At Sikre en samlet og koordineret styring af porteføljen af sundheds-it på tværs af sektorer.

Transkript

1 Kommissorium for It-porteføljestyregruppe. Baggrund Digitalisering og Sundheds-it går i højere grad på tværs af sektorer og stiller i højere grad krav til samarbejdet på tværs. I sundhedsaftalen er det aftalt at etablere en fælles styringsmodel for det tværgående it-samarbejde og projekter der går på tværs af sektorerne. Målet er, at skabe et mere forpligtigende samarbejde om sundheds-it på tværs af sektorerne i Nordjylland. Det er forventningen, at antallet af tværgående projekter stiger i de kommende år, hvorfor behovet for yderligere styring og prioritering er stigende. Den administrative styregruppe træffer fortsat beslutninger omkring strategiske valg, prioriteringer, omfang og investeringer forbundet med IT. Det er itporteføljestyregruppen, som har ansvar og udstikker retning og prioritering for alle tværgående it-implementerings- og udviklingsprojekter, samt af fællesløsninger i drift under sundhedsaftalens rammer. Under it-porteføljestyregruppen kan nedsættes itprojektstyregrupper for de enkelte it-projekter, med tilhørende projektorganisation. Itporteføljestyregruppen kan også nedsætte it-forvaltningsnetværk, der driver og understøtter systemforvaltningen af tværgående løsninger i drift. Opgaver It-porteføljestyregruppen er ansvarlig for en samlet og koordineret styring af porteføljen af it-udviklingsprojekter samt it- løsninger i drift. Den samlede og koordinerede styring sker ud fra principperne aftalt i sundhedsaftalen. It-porteføljestyregruppen arbejder inden for de retningslinjer som Den administrative styregruppe har udstukket. It-porteføljegruppens opgaver er: At Sikre en samlet og koordineret styring af porteføljen af sundheds-it på tværs af sektorer. At udarbejde forslag til portefølje over udviklingsprojekter samt portefølje over løsninger i drift. At udarbejde forslag til initiativer med afsæt i identificerede udfordringer og problemstillinger ved det tværsektorielle samarbejde inden for sundhedsaftalens rammer. Forslagene godkendes afl Den administrative styregruppe. Prioritere mindre projekter ind i porteføljen, mens større projekter prioriteres ind via Den administrative styregruppe. Fungere som høringsorgan i forhold til igangsættelse af nye projekter samt i forhold til nationale indsatser. Foretage nødvendige prioriteringer mellem projekterne inden for porteføljen

2 Sikre fremdriften af projekterne, mens den egentlige styring varetages af tværsektorielle it-projektstyregrupper. Sikre at de påkrævede ressourcer allokeres til projekterne. Foretager korrigerende handlinger, såfremt et projekt skønnes ikke at kunne realiseres inden for den afsatte ramme. Enten sker dette i gruppen selv eller ved inddragelse af Den administrative styregruppe. Kvalitets sikre såvel produkt som proces. Sikre systemforvaltning af fællesløsninger og standarder der anvendes på tværs af sektorerne. Rejse problemstillinger i forhold til løsninger i drift til Den administrative styregruppe eller nationalt niveau. Beslutningskompetence og reference I It-porteføljestyregruppen foregår det samarbejdet ud fra de strategiske retningslinjer som Den administrative styregruppe har udstukket. Gruppen referer til Den administrative styregruppe. Sammensætning 4 regionale deltagere 4 kommunale deltagere 2 fra praksissektoren Bemandingen bør være på chefniveau. Formandskabet repræsenterer det strategiske ledelsesniveau. Formandens organisation varetager sekretariatsfunktionen, i det alle parter forventes at bidrage. Side 2 af 5

