Kreditor hurtigfaktura

Transkript

1 Kreditor hurtigfaktura Der ligger ikke altid en indkøbsordre til grund for et indkøb. Måske du har ringet og bestilt direkte uden forudgående ordre, måske du får leveret noget, der bare ikke eksisterer en indkøbsordre på. Ligesom kontantsalg findes der også kontant køb. For at spare dig for at oprette en indkøbsordre på bagkant og køre faktureringsproces igennem, kan du i stedet benytte Kreditor hurtig faktura til at få lagt dine varer på lager nemt og hurtigt. Hvis der ikke er lagervarer involveret, kan du blot registrere indkøbsfakturaen i bogføringskladden (benyt konto Kreditor og modkonto finanskonto), så får du samme funktionalitet (statistik, betalingsoversigt, udlæs betalinger osv.) Men er der varer involveret, så kan du benytte kreditor hurtigfaktura som en genvej til at få lagt varer på lager, der ikke er ordret via indkøbsordre. En Hurtigfaktura kan ikke gemmes og opdateres/fakturaopdateres senere. Den skal køres hele vejen igennem fra start til slut. Hvis du lukker vinduet og forlader hurtigfakturaen, før den er fakturaopdateret, så slettes alle data, og intet er gemt eller bogført. Opret en Kreditor hurtigfaktura 1. Åbn Kreditor/Hurtigfakturaog angiv kreditor i feltet Konto øverst i ordrehovedet. Hvis kreditor ikke er oprettet, skal du oprette kontoen i kreditorkartoteket (Brug hurtigopret via + Plustegnet til venstre oppe i topbjælken eller vælg Kreditor/Kreditor for at oprette en ny kreditor). 2. I hurtigfakturaen kan du herefter gå direkte til varelinjer og indtaste dine indkøb. 3. Overskrifterne Leveringsadresse, Reference, Ordreog Dimensioner er minimeret. Klik på overskriften for at åbne og indtaste data, hvis du vil supplere med info til kreditorfakturaen.

2 Hvis du ikke supplerer med mere info, anvendes stamdata fra kreditor, f.eks. betalingsbetingelser, der er vigtige, hvis du vil danne korrekte betalingsforslag. 4. Øverst kan du se samlet beløb på fakturaen før evt. moms. Når du har indtastet alle oplysninger, skal fakturaen oprettes. Eventuelt med forudgående simulering for at se, om du har indtastet alle oplysninger korrekt. Simuler fakturaforslag før oprettelse For at kontrollere, at du har indtastet de rigtige varenumre og beløb, kan du simulere købsfakturaen før opdatering. 1. I Hurtigfaktura, Klik på Opret faktura-knappen i båndet. Sæt flueben i Simulering-feltet. 2. Klik på Generer-knappen for at simulere og åbne fakturaforslaget. Gennemse oplysningerne og check, at de svarer til kreditors faktura. Du kan altid gå tilbage og rette og simulere et nyt fakturaforslag.

3 Opret faktura Når hurtigfakturaen svarer til kreditors faktura, skal fakturaen oprettes og opdateres. Det er samme procedure som under simulering af fakturaforslag bortset fra, at nu skal der ikke være flueben i Simulering-feltet og den rigtige fakturadato og det rigtige fakturanummer skal angives. Se faktura og varer I Kreditor kan du se fakturaen her: I Kreditorpå kreditorkontoen: Fakturaer- og Posteringer-knappen I Kreditor/Rapporter: Fakturaer-og Posteringer. I Lager kan du se vareposteringerne her: I Lagerpå varen: Posteringer og Beholdninger ILager/Rapporter: Opgørelse, Posteringer og Beholdninger. Debitor hurtigfaktura Hurtigfaktura bruges til at fakturere et direkte salg, f.eks. kontantsalg, hvor der ikke er oprettet en salgsordre. Det vil sige en faktura på varer leveret uden en salgsordre. Med hurtigfaktura slipper du for at køre salgsordre-processen igennem, og du kan stadig få trukket varer fra lager nemt og hurtigt. Du får samme funktionalitet som ved fakturering af en salgsordre (statistik, betalingsoversigt, udlæs betalinger osv.). En Hurtigfaktura kan ikke gemmes og opdateres/fakturaopdateres senere. Den skal køres hele vejen igennem fra start til slut.

4 Hvis du lukker vinduet og forlader hurtigfakturaen, før den er fakturaopdateret, så slettes alle data, og intet er gemt eller bogført. Opret en Debitor hurtigfaktura Åbn Debitor/Hurtigfaktura og angiv debitor i feltet Konto øverst i ordrehovedet. Hvis debitor ikke er oprettet, skal du oprette kontoen i debitorkartoteket (Brug hurtigopret via + Plustegnet til venstre oppe i topbjælken eller vælg Debitor/Debitor for at oprette en ny debitor). I hurtigfakturaen kan du herefter gå direkte til varelinjer og indtaste salget. Overskrifterne Leveringsadresse, Reference, Ordre og Dimensioner er minimeret. Klik på overskriften for at åbne og indtaste data, hvis du vil supplere med info til debitorfakturaen. Hvis du ikke supplerer med mere info, anvendes stamdata fra debitor, f.eks. betalingsbetingelser, der er vigtige, hvis det er et kontantsalg, eller leveringsbetingelser der er vigtige, hvis varen er leveret. Øverst kan du se samlet beløb på fakturaen før evt. moms. Når du har indtastet alle oplysninger, skal fakturaen oprettes. Eventuelt med forudgående simulering for at se,

5 om du har indtastet alle oplysninger korrekt. Simuler fakturaforslag før oprettelse For at kontrollere, at du har indtastet de rigtige varenumre og beløb, kan du simulere fakturaen før opdatering. I Hurtigfaktura, Klik på Opret faktura-knappen i båndet. Sæt flueben i Simulering-feltet. Klik på Generer-knappen for at simulere og åbne fakturaforslaget. Gennemse oplysningerne og check, at de er i orden. Du kan altid gå tilbage og rette og simulere et nyt fakturaforslag. Opret faktura Når hurtigfakturaen er i orden, skal fakturaen oprettes og opdateres. Det er samme procedure som under simulering af fakturaforslag bortset fra, at nu skal der ikke være flueben i Simulering Dags dato foreslås, men kan ændres. Se faktura og varer I Debitor kan du bla. se fakturaen her: I Debitor på debitorkontoen: Fakturaer- og Posteringer-knappen I Debitor/Rapporter: Fakturaer- og Posteringer. I Lager kan du bla. se vareposteringerne her: I Lager på varen: Posteringer og Beholdninger I Lager/Rapporter: Opgørelse, Posteringer og Beholdninger.

