) understøttelse af opgaveudvalg vedrørende psykiatri. (Fælles mål for Ældre og Handicappede, Børn og Unge, Beskæftigelse og Sundhed, Økonomi, Innovation og IT samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Byrådet har med budget vedtaget at nedsætte et særligt opgaveudvalg vedrørende psykiatri. Det særlige udvalg repræsenterer en relativt ny arbejdsform for Byrådet, som i udgangspunktet indbefatter en øget samskabelse i politikudviklingen. Sigtet med udvalget er at forandre en aktuel udvikling, som bærer i retning af, at de kommunale udgifter på psykiatriområdet vil blive stærkt forøgede over de kommende år. Filosofien er, at strategier og standarder for den kommunale indsats på psykiatriområdet med fordel kan udvikles i samspil med konkrete personer eller pårørende til konkrete personer, der har eller er i risiko for at udvikle psykiske lidelser. Eller med andre ord; personer, som har erfaring med at påtage sig ansvaret for - og at modtage hjælp til - at mestre et liv med psykisk sygdom. Samspillet kan understøttes af eksperter og andre med viden eller ressourcer i forhold til at hjælpe udsatte på det psykiatriske område. Målet er i samarbejde med de relevante fagsekretariater (Børn og Unge, Ældre og Handicap samt Beskæftigelse og Sundhed) og stabe (Økonomi, Innovation og IT) at etablere de relationer og at mobilisere de ressourcer, som er nødvendige for at etablere en helhedsorienteret (tvær)faglig og sekretariatsmæssige understøttelse af den nye arbejdsform i Byrådet herunder understøttelse af evnen til at tænke nyt i politikudviklingen. tværfaglige administrative temadrøftelser / forberedelse af møder i udvalget eventuelt baseret organisatorisk i et tværfagligt team / netværk Løbende dialog om understøttelse af opgaveudvalget samt samlet evaluering af arbejdsform og resultat af udvalgsarbejdet, når det er afsluttet. Pilotprojekt sammen med COK: Fællesskabslederuddannelse. (Fælles mål for Børn og Unge, Staben for Kultur, Borgere og Planlægning samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Udviklingsmålet er inden for innovationssporet Fremtidens Folkestyre at undersøge mulighederne i og at udvikle konceptet for et tilbud til de, der enten er valgt til et tillidshverv i en bestyrelse, en forening eller blot har/ønske at samle mennesker om at løse en opgave i fællesskabet. I Skanderborg Kommune er der rigtig mange aktive borgere, der i det daglige er en del af og bidrager til de mange, mange forskellige både formelle, uformelle, små og store fælleskaber. Fællesskaber der udgør sammenhængskraften i lokalsamfundet uanset om der tale om f.eks. foreningsledelse, bestyrelsesarbejde eller politisk lederskab. Fælles for dem er, at det er aktive borger, der tager et ansvar for at skabe og lede fællesskaber, men fællesskaber hvor det er "sagen" og det frivillige engagement, der er den primære drivkraft for fællesskabet. Dette betyder, at det er nogle helt andre logikker, som man som fællesskabsleder skal spille ind i, for at sikre opbakning og udvikling af fællesskaberne end i f.eks. virksomhedsledelse, samtidig med at man skal have et godt kendskab til de systemer, som det enkelte fællesskab spiller sammen med. 2

3 For at understøtte og udvikle fællesskabsledelse i Skanderborg Kommune, undersøges mulighederne for i samarbejde med COK, at etablere en uddannelse/udviklingsforløb med COK for nuværende og kommende fællesskabsledere i Skanderborg Kommune. Der er opmærksomhed på evt. sammenhæng til udviklingsmålet hos kontraktholdere på kultur- og fritidsområdet om dialog mellem frivillige på området. Udviklingsmålet følges op løbende. Der lægges stop/go-milepæl ind i udviklingen, hvor det er afgørende for det videre udviklingsarbejde, at partnerne i udviklingsprojektet vurderer om det skal afprøves i et pilotprojekt med henblik på udbredelse. Styrket kommunikation med borgere, virksomheder og foreninger på skanderborg.dk Aftalemålet understøtter innovationssporet Det Fælles Vi, som handler om at udvikle og styrke det større fællesskab mellem ansatte og de enheder, vi arbejder i. Indsatsen skal fremme kulturer, hvor kerneopgaven er omdrejningspunktet for en god arbejds- og samarbejdskultur på alle arbejdspladser. Konkret skal denne indsats styrke samarbejdet på tværs mellem fagsekretariater og stabe omkring udvikling og kvalitetssikring af kommunikationen på skanderborg.dk herunder større udnyttelse af selvbetjening og muligheder for booking. Reorganisering af weborganisationen herunder færre redaktører og klarere rollefordeling. Fokus på kompetenceudvikling og tilpasningsdygtighed hos lokale redaktører og indholdsleverandører. Fokus på muligheder for større udnyttelse af selvbetjening-løsninger og booking. Ibrugtagning af nye procedurer og LEAN-redskaber til håndtering af opgaver og videndeling i weborganisationen. Forslaget til ny weborganisation behandles i koncernledelsen. Etablering af faste rammer for sagsbehandling og dokumentation. (Fælles mål for Beskæftigelse og Sundhed, Økonomi, Innovation og IT samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Sagsbehandling i kommunen baserer sig typisk på den relevante særlovgivning samt på den generelt gældende forvaltningsret herunder persondataloven. Sidstnævnte indbefatter en række krav til dokumentation af sagsbehandlingen, regler om offentlighed i forvaltningen, om aktindsigt, datasikkerhed mv. Herudover forudsætter en helhedsorienteret og konsistent sagsbehandling også, at de enkelte sager er tilstrækkeligt dokumenterede og lette at tilgå også for kolleger i andre afdelinger. Sagsbehandlernes mestring af arbejdet i en travl hverdag kan understøttes med faste rammer om de dele af opgaveløsningen, som kræver ensartethed og systematik. Med dette udgangspunkt gennemføres der i 2017 et udviklingsprojekt, som skal sikre at sagsbehandlerne i Beskæftigelse & Sundhed understøttes i kendskab til og forståelse af krav og fordele ved god dokumentation af sagsbehandlingen at anvendelsen af de digitale arbejdsredskaber i sagsbehandlingen udvikles således, at det bliver let og en naturlig del af arbejdsprocessen at generere den nødvendige dokumentation. 3

