Guide til Online tidsbestilling - en del af eportalen Revideret

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Guide til Online tidsbestilling - en del af eportalen Revideret 26-06-2012"

Niels Johansen
8 år siden
Visninger:

1 Guide til Online tidsbestilling - en del af eportalen Revideret

2 Indledning Med online tidsbestillingsmoduelt i Xdont, åbnes der for CGM s e-portal - kaldet Nembehandling.dk. Dette sted vil være kundens elektroniske kontakt til klinikken. Modulet tidsbestilling, er en af flere kommende funktioner på E-portalen. Det er meningen, at udbygge e-portalen løbende, med muligheder som feks. at patienter kan skrive til klinikken (e-konsultation) konsultation). En anden mulighed ville være, at patienter kan se, hvilke træningsprogram klinikken har sammensat. Mulighederne er mange og første skud på stammen af e-portalen er online tidsbestilling. I det efterfølgende gennemgås opsætningen. Her ses det første billede som patienten møder, når linket til onlinebookingen en kaldes. En patient skal selv oprette sig, og aktiveres derefter via en aktiveringsmail som fremsendes automatisk til patienten. Se mere senere. Priser på online tidsbestilling: Det koster kr ,- at blive åbnet til modulet, herefter er det gratis at bruge. Alle priser er inkl. moms. Side 1/15

at patienter kan skrive til klinikken (e-konsultation) konsultation). En anden mulighed ville være, at patienter kan se, hvilke træningsprogram klinikken har sammensat.

3 Online tidsbestillingen tages i brug. For at få modulet låst op, skal du kontakte supporten og aftale et tidspunkt for hvornår igangsætningen skal ske. Du skal regne med 1 time. Som udgangspunkt vises hvordan en behandlingstype og en behandler aktiveres til online booking. Efterfølgende skal klinikken selv vælge hvilke behandlingstyper og behandlere der skal aktiveres. Modulet låses op i systemvedligholdelse -> systemindstillinger -> fælles -> moduler. Modulet er et tilkøbsmodul og når det åbnes, kan det tages i brug med det samme. Du vil blive guidet igennem alle faser. Side 2/15

Som udgangspunkt vises hvordan en behandlingstype og en behandler aktiveres til online booking.

4 Vis eportal vejledning: Denne funktion udskriver denne vejledning. Vedligehold behandlingstyper Her oprettes/vedligeholdes de behandlingstyper, der skal aktiveres til online tidsbestillingen. Behandlingstyperne i Xdont, er indgangsvinkelen til online tidsbestillingen, dvs. du kan lave en behandlings type feks. normal behandling på 30 min, så vil systemet lede efter en ledig tid på 30 min i behandlerens kalender. Du kan angive om én, alle, eller en gruppe skal kunne booke sig på denne behandlingstype Hvis du ønsker at benytte onlinebookingen til Hold, er det vigtigt at du aktiverer en behandlingstype, ved at sætte flueben i Aktiver hold-funktion Vedligehold Hold Her oprettes/vedligeholdes de behandlingstyper, der skal aktiveres til online tidsbestillingen. stillingen. Du aktiverer holdet og angiver hvad navnet skal være på holdet, når det vælges ved online tidsbestilling. Side 3/15

normal behandling på 30 min, så vil systemet lede efter en ledig tid på 30 min i behandlerens kalender.

5 Interval fra dags dato hvor online bookinger er muligt på hjemmesiden. Her angiver du antallet af dage hvor det skal være muligt at booke. Vi anbefaler at man angiver 1 i fra, således at man ikke har online tidsbestilling på selve dagen. Information på booking-hjemmeside. Her kan du angive en tekst, som vises på siden hvor kunden tilmelder sig online tidsbestillingen. Klinik. Denne tekst skal ændres til jeres klinknavn, dette gøres ved at gå i registre/klinik. Klinknavnet som der skrives her, vil blive vist som hovedoverskrift på online booking siden Behandlere Her angiver man først om Xdont skal se bort fra en tidsbestilling, hvis denne er på en behandler som ikke er patientens primære behandler. Vi anbefaler at man vælger denne funktion, da den vi give en så smidig arbejdsgang som muligt. I det efterfølgende til og fra vælger klinikken hvilke behandlers kalender der skal kunne online bookes på. Med et flueben i booking aktiveres kalenderen. Sættes der flueben i autogodkend, vil en aftale automatisk blive overført til kalenderen uden at denne først skal godkendes i hyttefadet, under online booking. En sådan aftale bliver naturligvis kun lagt i kalenderen, hvis der er en ledig tid. Side 4/15

Her kan du angive en tekst, som vises på siden hvor kunden tilmelder sig online tidsbestillingen. Klinik. Denne tekst skal ændres til jeres klinknavn, dette gøres ved at gå i registre/klinik.