6 Annuller bilag, slet bogføringskladde Hvis et finansbilag er bogført forkert, er det besværligt at ompostere bilaget i bogføringskladden. Ud over det er besværligt at ompostere, er der også en risiko for igen at indtaste forkert i en manuel ompostering. Derfor er der en funktion i Uniconta, der annullerer et bilag og danner en modpost. Hvis det er en hel bogføringskladde, der er gået galt, er der mulighed for at annullere hele kladden på én gang. Alle steder med en finans-posteringsoversigt og knappen Posteringer på bilag: kan et bilag annulleres via knappen Annuller bilag: Vælg f.eks. Økonomi/Rapporter/Posteringer/Posteringer på bilag og udpeg det bilag, du vil annullere. Kommentaren anvendes som posteringstekst til annulleringen. Der er nu dannet modposter svarende til den oprindelige postering med: Omvendt fortegn Flueben i felterne Rettelse og Annulleret

7 NB! Annullering må alene benyttes til rettelse af fejlposteringer, ikke til bogføring af f.eks. kreditnotaer. Kreditnotaer skal bogføres som et nyt separat bilag og med behørig dokumentation. Søg efter bilag til annullering Åbn Økonomi/Rapporter/Posteringer. Listen kan være temmelig lang. Du kan med fordel søge efter posten via Søg feltet oppe i højre hjørne. I dette eksempel er der købt parasoller, men de er bogført i forkert regnskabsår. I søgefeltet indtastes para og automatisk vises alle postere, hvor teksten para indgår: Det er en smart funktion, hvor du kan søge på alle oplysninger, du kender om bilaget, kontoen, nummeret, beløbet, teksten, datoen. Efterhånden som du taster søgekriteriet, indskrænkes søgningen til de match, der findes. Filter NB! Vær evt. opmærksom på, at der kan være opsat et Filter for oversigten, således at posterne ligger udenfor dette filter og ikke indgår i listen. Klik på Filter-knappen i båndet for at efterse filteret eller klik på Ryd filter-knappen i båndet for at vise alle posteringer. Som alternativ kan du også benytte filterfunktionen til at finde bilaget.

8 Oversigt over annullerede bilag Under Økonomi/Rapporter/Posteringer kan der dannes en oversigt over annullerede bilag enten via Filterfunktionen eller ved at sortere oversigten efter feltet Rettelse eller Annulleret. Herunder er listen over posteringer sorteret efter feltet Rettelse (Klik i feltets topbjælke på den lille sorte pil til højre for feltnavnet). Herefter sorteres listen efter hhv. Rettelse og ikke Rettelse. Slet bogføringskladde Det er muligt at slette posterne i en hel bogføringskladde. Det er hurtigere end at modpostere alle posterne i en ny kladde. Dette eksempel viser en bogført en kladde til senere sletning:

9 Kladden indeholder poster, der ved en fejl er fordelt over flere perioder: Tilbage på fanen med oversigten over bogførte kladder klikkes på Slet-knappen i båndet for at slette kladden. Skriv Slet samt en Kommentar (obligatorisk) og klik på OK.

10 Nu er kladden ajourført med en kommentar, en dato for sletning samt Slettet af (bruger). Der dannes ikke modposter på posteringsniveau som ved Annuller bilag. Dokumentation for slettet kladde Der vil altid være dokumentation for en slettet kladde. Hvert bogføringskladde-navn har en oversigt over bogførte kladder med dette navn. For eksempel har kladden Daglig, kladden Løn osv. hver deres oversigt over bogførte kladder. Hver bogført kladde tildeles et unikt internt fortløbende bogføringsnummer under bogføring. Alle kladder anvender nummerserien i fællesskab. Dette interne bogføringsnummer kan hverken slettes, ændres eller rettes af brugeren. Det tildeles automatisk af Uniconta. Hvis posterne i kladden slettes, markeres kladden som slettet, men den slettes ikke i oversigten over bogførte kladder. Kom i gang med Uniconta Opret en bruger For at kunne bruge Uniconta skal man først oprette en bruger. Opret en bruger her: Se vores video om hvordan man opretter en ny bruger

11 PDF doesn t support iframes Når man har oprettet en bruger modtager man en mail med de oprettede brugerinformationer. Mailen indeholder også et link hvorfra man kan hente Uniconta. Hent Uniconta her: Opret et nyt regnskab Når Uniconta er instaleret og startet op, får man mulighed for at oprette et nyt regnskab. Se vores video om hvordan man oprettet et nyt regnskab

12 PDF doesn t support iframes Importer et regnskab fra C5 I Uniconta kan man importere sit regnskab fra C5. Før man kan importere skal man lave en multi-export fra C5. Læs her hvordan man laver en multi-export fra C5: Se vores video om hvordan man importere C5 til Uniconta.

