MOLLERUP GOLF CLUB. Der var indkaldt til bestyrelsesmøde for MOLLERUP GOLF CLUB kl den 27. juni 2013 i klubbens lokaler Molle-

Transkript

1 MOLLERUP GOLF CLUB Bestyrelsesmøde 27. juni 2013 Der var indkaldt til bestyrelsesmøde for MOLLERUP GOLF CLUB kl den 27. juni 2013 i klubbens lokaler Molle- rupvej 7 Risskov. Til stede: Hans Chr. Ralking (HC) Niels Halleløv (NH) Marianne Maegaard (MM) Per Bech Knud Høgh (KH) Poul Lindberg (PL) Thor Petersen (TP) Charlie Herbst (CH) Jacob Søholt (JS) Fraværende: Tove Vestergaard (TVP) og Nina Adersen (NA) Referent: Charlie Herbst Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra 23. maj Godkendelse af dagsorden 3. Orientering fra a) Formanden b) Forretningsføreren c) Udvalgene 4. Økonomi - status 5. Driftsoptimering: telefoni 6. Forretningsplanen for Belægning af banen 8. Eventuelt 9. Næste møde(r): torsdag d. 22. august 2013 kl Personale og fortrolige sager 1. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt og underskrevet. 23/

2 2. Godkendelse af dagsorden 3. Orientering fra Den udsendte dagsorden blev godkendt A: Formanden (HC): 1. Orienterede om møde med Ejendomsforvaltningen den 18. juni Der er nu indgået en lejeaftale vedr. den røde bygning på grunden Mollerupvej 26. Ligeledes orienterede vi forvaltningen om vores planer for grunden, herunder om en eventuel opførelse af en Multihal. Vi gav udtryk for, at vi ikke ville have mulighed for en opførelse på grunden uden at vi ville komme til at eje grunde. Der arbejdes videre med sagen.. 2. Orienterede om de fortsatte forhandlinger med Den Jyske Opera vedrørende vores event den 5. september Udvalget er blevet enig om, at der er for lidt tid til det helt store event i år, så det bliver et event for klubbens medlemmer, og vil blive afholdt på gårdspladsen foran restauranten. Der er enighed i udvalget om at arbejde videre med hensyn til kommende års muligheder med projektet Opera i engene. Formanden fremhævede det gode samarbejde med Business Park Skejby om projektet, og fremhævede specielt klubbens muligheder for at blive kendt blandt medlemmer af Business Park Skejby. 3. Der har været afholdt møde mellem bestyrelsen og klubberne i klubben.. 4. Formanden efterlyste en dato for afholdelse af den årlige sponsor/udvalgsmatch. B: Forretningsføreren (CH): 1. Orienterede om, at samarbejdsaftalen mellem Mollerup Golf Club og Mollerup Erhvervsklub for året 2013 nu er underskrevet af begge parter. 2. Orienterede om de 2 tyverier vi har haft i den forgangne måned. Det er besluttet, at vi i stedet for den ene af de 2 fløjdøre udskifter den ene med et stort vindue. Vinduet vil blive leveret i uge 34 og indtil da vil der ikke blive udarbejdet skader ud over det der er blevet udbedret. 3. Orienterede om, at der i uge 27 vil blive installeret overvågning udstyr, således at hele nærområdet omkring bygninger vil blive video overvåget. 4. Orienterede om en skriftlig klage over et medlem, som ikke ville lukke igennem. Medlemmet vil blive indkaldt til et møde i sekretariatet i uge 27, for at give sin version af sagen. MM og CH deltager som klubbens repræsentanter i mødet. C: Udvalgene: Baneudvalget (TP) Det første udvalgsmøde var nu blevet afholdt. På mødet orienterede chefgreenkeeperen om de forskellige arbejder der har foregået i foråret, bl.a. kan nævnes det store arbejde med dræning på hullerne 3, 4, 5 og 9 samt reparationen af banen efterfølgende. Der er et ønske om beskyttelseshegn ved hul 4 og 15 bag rød teested. Der vil 23/

