NOTAT vedr. serviceassistentprojekt

Transkript

1 Punkt 7 - bilag 11 NOTAT vedr. serviceassistentprojekt Indledning Der har i Region Sjælland været arbejdet med serviceassistenter og det interne serviceområde i relation til sygehusene i flere sammenhænge. Dels i forbindelse med organisations- og ledelsesprojektet, dels, vedr. serviceassistenter, i forlængelse af de seneste års budgetaftaler. I forbindelse med indgåelse af aftale om budget 2013 har Regionsrådet besluttet, at der skal indføres serviceassistenter på alle sygehuse i Region Sjælland, efter en fælles model, hvor serviceassistenterne integreres i de kliniske afdelinger. Historie I forbindelse med organisations- og ledelsesprojektet er det besluttet, 1 at serviceopgaver, dvs. grønne områder, vask, rengøring, renovation, intern logistik, lager og logistikfunktion samt ekstern transport (opgaver der hidtil har været løst i sygehusenes drifts- og serviceenheder) løses i et tværgående center / Koncernservice, idet flere af opgaverne afhænger af beslutning om bl.a. koncept for serviceassistenter. Dato: 24. oktober 2012 Brevid: Koncernservice Alléen Sorø Tlf.: Dir.tlf koncernservice@regionsjaelland.dk ck@regionsjaelland.dk I forbindelse med direktionens udmelding af fremtidig organisering angives, at der søges en snarlig afklaring af serviceassistenternes opgaver. Indtil beslutning herom træffes, vil de berørte områder (rengøring, serviceassistenter, intern logistik / portør, samt lager og depot) organisatorisk være placeret efter samme princip som hidtil. 2 Oplæg vedr. serviceassistenter i Region Sjælland har efterfølgende været behandlet politisk i Udvalget for Fremtidens Sygehuse den 19. juni 2012 og i Forretningsudvalget den 6. august I forbindelse med vedtagelse af budget 2013 har Regionsrådet besluttet at: Serviceassistenter Med henblik på at styrke kvaliteten i opgaveløsningen, herunder sammenhængen mellem serviceopgaver og de kliniske afdelinger, indføres et fælles koncept med serviceassistenter på alle regionens sygehuse. Konceptet indebærer at alle servicemedarbejdere på sygehusene uddannes til serviceassistenter, med ansættelsesmæssig tilknytning til en klinisk afdeling på et af regionens sygehuse, i tæt tilknytning til det kliniske miljø og med reference til den kliniske afdelingsledelse. Serviceassistentkonceptet tilrettelægges lokalt sammen med ledere og medarbejdere og drøftes i MED-systemet. 1 Notat Orientering om den videre proces og implementering fra 14.december Region Sjællands organisation fælles mål fælles løsninger fra 2. maj 2012 Bilag 11 - side 1