13 Fysiske bilag som elektroniske bilag

14 Det er tilladt at opbevare bilag i elektronisk format i stedet for papirbilag i store tykke ringbind på reolen. I dag udveksles bilag ofte i elektronisk form. Men skulle du modtage et papirbilag kan det scannes eller fotograferes og gemmes i elektronisk form. Uniconta kan opbevare virksomhedens elektroniske bilag, og bilagene vedhæftes og vises på posteringer. Det betyder, at bilaget altid er lige ved hånden, hvis du skal bruge det. Hvad er bilag i elektronisk format Fotos af bilag SøgRelevante links PDF-filer Import af e-conomic bilag Fakturaer, hvis du modtager fakturaer og opkrævninger pr. mail fra leverandører, kan du enten videresende dem til Uniconta eller bede leverandøren sende dem direkte til Uniconta. Scannede bilag Fakturaer og opkrævninger, du modtager pr. brev, kan scannes og uploades og gemmes i Uniconta. Alternativt sendes direkte til Uniconta via mail. Bankkontoudtog Kontoudtog, øvrige Hvad du i øvrigt modtager af kontoudtog (f.eks. fra leverandører) kan videresendes til Uniconta og benyttes til afstemning af leverandørkonti. Hvis der skulle være påløbet gebyrer, der ikke er bogført, anvendes kontoudtoget som vedhæftet elektronisk bilag til gebyrposteringen. Alle formater kan anvendes Uniconta kan uploade, vedhæfte og vise bilag i alle gængse formater for elektroniske bilag, du er ikke begrænset af, at det skal være et bestemt fil-format. Der kan bl.a. anvendes formater som/fra: PDF MS Word MS Excel CSV, TXT JPG, GIF, BMP, PNG HTML Elektroniske bilag i Uniconta Mail eller upload bilag til Uniconta, send f.eks. bilag og bankkontoudtog fra din PC eller smartphone (billeder, andre filer etc) til Uniconta, så ligger de klar til bogføring og bankafstemning hos bogholder eller revisor. Du kan også selv logge på Uniconta og uploade bilagene til indbakken. Ingen ventetid mens bilag uploades. Upload af bilag sker nemlig i baggrunden, mens du eller din bogholder arbejder videre. Upload bilagene, klik på OK, og fortsæt dit arbejde. Du skal ikke vente på, at bilagene bliver indlæst, før du kan fortsætte, da det sker i baggrunden. Et til mange, mange til et, flere posteringer kan dele samme bilag, flere bilag kan dele samme postering. Masse-rediger fysiske bilag efter upload, så de er forberedt til bogføring. Når bilagene vedhæftes, følger oplysningerne automatisk med, f.eks. dato, art, konto, beløb, tekst, betalingsdato etc. Mange måder at uploade bilag, faktisk kan du altid uploade et elektronisk bilag: hent fra et drev, send via direkte til Uniconta (bla. ZIP-filer, der udpakkes automatisk), upload under bogføring, upload endda efter bogføring, eller sågar samtidig med bankafstemning. bilag og oplysninger udfyldes automatisk i bilags-indbakken.mailen scannes for f.eks. fakturanummer, beløb etc. Masse-overfør til bogføringskladden. Alle bilag fra indbakken kan masseoverføres til bogføringskladden på én gang i stedet for at hente dem fra bogføringskladden ét for et. Direkte parring i bogføringskladden. Hvis du f.eks. har importeret et bankkontoudtog til bogføringskladden og uploadet fysiske bilag til indbakken, kan du parre dem direkte med hinanden. Fysiske bilag kan også vedhæftes EFTER bogføring, du behøver ikke vente på bilag, før du bogfører, bilaget kan nemt vedhæftes efter bogføring. Udskift bilag: Har du vedhæftet et forkert bilag, kan det rettes lynhurtigt, det er let at udskifte et vedhæftet bilag, hvis du ved en fejl har vedhæftet det forkerte. Hvor findes Fysiske bilag i Uniconta Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke) Under Økonomi /Fysiske bilag (Indbakke) ligger ikke-bogførte bilag i en slags indbakke, hvor du kan se bilagene og angive de mange parametre til brug for bogføring og betaling. Du behøver ikke uploade alle bilag til indbakken, inden de vedhæftes posteringer. Både i Bogføringskladden og Bankafstemning kan du uploade bilag ét for ét, der er gemt i elektronisk format, f.eks. på et drev eller i skyen. Men har du mange elektroniske bilag er det nemmest at benytte indbakken. Fysisk bilag-knappen i båndet Fysisk bilag-knappen i båndet er overalt, hvor et fysisk bilag kan ses, vedhæftes, importeres eller fjernes. Det gælder bl.a. bogføringskladden, bankafstemning, posteringer, her kan de forhåndsvises og udpeges fra en oversigt over indbakken. Vis knappen Vedhæftede bilag kan ses via Vis-knappen i båndet, der findes i alle skærmbilleder og posteringslister, hvor fysiske bilag indgår i en postering. Rapport Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag er en oversigt/rapport over samtlige fysiske bilag, bogførte og ikke-bogførte. Oversigten kan filtreres, søges og sorteres valgfrit. Eksport Bilag kan eksporteres under Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Upload bilag til Uniconta uden ventetid Der er flere måder at uploade fysiske bilag til Uniconta: Upload til indbakken til indbakken Upload mens du bogfører Upload under bankafstemning Upload/udskift efter du har bogført Bilagene uploades i baggrunden uden at blokere for andet arbejde. Det vil sige, der er ingen ventetid under upload, du kan blot arbejde videre. Beskrivelse af upload-metoder Upload til indbakken i Økonomi/Fysiske bilag Upload til indbakken bruges typisk til masse-upload af mange bilag på én gang, hvis du har bilagene liggende på din pc eller på en server, du har adgang til. Du kan udpege og upload e mange bilag ad gangen og ZIP-filer m. bilag. ZIP-filer pakkes automatisk ud. Det kan f.eks. være, du er bogholder eller revisor og har modtaget en periodes bilag, scannet i elektronisk format, fra din klient og nu skal i gang med moms- eller årsafslutning. Alt kan scannes af klienten og uploades. For eksempel også kontoudtog til brug for afstemning. Indbakken er der, hvor du færdigbehandler bilagene før upload til bogføringskladden. For eksempel ved at tilføje oplysninger til bilaget eller køre dem gennem godkendelsesproceduren før upload til bogføringskladden. Indbakken er nyttig, fordi der er synkroniseret visning af selve bilaget, markøren er placeret på. e bilag til indbakken i Økonomi/Fysiske bilag Bruges typisk, hvis foto af bilag mailes fra mobil til Uniconta, eller hvis din bogfører for andre, og din klient/kunde mailer elektroniske bilag og bankkontoudtog til dig som vedhæftede filer. Der kan vedhæftes mange bilag på samme . Når du modtager opkrævninger via , kan du videresende mailen til Unicontas indbakke. Det er en nyttig arbejdsgang til straks at få bilaget uploadet til i indbakken klar til bogføring. Hvis der kun er ét bilag i mailen, kan du tilføje fakturanummer og beløb i mail-teksten, så overføres det automatisk til felterne i indbakken. Igen Indbakken er nyttig, fordi der er synkroniseret visning af selve bilaget, markøren er placeret på. Upload mens du bogfører eller bankafstemmer Under Fysisk bilag/importér fil. Filen gemmes samtidig i oversigten over fysiske bilag. Du kan køre udenom indbakken og direkte til upload og vedhæftning af bilag, mens du bogfører eller bankafstemmer. Bilaget ligger enten på din lokale disk eller en server, du har adgang til. Metoden er mest nyttig til enkeltstående tilfælde, f.eks. hvis du har glemt et bilag, og det er nemmere at uploade direkte udenom indbakken. Hvis du modtager elektroniske bilag, efter der er bogført, eller du har glemt at vedhæfte et bilag, kan det nemt vedhæftes bogførte posteringer efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. Upload efter du har bogført Upload og udskift/slet efter bogføring Spring til Layout Skabeloner Fotos af bilag, bon er, kvitteringer og fakturaer, som du har taget med din smartphone. Fotos sender du som mail fra din smartphone direkte til Uniconta. Eksempelvis har du udlæg for firmaet, når du rejser, så kan du fotografere alle små bon er eller kvitteringer og sende dem direkte til Uniconta. Bankkontoudtog, du har eksporteret fra din bank, kan videresendes til Uniconta, indlæses i bogføringskladden og bogføres. Hvis du benytter ekstern bogholder, der ikke har adgang til din bank, kan du eksportere bankbevægelserne, sende filen til Uniconta, hvorefter din bogholder kan indlæse posterne direkte til bogføringskladden og bogføre og vedhæfte de indscannede bilag, du også har sendt til Uniconta, til posteringerne. TIP! Hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på bagkant, er det lettest med det samme at videresende det/dem til Unicontas indbakke og vedhæfte dem derfra. Hvis der er vedhæftet forkerte elektroniske bilag, efter der er bogført, kan det nemt udskiftes eller slettes efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Vælg Posteringer på bilag-knappen i båndet, derefter Fysisk bilag-knappen i båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. TIP! Igen hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på bagkant, er det lettest at videresende det/dem til Unicontas indbakke med det samme og vedhæfte dem derfra. Upload til indbakken 1. Vælg Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke)/Tilføj 2. Klik på Gennemse, for at udpege filerne 3. Udpeg filerne til upload. Klik på Åbn. 4. Udfyld evt. beskrivelser og Gem. Bemærk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt, hvis der er bilag fra forskellige kreditorer, dokumentdatoer og forskellige beløb. Men bagefter kan du nemt tilføje disse oplysninger i bilagsoversigten, oplysningerne overføres automatisk til bogføringskladden. 