4 Ny takststruktur med sammenhæng til VoksenUdredningsMetoden (VUM) (Fælles mål for Ældre og Handicap samt Byråds- og Direktionssekretariatet) En takststruktur med tydelig sammenhæng mellem (VUM)udredning, indsats og pris - og dermed gennemskuelig og attraktiv for både køberkommuner og Skanderborg Kommune som leverandør. DIA spor: Det Fælles Vi Udvikling af en ny takststruktur baseret på VUM-terminologi og struktur. Alle borgere beskrives og indplaceres i ny takststruktur. Dialog med køberkommuner skriftlig eller ved møde med henblik på endelig takstindplacering. Det observeres, at alle borgere er indplaceret i ny takstkategori ifølge tidsplanen: o Januar 2018 borgere på Bavnebjerg, Bostederne og Socialpsykiatrien. o Januar 2019 borgere på Sølund. at der er opnået enighed med køberkommuner om den endelige takstindplacering (Bavnebjerg, Bostederne og Socialpsykiatrien inden 1. nov Sølund inden 1. nov. 2018). Køberkommuner oplever/tilkendegiver (f.eks. i DASSOS), at Skanderborg Kommunes takstfinansierede tilbud er attraktive, fordi køberkommunerne tydeligt kan se, hvad kommunerne får for prisen. Tydelige procedurer og retningslinjer for sagsbehandling, dokumentation og kommunikation (Fælles mål for Børn og Unge samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Sagsbehandling i kommunen baserer sig på den relevante særlovgivning samt på den generelt gældende forvaltningsret. Sidstnævnte indbefatter en række krav til dokumentation af sagsbehandlingen, regler om offentlighed i forvaltningen, om aktindsigt mv. Medarbejderne har generelt travlt, og deres mestring af arbejdet kan understøttes med tydelige procedurer og retningslinjer for de dele af opgaveløsningen, som kræver ensartethed og systematik. Med dette udgangspunkt gennemføres der i 2017 et udviklingsprojekt, hvor Børn & Unge samt Byråds- og Direktionssekretariatet sætter fokus på dette, herunder sagsoplysning og sammenhængen mellem sagsoplysning, notatpligt, socialfaglig vurdering og begrundelse af afgørelsen. med afsæt i en identifikation og prioritering af de aktuelle udfordringer. Udvikling af relationer og netværksarbejde på tværs af konsulentfunktionerne (Fælles mål for Økonomi, Innovation og IT, HR, Løn og Personale samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) De tre stabe understøtter fagområderne med forskellige konsulentfunktioner. Konsulentfunktionerne adskiller sig fra hinanden ved i udgangspunktet at have et forskelligt fokus, men sigtet er i alle tilfælde at arbejde understøttende og koordinerende i forhold til en ønsket udvikling / faglighed. Formuleringen af et fælles udviklingsmål sigter efter at øge den samlede effekt af konsulentfunktionernes arbejde ved at øge relationer og ressourcedeling på tværs af de respektive konsulentfunktioner. I 2017 sættes der i forhold til de respektive konsulentfunktioner fokus på 1. Afklaring af rammerne for konsulentfunktionernes virke med sigte på øget grad af teamdannelse omkring opgaver. 4

5 2. Udvikling af generelle relationer og netværksarbejde på tværs af konsulentfunktionerne - i første omgang i de 3 stabe udviklingsmålet omfatter. Sekretariatsfunktioner Der gennemføres i 2017 en analyse af mulighederne for / en forsøgsvirksomhed i relation til en udvikling af sekretariatsfunktionerne i fagsekretariater og stabe. Analysen / forsøgene skal ses i sammenhæng med indflytning på Fælleden, den samskabende kultur samt innovationssporet Det fælles Vi. Det Fælles vi i afdelingen ; konsolidering af arbejdslivet på Fælleden og en ny kvalitet i opgaveløsningen Flytning til Fælleden er en forandring, der på mange måder har brudt op i de daglige rutiner, gældende standarder og givne arbejdsvilkår, som indtil flytingen dannede rammen om arbejdsdagen for de ansatte i Byråds- og Direktionssekretariatet. Forandringen er dermed pr. definition en udfordring af afdelingens bæredygtighed. Og derfor er der i 2017 fokus på at få reetableret en høj grad af bæredygtighed og ny kvalitet i opgaveløsningen via udvikling af nye rutiner, handlemønstre, standarder mv., som passer til de nye rammer og til den ønskede arbejdspladskultur på Fælleden. Udviklingsmålet har fokus på såvel den enkelte som på afdelingen som helhed. Ledelse (Fælles Kurs, koordinering og Commitment) Styring; løbende justering af arbejdsgange og indretning Gennemførelse af ovennævnte udviklingsprojekter med fokus på Det Fælles Vi Opfølgning: LokalMED Personalemøder MUS 5