Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning i kommunal høring af kravmateriale, maj 2013

Transkript

1 Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning i kommunal høring af kravmateriale, maj 2013 Drejebogen kommer med input, ideer og forslag til, hvordan kommunerne kan gribe en lokal høringsproces an med indsamling af høringssvar i kommunen.

2 1

3 Indhold 1. Vejledning til kommunal høring af kravmateriale (side 3) 2. Høringsprocessens forløb (side 3) 3. Tidsplan og ramme (side 4) 4. Forventninger til KY-projektet og til kommunerne (side 4) 5. KY-projektets og KOMBITs forventninger til kommunerne (side 5) 6. Hvad kan I som kommune afgive høringssvar på? (side 5) 7. Forslag til review-personer i kommunerne (side 6) 8. Oversigt over kravspecifikationen (side 7) 9. Forslag og ideer til jeres lokale reviewproces i kommunen (side 8) 10. Aflevering af jeres høringssvar til KOMBIT (side 10) 11. Efter høringsprocessen fortsætter arbejdet med Kommunernes Ydelsessystem (side 10) 12. Praktiske oplysninger (side 11) 2

4 1. Vejledning til kommunal høring af kravmateriale Et af formålene med Kommunernes Ydelsessystem er at etablere en moderne, fælleskommunal it-understøttelse af kontanthjælpsområdet. Løsningen skal afløse kommunernes brug af KMD Aktiv. Kravspecifikationen beskriver indholdet af den kommende KY-løsning og indgår i udbudsmaterialet. KOMBIT afholder i maj 2013 en høring af KY s kravspecifikation. Dette dokument er kommunernes vejledning til processen. Drejebogen kommer med input, ideer og forslag til, hvordan I kan gribe en lokal høringsproces med indsamling af høringssvar an i jeres kommune. Høringsprocessen skal sikre, at kvaliteten af den endelige KY-løsning lever op til kommunernes behov, og derfor er det vigtigt, at I er engageret i processen. Når høringsrunden slutter, bliver der lukket for kommentarer fra kommunerne. Derfor er høringen en oplagt mulighed for jer for at få indflydelse på indholdet. 2. Høringsprocessens forløb: Hver kommune udpeger før møderne i maj en projektleder, der skal drive høringsprocessen i den enkelte kommune Høringsprocessen bliver skudt i gang med to identiske intromøder i hhv. Vejle den 14. maj og i København den 15. maj Her bliver processen omkring kommunernes kvalitetssikring af kravspecifikationen gennemgået. Efter intromøderne er den udpegede høringsansvarlige/projektleder i den enkelte kommune ansvarlig for at drive en lokal høringsproces, der munder ud i ét skriftligt høringssvar fra kommunen til KOMBIT. Som afslutning på processen afholder KY igen to identiske møder, hvor projektet indsamler mundtlig feedback fra alle kommunerne. Feedbackmøderne finder sted d.11. juni kl i Jylland og kl på Sjælland. Nærmere information om sted kommer primo maj. 3

5 3. Tidsplan og ramme Høringsperioden varer i 4 uger og løber fra onsdag den 15. maj til tirsdag den 11. juni 2013 (NB! Ny dato!). I høringsperioden indsamler I rundt i kommunerne høringssvar til KY-kravspecifikationen KY-projektet har udarbejdet et elektronisk skema til brug i tilbagemeldingen af jeres høringssvar. Læs mere om tilbagemeldingen af jeres høringssvar i afsnit 10. Under høringsperioden kan I evt. kontakte vores kontaktperson, Corinna Hansen med praktiske spørgsmål til høringen på coh@kombit.dk 4. Forventninger til KY-projektet og til kommunerne Nedenfor kan I læse, hvad I som kommune kan forvente af Kommunernes Ydelsessystem i høringsprocessen, samt hvilke forventninger projektet har til jer som kommune. Hvad kan kommunerne forvente sig af KY-projektet? I modtager fra KOMBIT en kravspecifikation af KY-løsningen, som er ca. 90 % færdig. Kravspecifikationen er ikke er hundrede procent færdig, da KOMBIT ønsker at være åben over for de høringssvar, der kommer fra jer i kommunerne. KOMBIT har udarbejdet et elektronisk skema til at notere jeres høringssvar, som I skal udfylde med jeres svar. I får tilsendt en mail med link til dette skema. På netværksdagene skal I tjekke, at vi har den høringsansvarliges kontaktoplysninger. Når høringsperioden slutter den 11. juni, behandler projektet høringssvarene. 4