5. Herefter kan du arbejde videre i Uniconta, mens bilagene uploades i baggrunden, uden at det sinker dit arbejde. Kort efter er bilagene i Fysiske bilag (Indbakke), hvor du hurtigt og nemt kan tilføje oplysninger og tilknytte dem i bogføringskladden. Samme hurtige upload findes også, hvis du uploader direkte fra et drev, mens du bogfører i bogføringskladden eller arbejder med bankafstemningen. til indbakken og data overføres automatisk til Uniconta Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje nogle værdier om bilaget, som automatisk overføres (opsnappes) til det fysiske bilag, og dermed har du sparet tid på at angive oplysningerne bagefter. Her har vi pr. mail modtaget en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag ( adressen til dit regnskab finder du i firmakartoteket). Uniconta undersøger mailindholdet for oplysninger om bilaget. Mailadressen til regnskabets indbakke finder du under Firma/Firmaoplysninger i feltet til Fysiske bilag. ede bilag lander i Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke). Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken. Upload mens du bogfører eller bankafstemmer Du kan uploade og vedhæfte elektronisk bilag direkte til en linje i bogføringskladden eller bankafstemning fra din pc eller en server, du har adgang til. Det vil sige, du kører udenom indbakken og godkendelsesproceduren. Det kan kun betale sig at uploade på denne måde, hvis det er enkelte bilag, du mangler i indbakken. Hvis du har flere elektroniske bilag, der skal vedhæftes flere linjer i kladden, er det nemmere at anvende indbakken, der giver bedre overblik over bilagsindholdet og hvilke bilag, der er vedhæftet, og hvilke der ikke er vedhæftet endnu. Direkte upload til bogføringskladde 1. I bogføringskladden (under Økonomi/Bogføring), vælg Fysisk bilag-knappen i båndet og derefter Importér fil: 2. Klik på Gennemse, for at udpege filen. Der kan udpeges og vedhæftes flere filer til samme linje. 3. Udpeg filen til upload. Klik på Åbn. 4. Udfyld eventuelle oplysninger til bogføringslinjen, du kan også vente til det fysiske bilag er vedhæftet på linjen. Der er automatisk sat flueben i feltet Fysisk bilag på posteringslinjen og bilaget er automatisk oprettet og ajourført i Indbakken med fysiske bilag. Indbakken Indbakken findes under Økonomi/Fysiske bilag. Indbakken benyttes til opsamling, opbevaring og færdigbehandling af elektroniske bilag, før de vedhæftes linjer i bogføringskladden, bankafstemning eller bogførte posteringer. Der kan tilføjes en masse oplysninger, før bilagene overføres til kladde eller posteringer. Oplysningerne følger med over i bogføringskladden. Endvidere kan bilagene i indbakken køres gennem godkendelsesproceduren, før vedhæftning til posteringer (valgfrit). Indbakken er nyttig, fordi der er synkroniseret visning af selve bilaget, markøren er placeret på. Dermed kan du bladre i listen over bilag og samtidig se indholdet, mens du udfylder oplysninger eller udpeger bilaget før upload til bogføringskladden eller bogført postering. Indbakken viser altid uploadede bilag, der ikke er bogført. De kan være vedhæftet i en kladde, men ikke bogført endnu. Du behøver ikke uploade fysiske bilag til indbakken før vedhæftning til posteringer. Du kan uploade og vedhæfte et bilag direkte til bogføringskladden, bankafstemningen eller en bogført postering. Sidstnævnte single-upload mulighed er dog kun praktisk, hvis du skal vedhæfte et enkelt eller få bilag, der endnu ikke er uploadet til indbakken. I det følgende beskrives mulighederne i indbakken og fordelene ved at behandle mange bilag på én gang via indbakken, herunder: Tilføj oplysninger i indbakken Masse-rediger bilagene i indbakken Synkron-visning af bilag Mange nyttige felter i indbakken Rationel brug af indbakken Organisering af bilag i mapper Tilføj oplysninger i indbakken før vedhæftning Du kan føje en masse oplysninger til hvert bilag i indbakken før masse-overførsel til bogføringskladden. Oplysningerne føres automatisk med til bogføringskladden, hvor de tilsvarende felter vil være udfyldt automatisk efter vedhæftning. Det anbefales at udfylde så meget som muligt, det gavner i sidste ende. Du kan med fordel benytte masseredigering og synkron-visning, se venligst de følgende afsnit. Masse-redigér fysiske bilag i indbakken En anden lynhurtig funktion er, at du kan taste og rette direkte i felterne i oversigten over fysiske bilag, uden at du skal åbne hvert bilag og gemme. Og hvis du bruger Synkron visning, går det endnu hurtigere, se nedenfor. Du indtaster bare, og når du er færdig, gemmer du det hele på én gang, hvorefter du kan starte tilknytning i kladde. Templates til indbakken Ofte får du bilag i indbakken, der ligner hinanden. Det kan være fra samme leverandør, bilag der skal konteres på samme konti osv. I stedet for at indtaste de samme oplysninger igen og igen kan du oprette en template (skabelon), der har oplysningerne udfyldt. Gør følgende for at oprette en template: 1. Vælg Økonomi/Fysiske bilag(indbakke) og Tilføj i båndet. 2. Udfyld felterne med de faste værdier og klik på Templates i båndet og vælg Gem som. Indtast et navn til templaten: 3. Næste gang du uploader et bilag af samme type i indbakken og skal benytte templaten, klikker du blot på Templates i båndet og vælger Upload og den template, du vil benytte. Synkron-visning af bilag og indbakke Når du har uploadet eller mailet en masse bilag til Fysiske bilag (indbakke), mangler der måske nogle oplysninger som f.eks. kreditor, beløb, beskrivelse. Dem kan du nemt tilføje ved at bruge synkron-visning af bilagsoversigt og Vis bilag. Smart, nemt og hurtigt: 1. I Fysiske bilag (indbakke) har du nu en liste af importerede bilag. 2. Klik på Vis-ikonet (vis bilag). Bilaget åbnes på en selvstændig fane: 3. Træk fanen med musen ned i skærmbilledet og slip fanen: 4. Nu har du listen i baggrunden og bilaget i forgrunden 5. Når du bladrer til næste linje i bilagsoversigten, er det næste bilag der vises synkront. Dermed slipper du for at vise bilagene linje for linje, du kan bare bladre, og så vises det tilsvarende fysiske bilag. Nemt og hurtigt at løbe listen igennem og føje detaljer på. Mange nyttige felter i Fysiske bilag (Indbakke) Hvis felterne ikke er i dit layout, skal du blot højre-klikke i feltoverskriften og vælge Vælg felter i menuen, der åbnes. I eksemplet her er der indsat flere nyttige felter. Forklaring til udvalgte felter i Indbakken Eventuel kreditorkonto, der importeres i feltet Modkonto i kladdelinjen. Det er smart, så har du straks din kreditor på bogføringskladde-linjen. Kreditorkonto Faktura Fakturanummer videreføres til bogføringskladden og anvendes ved bogføring af betaling (udligning), posteringslister, søgning etc. Beløb Debet-beløb indtastes uden fortegn. Kredit-beløb med minus-fortegn. Godkender (Navn) eller Godkender (Login-id) Hvis bilaget skal godkendes, før import til kladde, angives enten godkenders Navn eller Login-id. Bagefter skal Godkender logge på og godkende bilagene i indbakken ved at markere feltet Godkendt. Det er kun Godkender, der kan godkende bilaget. Hvis Godkender ikke er udfyldt, behøves ingen godkendelse før import til kladde. Godkendt Hvis der er angivet Godkender, er det kun Godkender, der kan udfylde feltet Godkendt. Hvis ikke Godkender er angivet, kan alle godkende bilaget. Bogføringsdato Bogføringsdato, der skal overføres til bogføringskladden. Dokumentdato Dato på dokumentet. Brug indbakken rationelt Betragt din indbakke som papirbilag i elektronisk form. Det er dit samlingssted for ej bogførte bilag. Den er som din gamle A4-mappe eller indbakke med ikke bogførte bilag. I indbakken kan der samles bilag fra flere steder, mail, foto, brev (scan) osv. Andre kan sende eller uploade bilag til indbakken, eksempelvis kan chefen eller sælgeren sende fotos af udlæg og andet direkte til firmaets fysiske bilag-indbakke. De skal blot kende adressen til indbakken. Som tidligere skrevet findes den under Firma/Firmaoplysninger/ til Fysiske bilag. Brugeren kan efterfølgende selv udfylde oplysninger til brug for bogføring, f.eks. bilagsart osv. Vedhæft fysiske bilag til posteringer Hvilken metode skal du vælge Hvis du allerede er vant til elektroniske bilag, vil du helt sikkert finde en metode, der modsvarer den, du altid har brugt. Det kan også være, du er blevet inspireret af mulighederne og vil prøve en ny metode. Hvis du i dag benytter (eller har benyttet) rigtige bilagsmapper, kan du finde en metode, der svarer til den, du bruger, når du bogfører og sætter bilag i mappen. Vedhæft elektroniske bilag i bogføringskladden I bogføringskladden, mens du indtaster, kan du udpege en linje fra Indbakken, som så bliver vedhæftet linjen i bogføringskladden. 