Referat fra møde i Alssundgymnasiets bestyrelse den 26. marts 2015 (kl. 17:00 19:30)

Transkript

1 27. marts 2015 Til bestyrelsen for Alssundgymnasiet Sønderborg: Jens Jørgen Nielsen, Linak (formand) Claus Christensen, Broager skole (næstformand) Tage Petersen, Sønderborg Kommune - afbud Arne Bilberg, Syddansk Universitet Tanja Maria Have, SET-Sønderborg Peder Sloth Züricho, Alssundgymnasiet Line Frølund Christensen, Alssundgymnasiet - afbud Peter Andreas Rasmussen, Alssundgymnasiet Bjarne Toft, Alssundgymnasiet Sekretær: Per Møller, rektor Protokolfører: Jens Verdoner, uddannelsesleder Referat fra møde i Alssundgymnasiets bestyrelse den 26. marts 2015 (kl. 17:00 19:30) I mødet deltager skolens revisor Bjarne Bruun Sørensen fra PricewaterhouseCoopers. Dagsorden: 1. Underskrivelse af referat af mødet den 4. december 2014 Referatet er forhåndsgodkendt og forelægges til underskrivelse på mødet Referatet blev underskrevet. Bestyrelsen besluttede, at fortsætte med at formandsskabet så referatet igennem før mødet, og konstaterede at referatets indhold og formuleringer derudover kan drøftes på mødet. 2. Meddelelser Status vedrørende skolens pædagogiske arbejde v/rektor Det har været en aktiv periode på skolen. AGS har fået meget og positiv presseomtale Rektor redegjorde for aktiviteter på skolen siden årsskiftet. Der har været afholdt lærerkursus om effektiv planlægning og stresshåndtering ved Ole Ditlev Nielsen d. 13. jan Grundtvigs Allé Sønderborg Tlf Fax ags@ags.dk

2 2 Processen med 3.g ernes studieretningsprojekter er fuldført med succes, og nu er de i gang med almen studieforberedelse. Imran Shah fra islamisk trossamfund var til fællessamling på AGS lige efter attentatet i København Der har været holdt et landsdækkende kursus for astronomilærere på skolen, og solformørkelsen d. 20. marts blev livestreamet fra skolen til youtube. Der var ca med live og i alt har der været ca visninger Adm: Skolen har bygget nye lærerkontorer, så alle nu kan have deres eget skrivebord. Ombygning af x-rum til innovative læreprocesser og fødevarelab er færdig, og der er indvielse fredag d. 27. marts Grus-samtaler for alle faggrupper inkl. TAP-personalet er gennemført, og referater herfra er offentliggjort på skolen. Sygefraværet har været meget lille på skolen. I alt er sygefraværet på ca. 1,5 %. Herfra skal forskellige langtidssygemeldinger fratrækkes (ca. halvdelen af sygedagene). Der har været møde i Samarbejdsudvalget 16. og 18. marts, hvor trivselsundersøgelsen fra november 2014, årsrapporten for 2014 og budgettet for 2015 har været drøftet. Derudover har principperne for tilrettelæggelsen af næste års arbejde været drøftet. Bestyrelsesformanden har besøgt skolen til åbent hus, der fik ros for stort engagement og god energi. - Sygefraværsstatistik Referat af mødet i SU den 16. marts Status på rektors resultatlønskontrakt Gennemgang/kort status på rektors resultatlønskontrakt Res pdf Rektor orienterede om arbejdet med resultatlønskontrakten, herunder hvordan ministeriets bemyndigelseserklæring havde indflydelse på kontraktens sammensætning. Bestyrelsen konstaterede, at der er aktiviteter på næste alle indsatsområder indenfor både basis- og ekstrarammen. Medarbejderrepræsentanterne beklagede, at de på grund af udpegningsprocessen ikke havde haft indflydelse på kontrakten i løbet af processen ud over input gennem samarbejdsudvalget. Der var dog ingen bemærkninger til indholdet af kontrakten. 4. Årsrapport 2014 Administrationen har i overensstemmelse med lovkravene på området udarbejdet en årsrapport med årsregnskab for 2014, som efterfølgende er blevet revideret af skolens revisionsfirma PricewaterhouseCoopers. Årsrapport og revisionsprotokollat samt bestyrelsens stillingtagen til revisors væsentlige bemærkninger og anbefalinger i revisionsprotokollatet skal sammen med den senest opdaterede regnskabsinstruks indsendes digitalt til Undervisningsministeriet senest den 1. april Bestyrelsen skal bemyndige en person til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede person indestår på bestyrelsens vegne for, at det indberettede materiale er fuldstændigt med underskrifter og forefindes på skolen.

