ÅRSBERETNING 2012 bemærkninger til årsnøgletal. Retten i Esbjerg. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2012 bemærkninger til årsnøgletal Retten i Esbjerg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2013

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Esbjerg udøver dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver, herunder skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjerg omfatter Varde, Fanø, Esbjerg og Vejen kommuner med et indbyggertal på ca Retten i Esbjerg består af 1 retspræsident, 7 dommere, 8 retsassessorer/dommerfuldmægtige, 1 administrationschef, ca. 40 kontormedarbejdere, elever, servicemedarbejder og 1 vagt. Retten har derudover et antal stævningsmænd, der er beskikket til at forkynde indkaldelser til visse retsmøder(ikke domsmandssager). 2. Resultater i 2012 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2012 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer

3 3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Samlet produktivitet Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 5. BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Retten i Esbjerg ,5 103,7 104,8 106,3 105,6 117,1 111,4 95,6 110,2 109,4 111,7 126,2 100,0 100,8 100,0 102,0 100,0 109,2 100,0 90,2 100,0 95,3 100,0 109,9 101,7 103,7 99,8 99,8 98,5 108,8 95,6 82,1 102,7 103,5 114,1 133,7 1) Indeks 100 svarer til gennemsnittet ved byretterne i ) "Retssager" svarer til den samlede produktivitet for "straffesager" og "civile sager". 3) Ved beregningen af den samlede produktivitet, samlet for retten, anvendes rettens samlede vægtede årsværksforbrug - dvs. også årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. Ved beregning af produktiviteten på de enkelte sagsområder er årsværkforbruget til generel ledelse og administration mv. nøgletalsfordelt, således at forskelle i andele i årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. ikke vanskeliggør en sammenligning af de enkelte retter. Rettens samlede produktivitet er steget med 2,0 pct. fra 2011 til 2012 mod 0,8 pct. samlet for byretterne. Aktivitet ved retten målt som vægtede afsluttede sager Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretning SAMLET BYRETTERNE Retten i Esbjerg ) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager 2) Der foretages en tilsvarende opgørelse samlet for henholdsvis jurister og kontor. Straffesager Antallet af vægtede afsluttede straffesager er steget med 6 pct. fra 2011 til På landsplan har der været en stigning på 11 pct. I 2012 har der været en stigning i grundlovssager og foranstaltningssager i forhold til tidligere år. Civile sager Antallet af vægtede afsluttede civile sager er faldet fra 2011 til 2012 med 6 pct., mens faldet for retterne samlet har været på 10 pct. Retten har en overbeholdning af civile sager.

4 4 I de civile sager har der været mange omberammelser, som har medført ekstra arbejde uden produktivitet. Der var i 2012 omberammelser i mere end 220 sager. Omberammelser var for 55 pct. begrundet i advokatens forhold, sagsøger-/sagsøgtes forhold udgjorde 18 pct., mens rettens forhold udgjorde 9 pct. Ofte er omberammelserne sket så sent i forløbet, at det ikke har været muligt at beramme en anden sag i den opståede ledige tid. Hertil kommer uproduktiv tid til at foretage omberammelserne. Samlet for retterne er produktiviteten for civile sager faldet, og omberammelserne ses i Esbjerg som en væsentlig faktor herfor. Fogedsager Antallet af vægtede afsluttede fogedsager er faldet med 10 pct. fra 2011 til 2012 eller svarende ca sager. Den samlede produktivitet for fogedsager ligger over gennemsnittet for byretterne. Skiftesager Antallet af vægtede afsluttede skiftesager er steget med 3 pct. fra 2011 til 2012 Den samlede produktivitet for skiftesager ligger over gennemsnittet for skifteretterne og den 5. bedste skifteret. Notarialforretninger I 2012 blev der foretaget notarialforretninger, hvilket er det samme antal som i Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Straffesager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager, sager uden domsmænd og tilståelsessager faldt fra 2011 til Særligt markant faldt den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager uden domsmænd, sagsbehandlingstiden, idet sagsbehandlingstiden faldt med 14 dage, hvilket skal ses i sammenhæng med indførelsen af forenklet bødesagsproces. Retten har i 2012 behandlet flere større sagskomplekser, der har lagt stort beslag på rettens ressourcer. Derudover har rettens sagsbehandlingstid været påvirket af omberammelser af straffesager bl.a. i forbindelse med forsvarerskifte, hvor en ny forsvarer ikke har kunnet møde på det berammede hovedforhandlingstidspunkt. For nævningesager, sager uden domsmænd og tilståelsessager har retten opfyldt de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden på de pågældende områder. For domsmandssagers, voldssagers og voldtægtssagers vedkommende opfylder sagsbehandlingstiden imidlertid fortsat ikke de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden på de pågældende områder. Civile sager For ægteskabssager og forældreansvarssager opfylder retten de overordnede fastsatte mål. Retten har gennemført boligretssager med en sagsbehandlingstid på 432 dage, mod et gennemsnit for retterne på 502 dage. De hovedforhandlede småsagers sagsbehandlingstid blev den 5. bedste for retterne i 2012 med 237 dage i gennemsnit. Ægteskabssagerne blev behandlet med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 127 dage, hvilket er det samme som landsgennemsnittet, mens forældreansvarssagerne blev behandlet med en sagsbehandlingstid på 146 dage, hvilket er 14 dage hurtigere end for retterne samlet. Sagsområderne er områder, hvor retten som udgangspunkt har indflydelse på sagsbehandlingstiderne.

