Udbudsbetingelser Rammeaftaler vedrørende bygherrerådgivning til Arealudvikling Aarhus

Transkript

1 Udbudsbetingelser Rammeaftaler vedrørende bygherrerådgivning til Arealudvikling Aarhus Sagsnr. 12/ Indledning Arealudvikling Aarhus hører under Aarhus Kommune og er knyttet til Teknik og Miljø. Arealudvikling Aarhus varetager bl.a. opgaver i forbindelse med Aarhus Kommunes udbud og salg af arealer samt oplysningsvirksomhed. Sagsbehandler Frede Markussen Nærværende udbudsbetingelser gælder for Arealudvikling Aarhus udbud af en rammeaftale om bygherrerådgivning i henhold udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S offentliggjort den i Den Europæiske Unions Tidende (TED). 2. Ordregiver Ordregiver er: Aarhus Kommune v/arealudvikling Aarhus Pakhus 27 Nordhavnsgade Aarhus C 2.1. Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal alene ske skriftligt via og skal rettes til: Frede Markussen frm@aarhus.dk 3. Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsgiver skal angive en kontaktperson samt oplyse telefonnummer og adresse på denne. Tilbudsgiver kan overfor ordregivers kontaktperson til enhver tid udpege en anden kontaktperson. 4. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S xxx-xxxxxx AREALUDVIKLING AARHUS Teknik og Miljø Aarhus Kommune Pakhus 27 Nordhavnsgade DK-8000 Aarhus C Nærværende udbudsbetingelser for bygherrerådgivning

2 Tilbudslister delaftale 1-3 Rammeaftale om bygherrerådgivning inkl. nedenstående bilag: Bilag 1 Danske Ark og Fri standardforbehold af juni 2007 Bilag 2 Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89 Bilag 3: Ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning, PAR og FRI, december 2003 Bilag 4: Aftaleseddel (skabelon) Bilag 5: CO2030, Aarhus CO2 neutral i 2030 Bilag 6: Kommuneplan med gældende tillæg Bilag 7: Dispositions- og delområdeplaner Bilag 8: Trafikplaner 5. Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Bek. nr. 712 af 15. juni 2011 om implementering af udbudsdirektivet. Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, dvs. ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det f.eks. indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser, Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, og Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver, påhviler udelukkende tilbudsgiver. 6. Brug af underrådgivere Tilbudsgivers adgang til at anvende underrådgivere er reguleret i rammeaftalen. 7. Spørgsmål og rettelsesblade Med henblik på at sikre, at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, er der mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Side 2 af 8

3 Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og skal rettes til: Frede Markussen Spørgsmålene skal fremsættes senest den 18. januar 2013, og vil blive besvaret i anonymiseret form til alle tilbudsgivere senest den 23. januar Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på hjemmesiden Såfremt de stillede spørgsmål måtte give anledning til tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen, vil der blive udarbejdet rettelsesblade, som ligeledes udgør en del af udbudsgrundlaget. Rettelsesblade bliver tilsvarende offentliggjort på ovennævnte hjemmeside. Tilbudsgiverne er selv ansvarlige for løbende at holde sig opdateret med den information, som bliver offentliggjort på ordregivers hjemmeside. 8. Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle. Dato Aktivitet 21. december 2012 Udbudsmaterialet oploades elektronisk på hjemmesiden januar 2013 Frist for aflevering af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet 23. januar 2013 Frist for udsendelse af svar og/eller rettelsesblade mv. 31. januar 2013, kl.12:00 Frist for modtagelse af tilbud Side 3 af 8

4 5. februar 2012 Forventet dato for udsendelse af underretning om tildelingsbeslutningen 5. februar 15. februar 2013 Stand still-periode 18. februar 2013 Underskrivelse af rammeaftaler 9. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Ordregiver vil, så vidt muligt, sikre fortrolighed omkring oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivningen om aktindsigt. Ordregiver vil altid være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 10. Rammeaftalen og delaftaler Det er ordregivers intention at indgå 3 delaftaler indenfor rammeaftalen. Tilbudsgiverne har mulighed for at byde på en eller flere af de 3 delaftaler, men der vil kun blive indgået rammeaftale med en enkelt leverandør for hver delaftale. 11. Tildelingskriterium for tildeling af rammeaftalen Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige bud med følgende underkriterier: Side 4 af 8

5 Underkriterium Vægt Tilbudsgivers Besvarelse Procesbeskrivelse samt projektorganisation 50 % Se nedenfor Plan for implementering af rammeaftalen i tilbudsgivers organisation 25 % Se nedenfor Timepriser fordelt på forskellige medarbejdere i tilbudsgivers organisation 25 % Se nedenfor Underkriterium 1: Procesbeskrivelse samt projektorganisation: Arealudvikling Aarhus forventer, at bygherrerådgiveren præsterer sine ydelser under skyldig hensyntagen til følgende faktorer: Opgavens klare strukturering og processtyring Organisering af bemanding på projekterne At processen foregår på en hensigtsmæssig måde, hvor alle relevante parter inddrages i dialogen og hvor der løbende foretages forventningsafstemninger At der er fokus på mulighed for innovation under hensyntagen til såvel arkitektoniske som tekniske løsninger At opgaverne løses under hensyntagen til og forståelse for de særlige krav, der gælder for kommunal virksomhed At totaløkonomi, energioptimering og arealeffektivitet inddrages i planlægning og gennemførelse af projekter Side 5 af 8