6 Kommentarer fra jer kan føre til: KY-projektet tilretter kravspecifikationen ud fra kommentarerne Kommentarer med behov for uddybning rejses på feedbackmøderne Kommentarer bliver ikke indarbejdet, hvis en kommune eks. rejser et behov, som ingen andre har givet udtryk for 5. KY-projektets og KOMBITs forventninger til kommunerne Som høringskoordinator/projektleder er du en nøgleperson i KY-projektet. Projektgruppen forventer, at du er ansvarlig for, at din kommune tager stilling til, hvordan I ønsker at involvere jer. Hvis din kommune ønsker at bidrage i høringsprocessen, og dermed medvirke til at kvalitetssikre kravspecifikationen, forventer vi, at du koordinerer indsamlingen af din kommunes skriftlige høringssvar. Du har også mulighed for at deltage i det efterfølgende feedback-møde, hvor du mundtligt kan overdrage bemærkningerne fra din kommune til KY-projektet. 6. Hvad kan I som kommune afgive høringssvar på? Da kommunerne er forskellige i størrelse, kompetencer og ressourcer, vil der være forskel på, om I vælger at give høringssvar på hele KY- kravspecifikationen eller vælger nogle særlige fokusområder. Hvad er det eksempelvis muligt for jer at kommentere på: Manglende indhold (fx i forhold til krav, introducerende beskrivelser, regler, processer, lovgivning mv.) Overflødigt/irrelevant indhold (fx i forhold til krav, introducerende beskrivelser, regler, processer, lovgivning mv.) Uforståeligt indhold Modstrid med eller faresignaler i forhold til kommunal praksis Strukturelle mangler (fx uhensigtsmæssig afsnitsstruktur) 5

7 Hvad er det ikke nødvendigt, I kommenterer på: Korrektur, sætningsfejl, layout mv. Manglende eller forkerte referencer Form på krav, idet formen følger KOMBITs standard 7. Forslag til review-personer i kommunerne KY's udbudsmateriale består af to hoveddele en kravspecifikation og en række øvrige bilag. Det er kravspecifikationen, herunder relaterede underbilag, der er i høring. Materialet omhandler alle aspekter af løsningen, hvilket betyder, at materialet bør blive reviewet af folk med forskellig baggrund, faglig viden og interesser. Nedenfor finder du et forslag til, hvem du som høringskoordinator/projektleder kan inddrage i høringsprocessen. Relevante reviewere i kommunerne kan være: Kommende brugere: Herunder eksempelvis sagsbehandlere og teamleder, der typisk (men ikke nødvendigvis) bruger KMD aktiv i dag og i fremtiden vil bruge KY-løsningen. Reviewerne bør have god faglig indsigt i kommunens nuværende brug af KMD Aktiv og behovene. Fagchefer: Herunder eksempelvis ydelseschefer og lignende. specialister: Herunder it-projektledere, systemejere, digitaliseringskonsulenter, it-chefer, jurister, arkitekter og lignende, der arbejder med implementering og drift af it-systemer i kommunen. Reviewerne bør være godt inde i, hvordan kommunen arbejder med implementering og drift af nye løsninger og de udfordringer, der er i dette arbejde. Det er også en fordel (men ikke et krav) hvis reviewerne tidligere har deltaget i udarbejdelse af kravspecifikationer eller i brug af kontrakter/kravspecifikationer i forbindelse med leverandørstyring. 6

8 8. Oversigt over kravspecifikationen Til brug for planlægningen af arbejdet er her en oversigt over, hvilke kapitler de enkelte reviewere med fordel kan have særligt fokus på. KY kravspecifikation Kapitel Beskrivelse Reviewer Note 1. Indledning Indledende afsnit Alle reviewere De fire indledende 2. Baggrund, formål Indledende afsnit og succeskriterier 3. Introduktion til Indledende afsnit områdets processer, begreber og aktører 4. Overordnede krav Overordnede krav til løsningen. 5. Funktionelle krav Krav til hvad løsningen skal kunne, herunder krav til selvbetjening 6. Ikke-funktionelle krav Arkitektur Arkitekturprincipper og krav om it-arkitektur, herunder rammearkitektur Integrationer Krav til integrationer til øvrige løsninger Kommende brugere og fagchefer Kommende brugere og fagchefer især arkitekter specialister afsnit bør læses af alle reviewere, da de giver en vigtig baggrundsforståelse for projektet og løsningen. Brugervenlighed og look & feel Lovmæssige krav Sikkerhed og logning Krav til brugervenlighed Alle I afsnittet er der krav af både brugsmæssig og teknisk karakter. Krav til overholdelse af lovgivning Krav til sikkerhed, brugerstyring og logning især jurister især sikkerhedsledere, brugeradministratorer og it- 7

