Referat af Erhvervs- & Sponsorudvalgsmøde d. 28/8-2013

Transkript

1 Referat af Erhvervs- & Sponsorudvalgsmøde d. 28/ Til stede: Tove Vestergaard, Jan Lauridsen, HC Ralking, Niels Balshøj, Esben Kjeldsen, Marianne Maegaard, Søren Jensen, Poul Lindberg, Per Bech og Bo Johannesen. Afbud: Carsten Siebert Dagsorden d. 28/8: 1. Opfølgning siden sidst 2. Kort orientering om udvikling af Greenfee koncepter 3. Status vedr. efterårets aktiviteter Datoer fastlægges 4. Per Bech Epinion (Drøftelse om mulig undersøgelse) 5. Gennemgang af Handlingsplan for erhvervs- og sponsorudvalget 6. Evt. 7. Næste møde: Torsdag d. 3. oktober kl Referat: 1. Opfølgning, siden sidst. Ved sidste møde blev det aftalt at Henrik Vinther skulle inviteres til et møde i Sportsudvalget om muligt samarbejde. De har nu haft møde og Henrik havde ikke lyst til samarbejde med sportsudvalget. Der er efterfølgende aftalt, at Henrik måske kan hjælpe med etableringen af Mollerup Business Club. 2. Kort orientering om udvikling af Greenfee koncepter Her var der enighed om, at der først og fremmest skal fokuseres på alle de gratis muligheder der er for markedsføring. Samt fokuseres på juli måned specielt i forhold til greenfee-gæster, da der er plads til dem her. Derudover var der idéer til at holde en 3-dages match med afsluttende fest i samarbejde med 2 andre klubber og dele overskuddet. Søren og Carsten (måske) blev sat på denne opgave. Det blev foreslået, at hvis man som greenfee gæst bookede og betaler hjemmefra via nettet, ville dette reducere prisen. Der skal fremover sendes en infomail ud til gæster, der har booket tid. Der var enighed om, at holde fast på prisen 300 kr. for 1

2 green-fee på hverdage. Bo og Jan undersøger alt hvad der er af gratis markedsføringsmuligheder. 3. Status vedr. efterårets aktiviteter Datoer fastlægges Ang. efterårets aktiviteter vil Esben tage fat i Seier Fitness. Jan tager en snak med Henrik Winther ang. tur til Himmerland (Erhvervsklubben) og Racehall. Sponsor og udvalgsturneringen er fastlagt d. 15/9-13. Bo og Jan skal have gennemgået sponsorlisten for at få renset gamle sponsorer ud, så invitationer kan sendes til eksisterende. Tove skal have besked i forhold til hjemmesiden. 4. Per Bech Epinion (Drøftelse om mulig undersøgelse) Ifølge sponsoraftale med Epinion skal Epinion lave en sponsorundersøgelse i Per fortalte om mulige undersøgelser, der kunne være spændende at lave. Det blev besluttet, at undersøgelsen skal omfatte sponsorer og mulige sponsorer i vores nærområde eller stor Aarhus, og skabe kontaktmuligheder til disse virksomheder. Dette ville også hjælpe Jan s arbejde fremadrettet. 5. Gennemgang af handlingsplan for Erhvervs- og sponsorudvalget. Arbejdsgruppen bestående af Niels B., Poul og HC var nået frem til følgende: Idegrundlag for Erhvervs- og Sponsorudvalget i MGC: MGC s Erhvervs- og Sponsorudvalg er etableret for at skaffe midler til klubbens arbejde til brug for udvikling af klubben og til fremme af klubbens til en hver tid gældende overordnede hovedmål. Herudover er det et mål at skaffe midler til finansiering af klubbens elite og ungdomsarbejde. Midlerne skaffes ved samarbejde med erhvervslivet, greenfeeindtægter, samt ved afholdelse af arrangementer. Udvalget er sammensat af følgende: Fra klubbens bestyrelse: formand, kasserer, sportsudvalgsrepræsentant, herudover klubbens pro, klubbens ansvarlige for sponsorater samt 3 repræsentanter fra sponsorerne. 2

