Kommunikationspolitik på Esbjerg Realskole

Transkript

1 Kommunikationspolitik på Esbjerg Realskole Formål og vision Formålet med kommunikationspolitikken for Esbjerg Realskole er at sikre en formaliseret ramme for dialogen med vores brugere og øvrige interessenter. Med en kommunikationspolitik kan vi sikre en entydig og målrettet kommunikation og dermed klart formidle de budskaber og værdier, vi ønsker at viderebringe. Med en klar og åben kommunikation styrkes Esbjerg Realskoles troværdighed. Alle personaler, elever, forældre og den øvrige omverden skal opnå et godt kendskab til og forståelse for fælles mål og opgaver på skolen. Visionen er, at Esbjerg Realskole i alle led og på alle niveauer skal være en klart og åbent kommunikerende og samtidig lydhør organisation såvel eksternt som internt. Hermed vil fundamentet for det gode samarbejde, i en god tone, mellem forældre, elever, personaler og ledelse kunne sikres. Principper Vores kommunikationspolitik baserer sig på en række grundlæggende principper, der fastlægger, hvordan vi alle skal kommunikere såvel eksternt som internt. Kommunikationen skal være: åben Skolen er som institution tilgængelig og lydhør, og som en demokratisk institution sikrer vi den nødvendige, åbne dialog med vores interessenter. Vi sikrer let adgang for interessenterne til information om skolen og dens virksomhed, det være sig elektronisk, mundtligt eller skriftligt. ligeværdig og respektfuld Elever, forældre, medarbejdere og ledelse kommunikerer med hinanden i en god tone og med gensidig respekt for hinanden. Interessenterne indgår i et samarbejde om udviklingen af eleverne og møder hinanden i en god og konstruktiv ånd. korrekt, rettidig og målrettet 1

2 Vi sikrer en korrekt og rettidig kommunikation til de rette interessenter og sikrer dermed overførslen af de budskaber, vi ønsker at formidle, og som interessenterne har behov for. Med korrekt og tilstrækkelig information, i rette tid, til de rigtige modtagere, øger vi vores troværdighed. tydelighed Esbjerg Realskole formidler budskaberne, så de er til at forstå. Det er vores ansvar, at vi bruger et enkelt, klart og præcist sprog, som er afpasset efter målgruppen. en del af skolens ydelser Kommunikation er en integreret del af vores ydelser, aktiviteter og beslutninger, hvor vi tidligt overvejer, hvem der skal involveres og informeres om hvad, hvornår og hvordan. Målgrupper Esbjerg Realskoles naturlige interessenter i forhold til kommunikation er flg.: Eksterne målgrupper: Forældre i skole og SFO Elever i skole og SFO Esbjerg Kommune og andre myndigheder Pressen Intern målgruppe: Lærere Personaler i SFO TAP-personaler Ledelsen Bestyrelsen Det er vigtigt at være bevidst om, hvilken målgruppe man kommunikerer med og at kommunikationen indrettes efter det. Samtidigt er det vigtigt, at der er sammenhæng mellem det, der kommunikeres internt og det, der kommunikeres eksternt. Ekstern kommunikation og dialog Det er vores målsætning at fastholde og udbygge et højt, korrekt og rettidigt informationsniveau om skolens aktiviteter og ydelser til de eksterne målgrupper. Forældre, elever og andre brugere skal indgå i den konstruktive dialog i respekt for læreres og pædagogers faglige og personlige kompetencer og under hensyntagen til de fælles interesser. 2

3 Den eksterne kommunikation foregår på flere planer, bl.a. via skolens intranet, hjemmeside, Blækuglen, forældremøder, skole-hjemsamtaler, telefonsamtaler, infobreve fra lærere, karakterblade osv. Vores eksterne kommunikationsmål: Formulerede pædagogiske mål- og læseplaner og andre relevante, informative og lovbestemte oplysninger gøres tilgængelige på vores hjemmeside. Hjemmesiden opdateres jævnligt. Øget brug af skolens intranet for forældre og elever til oplysninger, informationer og aktiviteter. Brugen af skolens intranet til skole-hjem-samarbejdet styrkes. Vi har udarbejdet og vil fremover evaluere retningslinjerne for god kommunikation og tone i dialogen. Udbygning af brugen af elev-intra fra senest 4. klassetrin. Skolens leder er ansvarlig for den eksterne kommunikation. Lederen udtaler sig om generelle emner, personsager og klager til pressen. (se i øvrigt bilag 1) Andre personaler udtaler sig, når de er involverede i specifikke arrangementer, dog skal lederen orienteres forinden en evt. udtalelse. Intern kommunikation og dialog Det primære formål med den interne kommunikation er at understøtte elevernes læring i overensstemmelse med skolens pædagogiske målsætninger. Det er vores målsætning også internt at fastholde og udbygge et højt, korrekt og rettidigt informationsniveau, så vores interne koordinering og gennemførelse bliver så god som muligt. Vi forsøger at sikre en høj grad af inddragelse af skolens lærere og øvrige ansatte i skolens planlægning og beslutninger. For at nå ovenstående vil vi sætte os følgende interne kommunikationsmål: Faste, systematiske og velstrukturerede møder og beslutningsfora (Bestyrelsen, MIO, PU, FU, fagudvalg, klasse- og årgangsteam ) samt opfølgning med offentliggjorte referater, rapporter, notater m.m. Fortsat styrkelse af vidensdelingen i organisationen. Fortsat styrkelse af brugen af lærer- og elev intraen i den interne kommunikation. Hjemmeside og intranet 3