1. Åbn bogføringskladden og opret en ny linje. 2. Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden: 3. Vælg Vedhæft, hvis du vil vedhæfte et bilag fra Indbakken. Indbakken åbnes: Til venstre vises bilagene i indbakken, til højre en forhåndsvisning af bilaget.i oversigten viser Kolonnen Vedhæftet, hvilke fysiske bilag der allerede er vedhæftet, men ikke bogført. 4. Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, der skal vedhæftes, og klik på Vedhæft-knappen. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Hvis der ikke er udfyldt noget på linjen i bogføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i indbakken. Hvis der er udfyldt noget på linjen inden vedhæftning, overskrives linjens data ikke. Upload direkte til bogføringskladden Hvis bilaget ikke er uploadet til indbakken, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev, du har adgang til. Efter bogføring ajourføres listen over vedhæftede bogførte fysiske bilag automatisk. 1. Åbn bogføringskladden og opret en ny linje. 2. Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og vælg Importer fil: 3. Klik på Gennemse for at udpege filen til upload: 4. Når filen er valgt: Udfyld eventuelle supplerende oplysninger til brug på bogføringslinjen og klik på Gem. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bogføres, ajourføres Fysiske bilag-oversigten automatisk med den uploadede fil. Når kladden bogføres, så forsvinder det fysiske bilag fra indbakken, og kan nu findes ved, at du finder den bogførte postering, og trykker vis fysisk bilag. Antager vi at der er et køb, så vil bilaget kunne findes på kontoen for omkostninger, indgående moms, kassen hvis der er betalt kontant eller på kreditor kontoen, hvis der er købt hos en leverandør. Overfør fra indbakke til bogføringskladden Du kan overføre fysiske bilag direkte fra indbakken til en bogføringskladde. Der oprettes en ny kladdelinje for hvert fysisk bilag. Der Klik på Overfør til kladde-knappen i båndet. Herefter skal du angive: Kladde Bogføringskladden, som linjer med fysiske bilag skal oprettes i. Dato Dato på linjer i bogføringskladden. Hvis intet angives benyttes Bogføringsdato fra det fysiske bilag, hhv. dato på fysisk bilag. Beløb Debet eller Kredit. Hvis der er minus foran beløbet, f.eks. en debet post, overføres beløbet med minus foran i debet- kolonnen. Ved bogføring anses det som en kreditpost. Transfer Alle eller kun godkendte. Hvis Godkendt-feltet ikke vises i Fysiske bilag indbakken kan det indsættes via design af skærmbilledet. Forbind Fysiske bilag med kladde En feature, der gør det lynhurtigt at matche fysiske bilag og kladdelinjer. Se Økonomi/Bogføring. Hvis du importerer bankkontoudtog til bogføringskladden, eller indtaster kladdelinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er der en række kladdelinjer og en række fysiske bilag, der skal matches bagefter. Det er der et specielt skærmbillede til, hvor man for oven har de fysiske bilag (du har importeret, mailet eller gemt) og for neden har du kladde linjer, som du har importeret fra bank eller tastet manuelt. Nu er det så let at knytte linjerne sammen en for en. 1. Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilag. Derefter, nederst (Kladdelinjer): Marker kladdelinjen fysisk bilag skal vedhæftes. Herunder er fakturaen fra SLAM markeret øverst og bilag 52, kladdelinje 5, markeret nederst. 2. Klik på Vedhæft-ikonet oppe i båndet. Herefter er fysisk bilag og kladdelinje knyttet sammen. 3. Fortsæt på samme vis (markér+vedhæft, markér+vedhæft osv.) med resten af bilagene, der skal knyttes sammen med kladdelinjer. Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue: 1. Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet. 2. Træk fanen Vis fysisk bilagned i skærmbilledet. 3. Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft. 4. Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt! Import af bankfil til bogføringskladden/forbind fysisk bilag med kladdelinje Under Økonomi/Indlæs bankkontoudtog kan du indlæse bankkontoudtog. Der er defineret formater, men du kan lynhurtigt oprette dit eget. Når posterne er indlæst i en bogføringskladde, kan du knytte fysiske bilag på flere måder: Forbind fysisk bilag med kladdelinje Tilknyt fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden) Upload fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden) Angiv entydigt ID på fysisk bilag i importfil til bogføringskladde Hvert fysisk bilag har et felt Entydigt ID. Det ses bla. i indbakken og i oversigten over fysiske bilag. Hvis du benytter Indlæs bankkontoudtog til bogføringskladden, kan du før import oprette og udfylde en kolonne i importfilen med Entydigt ID på det tilhørende fysiske bilag. Efter import af importfilen har bogføringskladden automatisk fundet det tilsvarende fysiske bilag ud fra Entydigt ID og knyttet det til linjerne i bogføringskladden. Hvis du allerede kender ID på det fysiske bilag, der skal vedhæftet til linjerne, er det nemmest at matche og udfylde det i importfilen inden import frem for bagefter at udpege bilaget linje for linje i bogføringskladden. Hurtig, nem og smart metode. Husk at rette filformatet, så det angiver, hvilken kolonne Entydigt ID er angivet i. Du behøver kun angive ID på de linjer, hvor du kender ID. Resten kan du vedhæfte bagefter. Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue: 5. Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet. 6. Træk fanen Vis fysisk bilagned i skærmbilledet. 7. Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft. 8. Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt! Rapport over fysiske bilag Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Her er en rapport over alle fysiske bilag, bogførte, vedhæftede og ikke vedhæftede. Hvis du har angivet en bogføringsdato i Fysisk bilag (Indbakke) og sidenhen ændrer datoen i bogføringskladden og bogfører, så opdateres bogføringsdatoen i Fysiske bilag-oversigten automatisk til den bogførte dato. Exportér fysiske bilag Alle vedhæftede bogførte fysiske bilag kan exporteres til en ZIP-fil. Det svarer til at tage bilagsmapperne under armen og bære dem til revisor, bogholder eller bank. I stedet for at du har en dobbelt-mappe på din computer eller extern drev med en kopi af de scannede bilag, kan du opbevare alle bilag elektronisk i Uniconta og exportere dem derfra. 1. Vælg Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. 2. Benyt evt.filter-funktionen til at afgrænse oversigten og dermed de bilag, du vil exportere. I eksemplet her er der filtreret på bilag fra firmaet Renill. 3. Vælg knappen Export fysiske bilagi båndet. Angiv destination og klik på Gem. Herefter er der oprettet en ZIP-fil med exporterede bilag, som du kan medbringe, maile etc. Flere bilag på én postering 1. Under Økonomi / Fysiske bilag (Indbakken) 2. Vælg fanen i toppen, hvor der står Mapper 3. Tryk Tilføj 4. Vælg de bilag der skal samles til een, og sæt hak i disse 5. Tryk Tilføj bilag, og du ser dine valgte bilag i toppen af skærmen 6. Tryk Gem mappe 7. Navngiv mappen med et sigende navn 8. Vælg typen af bilag (i dropdown boksen Indhold) 9. Tryk GemNu bliver du ført tilbage til forrige skærm, og kan nu se din mappe 10. Vælg fanen i toppen, hvor der står Startside, for at komme tilbage til bilagsoversigten 11. Dine mapper hedder DIR under kolonnen Filtyper. 12. Indtast de ønskede oplysninger for bilagsmappen 13. Klik på Overfør til kladde og bogfør

