MOBILE DIGITALE LØSNINGER PÅ SOCIALOMRÅDET INVITATION TIL INDLEDENDE MØDE

Transkript

1 MOBILE DIGITALE LØSNINGER PÅ SOCIALOMRÅDET INVITATION TIL INDLEDENDE MØDE Socialforvaltningen inviterer hermed relevante leverandører af mobile digitale løsninger på det sociale område til at indgå i et samarbejdsprojekt. Første skridt er denne invitation til indledende møder i maj Målet er at arbejde sammen om at tilpasse og klargøre en løsning til indkøb og implementering. Særligt løsninger der understøtter mobil dialog har vores interesse, idet en markedsdialog i efteråret 2016 viste gode potentialer for at optimere kommunikation og koordination mellem borgeren, netværket og de fagprofessionelle. BAGGRUND Socialforvaltningen (SOF) i Københavns Kommune har i efteråret 2016 gennemført en markedsdialog omkring mulighederne for at bruge mobile digitale løsninger til at hjælpe socialt udsatte voksne, børn og unge til et bedre hverdagsliv. Der er foretaget en grundig analyse af brugerbehov, og der er arbejdet med indledende afprøvninger af forskellige typer af løsninger. Formålet med den indledende afdækning har været at blive klar på, hvor det største potentiale og behov er, for at sætte mobile digitale løsninger i spil hos socialt udsatte. Afdækningen har vist, at der er gode muligheder for at anvende mobile digitale løsninger - særligt på området Mobil Dialog. Vi ønsker derfor at se nærmere på mobile digitale løsninger (herunder apps), der sætter Socialforvaltningen i stand til at opfylde følgende mål: Involverer borgeren aktivt i kommunikationen med kommunen Skaber bedre overblik over aftaler, mål og fremdrift for både borgere og medarbejdere. Der kan være faglige metoder indlejret, som understøtter arbejdet med borgeren. Muliggør smidig koordination og tværgående kommunikation mellem enheder og forvaltninger, støttepersoner og andre relevante aktører. Giver mere enkel, sikker og lovlig kommunikation med borgeren, herunder nemmere håndtering af samtykke samt dokumentations/notatpligt. Forventningen er, at en eller flere løsninger til Mobil Dialog vil kunne forbedre løsningen af kerneopgaven i Socialforvaltningen til glæde for både borgere og pårørende, samtidig med at medarbejdernes arbejde bliver enklere og mere effektivt. Mere information om brugerbehov og afrapporteringen fra markedsdialogen i 2016 kan findes på SLUTMÅL: EN INDKØBSKLAR LØSNING Der eksisterer løsninger i markedet, som understøtter mobil kommunikation og dialog, men vurderingen er, at de nuværende løsninger stadig mangler en del videreudvikling/tilpasning for at kunne fungere i stor skala og blandt socialt udsatte. Det gælder særligt i forhold til: Brugervenligt borgerrettet interface, der virker motiverende og inddragende for en bred gruppe af brugere med forskellige sociale udfordringer.

2 Simpel og enkel opbygning evt. i moduler, hvor funktioner kan vælges fra/til alt efter den enkelte brugers behov. Individuel tilpasning til målgruppen med de særlige udfordringer, der gør sig gældende for mange socialt udsatte, som fx understøttelse af egen-mestring, støtte til etablering af sociale relationer, manglende struktur i hverdagen, mv. Agilitet og mulighed for løbende videreudvikling og tilpasning af løsningen, når behov ændrer sig. Inddragelse af netværk omkring borgeren, hvor mange forskellige typer af ressourcepersoner med mere eller mindre tæt tilknytning til borgeren inddrages i kommunikationen omkring støtte til borgeren. Sikker datahåndtering særligt på området personfølsomme data. Robust IT-opbygning der kan skaleres til mange brugere på tværs af hele forvaltningen. Evt. IT-integration eller anden form for videreførelse af data til øvrige systemer i Socialforvaltningen, herunder hensyn til sikker journalisering. Se mere om andre krav og ønsker til en løsning i bilag 1. Enheden for Velfærdsteknologi ønsker derfor at igangsætte et udviklings-/tilpasningsprojekt (herefter kaldet Samarbejdsprojekt ), hvor kommunen og en eller flere leverandører arbejder sammen om at klargøre en løsning til indkøb og implementering. SAMARBEJDSPROJEKT 1) I første omgang ønskes indledende møder med relevante leverandører, der har mobile digitale løsninger, som enten helt eller delvist lever op til de beskrevne ønsker og krav. 2) På den baggrund afgøres, hvilken type af udvikling/tilpasning, der vil være behov for i et udviklingssamarbejde. 3) Herefter igangsættes og gennemføres Samarbejdsprojektet med 1-2 udvalgte leverandører. Projektet vil kunne foregå som et OPI-samarbejde (Offentlig Privat Innovation) men den endelige form afhænger af hvor modne leverandørernes produkter er og dermed hvor meget udvikling der er behov for. 4) Endelig afgøres, om der er potentiale for at indkøbe den færdige løsning i stor skala. Socialforvaltningen har midler til enten helt eller delvist at finansiere færdigudviklingen hen mod en implementeringsklar løsning. Pt. er der afsat op til kr. til dette formål. Et væsentligt udkomme af Samarbejdsprojektet er at skabe det rette beslutningsgrundlag for et indkøb i større skala. Se bilag 2 for forventede faser og resultat af et Samarbejdsprojekt. Indledende møder afholdes i maj Samarbejdsprojektet forventes gennemført fra juni til december.

