INDKØBSJURA Advokat hotline

Transkript

1 INDKØBSJURA 2014 Advokat hotline

2 Spørgsmål 1 Ønsker rammekontraktbegreb belyst ud fra specifikke spørgsmål: En kontrakt, hvor sortimentet er fastlagt, alle priser er fastlagt, og kredsen af udbydere er fastlagt. Kontraktforpligtigelsen hos flere juridiske enheder er givet ved fuldmagt. Volumen er estimeret og er omfattet af dansk særlovgivning jf. servicelovens 112 frit valg, som giver borgere ret til frit valg. Er der her tale om en rammekontrakt eller en kontrakt? Samme udgangspunkt som ovenstående: Hvis volumen blev beskrevet som et estimat, og det dertil oplyses at der erfaringsmæssigt og historisk vil være et forbrug på % af volumen, på trods af servicelovens 112, vil der så være tale om en rammekontrakt eller en kontrakt? Fortsætter

3 Spørgsmål 1 - fortsat Vil alle kommercielle elementer altid skulle fastlægges i en kontrakt (her: Sortiment, priser og volumen) modsat en rammekontrakt [egen vurdering]? Hvor mange elementer i en kontrakt skal indgå i vurderingen af, om en kontrakt ER en rammekontrakt, eller er en kontrakt [gensidig bebyrdende aftale]? (besvarelsen må gerne ledsages af et proceshierarki)?

4 Spørgsmål 2 I kendelse den HSHansen Bygningsstyrelsen, blev der klaget over at Bygningsstyrelsen havde erklæret de to tilbud for uantagelige efter nationale bestemmelser i henhold til udbudsdirektivets artikel 30 stk. 1, litra a, grundet de tilbudte priser var for høje i forhold til den fastsatte budgetramme. Derfor overgik udbuddet til udbud efter forhandling. Klagenævnet for Udbud gav medhold til klager, da det var i strid med udbudsdirektivets artikel 28, jf. artikel 30, stk. 1 litra a da man i forvejen skulle have oplyst budgetrammen i udbudsbetingelserne. Fortsætter

5 Spørgsmål 2 - fortsat Skal det forstås sådan, at det gældende i sagen var, at fordi de overgik til udbud efter forhandling, havde de handlet i strid med udbudsreglerne? Eller skal det tolkes mere restriktivt, som at det heller ikke ville være en saglig nok begrundelse, at annullere udbuddet på baggrund af for høje priser i forhold til budgetrammen, når budgetrammen ikke er oplyst i udbudsbetingelserne (som det sjældent er)?

6 Spørgsmål 3 Er det lovligt at have som kontraktkrav/krav i kravspecifikationen, at en gruppe øvrige varer i leverandørens sortiment (Eks. udlandstelefoni i en telefoniaftale), skal tilbydes ordregiver til en pris, der er mindst lige så favorabel som den pris, leverandøren tilbyder sine øvrige storkunder? Hvis ja. Er dette så ikke løsningen på sortimentsudbud? Hvis nej. Hvad er så konsekvensen i at have dette med?

7 Spørgsmål 4 2 aktuelle spørgsmål fra dette forår - de stammer fra 2 forskellige tilbudsindhentninger. 1. Tilbudsindhentning, hvor tilbudsgiver alligevel ikke ønsker at underskrive kontrakten, da den frivillige standstill er udløbet. Han siger at der er nogle ting, han ikke kan lide i kontrakten - han læste den ikke før han afgav tilbud, selvom den ordret var gengivet i udbudsmaterialet - og han mener ikke at han er forpligtet af sit tilbud, så længe han ikke har underskrevet kontrakten. Kan vi fastholde at han er forpligtet af sit tilbud, og at han er nødt til at underskrive kontrakten, eller er vi nødt til at starte forfra med ny tilbudsindhentning? Fortsætter

