Forvaltningschef i Børn og Unge Økonomi og Administration

Transkript

1 Jan Kjeldsmark/Anja Lange Executive Search Professional Recruitment Talent & Leadership Advisory Worldwide Forvaltningschef i Børn og Unge Økonomi og Administration JOB- OG KRAVPROFIL

2 Økonomi og Administration 2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING KORT OM AARHUS KOMMUNE OM BØRN OG UNGE ØKONOMI OG ADMINISTRATION (ØA) STILLINGEN DEN ØNSKEDE CHEFPROFIL ANSÆTTELSESVILKÅR PROCES- OG TIDSPLAN BILAG: 1. FORTÆLLINGEN OM AARHUS (MED VISION OG MÅL) KLIK HER 2. BØRN OG UNGE PÅ VEJ MOD STÆRKERE FÆLLESSKABER KLIK HER 3. PLAKAT: BØRN OG UNGE PÅ VEJ MOD STÆRKERE FÆLLESSKABER FRA VISION TIL HANDLING VIA REFLEKSION OG DIALOG KLIK HER 4. BØRNE- OG UNGEPOLITIKKEN KLIK HER 5. KVALITETRAPPORTEN 2015 KLIK HER 6. LEDER- OG MEDARBEJDERROLLER OG SAMMENHÆNGSKRAFTEN KLIK HER Bilagene er nødvendig baggrundsinformation for stillingsoplaget og er relevant læsning for eventuelt interesserede i stillingen.

3 Økonomi og Administration 3 1. Indledning Nærværende notat er udarbejdet af Mercuri Urval på baggrund af tilgængeligt skriftligt materiale samt samtaler med ledere og medarbejdere i Børn og Unge og medlemmerne af ansættelsesudvalget. Job- og kravprofilen udgør en fælles forståelsesramme for ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til opgaveområdet og profilen for forvaltningschefen for Økonomi og Administration, og danner således grundlag for udvælgelse af kandidater til samtale og for den endelige stillingtagen til kandidaternes egnethed. Derudover tjener job- og kravprofilen følgende formål: Profilen kan indgå i besvarelsen af spørgsmål fra ansøgere, der på baggrund af annonceringen/ rekrutteringsprocessen ønsker supplerende oplysninger Profilen skaber grundlag for vurdering af kandidaternes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til de formulerede krav og forventninger. 1.2 Ansættelsesudvalg Mercuri Urval samarbejder gennem hele ansættelsesprocessen med et ansættelsesudvalg, som består af følgende: Direktør for Børn og Unge Jan Præstholm (formand), Økonomichef i Sundhed og Omsorg Charlotte Storm Gregersen, Forvaltningschef for HR og Kommunikation i Børn og Unge Helle Bach Lauridsen, Kontorchef, Pladsanvisning og Elevadministration i ØA Anette Elsborg, Områdechef i Børn og Unge Jane Foged, Specialist, Næstformand Administrativt MED Ole Sønderup (medarbejderrepræsentant fra ØA- MED), AC-fuldmægtig Mette Hvid Johannesen (medarbejderrepræsentant fra HMU). Ansættelsesudvalgets opgave er sammen med Mercuri Urval at gennemføre ansættelsesprocessen samt afgive indstilling til direktøren, der via Rådmanden afgiver indstilling til Magistraten, som har den endelige ansættelseskompetence. 1.3 Kontaktoplysninger og ansøgning Du er velkommen til at kontakte Jan Kjeldsmark fra Mercuri Urval på telefon for en uforpligtende og fortrolig dialog om vilkår og muligheder i stillingen. Du er også velkommen til at kontakte direktør Jan Præstholm fra Aarhus Kommune på telefon Finder du jobbet interessant, kan du uploade ansøgning og CV på (referencenummer: DK-03753). Ansøgningsfristen udløber 4. september 2017, kl Ansættelsesproceduren administreres af projektkoordinator Annette Cabalzar, telefon mail: annette.cabalzar@mercuriurval.com