4 Skolens hjemmeside skal afspejle aktuel og opdateret, lettilgængelig information. Hjemmesiden vil i stigende omfang blive det samlende medie i den eksterne kommunikation, hvor aktiviteter og nyheder, pressemeddelelser, stillingsopslag m.m. publiceres og kan opsøges af brugerne og andre interessenter. Hjemmesiden skal fremstå professionel og overskuelig. Skolens intranet skal være det centrale, elektroniske kommunikationsmedie blandt medarbejderne og et dynamisk kommunikationsmedie i forhold til vores elever og forældre. For at nå dette vil vi sætte os følgende mål for hjemmesiden og intranettet: Hjemmesiden evalueres med henblik på endnu større overskuelighed for brugerne. Lovbestemte informationer mv. publiceres på hjemmesiden Hjemmesidens nyhedsfunktion skal optimeres. Der skal fastlægges klare retningslinjer for formålene med og kommunikation via hjemmesiden og via intranettet som i nogen udstrækning kan overlappe. Kommunikation mellem skole og hjem Alle medarbejdere forudsættes at orientere sig i Personale/ForældreIntra min. 1 gang i døgnet på arbejdsdage. Alle forældre er forpligtet til at holde sig løbende orienteret på ForældreIntra, hvor man på sine børns klassesider kan finde oplysninger om klassens aktiviteter, skemaer, melde sig til forældremøder, skole/hjemsamtaler modtage information fra klassens lærere, skolens ledelse m.m. således de er i stand til at forholde sig aktivt til aktuel relevant information. Skolen har således ansvaret for, at relevante informationer kan findes på forældre- og elevintra. Forældre og elever har ansvaret for at holde sig orienteret. Dette medfører, at der yderst sjældent sendes informationssedler hjem. Skolens informationsniveau skal være så tilpas højt, at skolens forældre vil kunne finde de relevante oplysninger og ellers via SkoleIntra stille spørgsmål m.m. til lærere/lærerteam/ledelse/sfo. 4

5 Telefon er til afklaring og akutte beskeder. Se kontorets åbningstid. Mht. kontakt til skolens personale udmelder personalerne personligt, hvornår de har telefontid. Disse bedes overholdt. Alternativt kan der ringes til skolen i skolens åbningstid, hvis der ønskes en opringning fra en af de ansatte. Det er ikke en kvalitet i sig selv, at forældre frit kan ringe til personalet i deres fritid, weekends eller ferier. Der vil naturligvis være undtagelser, hvor alvorlige meddelelser om sygdom, dødsfald etc. gør det nødvendigt at kontakte en personale her og nu. Forældre og andre interessenter skal kunne informere sig via skolens hjemmeside, som løbende opdateres. Møder: Samtale/møde er til information, afklaring, konfliktløsning, handleplan og evaluering. Grundprincipper for skolens kommunikationspolitik: Tydelighed vil sige at både forældre og medarbejdere informeres præcist om, hvad der forventes af begge parter. F.eks.: hvornår man skal svare, hvornår det er andre, der skal svare, hvor hurtigt man kan forvente svar. Dette giver medarbejderen tid og mulighed for at tale med sine teampartnere og evt. med ledelsen. På den måde får forældrene en bedre kvalitet og medarbejderen højere tilfredshed med sit arbejde. Åbenhed betyder, at alle kan komme med en henvendelse og forvente at blive lyttet til. Skolens medarbejdere har i første omgang en spørgende og ikke konstaterende tilgang. Det er vigtigt at tage udgangspunkt i anerkendelse som ikke nødvendigvis er det samme som, at man erklærer sig enig. Ingen forældre bør kunne blive overrasket over ubehagelige nyheder om deres barn til en skole-hjemsamtale. Er der noget skolen finder alvorligt, bør der naturligvis informeres med det samme. Når forældre skal kontakte skolen er det vigtigt, at man altid kontakter den lærer eller pædagog, der har svaret/forklaringen på det, man ønsker at tale om. Dvs.: er der noget 5