5 5 Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på de hovedforhandlede civile sager er over gennemsnittet for retterne. Sagsbehandlingstiden er steget. En af årsagerne er omberammelse af retssager grundet andre forhold end rettens og lange sagsbehandlingstider i sager, hvor der er indhentet udtalelser fra andre, hvis sagsbehandling retten ikke har indflydelse på. Fogedsager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige fogedsager er med 52 dage lavere end gennemsnittet for samtlige retter. For særlige fogedsager er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på niveau med 5. bedste ret. For betalingspåkrav opfyldes målopfyldelsen klart. For tvangsauktioner er sagsbehandlingstiden på 78 dage i gennemsnit, hvilket er noget bedre end det samlede gennemsnit for retterne. Skiftesager For boudlæg er sagsbehandlingstiden blandt de 5 bedste, mens den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for uskiftet bo, privat skifte og forenklet privat skifte er mellem gennemnittet for retterne og 5. bedste ret. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har arbejdet på at styrke videndelingen i de enkelte afdelinger og få mere udbytterige og effektive afdelingsmøder/juristmøder. Retten har endvidere arbejdet på kvalitetsudvikling af koncepter i de tilfælde, hvor der ikke har været et globalt koncept. Rettens samlede ledelse deltager i landsdækkende erfagruppemøder og erfaringsudveksling med professionelle brugere. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten arbejdede i 2012 som i 2011 på at sikre en styrkelse af den brugeroplevede kvalitet ved at have fokus på de ønsker, der var fremkommet fra rettens brugere i forbindelse med brugerundersøgelsen i 2009, herunder bl.a. med øget anvendelse af m.v. Retten foretager notarialforretninger i retsbygningen uden forudgående tidsbestilling. På årlige møder med retskredsens advokater og disses sekretærer og anklagemyndigheden har der været en gensidig erfaringsudveksling inden for de forskellige fagområder, ligesom der er en løbende dialog med de professionelle brugere. Ligeledes har afviklingen af leanprojektet mellem retterne i Sønderborg og Esbjerg, forsvarerne, Kriminalforsorgen og Syd og Sønderjyllands Politi bidraget til styrkelsen af den brugeroplevede kvalitet. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet er reduceret fra 9,9 dag i gennemsnit i 2011 til 5,0 dag i Dermed er retten blandt de 5. bedst placerede retter. Der har også i 2012 været fokus på sygefraværet og håndteringen af sygemeldinger i overensstemmelse med rettens sygefraværspolitik. Trivsel og motivation søges styrket ved afdelingsvise arrangementer samt arrangementer for alle. I den forbindelse benyttes løbende stå op møder i de enkelte afdelinger, hvor dagens eller ugens tilrettelæggelse af arbejdet og andre emner drøftes. Arrangementerne er både med socialt og fagligt indhold - eksempelvis var der i november en temadag hos Amtsgericht Flensburg.