3 Som følge af deltagelse af 3 medlemmer fra bestyrelsen, gives der udvalget en væsentlig handleog beslutningsfrihed for så vidt beslutningerne ikke er økonomisk belastende for MGC. Interaktion med erhvervslivet kræver ofte handling og hurtig beslutningskraft. Formål og arbejdsområder (Målsætninger): Overordnet markedsføring af klubben. Optimering af udnyttelsen af reklamemulighederne i MGC. Etablering af MGC Business Club. Sponsorpleje. Udarbejdelse af sponsorpakker. Salg af sponsorrater. Salg af projektsponsorater. Lokaleudlejning konferencer og møder. Salg af company days og Golf for sjov aktiviteter. Turneringssponsorater i samarbejde med turneringsudvalget. Vedligeholde og udvikle greenfeesalg. Udvikling af ikke golfrelaterede aktiviteter på klubbens område. Overordnet tilsyn med anvendelse af sponsormidlerne pro-team Idegrundlag og formål kan indgå i den samlede forretningsplan for klubben, som Poul på bestyrelsens vegne redigerer sammen med de berørte udvalg. Handlingsplanerne nedenfor er interne arbejdspapirer, som er med til at fokusere dagsordenen i udvalget. Handlingsplanen tænkes revideret på hvert møde. Målsætninger og handlingsplaner: Målsætning Tiltag Ansvarlig Dato for afslutning Overordnet Hjemmeside Bestyrelsen? markedsføring af klubben Optimering af Gratis?? 3

4 udnyttelsen af reklamemulighederne i MGC Etablering af MGC Business Club Sponsorpleje eksponering,hjemmeside skilte på endegavl (sponsor) Beskrivelse af BCM, samt aktivitetsplan 2014 Jan, Carsten og Måske (Henrik) 1/1-14 og 3/10-13 Gennemgang af sponsorliste Jan (ring) Udarbejdelse af Der arbejdes på det! Bo og Jan. 3/10-13 sponsorpakker Salg af sponsorrater Løbende Kontakt Jan.. Salg af Driving Range etc. Jan.. projektsponsorater Lokaleudlejning Forum om event i MGC, Husudvalg og Jan 3/10-13 konferencer og møder Konference mappe og på Salg af company Days og Golf for sjov aktiviteter Turneringssponsorater i samarbejde med turneringsudvalget Vedligeholde og udvikle greenfeesalg Udvikling af ikke golfrelaterede aktiviteter på klubbens område Overordnet tilsyn med anvendelse af sponsormidlerne hjemmeside. Udvikle et koncept og få inspiration fra andre klubber. Bliver inddraget i sponsorpakkerne. Hotelpakker: Lave pakker og aftaler med hoteller. Tur Midtjylland: Udvikling af konceptet Bo og Jan 3/10-13 Bo... Søren, Jan, Carsten og Bo Opera i engen: At skaffe sponsorer. HC og Jan Hvert år. Administrationen Proteam Pro Am Søren 3/ Budget foreløbigt Projektsponsorater Projektudgifter Øremærkede sponsorater Overføres til øremærkede formål Ikke øremærkede sponsorater Pay Back til sponsorer Drift af udvalg Til MGC drift

5 6. Eventuelt HC oplyste, at der var kommet tilladelse til overdækning af driving-range og tordenhytter ude på banen. Der er tale om en miljøgodkendelse (dispensation for å-linjen). Vi skal nu have lavet en egentlig projektbeskrivelse, have undersøgt det økonomiske grundlag (projektsponsorater), samt søgt byggetilladelser. 7. Næste møder Næste møde er torsdag d. 3. oktober kl Husk at mødet torsdag d. 7/11 er flyttet til onsdag d. 6/11-13 kl Torsdag d. 7. november. Onsdag d. 8. januar Ref. Bo 5