3 3 Årsrapporten blev på et møde den 16. marts 2015 drøftet af SU, som ikke havde væsentlige bemærkninger. En papirudgave af både årsrapporten og revisionsprotokollatet vil blive omdelt på mødet. Rektor indstiller, at årsrapport 2014 af 26. marts 2015 og det tilhørende revisionsprotokollat af 26. marts 2015 godkendes, at bestyrelsen tager stilling til revisors eventuelle kritiske bemærkninger i revisionsprotokollatet, og at bestyrelsen bemyndiger skolens personalemedarbejder Ulla Westergard,, i samarbejde med skolens controller Jakob Vittendorff til, på vegne af bestyrelsen at signere den elektroniske indberetning af årsregnskab 2014 m.v. til Undervisningsministeriet - Årsrapport 2014 og regnskabsoverigt af 26. marts Hertil indberetningsbrev fra UVM og Kvalitetsog Tilsynsstyrelsen: Alssundgymnasiet - årsrapport 2014.pdf Regnskabsoversigt2 Indberetning af kvt2014.pdf årsrapport og revisionsprotokollat 2014.pdf - Revisionsprotokollat af 26. marts 2014: Alssundgymnasiet - revisionsprotokollat 2014.pdf Revisor gennemgik årsregnskabet og revisionsprotokollatet. Skolen har en sund økonomi, men a rselevtallet vil blive fremtidens udfordring. Revisor redegjorde for sammenhængen mellem soliditetsgrad og bygningsværdien, der i øjeblikket forekommer undervurderet, hvorfor soliditetsgraden sandsynligvis er misvisende. Revisor anbefalede, at bestyrelsen disponerede efter følsomheden i skolens økonomi i forhold til f.eks. udvikling i elevtal inkl. fastholdelse og politiske tiltag. I øjeblikket vurderer revisor, at der er plads til yderligere konsolidering af skolens egenkapital. Bestyrelsen godkendte årsrapporten og revisionsprotokollatet. Bestyrelsen bemyndiger skolens personalemedarbejder Ulla Westergard i samarbejde med skolens controller Jakob Vittendorff til på vegne af bestyrelsen, at signere den elektroniske indberetning af årsregnskab 2014 m.v. til Undervisningsministeriet 5. Klassedannelsen 2015 Den 1. marts 2015 var sidste frist for tilmelding til ungdomsuddannelserne vedrørende optagelse i august På mødet redegør rektor for søgningen til skolen. Endvidere kommer rektor med forslag til klassedannelsen pr. august 2015 under hensyntagen til, at der maksimalt må være gennemsnitligt 28 elever i alle 1.g-klasserne. Rektor indstiller, at bestyrelsen godkender oprettelse af seks 1.g-klasser pr. august 2015 med en gennemsnitlig klassekvotient på 25,3 elever (under forudsætning af at ca. halvdelen består optagelsesprøverne). Status over optag marts 2014 inkl. forslag til klassedannelse.

4 4 Staus ansøgere pr pdf Klassedannelse pdf Bestyrelsen godkender som indstillet. Rektor indhenter godkendelse, hvis fordeling af elever i regionen fører til flere end seks klasser. 6. Budget 2015 Bestyrelsen drøftede på mødet den 4. december 2014 ledelsens forslag til foreløbigt budget Nærværende budget holder sig i hovedtræk til de i december drøftede præmisser (ændringer i taxameterstrukturen herunder intet socialt taxameter, 6 klasser etc.). Budgettet har ændret sig i gunstig retning grundet lavere frafald. Budgettet som vedhæftet indeholder ikke forslag til nye investeringer. Det reviderede budget blev drøftet på et møde i SU den 16. marts SU havde ingen bemærkninger. Rektor indstiller, at bestyrelsen godkender det endelige forslag til budget 2015 af 16. marts Hertil at investeringerne 1., 2. og 3. igangsættes efter en vurdering af om den estimerede udgift holder stik. Forslag til budget 2015 af 16. marts 2015: Forslag til budget 2015.pdf Investeringsoversigt 2015.pdf Budgettet godkendt som indstillet, idet bestyrelsen dog beder rektor igangsætte arbejdet med renovering af skolens tagkonstruktion og vinduespartier, drænarbejde og observatoriets glasfiberkuppel, svarende til investeringsoversigtens punkter 1, 2 3, samt udarbejde en helhedsplan for udviklingen af skolens indre rammer med særligt henblik på en sammenhængende modernisering af Øst- og Vesthuset. Ønsker om yderligere investeringer drøftes ved næste bestyrelsesmøde. 7. Trivselsundersøgelsen 2014 Jf. bestyrelsesbeslutningen i december gives en status på arbejdet med trivselsundersøgelsen 2014, herunder informationsflowet på skolen. SU_ref_18_2_2015. pdf Forslag til handlinger 2015 SU_ pdf udkast til kommunikations og informationspolitik.pdf Rektor gennemgik arbejdet med trivselsundersøgelsen fra november 2014, og den udarbejdede handleplan, samt de overordnede principper i skolens kommunikations- og informationspolitik. PR uddybede, at den lokale implementering af overenskomsten fra 2013 især i forhold til tidsregistrering og merarbejde havde stor indflydelse på trivslen blandt lærerne. Bestyrelsen tog rektors orientering til efterretning

5 5 8. Drøftelse af bestyrelsens synlighed Jf. drøftelserne på sidste bestyrelsesmøde/sandbjerg ønskes en drøftelse af niveauet af bestyrelsens engagement i skolens liv og udvikling. Forslag til aktiviteter : Tre forlag til besøg på AGS.pdf Bestyrelsen drøftede forskellige muligheder, samt formål og fokus i forhold til aktiviteter. Bestyrelsen ønsker, at deltage i relevante aktiviteter, og er altid åben overfor invitationer. Rektor arbejder videre med et relevant scenarie. 9. Eventuelt BT henstillede, at så meget som muligt blev behandlet ved bestyrelsesmøderne, så beslutninger over begrænses til det absolut nødvendige.