Spørgsmål/svar til udbud af kantinedriften i NaturErhvervstyrelsen

Transkript

1 /svar til udbud af kantinedriften i NaturErhvervstyrelsen : I skriver i Udbudsproceduren at tilbudsgiver skal opfylde egnethedskrav. Skal svar til egnethedskrav indsendes før tilbud, således at vi ved om vi er prækvalificerede, inden vi aflevere tilbud? Eller skal egnethedskrav og tilbud afleveres sammen? Der tale om et offentligt udbud, der skal ikke anmodes om at blive prækvalificeret. : Udbudsbetingelser På udbudsbetingelsernes side 10 står der, at tilbudsfristen er kl , men på side 12 står der, at det er kl Hvad er korrekt? Der henvises til en revideret udgave af udbudsbetingelserne. : Leveringsaftale, side 14: Det anerkendes, at evt. udgifter til omkodning af låsesystemer på grund af bortkomne nøgler kan have store konsekvenser for Ordregiver. Imidlertid kan bestemmelsen i leveringsaftalen have tilsvarende store konsekvenser for leverandøren. Det foreslås derfor at balancere kontraktens bestemmelse mellem Ordregiver og leverandøren og indsætte et maksimum for leverandørens erstatning på pr. tilfælde og pr. år. Der henvises til en revideret udgave af leveringsaftalen. : Er det tilladt at henvise til beskrivelser i vedlagte tilbud - i stedet for at skrive dem ind i jeres bilag med løsningsbeskrivelse (se eksempel nedenfor)? Vi vil gerne have muligheder for at medsende billeder og illustrationer Ja det vil være muligt, at henvise til billeder og illustrationer i løsningsbeskrivelsen.

2 : På leveringsaftalens side 12 øverst står der, at leverandøren er forpligtet til at gennemføre miljøog energistyring i forbindelse med drift og indkøb, energi- og materialeforbrug mv., hvilket til enhver tid skal kunne dokumenteres overfor ordregiver. Passagen dækker en lang række områder, og det er ikke helt tydeligt, hvordan det forventes, at vi skal opfylde kravene samt kunne dokumentere tiltag overfor ordregiver. Kan I uddybe, hvad der præcist menes med afsnittet? Der henvises til en revideret udgave af leveringsaftalen. : I udbudsbetingelserne står der, at vi skal vedlægge forskellige regnskabstal for de seneste to regnskabsår. Hvis vi endnu ikke har et færdigt regnskab for 2013, er det så ok, at vi fremsender oplysningerne for 2012 og 2011? Har tilbudsgiver ikke et færdigt regnskab for 2013, vil det være muligt at fremsende oplysningerne for 2012 og : Jeg vil gerne bede om udbudsmaterialet på kantinen. Hvor lang tid løber aftalen? Det kan jeg ikke se i det materiale jeg har fået indtil videre. Udbudsmaterialet kan findes på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside Det fremgår af leveringsaftalens 2, at leveringsaftalen som udgangspunkt er gældende 3 år med mulighed for forlængelse 1 x 1 år. : I udbuddet vedr. jeres kantine, står der: Virksomhedsoverdragelse Tilbuddet skal indeholde alle omkostninger (herunder eventuelle omkostninger til overtagelse af kantinepersonale) iht. Bekendtgørelse af lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (LBK nr. 710 af 20/08/2002), der er forbundet med opgavernes udførelse. Medarbejderspecifikation for de medarbejdere, der forventes omfattet af virksomhedsoverdragelse i henhold til LBK nr. 710 af 20/08/2002 fremgår af leveringsaftalens bilag 2c. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der kan blive tale om virksomhedsoverdragelse i to situationer: 1) ved overtagelse af den nuværende entreprenørs medarbejdere, og 2) ved ordregivers udnyttelse af option på servicering i forbindelse med mødeopdækning m.v.

3 Betyder det at en ny leverandør skal overtage eksisterende medarbejdere i kantinen, på samme vilkår? Ja : Forventes det at frokosten produceres i kantinen? Det kan jeg ikke læse nogen steder i materialet. Vil det være en mulighed med produktion af frokost eksternt, og mødeforplejning internt? Grunden til mit spørgsmål, er at den største variation vil være med produktion eksternt, og det kan jeg se også er et krav. Nej, det er ikke et krav at frokosten produceres i kantinen. Den skal dog overholde alle kravene i kravspecifikationen. : På kravspecifikationens side 13 står der, at leverandøren skal etablere og sikre driften af en hjemmeside til kantinen. Er det ok, hvis vi uploader de ønskede informationer om menu, tilbud mv. til NaturErhvervstyrelsens intranet? Nej leverandøren skal have en selvstændig hjemmeside, hvor leverandøren er ansvarlig for driften heraf. Det er muligt, at oplysningerne også kan placeres på NaturErhvervstyrelsens intranet hvor der kan linkes til egen hjemmeside. : Hvad menes der med, at de skrevne referencer skal være bekræftet af kunde? Skal vi skrive til alle vores listede kunden om de vil give tilladelse til, at vi sender oplysningerne til jer? Er det ikke nok, at vi skriver kontaktoplysninger til jer, da vi har mange af vores godkendelser mundtligt? Vi får jo intet ud af at oplyse nogle referencer, som så vil blive ringet op af jer og blive sure over, at de ikke har givet denne tilladelse! Det fremgår af udbudsbetingelserne, at tilbudsgiver skal fremsende en liste med de tre mest betydningsfulde leverancer til forskellige kunder og at ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencerne. Referencerne skal være bekræftet af tilbudsgiver, således at det er muligt for ordregiver at kontakte referencerne. Hvorvidt tilbudsgiver har en mundtlig eller skriftlig aftale med referencerne er ordregiver uvedkommende.