15 Konvertering fra C5 til Uniconta Benytter I Dynamics C5, e-conomics eller ectrl tilbyder vi et gratis konverteringsværktøj, der sikrer nem og sikker overførsel af data til Uniconta. Der skal foretage en multi-eksport i C5 eller e-conomics. Ved konvertering fra ectrl. Kontakt venligst Uniconta support. Konverteringsværktøjet læser data fra multi- eksportens filer og indlæser i Uniconta. OBS.: HUSK AT DER SKAL VÆRE OPRETTET EN BRUGER I UNICONTA FOR AT EN KONVERTERING KAN FORETAGES. Dette kan gøres på her:

16 Eksport og konvertering af data fra C5 Klik på fanebladet Generelt Åben mappen Tilpasning Åben mappen Vedligeholdelse Åben mappen Multi Gå til Eksporter database og dobbelklik Vælg en mappe på computeren og eksporter filen dertil. Efter eksport. Gå til Importer data i Uniconta Eksportér data fra e-conomics Vælg Eksporter data fra e-conomics. Denne funktion kan eksportere alle registrerede data i e-conomic. Du skal vælge at få et dine regnskabsdata som kommaseparerede tekstfiler (En ikke krypteret fil i tekstformat, som en database tabel kan indlæse)

17 Udfyld ovenstående felter, og klik på Send data. Eksporter afdeling og afdelingsnavn Bruger I afdeling i e-conomic skal denne fil eksporteres separat. Det gøres ved at åbne afdelingsbilledet. Her kan afdelingen og afdelingsnavn eksporteres ved at gemme i filformatet CSV og filnavn: AfdelingFordeling.csv Filen AfdelingFordeling.csv skal indlæses separat. Split-Afdeling Ved konvertering fra e-conomic understøtter vi nu også Split-Afdeling. Det er en konstruktion i e-conomic, som splitter en postering fra én afdeling ud på flere afdelinger. Den gør det dog kun under rapportering, og ændrer man fordelingen, gøres det bagud i tid. Ved konverteringen danner vi derfor dette split, så vi skaber samme billede i Uniconta, som man havde i e-conomic. Derefter må man selv opbygge nye fordelingskonti i Uniconta på de dimensioner, som man nu gerne vil have splittet ud. Vi tager altså ikke split-masken med, da Uniconta har en anden måde at lave fordelinger på. Vores split foregår på kontoniveau, mens det i e-conomic foregår ved at man laver en afdeling, som i sig selv ikke er en afdeling, men en afdeling, som splitter. Importer data i Uniconta I Uniconta kan man importere sit regnskab fra C5 eller e-conomic. Før man kan importere skal man lave en multi-export fra C5 eller e-conomic.

18 Tekniske detaljer om C5 konverteringen Hvad konverteres fra C5 Regnskabsår Momskoder Kontoplan Systemkonti Finansposteringer Debitor stamdata + posteringer Kreditor stamdata + posteringer Debitor og kreditorgrupper Betalingsbetingelser Kontakter Lager stamdata Lagergrupper Lager Styklister Lager Prisgrupper og priser Ordrer + ordrelinjer Indkøb + indkøbslinjer Dimensioner: Afdeling, Bærer og Formål Medarbejdere. Forudsætninger Konvertering fra Microsoft Dynamics C5 eller e-conomic forudsætter at man er oprettet som bruger med Uniconta til Windows eller Mac Konverteringen understøtter Konvertering helt ned fra C5 version 1.6 inklusiv finans, debitor og kreditor poster samt lageropsætning Konvertering fra e-conomic (DK) inklusiv finans, debitor og kreditor poster samt lageropsætning Konvertering fra e-conomic (NO) inklusiv finans, debitor og kreditor poster samt lageropsætning

19 Konvertering fra ectrl inklusiv finans, debitor og kreditor poster samt lageropsætning og indscannede bilag C5 E-conomic Regnskabsår, momskoder, kontoplan, systemkonti Finansposteringer Debitorer stamdata og posteringer, debitorgrupper, betalingsbetingelser og kontakter Kreditorer stamdata og posteringer, kreditorgrupper, betalingsbetingelser og kontakter Lager stamdata og lagergrupper Lager styklister, lagerprisgrupper og lagerpriser Ordre og ordrelinjer Indkøb og indkøbslinjer Medarbejdere Dimensioner: Afdeling, Bærer og Formål Fysiske bilag Ændring i konvertering Vi har ændret i konverteringsprocessen for debitor- og kreditor poster, da det er vores erfaring at det giver et bedre og korrekt resultat. Nu importerer Uniconta først alle poster uden at prøve at lukke poster mod hinanden. Efter endt import, så vil Uniconta køre en automatisk udligning. Kursdifferencer fra C5 inkluderes nu i selve debtor- og kreditortransaktionen, og er ikke længere en seperat post. Notater på debitor, kreditorer og varer importeres nu i konverteringen fra C5. Kontonumre er venstrestillede Alle kontonumre i Uniconta er venstrestillede, da der tillades andet end tal i kontonumre. Kontonummer-feltet er et tekstfelt og derfor sorteres kontonummer som tekstfelter nu sorteres. Kontonumre i C5 er højrestillede og vil efter konvertering stå i en anden rækkefølge. Højrestillede kontonumres rækkefølge i C5 Vil se sådan ud som venstrestillet i Uniconta For at undgå Unicontas venstrestillede kontonumre, er der en mulighed for at indsætte 0 er i starten af C5-kontonumrene under konvertering for at gøre dem lige lange. De kommer til at se sådan ud: og så er de magen til C5 Ændre kontonummer Efterfølgende: I Uniconta kan man frit ændre nummer på kontoen, så ønskes ikke foranstillede 0 er, så er det enkelt at ændre kontonumrene i Uniconta efter endt konvertering. Alle posteringer og referencer ændres også helt automatisk. Det vil altså sige, at enten skal de foranstillede 0 er beholdes, eller også skal kontoplanen re-nummereres. Re-nummerering er let via Rediger alle-fanen, hvor du kan køre hele kontoplanen igennem række for række (ligesom i et regneark) og indtaste et nyt kontonummer oveni det gamle. Slettede koder I C5 kan man slette en værdi/kode (afdeling, momskode, betalingskode, etc.), selvom den er angivet på en konto eller en postering. Det kan man ikke live i C5, men data kan være datamanipuleret. I Uniconta kan man ikke slette en værdi/koder, som er angivet på en konto eller en postering. Uniconta tillader ikke, at et felt har en kode, der ikke findes. Konverteringsprogrammet checker under konverteringen, om alle disse koder findes, inden de tildeles en postering eller en konto. Findes de ikke, så bliver feltet efterladt tomt. Posteringer i Finans, debitor og kreditor Uniconta og C5 har en række lighedspunkter i posteringerne. Bogføres på en debitor eller kreditor i kassekladden, danner

