Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Susanne Thomsen Bjarne Hansen Lene Nielsen. Katja Saunte Bagger

Transkript

1 Boligselskabet Domea Solrød Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdtes tirsdag den 9. december 2014 kl i afdeling 3`s fælleslokale beliggende Christians Torv 84. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Domea Solrød Bestyrelsesforhold Boligselskabets budget Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016, herunder yderligere nedsættelse som følge af sammenlægning af afdelinger Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter Boligselskabets afdelinger Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold/herunder orientering fra Servicecentret og bestyrelserne Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Susanne Thomsen Bjarne Hansen Lene Nielsen Katja Saunte Bagger Der forelå afbud fra: Jesper Stolpe Mia Bøgedahl Lena Lumby Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Domea Tommy Jakobsen, Ejendomsfunktionen Domea Servicecenter Solrød, den 17. december 2014

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordnen blev godkendt uden tillægspunkter 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 20. august Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligselskabet Domea Solrød 3.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Afdelingsbestyrelsen for afdeling 2 har udpeget Mia Bøgedal og afdeling 6 har udpeget Lene Nielsen. På afdelingsmødet for afdeling 5 var det ikke muligt at få valgt mindst 3 til afdelingsbestyrelsen som anført i vedtægterne, hvilket betyder at organisationsbestyrelsen fungerer som afdelingsbestyrelse indtil videre. De øvrige 3 afdelingsbestyrelser har genvalgt de tidligere bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen drøftede forholdet omkring den manglende afdelingsbestyrelse i afdeling 5, herunder det praktiske omkring udlejning af fælleslokalet og afdelingens rådighedsbeløb. Regler for udlejning af fælleslokalet aftaltes som følger: Servicecentret styrer kalender omkring udlejningen. Servicecentret modtager lejebeløbet og returnerer depositum. Nøgle afhentes og afleveres i servicecentret Lokalet kan kun udlejes en gang på en weekend. Lokalet kan ikke udlejes nytårsaften. Lejen fortsætter med kr og kr i depositum. Lejer foretager selv rengøring. hvis rengøring ønskes kan det købes for kr.500,-. Susanne Thomsen kontrollerer lokalet efter udlejningen og melder tilbage til servicecentret om der skal tilbageholdes hele eller dele af depositum. Kundechef Bent Michelsen kontakter tidligere formand Thomas Kirsch og anmoder om at han afleverer, den gældende reservationsliste over udlejninger, regnskabet for udlejning samt regnskab for afdelingens rådighedsbeløb inden den 31. december Side 2 af 7

3 Herefter er bestyrelsens sammensætning som følger: Navn Post Valg af Valgt indtil Susanne Thomsen Formand 2016 Bjarne Hansen Næstformand 2015 Jesper Stolpe Medlem 2015 Mia Bøgedal Medlem 2015 Lena Lumby Medlem Domea Lene Nielsen Medlem 2015 Vakance Medlem 2015 Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om nye bestyrelsesmedlemmer til efterretning. Orientering blev taget til efterretning for så vidt angår bestyrelsens sammensætning. 3.2 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. april 2015 til 31. marts 2016 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt og forelægges efterfølgende repræsentantskabet til orientering. 3.3 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Det blev besluttet at der indkøbes Ipad til de bestyrelsesmedlemmer der ønsker dette. Side 3 af 7

4 Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det blev besluttet, at tabletten leveres tilbage ved udtrædelse af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det blev besluttet at deltage i kursus, der forsøges afholdt sammen med bestyrelsesmedlemmer i Villabyerne her, i et af fælleslokalerne. 3.4 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016, herunder yderligere nedsættelse som følge af sammenlægning af afdelinger. Som bekendt har Domeas bestyrelse truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % % % % 251 eller flere 35% Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Den største besparelse vil afdelingerne i Domea Solrød opnå ved at lægge alle afdelinger sammen til fremover kun at være en afdeling. Med udgangspunkt i administrationsprisen for 2015/16 på kr pr. lejemål vil Domea Solrød opnå en besparelse på ca.kr eller ca.kr pr. lejemål pr. år. Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive om administrationen skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af afdelinger, og i så fald for hvilke afdelinger muligheden ønskes yderligere uddybet. Bestyrelsen ønskede, at administrationen arbejder videre med oplæg til sammenlægninger. Side 4 af 7

5 3.5 Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter Udgifterne til etablering af servicecentre skal fordeles på de involverede boligorganisationer efter den vedtagne fordelingsnøgle. De samlede udgifter til etablering af servicecenteret og fordelingen mellem boligorganisationer fremgår af vedlagte bilag Iht. fordelingsnøgle udgør jeres boligorganisations andel af udgifterne: Almindelige etableringsomkostninger (kr.): ,47 IT-udgifter ifm. etablering (kr.): ,04 Den enkelte boligorganisation skal tage stilling til, hvordan deres andel af de samlede udgifter skal finansieres. Finansieringen kan ske på følgende måder: A. Etableringsudgifterne eksklusive IT-investeringer dækkes af selskabets dispositionsfond. IT-investeringerne fordeles i stedet ud i afdelingerne i forhold til antal lejemålsenheder. IT-investeringerne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i henhold til forventet levetid på maksimalt 5 år. B. Etableringsudgifterne eksklusive IT-investeringer dækkes af selskabets dispositionsfond. IT-investeringerne dækkes af selskabets arbejdskapital. C. Etableringsudgifterne dækkes i deres helhed af selskabets arbejdskapital D. Etableringsudgifterne dækkes i deres helhed af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid (maksimalt 5 år for IT-investeringer og maksimalt 10 år for øvrige investeringer) Ud fra en vurdering af boligorganisationens samlede økonomi er det administrationens anbefaling, at finansieringen sker efter model B. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens andel af de samlede etableringsomkostninger samt finansieringen heraf efter den foreslåede model. Bestyrelsen godkendte boligorganisationens andel og finansieringen skal ske efter model B som foreslået. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. april 2015 til 31. marts 2016 vedlægges som bilag. Side 5 af 7

6 Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 1: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,13 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 18. november Afdeling 2: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,72% pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 17. november Afdeling 3: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,57% pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 27. november Afdeling 4: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,70% pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 18. november Afdeling 5: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,98% pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 17. november Afdeling 6: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,58% pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 27. november Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.2 Orientering om driftsforhold/herunder orientering fra Servicecentret og bestyrelserne. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kundechef Bent Michelsen orienterede som følger: Der er stadig ca. 20 personlige og telefoniske daglige henvendelser til servicecentret. Side 6 af 7

7 Antallet af henvendelser på mail, postkasser i afdelingerne samt via Domea.dk. indgår ikke i ovennævnte tal. Det aftaltes at disse henvendelser fremover også skulle indgå i statistikken. Domea så rigtig gerne, at bestyrelsesmedlemmer deltog i kundetilfredshedsundersøgelser, således at vi fik tilbagemeldinger på hvad der går godt og hvad der måske går mindre godt. Fra den 1. oktober er det besluttet at der fremover kun skal være en 1 driftsleder i servicecenter Solrød. Det medførte at Tommy Jakobsen blev tilbudt en stilling som ejendomsfunktionær, hvilket han ikke ønskede. Han er derfor opsagt til fratrædelse pr. 30.april Mødeplanlægning Næste mødedato. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger næste mødedato. Det blev besluttet at næste møde afholdes den 14. april kl i afdelings 3`s fælleslokale. 6 Eventuelt Intet at bemærke. Side 7 af 7