Tilbudsindhentning. På levering af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune

Transkript

1 Tilbudsindhentning På levering af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune Viborg Kommune Juli 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Opgavens omfang Egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Kontrakten Tilbud Tildeling af kontrakt Afgivelse af tilbud Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbudsevaluering Orientering om resultatet af tilbudsindhentningen Aktindsigt... 5 Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring... 6 Kontraktudkast Parterne Kontraktgrundlag Kontraktperiode Kontraktens omfang Samarbejde Priser Levering Fakturering Betalingsbetingelser Fortrolighed Underskrifter Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til tilbudsindhentningen Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Referenceliste Side 1 af 13

3 1. Indledning Tilbudsindhentningen vedrører levering af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune. Budgetrammen for opgaven er max kr. Viborg Kommune foretager derfor en direkte tilbudsindhentning hos 3 udvalgte leverandører. Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af vedlagte kontraktudkast samt ordregivers accept af tilbud fra vindende tilbudsgiver. 2. Ordregiver Ordregiver er: Viborg Kommune, Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt Tidsplan Fremsendelse af materiale 3. juli 2015 Spørgefrist: 10. juli 2015 Tilbudsfrist: 12. august 2015 kl Vurdering af tilbud samt fremsendelse af afslag og accept. 2. september 2015 Fremsendelse af endelig analyse 25. november 2015 Præsentation for Byråd 16. december Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af opgaven, vilkår eller materialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende opgaven skal være skriftlige pr. mail, på dansk og rettes til: tbj@viborg.dk 5. Opgavens omfang Generel beskrivelse Apple lancerede 23. februar 2015 nyheden om, at virksomheden ønsker at etablere et megadatacenter til knap 7 mia. kr. i Foulum, øst for Viborg i årene Der er tale om den hidtil største udenlandske anlægsinvestering nogensinde. Viborg Kommune vil anvende Apples kommende investering til aktivt at forsøge at tiltrække flere investeringer til Viborg Kommune, og det forventes, at Byrådet i Viborg Kommune i 2015 vil Side 2 af 13

4 afsætte midler til at forfølge en kommende strategi for investeringsfremme. Udgangspunktet for denne kommende investeringsfremmestrategi vil være en analyse af hvilke potentielle virksomhedstyper og brancher, som vil være særligt oplagte at forsøge at tiltrække i forlængelse af Apples beslutning om at lokalisere et datacenter i Viborg Kommune. Viborg Kommunes udviklingsstrategi afspejler samtidig de styrkepositioner, hvor Viborg Kommune er unik. I Udviklingsstrategi 2015 peges der, i lighed med Udviklingsstrategi 2011, på særligt temaerne Grøn teknologi og bæredygtig produktion samt Animation som Viborg Kommunes styrkepositioner. Disse styrkepositioner ønskes yderligere understøttet via tiltrækning af potentielt kommende investeringer. Viborg Kommune ønsker derfor udarbejdet en analyse med følgende overordnede opgavebeskrivelse: Som baggrund for fastlæggelse af strategi for tiltrækning af investeringer i forlængelse af Apples beslutning om at investere i Viborg Kommune, suppleret med Viborg Kommunes nuværende styrkepositioner inden for animation, grøn teknologi og bæredygtig produktion, ønskes udarbejdet en analyse med identifikation af virksomhedstyper og brancher, der kan være potentielle investorer i Viborg Kommune. Analysen skal endvidere indeholde forslag til prioritering af indsatsområder Byrådet drøfter de indkomne tilbud på møde den 2. september 2015 og udvælger jf. kriterierne nævnt under pkt. 9, herefter vindende tilbudsgiver (analysefirma), der skal udarbejde analysen. Der vil herefter være knap 3 måneder til at udarbejde selve analysen. Vindende tilbudsgiver afleverer og præsentere endelig analyse for Byrådet den 16. december Tilbudsgivers ydelser: Udarbejdelse af analyse til understøttelse af i investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune herunder minimum: Udarbejde skriftlig rapport. Deltage i midtvejsmøde på Viborg Rådhus forventeligt oktober Indhente nødvendig viden/information til udarbejdelse af analysen. Deltage og præsentere endelig analyse på Byrådsmøde den 16. december Option Som option ønsker ordregiver mulighed for at kunne tilføje yderligere emner ifm. udarbejdelsen af analysen. Optionen er alene en mulighed ordregiver kan gøre brug af. Evt. ekstra ydelser afregnes særskilt på timebasis for medgået tid. 6. Egnethed Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Side 3 af 13

5 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og loveerklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke har indgået konkurrencebegrænsende aftaler i strid med konkurrencelovens 6, stk. 1. Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. 7. Kontrakten Kontrakten indgås med én leverandør. 8. Tilbud Der kan ikke afgives mere end et tilbud. 9. Tildeling af kontrakt Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud. Til vurdering af tilbuddene skal tilbudsgiver vedlægge følgende: Samlet tilbudspris + option på timepris (bilag 2). Referenceliste over lignende udførte analyse (bilag 3). Beskrivelse af tilbudsgivers kendskab til datacenterbranchen. Beskrivelse af tilbudsgivers internationale netværk. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente supplerende oplysninger. Ordregiver foreholder sig ligeledes ret til at afvise alle tilbud. 10. Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal afgives elektronisk pr. mail inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist og sendes til: udbud@viborg.dk 11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Den i pkt. 6 krævede dokumentation. Udfyldt tilbudsliste med samlet tilbudssum + option på timepris (bilag 2) Referenceliste (bilag 3) Side 4 af 13