3 Trivselsudvalget (PB) Husudvalget (NH) blive set på forskellige løsninger, som vil indgå i den fortsatte sagsbehandling. Bunkerkanter blev også berørt, der er dels tale om renovering, som er et storarbejde og ofte kræver bearbejdning af greens. Dette arbejde pågår løbende, herudover foretages der skæring af bunkerkanterne. Reparationer af maskinparken det første halvår har været større end det var budgetteret til. Der er specielt tale om vores fairway klipper, der står til en udskiftning. Indtil videre undersøges markedet for det bedste tilbud. Vandingsanlægget er slidt og trykket er ikke højt nok til vandingen er tilstrækkelig god. Dette vidner nogle brune områder på greens om. Der arbejdes med en plan for et anlæg med en pumpe og en stor vandbeholder, der indhentes tilbud. Forhåbentlig er der mulighed for opsamling af vand, vil dette kunne reducere vores udgifter til vand. Et eventuelt nyt anlæg vil derfor over en kortere årrække kunne tjene sig selv ind. Der er blevet stillet forslag om tordenhytter på området. TP fremlagde et forslag til opstilling af hytterne, og bestyrelsen besluttede at ansøge kommunen om tilladelse til opstilling af hytterne, før der arbejdes videre med projektet.. Der var også fremkommet et tilbud om opstilling af en overdækning af 6 udslagssteder på drivingrange, der vil ligeledes blive ansøgt om tilladelse til opsætning af disse hytter. Der skal hertil muligvis samtidig ansøges om en byggetilladelse til denne overbygning. Ulrik mangler nogle frivillige til konkrete opgave. Udvalget forsøger at finde 1 2 nye medlemmer, så udvalget bliver lidt større. Der forsøges at finde redaktører til klubbens hjemmeside og nyhedsbrevet. Den nye hjemmeside er nu sendt til programmør. Der arbejdes allerede nu med hvilke arrangementer der skal foregå i vintersæsonen. a) Klubben har nu meddelt Juul og Nielsen, at deres afhjælpningsret er frataget dem hvad angår gårdspladsen. Der er indgået en aftale med en entreprenør om at få undersøgt og udbedret forholdene vedr. frosthævninger på gårdspladsen og parkeringsanlægget. b) Hvad angår skaderne på gulvet i restauranten kører syns- og skøns forretningen fortsat. Sponsor- og Erhvervsudvalget (HC) Turneringudvalget (KH) Der har nu været afholdt første møde i det nye udvalg. a) Klubbens forårsturneringer har været rigtig vellykkede med rigtig mange tilmeldinger. 23/

4 Sportsudvalget (MM) 4. Økonomi status (PL+CH) Begynderudvalget NH) b) Sponsor/udvalgsmatchen er fastsat til den 15. september Indbydelser vil blive udsendt.. Både eliten og juniorer køre planmæssigt, senest med store resultater af 3 juniorspiller, hvor Frederik Sejr blev europamester i sin række. Onsdagsturneringen kører rigtig godt, med fremmøde på godt 50 personer hver gang. Fra onsdag den 3. juli spillers der kun på for9, dog spilles bag9 den sidste onsdag i hver måned. Balancen pr. 31/ udviste et ganske godt resultat. Idet der ikke forventes nogen stor indtægt på sponsor og events området, er budgettet blevet reduceret. Herefter fremlagde PL en af TV udarbejdet investeringsoversigt for de kommende år. Vedr er investeringsbeløbet anslået til at blive ca kr. (ny Fairwayklipper samt udbedring af vandingsanlægget). 5. Driftsoptimering: telefoni (CH) Fremlagde et tilbud fra et firma vedr. telefoni, tilbuddet viste en ikke ubetydelig besparelse på denne post. Af gode forretningsmæssige principper, vil der blive indhentet 2 yderligere tilbud. 6. Forretningsplanen for (PL) 7. Belægning af banen. Fremlagde en forretningsplan for , som han og HC har udarbejdet. Forretningsplanen tager udgangspunkt i 3 mål: 1. MGC har en spændende og udfordrende golfbane i velholdt stand 2. MGC har en høj tilfredshed blandt medlemmerne og øvrige interessenter 3. MGC har en stabil økonomi. Formålet med forretningsplanen er, at udarbejde en plan for de kommende 3 års arbejde i klubben, bestyrelsen og udvalgene, så vi arbejder i samme retning mod en bedre golfklub. Den fremlagte plan sendes til behandling i de enkelte udvalg i klubben, så deres input til planen sikres på bedst mulige måde. Udvalgene afleverer input senest til september, hvorefter planen færdiggøres i et samlet skrift, hvori de økonomiske konsekvenser vil blive indarbejdet. HC ønskede en løsningsmodel til at begrænse ikke bekræftede tider i klubben, idet det ikke er rimeligt, at andre medlemmer ikke hjemme fra kan se at de ikke bekræftede tider er ledi- 23/

5 ge, Det må være sådan, at såfremt man ikke dukker op til tiden, må og skal den afmeldes. CH fremlagde i den forbindelse en opgørelse over ikke bekræftede tider for perioden 1. juni til 27. juni, her var der ikke mindre end 296 ikke bekræftede tider. CH oplyste at der gennem golfbox er mulighed for at tilskrive de medlemmer der ikke havde bekræftet deres spilletid. Bestyrelsen besluttede, at sekretariatet hver måned skal tilskrive de medlemmer der ikke enten sletter deres tid eller ikke får tiden bekræftet inden der spilles på banen. Der fremsendes en mail med en høflig henstilling til, at der fremover enten bliver slettet tidspunkt, og gerne i så god tid, at andre vil kunne udnytte tiden. Samt at der altid bekræftes tid, inden der spilles på banen.. 8. Eventuelt. Intet til dette punkt 9. Næste møder/r 10. Personale og fortrolige sager (HC) Der er aftalt møde 22. august 2013 kl Møde blev hævet kl af formanden. Referatet er sendt og skrevet af: Charlie Herbst Godkendt af: Hans Chr. Ralking Niels Halleløv Tove Vestergaard Poul Lindberg Marianne Maegaard Thor Petersen Knud Høgh Per Bech 23/