8 Spørgsmål 4 - fortsat 2. Tilbudsindhentning, hvor en tilbudsgiver fra Sjælland har sendt sit tilbud til Jylland med anbefalet post 4 dage før tilbudsfristen. 1 ½ time før tilbudsfristen udløber, ringer han, fordi han på Track & Trace kan se at tilbuddet endnu ikke er afleveret. Han vil få en jysk ansat i tilbudsgiverens firma til at udskrive tilbuddet og aflevere det før fristen. Da tilbuddet så ikke vil være med original underskrift, får han samtidig sin administrerende direktør til at sende os en mail med fuldmagt til at den lokalt ansatte også underskriver tilbuddet. Det "dobbelt-underskrevne" tilbud og fuldmagten når frem før fristen, mens det oprindelige tilbud afleveres af Postdanmark 57 minutter for sent. Må vi tage det "dobbelt-underskrevne" tilbud, som blev afleveret til tiden, i betragtning?

9 Spørgsmål 5 Ved et EU-udbud af en IT-ydelse har vi kun modtaget ét tilbud. Tilbuddet er konditionsmæssigt og kvalitetsmæssigt tilfredsstillende, men prisen ligger desværre lidt over budget. Er vi nødt til at annullere udbuddet, eller kan vi forhandle med den ene tilbudsgiver med henblik på at få prisen ned under budgetrammen?

10 Spørgsmål 6 Vi har i kommunen en 3-årig rammeaftale om levering af fødevarer til kommunens institutioner. Aftalen udløber om 3 måneder. Der er ingen optioner på forlængelse. Politikerne er i gang med en beslutningsproces, der kan indebære, at der for fremtiden kun skal indkøbes økologiske fødevarer. Kan jeg forlænge den eksisterende rammeaftale med 3-6 måneder, så der er er afklaring på spørgsmålet om økologi, inden vi udbyder en ny rammeaftale?

11 Spørgsmål 7 Vi er i gang med at udbyde en rammeaftale om biler i EU-udbud. Her 3 dage før tilbudsfristen er der kommet spørgsmål vedrørende tilbudslisten, og vi må erkende, at der er en fejl, som vi er nødt til at rette, hvis vi skal kunne evaluere på et sagligt grundlag. Er vi nødt til at annullere hele udbuddet, eller kan vi udsende rettelsesblad og forlænge tilbudsfristen?

12 Spørgsmål 8 Vi har indhentet tilbud fra tre virksomheder på en mindre kontrakt om vagtydelser, der er omfattet af bilag II B. Vi har lagt til grund, at kontrakten ikke har klar grænseoverskridende interesse. Den tilbudsgiver, der har afgivet laveste pris har glemt at fremlægge en tro og love erklæring om gæld til det offentlige, selv om vi har bedt om den. Er vi nødt til at afvise det pågældende tilbud, eller kan vi bede om at få erklæringen eftersendt?

13 Spørgsmål 9 Vi har gennemført et udbud. Tilbudsgiveren, som vandt, har afgivet et meget favorabelt tilbud og det har gjort, at den tilbudsgiver der blev nr. 2 har krævet aktindsigt. Nr. 2 vil gerne have aktindsigt i den vindende tilbudsgivers tilbud, samt oplysninger om hvilke modeller den vindende tilbudsgiver har tilbudt. Jeg kan oplyse, at de i tildelingsbrevet fik oplyst den samlede pris for den vindende tilbudsgiver, samt hvem der blev nr. 2, 3 og 4 uden at nævne deres pris. Hvor meget jeg skal give videre til nr. 2, og hvor meget jeg skal forholde mig til det den vindende tilbudsgiver ønsker?