4 Økonomi og Administration 4 2. Kort om Aarhus Kommune Aarhus er Danmarks andenstørste by og Aarhus Kommune den største kommune i Region Midt. Aarhus Kommune har ca indbyggere og indbyggertallet vokser støt. Byrådet har skabt en fortælling om Aarhus, der sætter et fælles billede på byen. Sammen med visionen udtrykker den, hvad Aarhus sætter pris på, hvad Aarhus vil bevare, og hvad Aarhus vil udvikle. I bilag 1 Fortællingen om Aarhus udtrykkes Aarhus visioner: Aarhus en god by for alle En by med plads til at udfolde sig, hvor alle har mulighed for at tage ansvar for eget liv og udnytte egne evner. En by, hvor vi i fællesskab hjælper dem, der har brug for det. En by, hvor der er plads til forskellighed og mangfoldighed. Aarhus en by i bevægelse En by med et stærkt og nyskabende erhvervs-, kultur- og uddannelsesliv. En by, hvor nye ideer dyrkes og prøves af i utraditionelle samarbejdsformer, og hvor ny teknologi udvikles og tages i anvendelse. Aarhus en by med handlekraft og fællesskab En by i rivende udvikling, som vokser i størrelse og i betydning. En by, hvor vi tager medansvar for hele regionens udvikling på os. En by, hvor der er udsyn og skabes relationer både nationalt og internationalt. En by med ambitioner om både vækst, bæredygtighed og sammenhængskraft. En by fuld af vilje til fornyelse. En by, hvor medborgerskab er en værdi, og hvor vi hele tiden gentænker mulighederne for at leve i og udvikle vores by i fælleskab. En by, hvor vi sammen skaber rammerne for det gode liv. Aarhus ønsker altså både at forny sig og markere sig internationalt, og derfor er byen i 2017 europæisk kulturhovedstad med temaet: Rethink. Fortællingen om Aarhus suppleres med Aarhus Kommunes tre værdier, der sammen med visionen er retningssættende for Aarhus Kommune og for Børn og Unge: Troværdighed man skal kunne have tillid til os Respekt alle skal have en god og ordentlig behandling Engagement den enkeltes indsats gør en forskel og vi skal gøre det endnu bedre Værdierne er mere end blot ord. De symboliserer både et ideal og en forventning om adfærd til alle ansatte, til beslutninger og til ledelse i Aarhus Kommune - og således også til den kommende forvaltningschef i Børn og Unge 3. Om Børn og Unge Børn og Unge er én af seks magistratsafdelinger i Aarhus Kommune og arbejder hver dag med ca børn i dagtilbud, skoler, fritidstilbud, specialskoler samt i sundheds- og tandplejen medarbejdere (ca fuldtidsstillinger), fordelt på ca. 650 arbejdspladser, løser kerneopgaverne for alle kommunens børn og unge i 0-18 års perspektivet. Børn og Unges samlede budget er på ca. 5 mia. kr. - og er i balance. Børn og Unge er organiseret i fire forvaltningsenheder og et ledelsessekretariat, jf. nedenstående organisationsdiagram.

5 Økonomi og Administration 5 Figur 1: Organiseringen i Børn og Unge Forvaltningschefen indgår i chefgruppen, der ledes af direktøren og i øvrigt består af de fire forvaltningschefer samt sekretariatschefen for ledelsessekretariatet. Med visionerne i børne- og ungepolitikken har byrådet i Aarhus sat høje ambitioner for alle børn og unge. For at børnene og de unge kan udfolde deres fulde potentiale og drage mest mulig nytte af Børn og Unges indsatser, skal vi som organisation sammen sætte en tydelig fælles retning i vores stræben efter at nå ambitionerne. Som organisation tror vi på, at Stærkere fællesskaber vil tydeliggøre vores fælles tanke- og værdimæssige afsæt til gavn for vores arbejde med børnene og de unge. Med dette som vores fælles motivation vil vi derfor bygge stadigt Stærkere fællesskaber. Stærkere fællesskaber skaber vi ved at dele viden og erfaringer på tværs, og dermed sammen blive bedre til at finde, vælge og forpligte os på de bedste løsninger, både for det enkelte barn og den enkelte unge samt for de fællesskaber, de indgår i. Sådan vil vi sammen - ledelse og medarbejdere i samspil med forældrene, børnene og de unge - stræbe efter det excellente gennem Stærkere fællesskaber. Arbejdet med at sikre, at visionen bliver til handling, er illustreret i en mental model, kaldet Stærkere fællesskaber. Den mentale model kan sammenlignes med en helhed af perspektiver, der tilsammen er retningsgivende for den underliggende organisation. Nogle af disse perspektiver, der skal ses i sammenhæng, er: Lederen som rollemodel Social kapital 0-18 års perspektivet Vidensbaseret ledelse og praksis Tidlig og forebyggende indsatser Progression for børn og voksne Samskabelse forældre som ressource.