2 De fælles servicefunktioner, der ikke varetages af de kliniske afdelinger, samles i regionen med henblik på konkurrenceudsættelse. Overgangen til et fælles koncept med serviceassistenter, forventes ikke at kræve en særskilt bevilling til uddannelse og implementering af serviceassistenter på sygehusene, men en prioritering af ressourcer tilknyttet området, således, at kompetenceudviklingsbehovet tilgodeses. Modellen med serviceassistenter vil dels rigtigt tilrettelagt give en bedre og mere fleksibel arbejdstilrettelæggelse på de kliniske afdelinger, dels betyde et kompetenceløft hos medarbejderne. Disse ressourcemæssige fordele ved den mere optimale arbejdstilrettelæggelse vil mere end fuldt ud kompensere for de øgede lønudgifter. Serviceassistentordningen indføres gradvist på alle regionens sygehuse. Implementeringen indgår i driftsaftaleopfølgningen. 3 Rammer for det videre forløb Med udgangspunkt i ovenstående skitseres her rammerne for arbejdet med serviceassistenter og det interne serviceområde. Serviceassistenter integreres organisatorisk i de enkelte kliniske afdelinger efter et fælles koncept på alle regionens sygehuse, og med reference til den kliniske afdelingsledelse. Den konkrete implementering af det fælles koncept i den enkelte kliniske afdeling sker lokalt, med inddragelse af ledere og medarbejdere og drøftes i de berørte MED-udvalg. Serviceassistentopgaver i den enkelte kliniske afdeling omfatter opgaver, som i dag udføres af en eller flere af nedenstående faggrupper: Portører Rengøringsassistenter Husassistenter Serviceassistenter med og uden kompetencegivende uddannelse I udviklingen af det fælles koncept og efterfølgende lokal implementering heraf vil der herudover blive vurderet på muligheder for opgavefordeling og glidning mellem serviceassistentgruppen og øvrige personalegrupper i den kliniske afdeling. Serviceassistenter indføres i den enkelte kliniske afdeling med følgende formål 4 : Et fælles højere kompetenceniveau inden for serviceområdet Skabe sammenhæng på tværs af de plejemæssige opgaver og opnå synergieffekter Koble serviceområdet tættere på patienten, der hvor det giver mening. På en række områder kan serviceassistenter indgå i plejen af patienterne, og dermed supplere andre faggrupper i varetagelse af opgaverne. Det forudsættes, at opnåelse af det højere kompetenceniveau sker ved, at medarbejderne gennemfører den kompetencegivende EUD uddannelse til serviceassistent, med speciale i hospitalsservice. Uddannelsen er 2-årig, men der kan opnås merit for erhvervserfaring og alder, så uddannelsen kan gennemføres på 1 år. Uddannelse af serviceassistenter sker bl.a. ved gennemførelse af jobrotationsprojekter. Det forudsættes at den nærmere afgrænsning af, hvilke serviceopgaver der meningsfyldt kan integreres i den enkelte kliniske afdeling, sker ved anvendelse af LEAN, med henblik på en 3 Budgetaftale Dagsorden til FU den 6. august 2012 Bilag 11 side 2

3 bedre og mere fleksibel arbejdstilrettelæggelse på de kliniske afdelinger, og hermed optimering af patientforløb. Serviceopgaver på sygehusene, der ikke meningsfyldt kan integreres i den enkelte kliniske afdeling, samles i Koncernservice. Som eksempler kan nævnes: Rengøring af fællesarealer og på ikke kliniske afdelinger, transportopgaver, lager og depot. Formålet med samling af disse opgaver er harmonisering og konkurrenceudsættelse af egnede områder. Endvidere samles kvalitetsstyring, kontrolfunktioner, vikardækning mv. i Koncernservice 5 Serviceassistentordningen indføres gradvist over en årrække på regionens sygehuse. Proces Den overordnede procesplan består af følgende aktiviteter: Konceptfase Formålet med konceptfasen er at sikre grundlaget for en generel set ensartet udrulning af serviceassistentkonceptet, i hele regionen. Endvidere en beskrivelse af organisering, bemanding og udrulning af projektet. I Konceptfase udarbejdes et konceptoplæg. Oplægget skal som minimum indeholde: Business Case, herunder: o Detaljeret interessentoversigt med angivelse af inddragelsesfaser o Rolle- og kompetencebeskrivelser o Beskrivelse af indbyrdes afhængigheder og risici, i de enkelte faser af projektforløbet. o Kommunikationsplan LEAN forløb vedrørende afgrænsning af serviceassistentens opgaver samt snitflader Plan for nedbrydning af projektet, herunder nedbrydning i delprojekter f.eks.: o Beskrivelse af uddannelsesforløb, herunder rotationsprojekter og rekruttering o Beskrivelse af opgaver som varetages af serviceassistenter i de kliniske afdelinger o Beskrivelse af opgaver som varetages af Koncernservice Afklaring og beskrivelse af snitflader Beskrivelse af pilotprojekt/projekter, herunder forslag til hvor pilot skal foretages Beskrivelse af evaluering af pilotprojekt Beskrivelse af projektorganisering (styregruppe og projektgruppe(r) for både pilot og udrulningsfasen Overordnet tids- og udrulningsplan med milepæle Projektøkonomi Resultatet af konceptfasen forelægges Hoved-MED, der sikrer behandling i relevante MED fora. Oplæg til koncept justeres i forhold til indkomne kommentarer. Der udarbejdes konkret plan for pilotfasen. Pilotfase I denne fase afprøves konceptet på en eller flere udvalgte afdelinger. Disse udvælges i konceptfasen. 5 Dagsorden til FU den 6. august 2012 Bilag 11 side 3