20 bogføringen en postering på debitor-/kreditorkontoen. Samtidig dannes en postering på samlekontoen i Finans. I Uniconta er der desuden et felt på den bogførte finanspostering, der viser, hvilken debitor/kreditor konto, der oprindelig var på posteringen. Når konverteringen kører, så bogfører vi alt helt forfra i Uniconta. Herved sikrer vi, at alt stemmer. Alle finansposteringerne fra C5 Finans indlæses i Unicontas bogføringskladde. Der oprettes og bogføres en kassekladde pr regnskabsår. Næste step er indlæsning af debitor- og kreditorposteringer. Først indlæser vi dem i hukommelsen. Derefter tager vi en postering ad gangen og finder den oprindelige postering i bogføringskladderne, vi lige har dannet. Denne postering har jo samlekontoen angivet på sig. Den udskifter vi nu med debitor/kreditor kontoen. Vi har derved skabt den oprindelige postering. Når vi leder i bogføringskladden efter den oprindelige debitor-/kreditorpostering, så leder vi kun efter konti, som er samlekonti. Vi kan nemlig kun udskifte kontonummer på en kladdepost med en samlekonto, da vi skal sikre at bogføringen fører posteringen tilbage på samlekontoen. Bemærk! Vi finder C5 s samlekonti ved at kigge i debitor- og kreditor-grupperne. Har du engang brugt en anden samlekonto på en debitor-/kreditorgruppe, end den du bruger i dag, så mangler vi kontonummeret og kan ikke udskifte kontonummeret på kladdeposteringen. Møder vi en debitor-/kreditorpostering, hvor vi ikke kan finde den oprindelige postering, er vi nødt til at indsætte 2 ekstra posteringer i kladden. Vi indsætter en post på debitor-/kreditorkontoen og en modpost på debitor/kreditor-samlekontoen, så de udligner hinanden under bogføringen. Når alt er indlæst, bogfører konverteringsprogrammet bogføringskladden, og når alle kassekladder er bogført, kører konverteringsprogrammet Dan primo poster for hvert regnskabsår. Download konverteringsværktøjet Konverteringsværktøjet skal downloades fra Unicontas hjemmeside tryk her. Start konverteringsværktøjet Første gang du starter konverteringsværktøjet Conversion Tool, installeres det på din computer. Kør programmet, og log ind med brugernavn og kodeord. (det samme som bruges til at logge på med i Uniconta). Herefter åbnes dette vindue: Angiv firmanavnet, der skal benyttes i Uniconta. Importer fra: C5 eller e-conomic. Sæt flueben, hvis du vil have foranstillet 0 er på finans-kontonumrene. Se en beskrivelse i afsnittet om tekniske detaljer, Kontonumre er venstrestillede. Importer fra: Angiv hvor multi-exporten filen fra C5 til konvertering ligger. Klik på Importer data for at starte konverteringen. Herefter vises konverteringsstatus løbende. NB! Afvent kvittering fra konverteringsprogrammet om, at konverteringen er fuldført, før du afslutter.

21 Herefter er din C5/e-conomic konverteret og regnskabet kan åbnes i Uniconta. Årsafslutning, Dan primo Når et regnskabsår er afsluttet, alle bilag er bogført og beholdningskontiene er afstemt, skal der dannes primotal i næste regnskabsår. Det vil sige, at årets resultat skal opgøres og overføres til konto for årets resultat, driften nulstilles og saldoen på statuskonti overføres som primotal i næste regnskabsår. Hvad skal der gøres ved årsafslutning Det er meget få ting, du skal gøre i Uniconta ved årsafslutning: Opret næste regnskabsår Konto til overførsel af årets resultat Dan primo Se primoposter Luk gamle perioder (optional) Det er alt, hvad du skal gøre i Uniconta. Alt det regnskabsmæssige, afstemninger, afskrivninger, osv., det blander vi os ikke i, men sidst i vejledningen er der tips og tricks til, hvordan Uniconta kan hjælpe dig undervejs, herunder: Flere åbne regnskabsår Efterposteringer Vis simuleret balance Primokonti i kontoplanen Udskriv balance Opret næste regnskabsår Det er nemt og hurtigt. Inden, der kan dannes primotal, skal næste regnskabsår oprettes, hvis ikke det er gjort. Åbn Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår og klik på Tilføj regnskabsår-knappen.

22 Regnskabsår foreslås som året efter det seneste regnskabsår, i eksemplet 2016, da 2015 er det seneste regnskabsår, der er oprettet. Regnskabsåret oprettes med 12 perioder (12 måneder). Periodestatus Periodestatus, år og måneder Ikke aktiv Ikke aktiv, men opretter du en postering dags dato (jfr. din pc) eller før, så accepteres posteringen. Åben Åben for posteringer Blokeret Blokeret for posteringer, men du kan skifte status for året/perioden. Lukket Fuldstændig lukket for posteringer og du kan ikke skifte status for året/perioden overhovedet. Hvorfor er der periodestatus for både år og måneder Du kan angive året til Åben, men perioderne til Ikke aktiv. Dermed kan der først bogføres posteringer i perioderne, hvis du bogfører en postering pr. dags dato (jfr. din pc) eller før. Du kan angive året til Åben, men tidligere perioder til Blokeret. Dermed kan du blokere for posteringer i

23 afsluttede momsperioder. Du kan angive året til Blokeret eller Lukket, dermed er alle perioder i året blokerede eller lukkede, så slipper du for at skulle blokere eller lukke hver periode en for en. Primo-tekster og bilagsnummer Her angives valgfri tekster til primoposteringer og overført årets resultat, der dannes automatisk under kørslen Dan Primobalance. Angiv også bilagsnummer samt bilagsserie. Konto til overførsel af årets resultat Årets resultat fra driften overføres (normalt) til en statuskonto i balancen under egenkapital/selskabskapital, Overført resultat tidligere år eller lignende. I kontoplanen angives Systemkonto Konto til overførsel af årets resultat på denne konto Overført resultat tidligere år, for at få overført årets resultat fra driften til balancen ved Dan primo. Anvender du en standardkontoplan eller din egen Anvender du en standardkontoplan i Uniconta, skal du ikke tænke mere over det, systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat er sat op. Anvender du din egen kontoplan, skal du sætte systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat op i kontoplanen på kontoen, hvortil du vil have årets resultat fra driften overført ved Dan primo. Dan primo I Finans/Vedligeholdelse/Regnskabsår, via Dan primoblance-knappen dannes primosaldi i næste år. Driften nulstilles, årets resultat overføres til systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat i balancen, og på balancekonti overføres ultimo sidste år til primo året efter. NB! Efter der er dannet primo i et regnskabsår første gang, dannes ny primo automatisk, hvis der bogføres i gammelt år. Det vil sige, du behøver ikke huske på at danne primo det gør systemet for dig. Nye primoposter overskriver de gamle. Du kan danne primo allerede inden, du afleverer til revisor. Se primoposter Primoposter dannes automatisk, når du kører Dan primo første gang i et år og igen automatisk, hvis du bogfører i gammelt år. De overføres hverken til kladde eller andet, de dannes helt automatisk. Nye primoposter i et år overskriver automatisk gamle primoposter.