6 der vedr. idræt, henvender man sig naturligvis til idrætslæreren og ikke til klasselæreren, afdelingslederen, skolelederen, SFO-lederen osv. Alle, der måtte blive kontaktet i modstrid med ovenstående, bør henvise til retningslinjerne. Der vil altid kunne opstå sager, hvor ledelsen skal ind, men det bliver primært skolens egen vurdering. Åbenhed er ikke, at man drøfter andre forældre eller børn med forældre. Det er helt lukket land! Sikkerhed er, at man overvejer, hvad man skriver til hvem. Der er need to know og nice to know. Man skal afgive eller modtage viden, fordi det er faktuelt og vigtigt for de implicerede - ikke fordi man er nysgerrig eller indigneret. Man skal være meget varsom med at videresende modtagne mails. Konkrete regler/retningslinjer sådan gør vi: Når man regelsætter og konkretiserer, kan tingene forekomme tunge og ufleksible. På nogle områder kan man ikke regelsætte og må følge intentionen i ovenstående og skolens værdigrundlag. Der vil komme personlige afvejninger i forhold til ovenstående, men dette vil være undtagelser, da alle forventes at følge skolens politik på området. Derfor: Kommunikationen mellem skole og hjem sker primært via SkoleIntra (Forældre-Personale- ElevItntra), sekundært pr. telefon. Efter den første elektroniske kommunikation kan evt. aftales telefonsamtale eller møde. Skolens medarbejdere anvender ikke deres private mailadresse til kommunikation med forældre. For at skabe et tydeligt og enstrenget system anvendes kun SkoleIntra. Hvis forældre i al almindelighed med daglige ærinder gerne vil i kontakt med en personale, skrives til denne i SkoleIntra. Den ansatte svarer inden for max. 2 arbejdsdage - enten med det endelige svar, en oplysning om, at der svares inden for få dage eller med en opfordring til, at forældrene ringer på et angivet tidspunkt. Medarbejderen taler med sit team og/eller andre relevante personer, inden der svares. Hvis man skønner, at det tager mere end 2 dage at give et rimeligt og uddybende svar, skriver man og forklarer, at mailen er modtaget, og at man svarer inden for en bestemt tidshorisont. Denne deadline overholdes eller forlænges inden den er udløbet. Ledelsen orienteres, hvis det skønnes nødvendigt. 6

7 Medarbejderen kontrollerer sin SkoleIntra mails på alle arbejdsdage og lader den være lukket i weekenden og i ferier. Skolen (ledelse og medarbejdere) sikrer, at der på ForældreIntra findes alle relevante oplysninger. Ledelsen informerer om initiativer, ændringer m.m., der gælder hele skolen, skemaer og ændringer i lærerpåsætning, vikarer ved langtidssygdom etc. Det enkelte lærerteam om klassens arbejde via regelmæssige skriftlige informationer, hvor der informeres om alle klassens fag ekskursioner, klassens adfærd o. lign. Det er skolens forventning, at nedenstående etiske principper for mundtlig og skriftlig kommunikation anvendes af alle parter. Skriv aldrig når du er vred og følelsesmæssigt påvirket Nævn aldrig navne på tredjepart Undgå personlige angreb hold en god tone Lad informationen være relevant og saglig Huske på at det skrevne ord står meget stærkt Anvend elev/forældreintra til korte informationer Når skole og hjem kommunikerer, er det af stor betydning, at begge parter som udgangspunkt har samme forventninger til hinanden og til indholdet af, hvad der skal drøftes eller afklares. Når kommunikationen vedrører meddelelser om det enkelte barn(sygdom, årsag til fravær og andre praktiske informationer), anvendes primært kontaktbogen på forældreintra. Er der tale om bekymringer, faglige færdigheder og andre alvorlige sager, er det primært den personlige samtale over telefon, der anvendes. Dette forventes, uanset om initiativtageren er skolen eller hjemmet. Det betyder: At klassernes forældre vil kunne kontakte alle deres barns lærere og pædagoger via SkoleIntra At ovenstående svartider overholdes af alle parter og at der kun ringes til klasselærere/pædagoger eller andre af klassens lærere efter aftale over mailen (jf. undtagelserne) 7

8 At dialogen bliver endnu mere kvalificeret, fordi man nu er i dialog med de direkte implicerede og fordi, der nu bliver tid til at tale emner/sager igennem med det team, der til dagligt arbejder med barnet. At der stadig vil blive afholdt møder, når det skønnes nødvendigt. At skolens ledelse og medarbejdere sikrer et så højt informationsniveau som muligt. Kommunikationspolitikken lægges ud på skolens intranet. Kommunikationspolitikken evalueres med personalet ved førstkommende lærerrådsmøde i skoleåret Kommunikationspolitikken vises for forældre ved førstkommende forældremøde i skoleåret og evalueres med forældre ved førstkommende forældremøde i skoleåret Esbjerg Realskole 25. februar