6 Økonomi og Administration 6 Den bærende pointe er, at det er ved at tænke disse (og flere andre) perspektiver ind i en sammenhæng, snarere end ved ensidigt fokus på enkelte områder, at det er muligt at opfylde visionen. Det er Stærkere fællesskaber til gavn for børnene og de unge. Læs om Stærkere Fællesskaber i bilag 2 og 3 samt Børne- og ungepolitikken i bilag Økonomi og Administration (ØA) ØA s centrale mission er at understøtte driften og ledelserne på de mange arbejdspladser, der løser kerneopgaverne til alle børn og unge i kommunen. ØA er kendetegnet ved et højt fagligt niveau og har på områder som økonomistyring, kvalitetsudvikling og målstyring været et foregangsområde ikke bare i Aarhus Kommune men også som inspirationskilde for andre kommunale forvaltninger. Ledelsen af de fem afdelinger i forvaltningen varetages af en ledelsesgruppe, der består af både nye og erfarne ledere. Derfor er en af opgaverne for den nye forvaltningschef at skabe sammenhængskraft/koblinger mellem de forskellige fagligt afgrænsede områder. ØA har til opgave at understøtte driften i Børn og Unge og har derfor en vigtig rolle i forhold til at kommunikere de økonomiske forudsætninger ud i organisationen og være i dialog med ledelse og medarbejderrepræsentanter på områderne. Dette for at sikre både en forståelse for den økonomiske ramme for det pædagogiske arbejde og for at sikre en feed-up tilgang, så udviklingsinitiativer på de enkelte områder understøttes og komplementeres bedst muligt. Et andet væsentligt fokus er at understøtte Børn og Unges arbejde med udvikling af tidlige, forebyggende indsatser og forskningssamarbejde om afprøvning af nye tiltag med henblik på at øge effekten for samme eller færre ressourcer pr. barn/ung. Figur 2: Organiseringen i ØA Økonomi og administration Fællessekretariat Budget og regnskab Pladsanvisning og elevadministration Digitalisering Planlægning ØA er organiseret i fem kontorer med vidt forskellige opgaver og fagligheder og i nogen grad også forskellige kulturer. Budget og Regnskab har som primær opgave at rådgive og orientere om økonomiske forhold og generelt medvirke til en forbedret samlet økonomiløsning i Børn og Unge. Dette gøres via en intern organisering i to faglige enheder og en analyseenhed. Den ene faglige enhed har fokus på revision og bilagsbehandling, den anden faglige enhed har økonomistyring og afrapportering til bl.a. byrådet som sit fokus. Analyseenheden tager sig af større analyseprojekter.

7 Økonomi og Administration 7 Kontoret består af omkring 30 medarbejdere, som i fællesskab arbejder med følgende målsætninger: Sikre, at alle organisatoriske niveauer har klarhed om rammerne for det økonomiske arbejde Udvikling af kompetencer og værktøjer til at håndtere alle sider af økonomiarbejdet Videreudvikling af en organisering, som understøtter økonomiarbejdet Dialog med og information til de budgetansvarlige. Pladsanvisning og Elevadministration har 22 medarbejdere, der sikrer, at de kommunale anvisningsregler indenfor dagtilbudsområdet overholdes, så alle forældre i Aarhus Kommune får tilbudt pasning efter gældende retningslinjer Elevadministration har ansvaret for koordinering af den årlige skoleindskrivning med kommunens skoler samt ansvar for at udsende information til alle forældre med kommende skolebørn omkring distriktsskole, frit skolevalg og mulighed for skolegangsudsættelse. Digitalisering har 27 medarbejdere, der - med afsæt i Digitaliseringsstrategien for 0-18 års området - har fokus på, at digitaliseringen bidrager til at skabe sammenhængende forløb på tværs for medarbejdere, ledere og forældre. Samtidig arbejdes med at udvikle og opbygge de nødvendige digitale kompetencer hos brugerne, og med den organisatoriske kapacitetsopbygning i forhold til itområdet. Børn og Unges digitaliseringsopgaver er at sørge for, at medarbejderne i Børn og Unge har adgang til fornødne it-værktøjer, og som det er besluttet skal stilles til rådighed for medarbejderne. Samtidig skal afdelingen sikre, at Børn og Unges it-anvendelse foregår inden for de love og retningslinjer, der er formuleret på it-sikkerhedsområdet. En anden meget central opgave i afdelingen er ansvaret for frembringelse og formidling af ledelsesinformation (LIS). Der vil i de kommende år være fokus på en gennemgribende digitalisering af såvel folkeskolen som dagtilbuddene. Planlægning har 14 medarbejdere og sikrer grundlag for de nødvendige pladser til byens børn i dagtilbud, skoler og fritidstilbud, så udviklingen i kapacitet passer til den efterspørgsel, som borgere og politikere forventer. Planlægning sikrer udvikling af Børn og Unges fysiske rammer til understøttelse af leg og læring samt sunde og udviklende arbejdspladser. Afdelingen fungerer som bygherre og konsulent på anlægsprojekter og nybyggeri af skoler, dagtilbud og fritidstilbud i kommunen. Planlægning samarbejder på tværs af hele Børn og Unge samt i samspil på tværs af hele kommunen og i relation til eksterne samarbejdspartnere. Afdelingen leverer politisk betjening og rådgivning og medvirker til de bedst mulige administrative løsninger til Byrådet og til Børn og Unges dagtilbud, skoler og fritidstilbud. Fællessekretariatet har -16 medarbejdere, der understøtter alle forvaltningschefer og områdechefer administrativt, juridisk og strategisk. Sekretariatet sikrer helhedssyn på tværs af fællesfunktioner og decentrale enheder samt understøtter Børn og Unges centrale og decentrale enheder i sager af juridisk karakter, der ikke omfatter personale- eller udbudsmæssige forhold.