24 Primoposterne ses her: Kontoplanen pr. konto under Kontoudtog Økonomi/Rapporter/Posteringer og Kontoudtog Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår/Knappen Primoposter (husk at markere ønsket regnskabsår først) Luk gamle perioder (optional) Her er ideer til, hvorfor perioder skal blokeres eller lukkes helt for bogføring: Undgå bogføring efter aflevering til revisor: Hvis du har afleveret bogføring til revisor, og er startet på et nyt år, er det praktisk at sætte perioderne i gammelt år til Blokeret. Der er ikke noget, der er værre for revisor, end hvis du bogfører i et år, som revisoren samtidig er ved at afslutte for dig. Undgå bogføring i gamle perioder: Når du har afsluttet et regnskabsår, kan du blokere eller lukke perioderne i det afsluttede år for at undgå, at der bogføres mere i det gamle år. Bloker samme kvartal forrige år: Hvis du ikke lukker et år, så bør du, hvis du er startet på nyt kvartal i et regnskabsår, sætte samme kvartal forrige år til Blokeret. Bloker afsluttet år: Når et regnskabsår er afsluttet og afsendt, bør året Blokeres for yderligere bogføring. Flere åbne regnskabsår Du kan sagtens bogføre i nyt år samtidig med, at du bogfører færdig og afstemmer gammelt år. Det vil sige, du kan sagtens køre flere regnskabsår sideløbende. Det vil sige, at du straks den 1. januar kan gå i gang med fakturering og bogføring det nye år, selvom du ikke har modtaget og bogført alle bilag til det gamle år. Det vil også sige, mens din revisor afslutter dit årsregnskab, kan du køre roligt videre med fakturering og bogføring i det nye år, selvom det gamle år ikke er afsluttet endnu. Efterposteringer Når din revisor/bogholder er klar med årsregnskabet og eventuelle efterposteringer, skal disse eventuelle efterposteringer bogføres i bogføringskladden som alle andre bilag. Bogfør efterposteringerne i bogføringskladden jfr. anvisninger. Simuler evt. kladden før bogføring og derefter balancen (som simuleret balance incl. kladden med efterposteringer) for at se, om efterposteringerne stemmer med revisors balance. Vis simuleret balance Du kan nemt kontrollere, om dine efterposteringer får balancen til at gå op med det regnskab, du har modtaget fra revisor. Før du bogfører efterposteringerne i bogføringskladden, kan du udskrive en simuleret balance og se, om den stemmer med revisorens balance. Hvis ikke, så må du tilbage og efterse bogføringskladden. Det kan være, du har tastet forkert eller ved en fejl fået bogført noget i gammelt år i tiden, fra du afleverede regnskabet til revisoren og til revisoren er færdig. Det har revisoren jo ikke taget højde for, med mindre du har meddelt det. Når balancen stemmer, kan du bogføre efterposteringerne. 1. Indtast efterposteringerne i bogføringskladden. 2. Å b n Finans/Rapporter/Balance:

25 Inkluder kladde: Angiv kladden med efterposteringerne, der skal med i den simulerede balance.fra dato og Til dato: Angiv datointervallet for året, der skal simuleres. 3. Klik på Generer-knappen for at se simuleret balance. Primokonti i kontoplanen På en konto i kontoplanen kan du angive Primokonto. Ved Dan primo overføres kontoens saldo til den angivne Primokonto som primopost næste år. Det vil sige, at du får automatisk overført primosaldo fra en konto til en anden i forbindelse med Dan primo-kørslen. Du slipper dermed for manuelt at skulle bogføre dig ud af at flytte f.eks. saldi på momskonti, inventar, hensættelser osv. Her er et eksempel fra balancen, indretning af lejede lokaler, hvor saldo på årets til- og afgang (5112 & 5113) overføres til konto 5111, saldo anskaffelse primo, som primopost næste år. Årets til- og afgang skal jo ikke videreføres og sammenblandes med næste års bevægelser. Derfor skal disse konti renses primo hvert år og overføres til konto Saldo på 5117, årets afskrivninger, føres op som primopost næste år på konto 5116, afskrivning primo. Der kan altså sagtens være flere primoposter på en balancekonto. Ud over kontoens egen primopost kan der være saldi fra andre konti, som dermed indgår i den samlede primosaldo næste år på kontoen. Hvad du tidligere har flyttet manuelt 1. januar fra en konto til en anden, det kan du nu overlade til Uniconta at gøre for dig. Udskriv balance I Finans/Rapporter/Balance kan du udskrive årets balance og primobalancen næste år. I standardregnskaberne er der på forhånd defineret et antal saldobalancer med forskellige designs og antal kolonner. Du kan altid let oprette nye balancer eller rette i de eksisterende. Se venligst beskrivelsen af Balancer.

26 Udskriv balance I Finans/Rapporter/Balance kan du udskrive årets balance og primobalancen næste år. I standardregnskaberne er der på forhånd defineret et antal saldobalancer med forskellige designs og antal kolonner. Du kan altid let oprette nye balancer eller rette i de eksisterende. Se venligst beskrivelsen af Balancer. Balance for året Hvis du har taget udgangspunkt i et standardregnskab, har du en balance: Saldobalance År: Hvis du ikke har en Saldobalance År, kan du lynhurtigt designe en ny eller rette en eksisterende. Fra og Til dato sættes til hhv året til året. Primobalance Hvis du har taget udgangspunkt i et standardregnskab, har du en balance: Primobalance:

27 Hvis du ikke har en Primobalance, kan du lynhurtigt designe en ny eller rette en eksisterende. Fra og Til dato sættes til hhv året til året. Aldersfordelt saldoliste i Debitor og Kreditor

28 Aldersfordelt Saldoliste Spring til Rapporten viser en oversigt over debitorer, der skylder eller snart vil komme til at skylde penge til virksomheden. Layout Du kan opdele rapporten i to forskellige intervaller. Det er to meget forskellige rapporter man før ud afhængig af valget i gruppering. Skabeloner Aldersinterval: Antal dage mellem kolonnerne i aldersfordelingen. Søg Antal kolonner: Kan være op til 10. Ved saldo bruge posteringsdatoen til at gruppere beløbet efter. Samtidig så vil vi heller ikke medtage poster senere end datofeltet. Ved Forfalden saldo bruges postes Forfaldsdato til at gruppere beløb efter. Vælges denne metode, så søger vi i ALLE åbne posteringer. Det er altså samme datagrundlag, som i rapporten Åbne posteringer, hvor data blot er grupperet i kolonner. Filter og sortering Der er mulighed for at opsætte et filter, og filtrer efter debitorer, kontonummer, adresse etc.

29 Valutakurser faktiske Hvis du handler i fremmed valuta, er det hensigtsmæssigt, at kunne indtaste beløb i fremmed valuta og få det omregnet automatisk til dagskurs. På den måde kan du nemt følge med i, hvad du har handlet for i valuta og standardvaluta. Det er Spring til Layout nemmere at fremsøge beløb i valuta frem for at skulle omregne. Ligeledes er det nemmere at registrere betalinger i Skabeloner aktuel valuta, så det svarer til fakturabeløbet i aktuel valuta frem for atter at skulle omregne. Salgspriser bliver ofte Søg skæve, når de omregnes til fremmed valuta. Det problem løses nemt, fordi du kan angive prisen på en vare i fremmed valuta, hvis du ofte sælger varer i udlandet. Dermed får du pæne afrundede priser på fakturaer i fremmed valuta. For mere information: Bogføring i valuta Køb og salg i valuta Priser i valuta Kursdifferencer Valutakoder og kurser Der kan ikke rettes i kurserne, de opdateres automatisk hvert 10. minut. Dagens slutkurs gemmes hver dag, hvis den er ændret siden dagen inden. Hvis du bogfører tilbage i tiden, anvendes kursen for den angivne dato. Der benyttes enten EUR eller USD til at omregne henover til den rigtige kurs. For eksempel er der ikke en kurs som NOK/DKK, derfor omregnes først fra NOK til EUR og så fra EUR til DKK. I tilfælde af valutaen AED benyttes USD, da der ikke er en EUR/AED, men en USD/AED. Standardvaluta Der omregnes i forhold til standardvaluta, der er valgt, da du oprettede regnskabet. Standardvalutaen finder du under Firma/Firmaoplysninger.