3 TILMELDING TIL INDLEDENDE MØDER Der gennemføres indledende møder a 1½ timer med relevante leverandører på følgende datoer: Onsdag d. 17. maj: Fredag d. 19. maj: Tirsdag d. 23 maj: Dagsorden for møderne vil være: Velkommen og introduktion til projektet v. Enheden for Velfærdsteknologi Præsentation af egen løsning v. Leverandør Dialog om hvordan og hvorvidt løsningen kan fungere som Mobilt dialogværktøj i den kommunale praksis Dialog om hvilke elementer, der kunne videreudvikles/tilpasses Dialog om hvad der skal være på plads/udvikles internt i kommunen før løsningen kan implementeres Der tilstræbes en ligeværdig og åben dialog på møderne, hvor deltagerne sammen forsøger at komme nærmere, hvad et udviklingsprojekt vil kræve og skal indeholde. Lige som kommunen bliver klogere på, hvilke løsninger, der allerede er tilgængelige i markedet. Ifm. tilmelding til et møde, bedes interesserede leverandører udfylde et tilmeldingsskema se dokument på Tilmeldingsskemaet bedes sendt til velfaerdsteknologi@sof.kk.dk senest onsdag den 10. maj Det er muligt at tilmelde sig som konsortium/samarbejdspartnere, hvis man ønsker det. ØVRIGE FORHOLD Forventningen er, at der kan udvikles/tilpasses en løsning, som vil være relevant ikke kun for Københavns Kommune, men også for andre kommunale aktører. I den forbindelse forventes leverandører at bibeholde rettigheden til deres løsning og at kunne kommercialisere løsningen også til andre kunder end Københavns Kommune. Der forventes derfor også at være en (kommerciel) interesse fra leverandørens side i et samarbejde, der ligger ud over den kortsigtede udviklingskontrakt. Det endelige rettighedsspørgsmål og øvrige juridiske forhold afklares i en udviklingskontrakt. (evt. en OPI kontrakt ). KONTAKT Hvis du har spørgsmål så kontakt projektleder Brian Jacobsen, Enheden for Velfærdsteknologi Tlf , brian.jacobsen@sof.kk.dk

4 BILAG 1: ØNSKER OG KRAV TIL MOBIL DIALOG Rammer: Det er ikke planen at bygge en ny løsning fra bunden. Løsninger som er testet i andre kommuner foretrækkes. En del af samarbejdet vedrører afprøvningsaktiviteter med borgere hvorfor løsningen i sin nuværende form skal kunne muliggøre dette. Løsningernes arkitektur skal være så robust og moden at den vil kunne skaleres til et stort antal brugere uden at skulle ombygges væsentligt. At leverandøren har mulighed for at allokere ressourcer således at der indenfor 6-9 måneder (forventet samarbejdsperiode) kan leveres en tilpasset løsning. Generelle ønsker til løsninger baseret på indsigter fra markedsdialogen:

5

6 BILAG 2: FORVENTEDE FASER OG PROJEKTRESULTAT De forventede faser i et Samarbejdsprojekt er som følger: 1. Udvikling/tilpasning af løsningen så den er klar til test 2. Gennemførelse af 0-punktsmåling for efterfølgende måling af effekt 3. Test af løsning blandt brugere 4. Analyse af testerfaringer inkl. effektberegning og udvikling af business case 5. Endelig tilpasning af løsning 6. Opsummering af forhold, der skal være på plads internt i kommunen før implementering 7. Endelig business case samt afrapportering Projektets varighed forventes at være 6-9 måneder. Kommunen er åben overfor, at der kan være løsninger i markedet, som er mere klar til implementering end forventet. En tilpasningsfase vil i så fald kunne gennemføres relativt hurtigt. Den endelig plan for Samarbejdsprojektet fastlægges efter de indledende møder.