EU-Udbud på. Bilag IIA tjenesteydelse. Rengøring. til borgere i eget hjem. i Vesthimmerlands Kommune

Transkript

1 EU-Udbud på Bilag IIA tjenesteydelse Rengøring til borgere i eget hjem i Vesthimmerlands Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Generel beskrivelse af opgaven Ansvarlig for udbud Omfang af den udbudte ydelse Vurdering af tilbud Aftaleindgåelse Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav til tilbud Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Alternative bud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Vejledende tidsplan

3 1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af opgaven Vesthimmerlands Kommune udbyder rammeaftale på rengøring til borgere i eget hjem. Vesthimmerlands Kommune er fortsat selv leverandør af ydelsen, og borgeren har frit valg mellem den kommunale og den private leverandør. Visitation til rengøring hos borgere i eget hjem sker i henhold til 83 i Lov om Social Service LBK nr af Visitationen er en myndighedsopgave, der udføres af kommunen. Der visiteres hjælp til borgere, som på grund af midlertidig eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller andre særlige sociale problemer, ikke selv kan udføre rengøring i eget hjem. Den udbudte ydelse omfatter ikke beboere på plejecentre m.v. jvf. 192a i Serviceloven, lejere i plejeboligbebyggelse der er omfattet af Lov om Almene Boliger samt støttede private andelsboliger m.v. eller lov om boliger for ældre og personer med handicap, og lejere i tilsvarende boligenheder. Leverandøren skal udføre opgaven i overensstemmelse med Vesthimmerlands Kommunes til enhver tid gældende Kvalitetsstandarder for voksne hjemmeboende Bilag 8 samt Leverandørkrav personlig og praktisk hjælp bilag 9. Kvalitetsstandarderne revideres løbende af kommunen. Kommunen underretter leverandøren om eventuelle vedtagne fremtidige ændringer. Det samlede udbudsmateriale består af følgende: Udbudsbetingelser Bilag 1 Soliditetserklæring Bilag 1A Referenceliste Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Udkast til rammeaftale Bilag 4 Forbeholdsliste Bilag 5 Tilbudsliste Bilag 6 Tro- og loveerklæring Bilag 7 Tavshedserklæring (anvendes først ved kontraktindgåelse) Bilag 8 Kvalitetsstandarder Voksne hjemmeboende Bilag 9 Leverandørkrav Personlig og praktisk hjælp Ansvarlig for udbud Udbudsprocessen samt al kommunikation varetages indtil kontraktindgåelse af Vesthimmerlands Kommune Indkøbsenheden Udbudskonsulent Lisbeth Dencker Lde@vesthimmerland.dk 1.3 Omfang af den udbudte ydelse Udbyder ønsker at indgå rammeaftale med én leverandør, der sammen med den kommunale leverandør skal kunne levere ydelsen i hele Vesthimmerlands Kommune. Omfanget af rengøring til borgere i eget hjem har i perioden været som følger: 1. Antal hjemmeboende borgere der fik rengøringsydelser i 2013: 1522 personer (inkl. til-og afgang) 2. Timer pr. år i Vesthimmerlands Kommune: a. Private leverandører: timer pr. år b. Kommunal leverandør timer pr. år fordelt således: i. Farsø timer pr. år 3

4 ii. Løgstør timer pr. år iii. Aalestrup timer pr. år iv. Aars timer pr. år Ovennævnte timeantal er vejledende, og Vesthimmerlands Kommune forpligter sig ikke til at aftage et minimum antal timer ved den private leverandør. Da rengøring til borgere i eget hjem er under fritvalgsordningen kan borgeren frit vælge mellem den private leverandør og den kommunale hjemmepleje.. Udbyder kan ikke i rammeaftalens periode godkende andre private leverandører. Kravspecifikation fremgår af Bilag 2 Kravspecifikation. 1.4 Vurdering af tilbud Efter modtagelse af tilbuddene foretager udbyder en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige samt opfylder udvælgelseskriterierne under punkt Kun konditionsmæssige tilbud vil overgå til evaluerings- og tildelingsprocessen. Herefter foretager udbyder en evaluering af de indkomne tilbud i forhold til tildelingskriteriet laveste pris, og på denne baggrund meddeles tilbudsgiverne resultatet. 1.5 Aftaleindgåelse Rammeaftale forventes indgået for perioden , med mulighed for forlængelse 1 x 12 måneder. De første 6 måneder af aftaleperioden betragtes som prøvetid, hvor udbyder kan opsige aftalen med et skriftligt varsel på 30 dage til den 1. i en måned. Rammeaftalen indgås på grundlag af vedlagte Bilag 3 Udkast til rammeaftale. Kontrakten med tilhørende bilag fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af udbyder ved aftaleindgåelse. 2 Udbudsbetingelser2.1 Udbudsform Rengøring til borgere i eget hjem er omfattet af EU-udbudsdirektivets Bilag IIA tjenesteydelser under kategori 14 CPV Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav til tilbud Tilbudsmaterialet skal fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer samt 2 eksemplarer på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke. Ved uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale, er det skriftlige materiale gældende. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de krævede dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig, og derved forpligte udbyder til at afvise tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud, samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden, skal være på dansk. 4