4 : Må man Kopiere Hele tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse ind i et nyt samlet dokument så man kan svarer i et samlet dokument i stedet for at referer til bilag? Tilbudsgiver må gerne fremsende en løsningsbeskrivelse i et samlet dokument, så længe samtlige krav er besvaret. Har en tilbudsgiver ikke besvaret samtlige krav, kan ordregiver anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Åbningstid, er det muligt at tilbyde en udvidet åbningstid? Ja, det er muligt at udvide åbningstiden, tilbudsgiver skal være opmærksom på at ordregivers fastsatte priser, stadig skal overholdes. Er det muligt at modtage tro og Loveerklæringerne som skrivbare dokumenter, eks. word? Nej, tro- og loveerklæringerne kan ikke modtages i word-dokumenter, de offentliggjorte erklæringer skal anvendes. Løsningsbeskrivelse skal tastes i bilag 3. Hvor mange karakterer må benyttes? Der er ikke indsat et maximum for karakterer der må benyttes. Er kontant- og rekvisitionssalget oplyst med eller uden moms? Priserne for kontant salg er inkl. moms og rekvisitionssalg er uden moms. Hvordan skal referencerne være bekræftet af køberen?

5 Det fremgår af udbudsbetingelserne, at tilbudsgiver skal fremsende en liste med de tre mest betydningsfulde leverancer til forskellige kunder og at ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencerne. Referencerne skal være bekræftet af tilbudsgiver, således at det er muligt for ordregiver at kontakte referencerne. Hvorvidt tilbudsgiver har en mundtlig eller skriftlig aftale med referencerne er ordregiver uvedkommende. Er det korrekt forstået, at I ønsker at vi indskriver vores løsningsbeskrivelse direkte i Bilag 3 i feltet til højre for spørgsmålet? Det bliver ikke så læsevenligt, så hvis det kan leveres i separat bilag, er det måske nemmere at gå til for jer? Det er muligt, at tilbudsgiver leverer løsningsbeskrivelsen i et separat ark, så længe det klart fremgår hvilke krav tilbudsgiver besvarer. Har en tilbudsgiver ikke besvaret samtlige krav, har ordregiver pligt til at anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt. I forbindelse med medarbejdere bilag 2c medarbejder 5 + 6: a. Med hvilken % andel er disse medarbejdere ansat på, henholdsvis timetal pr. uge? b. Er der nogen tidsbegrænsning i Deres ansættelse? 3a: Der henvises til den reviderede udgave af bilag 2 c medarbejderspecifikation. 3b: Der er ingen tidsbegrænsning i Deres ansættelse. I kravspecifikationens pkt. 2 side 3 står der, at bestilling af kaffe og servicering af kaffemaskiner er en basisydelse. Hvor mange kaffemaskiner skal serviceres? Hvor ofte skal de serviceres? Og skal omkostningerne indregnes i tilbuddet, eller skal vi viderefakturere omkostningerne til NaturErhvervstyrelsen? I NaturErhvervstyrelsen er der på nuværende tidspunkt 4 kaffemaskiner, der skal serviceres minimum en gang dagligt, efter behov. Omkostningerne til serviceringen viderefaktureres til NaturErhvervstyrelsen.

6 Vil det være muligt at få fremsendt bilag 3 tilbudsgivers løsningsbeskrivelse hurtigst muligt, da pdf* ikke levner mulighed for besvarelse, i feltet Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Gerne i Word hvis muligt. På NaturErhvervstyrelsens hjemmeside naturerhverv.dk ligger Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i Word dokument. I udbudsmaterialets punkt om virksomhedsoverdragelse står der, at ved ordregivers udnyttelse af option på servicering i forbindelse med mødeopdækning mv. kan der forekomme virksomhedsoverdragelse. I kravspecifikations punkt om optionen i forbindelse med servicering ved mødeforplejning mv. står det beskrevet, at leverandøren skal angive pris pr. levering og en samlet pris pr. måned med ubegrænset brug. Kan ordregiver specificere, om virksomhedsoverdragelsen af disse medarbejdere kan finde sted, hvis ordregiver udelukkende vælger at gøre brug af pris pr. levering, eller om virksomhedsoverdragelsen af de relevante medarbejdere kun kan forekomme, hvis optionen vælges med en samlet pris pr. måned? Virksomhedsoverdragelse kan både ske hvis ordregiver gør brug af optionen hvor tilbudsgiver skal angive en pris pr. levering og en samlet pris pr. måned med ubegrænset brug. Ordregiver kan ikke på nuværende tidspunkt oplyse om, hvorvidt og i hvilket omfang, der ønskes at gøres brug af optionen. I forbindelse med medarbejdere bilag 2c medarbejder : Er den omtalte restferie afviklet inden nyt ferieår? Ordregiver forventer at alt ferie er afholdt inden en overtagelse.