3 Kommissorium for it-projektstyregruppe Baggrund Digitalisering og Sundheds-it går i højere grad på tværs af sektorer og stiller i højere grad krav til samarbejdet på tværs. I sundhedsaftalen er det aftalt at etablere en fællesstyringsmodel for det tværgående it-samarbejde og projekter der går på tværs af sektorerne. Målet er, at skabe et mere forpligtigende samarbejde om sundheds-it på tværs af sektorerne i Nordjylland. Det er forventningen, at antallet af tværgående projekter stiger i de kommende år, hvorfor behovet for yderligere styring og prioritering er stigende. Den administrative styregruppe træffer fortsat beslutninger omkring strategiske valg, prioriteringer, omfang og investeringer forbundet med IT. Det er itporteføljestyregruppen, som har ansvar og udstikker retning og prioritering for alle tværgående it-implementerings- og udviklingsprojekter, samt af fællesløsninger i drift under sundhedsaftalens rammer. Under it-porteføljestyregruppen kan nedsættes itprojektstyregrupper for de enkelte it-projekter, med tilhørende projektorganisation. Itporteføljestyregruppen kan også nedsætte it-forvaltningsnetværk, der driver og understøtter systemforvaltningen af tværgående løsninger i drift. Opgaver Projekterne beskrives med udgangspunkt i sundhedsaftalens principper og aftales, planlægges, styres og gennemføres med fokus på organisationsudvikling som omdrejningspunkt. It-projektstyregruppe er projektlederens eskaleringspunkt i forhold til funktionelle spørgsmål. It-projektstyregruppe skal understøtte den tekniske implementering og organisatorisk ibrugtagning. Projekter indeholde følgende spor fra ide til bred ibrugtagning: Styrings- og projektledelsesmæssige emner Tekniskleverance, herunder test og udbredelse. Teknisk implementering handler om at få it-systemet med eventuelle modaliteter til at fungere. Organisation, aftaler, arbejdsgange og procedure. Organisatorisk ibrugtagning handler om at få organisation, ansvarsforhold, afregningsforhold, arbejdsgange og underisning på oplads. Herunder sikre af ensartet kvalitet og understøttelse af kvalitetsudvikling fremover. Det er it-projektstyregruppes ansvar at: Godkender og sikre overholdelse af tidsplan, kvalitet og økonomi Sikre indholdet af leverancen, herunder Side 3 af 5

4 Prioritering af indhold i forhold til, hvad der giver værdi for det tværsektorielle samarbejde. Indgå aftale med udfører niveau om kommende leverancer, indhold af funktionalitet og ønskede arbejdsgange. Sikre implementering af leverede funktioner i deltagende organisationer Sikre godkendelse af ændringsønsker, der ændre væsentligt på funktionalitet, tid og økonomi Ansvar for identifikation og forankring af gevinstrealisering i det tværsektorielle samarbejde Sikre at der styres efter sundhedsaftalen principper Sikre, at de nødvendige ressourcer er til stede i projektet Sikre projektets overgang til drift. Træffer afgørelser i eventuelle konflikter i projektet Håndtere risici Anbefale / indstille relevante beslutninger til it-porteføljestyregruppen. Sikre løbende orientering af it-porteføljestyregruppen. Opgavens omfang Mødeplan aftales i det enkelte projekt. Der udarbejdes en mødeplan ét år frem i tiden. Dertil kan der opstå situationer, hvor der er behov for hurtig dialog/beslutningstagning, som enten gennemføres ved afholdelse af video/telefonmøder eller pr. . Er et medlem forhindret i at deltage i et møde, meddeler vedkommende dette til projektlederen, der sikrer sekretariatsbetjening af den Operationelle Styregruppe. Formanden afgør, hvorvidt indkaldelse af suppleant er nødvendig, hvis et medlem er forhindret i at deltage. Formanden afgør endvidere, om ad-hoc deltagere kan deltage i møderne. Såfremt formanden er forhindret i at deltage i et møde i den Operationelle Styregruppe, aflyses mødet. Dagsorden til møderne udsendes via mail i god tid inden mødet, og møder refereres skriftligt. Beslutningskompetence og reference Den operationelle it-styregruppe referer til It-porteføljestyregruppen. Den operationelle it-styregruppe tillægges kompetencer til at kunne tage beslutninger i henhold til den ramme, som er fastlagt af It-porteføljestyregruppen, hvilket vil sige i forhold til de nævnte punkter under opgaver. Sammensætning Formand fra it-porteføljegruppen Side 4 af 5

5 Seniorleverandør fra it Seniorbruger fra forretningen Sekretariatsbetjenes af formanden organisation Bemandingen bør være på chefniveau. Side 5 af 5