14 Spørgsmål 10 I hvilket omfang må der ændres i mindstekrav i løbet af spørgsmål/svar fasen: I offentlige udbud viser det sig ofte i løbet af udbudsprocessens spørgsmål og svar fase, at nogle af udbudsmaterialets mindstekrav (særlig i kravspecifikationerne) er for rigide til markedet. I den forbindelse er der for manges vedkommende en tradition for at justere og evt. frafalde mindstekrav. Vi er imidlertid blevet i tvivl om hvorvidt dette er foreneligt med udbudsreglerne - dette blandt andet på baggrund af Konkurrencestyrelsens udtalelse omkring emnet: Fortsætter

15 Spørgsmål 10 - fortsat Vores spørgsmål går derfor på: I hvilket omfang er det tilladt at ændre eller frafalde evt. mindstekrav i spørgsmål og svar fasen? Hvis det i et eller andet omfang er tilladt, hvornår er det så i forbindelse med en sådan ændring, nødvendigt at indsende en ændringsbekendtgørelse til TED, med en forlængelse af tilbudsfristen, og hvornår vil en annullation af hele udbuddet være nødvendig? Såfremt ændringer af mindstekrav er svært forenelige med udbudsdirektivet, vil det da gøre en forskel med følgende angivelse i udbudsmaterialet: Udbyder forbeholder sig ret til at justere udbudsmaterialets mindstekrav i løbet af spørgsmål og svar fasen, såfremt disse jf. spørgsmål og svar viser sig at være for rigide til markedet.?

16 Spørgsmål 11 Må man ændre i kravspecifikationen efter offentliggørelse? Det er i strid med ligebehandlingsprincippet at ændre i krav til materialevalg efter udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort. Ordregivernes muligheder for til at tilpasse sit udbudsmateriale består i at præcisere og supplere materialet. Det vil sige, at det er tilladt at foretage justeringer af sit udbudsmateriale, der medfører detaljer, som mere klart beskriver det ønskede indkøb, eller definerer det mere nøjagtigt. Herudover må man tilføje oplysninger, der ikke tidligere var tilgængelige. Det er med andre ord tilladt at konkretisere udbudsmaterialet. Man må derimod ikke foretage ændringer, der har betydning for rækkevidden af de grundlæggende betingelser i udbuddet. En ændring af materialevalget ved ydelsen efter udbudsbekendtgørelse vil kunne medføre, at potentielle tilbudsgivere ikke afgiver tilbud, idet disse kan have valgt udbuddet fra ud fra de oprindelige betingelser. Det er derfor i strid med ligebehandlingsprincippet at ændre i krav til materialevalg efter udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort.

17 Spørgsmål 12 Klage over 2b ydelser. Har KLFU kompetence til at behandle klager over 2b ydelser med grænseoverskridende interesse, her tænkes især på spørgsmål om ligebehandling og gennemsigtighed, at erklære en kontrakt for uden virkning samt eventuel spørgsmål erstatning?

18 Spørgsmål 13 Inhabilitet Hvor involveret/behjælpelig kan en leverandør være i forbindelse med tilrettelæggelsen af et udbud (kravspecifikation, mindstekrav mv.) uden at være inhabil i forhold til også at kunne byde på opgaven? Det skal siges at alt materiale vil blive tilgængelig for alle potentielle leverandører.

19 Spørgsmål 14 EU udbud, tildelingskriterium varekøb af undervisningsmaterialer Kan vi vægte afstand til tilbudsgivers fysiske salgssted f.eks. ved hjælp af tid, afstand eller andet? Begrundelse: ved specielt skolepraktikelever kan det have betydning, at de kan hente evt. manglende materialer hos leverandøren, da vi som uddannelsesinstitution skal ligne en læreplads mest muligt

20 Spørgsmål 15 Hvad er panelets holdning til forbehold i EU udbud? Tillad ikke forbehold, da man derved undgår evt. efterfølgende diskussioner om, hvorvidt det er et grundlæggende forhold eller ikke. Tillad forbehold, da man derved sikrer sig, at man ikke kommer i en uforudset situation, hvor man er nødt til at afvise et tilbud pga. en ubetydelighed Andet?