Handlingsplan for gennemførelsen af erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring

Transkript

1 Handlingsplan for gennemførelsen erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring 24. oktober _Rev. 31.oktober _Rev. 12. november Rebild Kommune Erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring. Formål Den efterfølgende handlingsplan vil i den videre proces indgå som et styringsværktøj, samtidig med at handlingsplanen fastlægger/ aktiverer hvem i organisationen, der er ansvarlig for at delydelserne/ aktiviteterne gennemføres. De anførte forkortelser er: BY: Rebild Kommune (Byrådet) : Rebild Kommune (Styregruppe) Cent.cf.: Rebild Kommune (Center cheferne) : Rebild Kommune (Projektgruppen) : Bygherrerådgiver Bedøm Bedømmelsesudvalget.: Totalentreprenør 1 Rebild Kommune indgår tale med bygherrerådgiver. 16. okt. Indledende møde med bygherrerådgiver 2 3. møde med byggeudvalg 24. okt. Bygherrerådgiver præsenterer Planlægning processen udkast til handlingsplan, samt skabelon for byggeprogram mv. 3 Udbudsbekendtgørelse Uge nov. Udarbejdelse udkast til udbudsbekendtgørelse med Uge 45 henblik på fremlæggelse ved AGA

2 Side byggeudvalgsmøde. Udbudsbekendtgørelse indrykkes i diverse medier og kommunes hjemmeside. 4 Igangsætning lokalplansprocessen. Uge 44 Uge maj Udarbejdelse ændringer til lokalplanen. Lokalplan forventes vedtaget BY møde med byggeudvalg Mødelokale 4, kl nov. (Uge 44) Centercheferne definerer antal ansatte og arealbehov for de 6 centrer. Overordnet Arealbehov Cent.cf. og funktionssammenhæng mv. defineres til byggeprogrammet. Godkendelsesprocessen udbudsmaterialet skal nærmere tales 6 Nedsættelse bedømmelsesudvalg. 5. nov. (Uge 44) Medlemmer fra bygherrens organisation i bedømmelsesudvalget skal fastlægges. Bedømmelsesudvalgets sammensætning godkendes endeligt / Styregruppen på møde d. 21. nov. 7 møde 21. nov. På møde d. 21. nov. orienteres om processen og om generelle beslutninger. Der præsenteres diagrammer over areal og funktioner. Bedømmelsesudvalgets sammensætning godkendes endeligt / Styregruppen på møde d. 21. nov møde med byggeudvalg Mødelokale 4, kl nov. Bygherrerådgiver præsenterer udkast til byggeprogram, samt Byg. Udv (Uge 47) øvrige dokumenter til udbudsmaterialet. 9 Anmodning om prækvalifikation 30. nov. Uge 48 Totalentreprenører anmoder om at blive prækvalificeret til at deltage i tilbudsgivelsen, på de nærmere fastsatte vilkår i udbudsbekendtgørelsen.

3 Side Gennemgang anmodningsmateriale møde med byggeudvalg Mødelokale 4, kl Uge 49 Uge 50 Bygherrerådgiveren gransker og bearbejder/vægter de oplysninger og den dokumentation de interesserede totalentreprenører har indleveret. 4. dec. Yderligere bearbejdning byggeprogram samt øvrige (Uge 49) udbudsdokumenter. Udkast til indstilling udleveres og gennemgås ved 6. byggeudvalgsmøde 12 Orientering 12. dec. (uge 50) / Styregruppen orienteres om processen. Centrale punkter i udbudsmaterialet fremlægges Byg. Udv ved / Styregrup- pemøde møde med byggeudvalg Uge 51 Uge 51 Godkendelse det samlede udbudsmateriale. 14 Godkendelse prækvalificerede totalentreprenørfirmaer 20. dec. (uge 51) Byrådet godkender prækvalificerede totalentreprenørfirmaer på baggrund indstilling fra Byggeudvalg/ projektgruppen. 15 Fremsendelse udbudsmateriale Uge 2 Udbudsmaterialet fremsendes til prækvalificerede totalentreprenørerprenører. til prækvalificerede totalentre- 16 Udarbejdelse forslag og tilbud Uge 2 Uge 10 Totalentreprenøren udarbejder tilbud på grundlag de i udbudsmaterialet fastsatte betingelser. 17 Besvarelse spørgsmål fra de Uge 2 Uge 9 Evt. spørgsmål besvares løbende. konkurrerende totalentreprenører Spørgsmål skal frem- sættes skriftligt. 18 Modtagelse tilbud Uge 10 Tilbud fra totalentreprenører BY 19 Gennemgang tilbud Uge 11 Uge Præsentation tilbuddet Uge 12 Bygherrerådgiver gennemgår de modtagne tilbud. Alle de bydende gives mulighed for at præsentere det ud- Bedøm.