9 Bitemporalitet Selvbetjening Krav til anvendelse af historiske versioner af løsningen, og dermed mulighed for at anvende et historisk lovgrundlag Krav til arkitektur for selvbetjeningsløsningen Transitionsarkitektur Krav til arkitekturen for overgangsperioden, hvor KMD Sag er i brug Data Krav til anvendelsen af data og snitflader i løsningen Ledelsesinformation Krav til arkitekturen for aflevering af data til brug for ledelsesinformation arkitekter/teknikere specialister især arkitekter især arkitekter især arkitekter især arkitekter 9. Forslag og ideer til jeres lokale reviewproces i kommunen De forskellige reviewere skal ikke nødvendigvis inddrages i læsning og feedback på materialet på samme måde. I afsnittene nedenfor følger ideer til, hvordan de enkelte reviews kan gribes an. Review af de funktionelle krav foretages fx af gruppen af fagfolk: Kapitlet består af både prosatekst om kommunernes behov, ønsker og krav. Alle dele bør blive reviewet. En proces omkring de funktionelle krav kan fx se sådan ud: Som KY-kontaktperson finder du 5-10 fagfolk, der repræsenterer forskellige fagområder i din kommune. Du sender kravspecifikationen til disse medarbejdere med henblik på at læse kapitel 1-5. Du indkalder til en heldagsworkshop. o Du indleder workshoppen med at fortælle om formålet med høringen, og kort introducere KY. o Størstedelen af workshoppen foregår ved at gennemgå afsnit for afsnit i kapitel 5 og i fællesskab blive enige om, hvilke kommentarer, I vil give til hvert afsnit. Det er en fordel at sætte en projektor til pc en, så alle kan følge med i materialet og kommentarerne. 8

10 o Under hele workshoppen er det vigtigt at holde fokus på de kritiske punkter hvad der virkelig betyder noget for jer som kommune - så det ikke kommer til at handle om småfejl og detaljer. Når du er klar med kommunens høringssvar for samtlige områder af kravspecifikationen, din kommune ønsker at kommentere, indtaster du kommentarerne samlet i det elektroniske skema fra KOMBIT (se afsnit 10 omkring aflevering af høringssvar). Review af de ikke-funktionelle krav foretages fx af gruppen af specialister: Kapitlet består af både prosatekst om og krav til it-arkitektur, sikkerhed, lovgivning m.m. Det er formentlig folk med forskellig funktion og baggrund, der skal reviewe disse afsnit. En proces omkring de ikke-funktionelle krav kan fx se sådan ud: Som projektleder finder du de personer i din kommune, der kan lave et kvalificeret review af hvert emne. Du sender kravspecifikationen til disse medarbejdere med henblik på at læse de relevante kapitler. Hver enkelt reviewer gennemgår de relevante dele og skriver kommentarer i dokumentet. Du samler kommentarerne, og når du er klar med kommunens høringssvar for samtlige områder af kravspecifikationen, din kommune ønsker at kommentere, indtaster du kommentarerne samlet i det elektroniske skema fra KOMBIT (se afsnit 10 omkring aflevering af høringssvar). Samlet review af alt materialet foretages af fx af gruppen af it-generalister: Det vil være en fordel, hvis en eller flere har mulighed for at reviewe hele materialet i sammenhæng, og det kan fx ske af medarbejdere med it-generalistbaggrund. Som projektleder finder du en eller flere personer i din kommune, der har en tilstrækkelig bred baggrund til at kunne læse og reviewe kravspecifikationen i sammenhæng. Du sender kravspecifikationen til disse medarbejdere med henblik på at læse hele kravspecifikationen. Du indkalder til en halvdags workshop, hvor I samler op på de generelle kommentarer og evt. dykker ned i specifikke afsnit, hvis I finder noget, der er problematisk. Når du er klar med kommunens høringssvar for samtlige områder af kravspecifikationen, din kommune ønsker at kommentere, indtaster du kommentarerne samlet i det elektroniske skema fra KOMBIT (se afsnit 10 omkring aflevering af høringssvar). 9

11 10. Aflevering af jeres høringssvar til KOMBIT Høringssvaret afgives elektronisk til KOMBIT senest den 11. juni 2013 (NB! Ny dato!). Høringssvaret skal gives ved at udfylde det elektroniske skema, du modtager fra KOMBIT efter netværksmøderne den 14./15. maj sammen med kravspecifikationsdokumentet. Som projektleder skal du samle alle høringssvar fra processen og indtaste dem samlet i skemaet, så KOMBIT får én tilbagemelding fra hver kommune. Det elektroniske skema vil følge kravspecifikationens opbygning i kapitler og afsnit. 11. Efter høringsprocessen fortsætter arbejdet med Kommunernes Ydelsessystem Som afslutning på processen afholder KY-projektet igen to identiske møder, hvor projektet indsamler mundtlig feedback fra alle kommuner. Jeres reviews er meget værdifulde for os og I er med til at kvalitetssikre, at vi når frem til den helt rigtige kravspecifikation. KY-projektet reviderer kravspecifikationen på baggrund af alle jeres høringssvar, hvorefter styregruppen godkender den endelige kravspecifikation, som herefter er klar til udbud. På projektets hjemmeside ( kan I løbende holde jer informeret om projektets status, hvor langt vi er i processen og tilmelde jer nyhedsbrev fra projektet. Vi takker på forhånd for jeres indsats i høringsprocessen og ønsker jer god fornøjelse med jeres review. 12. Praktiske oplysninger Har du praktiske spørgsmål i høringsprocessen, så kan I maile dem til Corinna Hansen på coh@kombit.dk 10

12 11