5 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal skriftligt rettes til Lde@vesthimmerland.dk, med emnet: "Spørgsmål EU-Udbud af rengøring til borgere i eget hjem senest den 10. april 2014 kl Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret hvis det er muligt senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 kalenderdage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar vil løbende i anonymiseret form være at finde på udbyders hjemmeside på adressen: (under fanen Erhverv/udbud). 2.6 Tilbudsfrist Tilbud skal være udbyder i hænde senest den 13. maj 2014 kl Tilbud skal være mærket Tilbud rengøring til borgere i eget hjem må kun åbnes af Indkøbsenheden og sendes eller afleveres til adressen: Vesthimmerlands Kommune Att: Lisbeth Dencker Himmerlandsgade 27 Postboks Aars Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive åbnet. Tilbudsgiver vil blive informeret om at tilbuddet ikke er nået rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 1. september Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Udbyders forbehold De anførte timeantal er vejledende, og Vesthimmerlands Kommune forpligter sig ikke til at aftage et minimums antal timer ved den private leverandør. Udbyder forbeholder sig ret til at annullere udbuddet med saglig begrundelse. 5

6 2.12 Tilbudsgivers forbehold Forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil bevirke, at udbyder har pligt til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt, idet udbyder ellers vil indgå kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. Forbehold for mindstekrav Ved forbehold over for mindstekrav og kravspecifikation, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang dette skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold, idet et sådant indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsevalueringen. Eventuelle forbehold overfor mindstekrav skal udtrykkeligt fremgå af en særlig forbeholdsliste. Bilag 4 Forbeholdsliste skal anvendes. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 1.6 Spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmaterialet Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for anmodning om aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Ved anmodning om aktindsigt vil tilbudsgiver blive bedt om en udtalelse. Det er dog udbyder der vurderer, hvad der skal udleveres Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden indgåelse af rammeaftale sende kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvoraf det fremgår at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen Udvælgelseskriterier Følgende dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis dokumentationen ikke medsendes, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og kan ikke tages i betragtning. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne medsendes for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet Tro- og loveerklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger danske kr. (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt erklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder de øvrige udelukkelsesforhold jf. direktiv 2004/18/EF artikel 45 stk. 1 og 2. Bilag 6 skal anvendes. Økonomisk og finansiel formåen Gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum kr. 10 millioner skal vedlægges tilbuddet. Gyldig kriminalitetsforsikring dækkende samtlige medarbejdere med dækningssum på minimum kr. 1 million skal vedlægges tilbuddet. Udfyldt og underskrevet soliditetserklæring vedr. økonomiske forhold. Bilag 1 skal anvendes. 6

7 Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste for tilsvarende eller sammenlignelige udførte opgaver indenfor de sidste 3 år. Der skal angives mindst 3 relevante referencer. Bilag 1A Referenceliste skal anvendes, og samtlige efterspurgte oplysninger skal opgives. Hvis tilbudsgiver har eksisteret i mindre end tre år oplyses sammenlignelige referencer for den eksisterende periode. Der ønskes generelle oplysninger og ikke personoplysninger Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er laveste pris. Prisen skal afgives i Bilag 5 Tilbudsliste. Prisen skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og omkostninger Vejledende tidsplan Sidste frist for modtagelse af spørgsmål til materialet 10. april 2014 kl Udsendelse af spørgsmål og svar 15. april 2014 Sidste frist for modtagelse af tilbud 13. maj 2014 kl Forventet kontraktunderskrivelse Juni 2014 Aftalens ikrafttræden 1. september