4 Side 4 6 arbejdede konkurrenceforslag. 21 De modtagne tilbud vurderes bedømmelsesudvalget. Uge 12 Uge 15 Bedømmelsesudvalget gennemgår de modtagende konkurrenceforslag og udvælger det bedste forslag. Indhold, forbehold, økonomi, tidsplanmæssige forhold mv. vurderes. Valg projekt gennemføres dog på baggrund fastsatte vægtningskriterier i udbudsbetingelserne, der sikrer at der vælges det for bygherren økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dommerkomiteen udarbejder dommerbetænkning/ indstilling, der begrunder valg vinderforslag. Bedøm. 22 Indstilling om valg tilbudsgiver Uge 15 Uge 16 Bedømmelsesudvalget udarbejder indstilling til valg firma. Indstillingen skal godkendes / Styregruppen samt Byrådet 23 Godkendelse endeligt konkurrenceforslag Uge april godkender det valgte firma indstiller det valgte firma, (20. marts på baggrund indstilling fra ) bedømmelsesudvalget 24 Godkendelse endeligt konkurrenceforslag Uge april (4. april ) Byrådet godkender det vindende konkurrenceforslag, med udgangspunkt i indstilling fra Bedømmelsesudvalg og 25 Indgåelse kontrakt med den Uge 18 Uge 19 På baggrund de indleverede vindende totalentreprenør tilbud vil der blive udvalgt den bedste tilbudsgiver, og sluttende forhandlinger med den pågældende vil blive gennemført. Konkurrencens vinderprojekt- Bedøm. BY

5 Side 5 6 skal justeres i forhold til de bemærkninger som er fremkommet under bedømmelsen. 26 Projektering/ Skitsering og efterfølgende udarbejdelse dispositionsforslag og projektforslag. 27 Projektgranskning og godkendelse forslag efter hver fase 28 Udarbejdelse endeligt myndigheds- og hovedprojekt Uge 19 Uge 24 Omfatter en viderebearbejdning det udarbejdede kon- kurrenceprojekt. Løbende Løbende Det sikres, at bruger- og interessegrupperne involveres, således det sikres, at udbudsmaterialets intentioner og tekniske krav indarbejdes i projektet. Uge 24 Uge 41 Udarbejdes Totalentreprenøren, men bygherren skal lø- bende inddrages i forbindelse med fastlæggelse endeligt projekt og valg materialer mv. 29 Byggetilladelse eller lignende dokument Uge 24 Uge 32 Indhentes totalentreprenøren på baggrund myndighedsprojekt. Det må forventes at der søges en grave- støbetilladelse, for at overholde tidsplanen 30 Nedrivning kan påbegyndes Uge 24 Nedrivning eksisterende bygninger, tidligere Støvring Højskole. Hovedbygning bevares. Det forventes at nedrivningen eksisterende bygninger er indeholdt i totalentreprisen. 31 Lokalplan forventes vedtaget 30. maj (uge 22) Lokalplan forventes vedtaget Spadestik 5. aug. Byggeriet igangsættes 33 Godkendelse projektmateriale Løbende Løbende TE s hovedprojektmateriale skal godkendes bygherren. Der skal fastlægges en proce- Byg. Udv

6 Side 6 6 dure for godkendelse det udarbejdede projektmateriale 34 Tilsyn Løbende Løbende Der udføres et overordnet bygherretilsyn. 35 Mangelgennemgang Mangelregistrering skal udføres minimum 14 dage førend levering. Mangelfri levering skal være en målsætning. 36 Aflevering Uge Uge Afleveringstidspunkt er blevet fastsat til uge 15, medio april. Herefter følger 6 7 uger til ibrugtagning.