6 Synkroniser alle bookinger. Denne funktion laver en fuld synkronisering, og inden skal du bekræfte om det er det du ønsker. Det anbefales ikke at vælge denne funktion, med mindre du er i kontakt med Xdont supporten. En fuld synkronisering vil tage lang. Systemet vil selv lave en baggrundssynkronisering, når du afslutter opsætningen. Eportal hjemmeside til klinikken. Efter et kort stykke tid, vil der fremkomme et link. Dette link skal bruges på klinikkens hjemmeside. Linket giver adgang til klinikken egen side. Du kan klikke på globussen, for at afprøve linket. Systemet er herefter klar til brug. Det er nu muligt selv at vedligeholde behandlingstyper, behandlere men vær opmærksom på at ændringer ikke kommer med det samme, da der synkroniseres hver 10. min. Side 5/15

Systemet vil selv lave en baggrundssynkronisering, når du afslutter opsætningen. Eportal hjemmeside til klinikken. Efter et kort stykke tid, vil der fremkomme et link.

7 Første gang en patient tilmelder sig. For at en patient kan benytte e-portalen, skal patienten via klinikkens hjemmeside tilmelde sig. Her vil der under e-portal, være følgende billede: Her vælger patienten Ny bruger?. Følgende skærmbillede kommer herefter frem. Side 6/15

8 Patienten udfylder oplysningerne og afslutter indtastningen med at vælge Opret ny bruger. Der kvitteres med følgende besked: Herefter får patienten en mail, hvor i der er et link som aktiverer brugeren. Nedenstående er et eksempel på en sådan mail: Side 7/15

Der kvitteres med følgende besked: Herefter får patienten en

9 Patienten klikker på linket i sin mail. Vigtigt: hvis der ikke kan klikkes på linket, skal det som er vist med rødt kopieres ind i toppe på en browser: Når aktiveringen er sket enten vha linket i mailen, eller hvis man har kopieret teksten ind i en browser, kommer nedenstående billede: Side 8/15

rødt kopieres ind i toppe på en browser: Når aktiveringen er sket enten

10 Herefter kan patienten logge på onlinebookingen. Nedenstående billede kommer frem: Herefter kan patienten enten bestille en tid, foretage holdbooking, eller aflyse sine tider: Vær opmærksom på, at når en patient oprettet sig, kan det forekomme at nedenstående fejl kommer: Fejlen kan skyldes at, CPR nummeret er oprettet i forvejen, det vil sige at patienten har tidligere prøvet at oprette sig på dette CPR-nummer. Side 9/15

eller aflyse sine tider: Vær opmærksom på, at når en patient oprettet sig, kan det forekomme at

11 Vælg derfor funktionen Har du glemt din adgangskode, som herefter sender dig det oprindelige kodeord. Booking af tid: Skal patienten booke tid vælges nedenstående billede: Afhængig af behandlingstypen, kan der bookes tid hos behandleren. Man klikker på den ønskede dato, og der vælges det ønskede tidspunkt. Når bookingen er sket kvitteres der med følgende besked: Side 10/15

Booking af tid: Skal patienten booke tid vælges nedenstående billede: Afhængig af

12 Mine tider: Under mine tider vises der en oversigt over de tider patienten har prøvet at booke på klinikken. Når den første booking, er accepteret online, vil patientens eventuelle fremtidige aftaler på klinikken også blive vist. Side 11/15

Når den første booking, er accepteret online, vil

13 Booking på Hold Skal patienten booke tid på et hold vælges, holdbooking og nedenstående billede fremkommer: Patienten booker ved at klikke på tilmeld. Når bookingen er sket kvitteres der med følgende besked: Side 12/15

fremkommer: Patienten booker ved at klikke på tilmeld.

14 Aflysning af tider: Ønsker en patient at aflyse en tid, vælges mine tider, hvorefter tiden kan aflyses med tryk på knappen Aflys tid. Det er kun tider booket online som kan aflyses online. Der kommer en bekræftelse på aflysningen. Side 13/15

15 Eportal på patientbilledet: På patient billedet, er der i forbindelse med e-portalen kommet nogle nye funktioner forskellige former for vedligeholdelse af patientens oplysninger. For at online tidsbestillingen skal virke for en patient, skal klinikken give tilladelse til dette. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. Det er også muligt at sætte et flueben der viser alle patientens aftaler online, således at patienten kan logge ind på e-portalen og se tiderne der. Endelig er det muligt, under Administrer eportal login, at give patienten et ny kodeord, hvis patienten skulle have glemt det. Dette sendes til den adresse som er angivet på patienten. Under Vis patientens aktiviteter, kan du se patientens aktiviteter på e-portalen. Det vil sige at du kan se hvornår patienten n har logget ind, booket tid, fået nyt kodeord ect. Side 14/15

Det er også muligt at sætte et flueben der viser alle patientens aftaler online, således at patienten kan logge ind på e-portalen og se tiderne der.

Relaterede dokumenter

Guide til SMS modul Revideret 21-02-2011

Guide til SMS modul Revideret 21-02-2011 Indledning Med SMS modulet i Xdont, åbnes der for en masse nye muligheder for at påminde og kontakte kunderne via en SMS besked. Det betyder, at der kan sendes