4 Der nedsættes en projektorganisation med inddragelse af relevante interessenter i styregruppe og projektgruppe. Lokalt på de(n) udvalgte afdeling(er) sikres bred inddragelse af medarbejdere og ledelse. Der sikres tillige behandling i berørte lokal-med. Der samles op på det/de udførte pilotprojekter, og de indhøstede erfaringer indarbejdes i konceptet. Opsamling forelægges berørte lokal-med og Hoved-MED. Udrulningsfasen Denne fase vil være opdelt i en række delprojekter. Erfaring fra delprojekterne opsamles løbende, således, at man kan drage fordel af de erfaringer der drages ved hver udrulning. For hvert udrulningsprojekt nedsættes særskilt projektorganisering, med inddragelse af relevante interessenter. På de berørte afdelinger sikres bred inddragelse af medarbejdere og ledelse, eventuelt gennemføres LEAN-proces ift. de enkelte udrulninger. De berørte lokal-med inddrages. MED-involvering Opsummering af MED-involvering: HMU/MED-proces i forhold til det udviklede koncept Lokal-MED involvering i pilotfasen Lokal-MED og HMU involvering i evaluering af pilotfasen Lokal-MED/Område-MED involvering af relevante udvalg i takt med udrulning Jævnlige statusorienteringer af HMU i takt med udrulningen Herudover sikres løbende information og involvering af direkte berørte medarbejdere og ledere. Projektorganisering Serviceassistent projektet i Region Sjælland udføres efter den regionale projektmodel, hvor der nedsættes en styregruppe, en projektgruppe, og relevante referencegrupper. Projektorganiseringen bygges op således, at der er en fast styregruppe der sikrer kontinuitet igennem hele projektforløbet. Formandskab for styregruppen varetages af et medlem af direktionen. Styregruppen består af repræsentanter fra ledelserne på de 5 sygehuse, samt fra relevante tværgående centre (Koncernservice, Koncern HR, Kvalitet og udvikling, samt Koncernøkonomi). Sammensætning kan ændres over tid i projektet, efter de aktuelle behov. Projektorganisation under pilot- og udrulningsfasen beskrives konkret i konceptfasen. Tidsplan Konceptfasen gennemføres således resultatet heraf kan forelægges HovedMED i august måned Tidsplan for de øvrige faser fastlægges i konceptfasen. Der vil blive tale om udrulning over en årrække, sygehus for sygehus. Organisatorisk forankring af interne serviceopgaver I forbindelse med organisations- og ledelsesprojektet er det som nævnt indledningsvist besluttet at de interne serviceopgaver på sygehusene organisatorisk forankres i Koncernservice. Udmøntningen heraf har afventet beslutning vedrørende serviceassistenter. Derfor samles disse opgaver (rengøring, serviceassistenter, intern logistik / portør, samt lager og depot (serviceafdelingerne)) organisatorisk i Koncernservice. I takt med serviceassistent- Bilag 11 side 4

5 projektets udrulning overføres omfattede medarbejdere/serviceassistenter organisatorisk til de enkelte kliniske afdelinger. Som udgangspunkt bevarer den enkelte medarbejder geografisk sin nuværende arbejdsplads. Med samlingen er der skabt afklaring af den organisatoriske placering af de omfattede medarbejdere og ledere, som forudsat i OL-projektet. Samlingen giver tillige mulighed for at styrke dels gennemførelsen af serviceassistentprojektet, dels udviklingen af de servicefunktioner som ikke indgår heri. Samlingen søges gennemført således den kan effektueres samtidig med afslutningen af konceptfasen i serviceassistentprojektet (medio 2013). Plan for den personalepolitiske proces i forbindelse med samlingen forelægges HovedMED i decembermødet. Bilag 11 side 5