6 6 Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) I 2012 har retten fortløbende opdateret hjemmesiden med domsresumeer og oplysninger til brugerne i øvrigt. Skoleklasser, der besøger retten, er blevet henvist til rettens hjemmeside med link til og parter i forældreansvarssager kan via rettens hjemmeside få oplysning og vejledning om, hvorledes børn bedst muligt hjælpes igennem en skilsmisse fra Endvidere har retten som i de foregående år afholdt møder med de professionelle brugere og har i den forbindelse blandt andet orienteret om projektet Danmarks Domstole for ret og retfærdighed. 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 Effektivitet De enkelte afdelinger gennemgår til stadighed arbejdsgange og omlægninger af arbejdsgange. Kompetenceudvikling og samarbejde på tværs prioriteres med henblik på at sikre effektiv udnyttelse af ressourcer. I forbindelse med formuleringen af værdier og mål for domstolene i Danmarks Domstole for ret og retfærdighed er det besluttet i rettens handlingsplan for 2013 at arbejde med følgende Indsatser, som understøtter de overordnede mål: Korte sagsbehandlingstider Som det fremgår ovenfor vil rettens største udfordring i 2013 som i 2012 fortsat være at arbejde på nedbringelse af sagsbehandlingstiderne. Straffesager I 2013 fortsættes implementeringen af leanprojektet mellem retterne i Esbjerg og Sønderborg og Syd og Sønderjyllands Politi om hurtigere og bedre behandling af domsmandssager i Syd og Sønderjylland. Retten har endvidere i 2013 fortsat indsatsen med nedbringelse af mængden af ophobede straffesager i samarbejde med anklagemyndigheden og Retten i Sønderborg. Retten arbejder således med bedre udnyttelse af retsdage og med, at flere sager skal gennemføres på første berammede hovedforhandlingsdato. Der er løbende drøftelser med anklagemyndigheden om anklagerkapaciteten i forhold til det antal straffesager, retten modtager. Projektet bidrager til, at retten fortsat arbejder på at overholde de mål for sagsbehandlingstider, der er fastsat af Domstolsstyrelsens bestyrelse. Civile sager Retten har i 2013 afviklet et leanprojekt om civile retssager. Projektet skal overordnet bidrage til, at de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstider opfyldes, og at antallet af verserende sager nedbringes. Gennemgangen af arbejdsgange har givet anledning til ændringer i rettens arbejdstilrettelæggelse. Retten afholder i foråret 2013 et møde med retskredsens advokater om implementering af en ny fælles vejledning om behandlingen af civile sager ved byretterne, som skal bidrage til at skabe klarhed og ensartethed, således at sagerne kommer enkelt og godt gennem byretterne. Fogedsager og skiftesager Retten arbejder på at sikre, at sagsbehandlingstider i foged og skiftesager fastholdes, og at der er de fornødne ressourcer hertil.

7 7 Omdømme m.v. Tidssvarende kommunikation Også i 2013 vil retten fortløbende opdatere hjemmesiden med domsresumeer og oplysninger til brugerne i øvrigt. Skoleklasser, der besøger retten, er blevet henvist til rettens hjemmeside med link til og parter i forældreansvarssager kan via rettens hjemmeside få oplysning og vejledning om, hvorledes børn bedst muligt hjælpes igennem en skilsmisse fra Retten deltager sammen med andre retter i Folkemødet på Bornholm i juni Retten planlægger afholdelse af et Åbent hus arrangement. Trivsel og motivation - fortsat en attraktiv arbejdsplads Retten har i 2013 igangsat et kompetenceudviklingsprojekt for medarbejdere i de enkelte afdelinger med henblik på at udvikle medarbejderes kompetencer og fleksibilitet. Det er målet også i akut opståede arbejdsbelastningssituationer at kunne føre ressourcer fra andre afdelinger til den afdeling, der har brug for det. En trivselsundersøgelse afvikles i Faglig kvalitet Retten vil fortsætte arbejdet med helhedsorienteret kvalitetsudvikling (løbende forbedring af kvalitet, service og effektivitet) i de enkelte afdelinger. Der er lagt en plan for juristernes overværelse af hinandens retsmøder i efteråret 2013 med henblik på at give konstruktiv feedback. Retten fortsætter implementeringen af domstolenes fælles mål og værdier bl.a. i forbindelse med udarbejdelse af nyt fælles ledelsesgrundlag. Retten forventer, at afviklingen af leanprojekterne i civile sager og straffesager også vil påvirke den faglige kvalitet i positiv retning. Retten har således i 2013 afholdt en fælles temadag med anklagemyndigheden og forsvarerne. Brugeroplevet kvalitet Som nævnt ovenfor arbejder retten med mere ensartethed i opgaveløsningen herunder implementering af en ny fælles vejledning om behandlingen af civile sager ved byretterne udsendt april Det gode fogedmøde er afholdt i forening med alle fogedretter i landet. Der arbejdes løbende med ensartethed også på regional basis og i ERFA-grupper og bedste praksis. Retten har fokus på ensartethed blandt medarbejderne på afdelingsmøder i de enkelte afdelinger. Der er ligeledes løbende revision af arbejdsgange med henblik på at sikre ensartethed i behandlingen af samme type sager. Retten vil fortsat arbejde med udvikling af brug af mails o.l. i overensstemmelse med de retningslinjer, der er fastsat/fastsættes af Domstolsstyrelsen og arbejde med resultatet af Domstolsstyrelsens brugerundersøgelse, der afvikles i perioden 21. maj 14. juni Den 3. maj 2013 Margit Ø. Laub