6 Beskrivelser der kræves i forbindelse med vurderingen af tilbuddene jf. pkt Sprog Tilbuddet skal være på dansk Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Endelig analyse er ordregivers ejendom og vil være offentlig tilgængelig via åben dagsorden på Byrådsmødet i november Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de modtagne tilbud. Byrådet drøfter de indkomne tilbud på møde i august/september og udvælger jf. kriterierne nævnt under pkt. 9, herefter vindende tilbudsgiver (analysefirma), der skal udarbejde analysen. I forbindelse med tilbudsvurderingen forbeholder ordregiver sig ret til at forhandle med én, to eller alle tilbudsgivere. 13. Orientering om resultatet af tilbudsindhentningen Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. 14. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 5 af 13

7 Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring Om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes efter udbudsdirektivet art. 45 enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA b) bestikkelse, som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA c) svig, som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge, som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret eller i den ordregivende myndigheds land Side 6 af 13

8 f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret eller i den ordregivende myndigheds land Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn: CVR nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Side 7 af 13

9 Kontraktudkast 1. Parterne Mellem Viborg Kommune Prinsens Alle Viborg (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået kontrakt vedrørende levering af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune. 2. Kontraktgrundlag 2.1 Kontraktens grundlag Denne kontrakt er indgået på baggrund af ordregiverens tilbudsindhentning af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne kontrakt 2. Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til tilbudsindhentningsmateriale. 3. Tilbudsindhentningsmateriale. 4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] 3. Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft, når den er underskrevet af begge Parter og indtil endelig analyse af afleveret og accepteret af ordregiver. Side 8 af 13

10 4. Kontraktens omfang Denne kontrakt omfatter levering af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune. Nærmere beskrivelse fremgår af tilbudsindhentningsmaterialet pkt. 5. Option Tilkøb af yderligere emner ifm. udarbejdelse af analysen aftales særskilt og afregnes på timebasis for medgået tid jf. pkt Optionen er alene en mulighed ordregiver kan gøre brug af. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 6. Priser 6.1 Pris Prisen for udarbejdelse af analysen, fremgår af leverandørens tilbud udfyldt tilbudsliste (bilag 2). Prisen er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service og support. Prisen omfatter således alle omkostninger i forbindelse med opgavens gennemførelse inkl. transport, kilometergodtgørelse og administrativ assistance. 6.2 Option Timepris for evt. yderligere emner behandlet ifm. udarbejdelse af analysen, fremgår af leverandørens tilbud udfyldt tilbudsliste (bilag 2). Timeprisen er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgiver, gebyrer, forsikringsudgifter, service og support. Prisen omfatter således alle omkostninger i forbindelse med opgavens gennemførelse inkl. transport, kilometergodtgørelse og administrativ assistance. 7. Levering Fremsendelse af endelig analyse er den 25. november Endelig aflevering af analyse er først afsluttet, når analysen er accepteret af ordregiver. 8. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til EAN-nummer [indsæt nummer]). Fakturaen skal indeholde: Side 9 af 13

11 Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Beskrivelse af opgave eller henvisning til kontrakten samt hvilken fakturering der er tale om Sidste rettidige betalingsdato 9. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 8. Ved kontraktindgåelse vil der blive faktureret 25% af samlet vederlag. Resterende beløb faktureres efter endelig aflevering og accept af analysen. Option. Evt. ekstra ydelser afregnes særskilt på timebasis for medgået tid. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 10. Fortrolighed Leverandøren og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om kontrakten eller offentliggøre kontraktens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter kontraktens ophør. 11. Underskrifter For ordregiver For leverandøren Underskrift Underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Side 10 af 13

12 Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til tilbudsindhentningen Side 11 af 13

13 Bilag 2 Tilbudsliste Nedenstående tilbudsskema udfyldes at tilbudsgiver og vedlægges tilbuddet: Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by: Telefonnummer: CVR nr.: Kontaktperson (navn, tlf. og ): Selskabsform: Beskrivelse Tilbudsgivers pris for udførsel af analyse til understøttelse af investeringsfremmestrategi i Viborg Kommune jf. beskrivelse i materiale i forbindelse med tilbudsindhentning. Samlet tilbudspris i DKK. Samlet tilbudspris skal angives i DKK ekskl. moms, men inkl. samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service og support. Prisen omfatter således alle omkostninger i forbindelse med opgavens gennemførelse inkl. transport, kilometergodtgørelse og administrativ assistance. Option Beskrivelse Timepris for evt. yderligere emner behandlet ifm. udarbejdelse af analysen. Timepris i DKK. Timeprisen er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgiver, gebyrer, forsikringsudgifter, service og support. Prisen omfatter således alle omkostninger i forbindelse med opgavens gennemførelse inkl. transport, kilometergodtgørelse og administrativ assistance. Dato og underskrift Side 12 af 13

14 Bilag 3 Referenceliste Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken analyse der er tale om) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken analyse der er tale om) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken analyse der er tale om) (Tilbudsgiver kan tilføje flere celler efter behov) Side 13 af 13