6 Oplistning af sandsynlige risici og prævention af disse på et projekt Tilbudsgiverne bedes beskrive, hvordan ordregivers forventninger agtes opfyldt. Beskrivelsen skal omfatte en beskrivelse af den tilbudte projektorganisation inkl. CV er på de ledende medarbejdere, der vil kunne allokeres til opgaven. Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen ikke fylder mere end 6 A4 sider eksklusiv CV er. Ordregiver ser gerne, at hvert CV holdes inden for 1 A4 side. Underkriterium 2: Plan for Implementering af rammeaftalen i rådgivers organisation Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan rammeaftalen agtes implementeret i egen organisation, Beskrivelsen bør omfatte følgende: Illustration af den overordnede proces og styring som finder sted i tilbudsgivers organisation efter indgåelse af rammeaftalen. Beskrivelse af hvordan det sikres, at tilbudsgiver løbende har de nødvendige ressourcer til at løse opgaver under rammeaftalen. Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil sikre opgaveløsning og koordinering ressourcer på et højt og ensartet kvalitetsniveau, uanset hvor mange opgaver der evt. vil skulle løses samtidigt for ordregiver. Det vægter positivt, hvis tilbudsgivers implementeringsplan indeholder en klar og præcis beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver løbende og som en integreret del af sin opgavetilrettelæggelse samt udførelse foretager en kvalitetssikring af sine ydelser, inden ydelserne leveres til ordregiver. Ordregiver ser gerne, at planen ikke overskrider 10 A4-sider. Underkriterium 3: Timepriser for forskellige medarbejdere i tilbudsgivers organisation Tilbudsgiver skal udfylde ordregivers tilbudsliste. Som det fremgår af tilbudslisten, skal tilbudsgiver oplyse timepriser fordelt på følgende faggrupper: Ingeniører med erfaring henholdsvis under og over 10 år Arkitekter med erfaring henholdsvis under og over 10 år Side 6 af 8

7 Projektledere/specialister med relevant erfaring med bygherrerådgivning henholdsvis under og over 10 år Assistenter med erfaring henholdsvis under og over 3 år 12. Tildelingsmodel for tildeling af kontrakter under rammeaftalen I forbindelse med udførelsen af en konkret opgave under hver enkelt af de 3 delaftaler, vil tilbudsgiver blive givet mulighed for at komplettere sit tilbud. Der vil herefter blive indgået aftale om udførelse af opgaven baseret på ordregivers aftaleseddel. 13. Forbehold og alternative tilbud Tilbud, der indeholder forbehold, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Danske Arkitektvirksomheder og FRI s standardforbehold af juni 2007 accepteres dog, og er indarbejdet i rammeaftalen. Alternative tilbud accepteres ikke. 14. Tilbudsfrist og indleveringsadresse Tilbudsfristen er 31. januar 2013, kl , og tilbud skal indleveres på følgende adresse: Arealudvikling Aarhus Pakhus 27, 1. sal Nordhavnsgade Aarhus C Att.: Lasse Nielsen Hvis tilbuddet afleveres personligt, kan tilbudsgiver efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. 15. Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer ikke, at tilbudsgiveren er frigjort fra sit tilbud. Side 7 af 8

8 16. Tilbudsvurdering Der vil ikke være adgang til, at tilbudsgiverne kan overvære åbningen af tilbuddene. Alle deltagerne i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. 17. Krav til tilbuddet - Tjekliste Tilbuddet skal afgives på dansk. Tilbuddet skal afleveres i 1 eksemplar i hard-copy. Derudover ser Arealudvikling Aarhus gerne, at der afleveres 2 kopier af denne hard-copy, samt en elektronisk version på USB, CD-rom eller lignende. Den elektroniske udgave bør indeholde den samme struktur som i papirudgaven og filer bør have beskrivende filnavne. Tilbuddet skal indeholde: Oplysninger krævet i udbudsbekendtgørelsen Beskrivelse af procesbeskrivelse og procesorganisation Beskrivelse af plan for implementering af rammeaftalen i rådgivers organisation Udfyldt tilbudsliste/tilbudslister med timepriser Udfyldt Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige Såfremt tilbuddet ikke overholder disse krav, kan det blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Det bemærkes, at når ordregiver har vurderet de indkomne tilbud, vil den/de tilbudsgivere, som ordregiver agter at indgå kontrakt med blive afkrævet en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, jf. Bek. nr. 712 af 15. juni , stk. 3. Arealudvikling Aarhus ser frem til at modtage Deres tilbud. Med venlig hilsen Frede Markussen Side 8 af 8