8 Økonomi og Administration 8 5. Stillingen Forvaltningschefen refererer til direktøren for Børn og Unge og er medlem af chefgruppen, som varetager den strategiske ledelse i Børn og Unge. Som forvaltningschef og chefgruppemedlem løftes et stort medansvar for, at Børn og Unge ledes og styres på grundlag af en koordineret helhedstænkning imellem det store fællesskab i Børn og Unge og det lille fællesskab i egen forvaltning. Stillingen repræsenterer både en leadership- og en managementrolle og det er essentielt for forvaltningschefens succes, at der balanceres og prioriteres relevant og kvalificeret imellem disse roller. Det er et centralt vilkår i stillingen, at forvaltningschefens centrale opgave er at lede fagligt kompetente kontorchefer, der hver især løfter det faglige og driftsmæssige ansvar for deres respektive ressort. Der skal fastholdes en ligeværdighed og balance mellem de fem ressortområder samtidig med, at det også er nødvendigt, at forvaltningschefen har betydelig indsigt i og viden om de kommunaløkonomiske sammenhænge og processer. Forvaltningschefen er bindeled mellem det øverste ledelsesniveau/det politiske niveau og driften. Forvaltningschefen skal sikre det strategiske blik på ØA, så alle områder i Børn og Unge understøttes og udfordres. Den nuværende effektstyring skal fastholdes og videreudvikles og forvaltningschefen forventes at prioritere en konstruktiv dialog og formidling omkring økonomi, budgetter og analyser med de budgetansvarlige. Hermed sikres, at viden og erfaring fra driftsområderne inddrages i arbejdet med strategierne for Børn og Unge (feed-up). Forvaltningschefen er rollemodel for den ledelse og kultur, der sikrer ordentlige samarbejdsrelationer både internt i Børn og Unge samt med de øvrige forvaltninger i Aarhus Kommune. Stillingen handler i al væsentlighed om strategisk ledelse af ledere. Sammenfattende er der tale om en - ud over det sædvanlige - attraktiv og udfordrende ledelsesopgave som strategisk leder og chef i en unik organisation, og forvaltningschefen skal mestre og motiveres af at lede, formidle og styre på strategisk niveau. 5.1 Forvaltningschefens centrale arenaer Forvaltningschefen er en central aktør i mange forskellige rum og relationer, der skaber vilkårene for, at medarbejderne kan skabe de ønskede resultater på kerneopgaven. Ikke mindst følgende opgaver og arenaer er centrale: Børn og Unges chefgruppe; Forvaltningschefen er medlem af chefgruppen, der ledes af direktøren. Forvaltningschefen forventes gennem sin overordnede ledelse af ØA at bidrage til og tage medansvar for løsninger og den overordnede strategiske udvikling og ledelse af hele Børn og Unge. Forvaltningscheferne er hver for sig og chefgruppen samlet helt centrale rollemodeller og formidlere af den ledelse og kultur, der sikrer ordentlige og respektfulde samarbejdsrelationer internt og eksternt. Chef for fem kontorchefer; Forvaltningschefen er nærmeste foresatte og personaleleder for de fem kontorchefer, sparrer og coacher dem og bidrager til deres løbende lederudvikling og -trivsel. Forvaltningschefen skaber resultater med og gennem sine kontorchefer. Forvaltningschefen forventes at samle ØA s ledergruppe i et velfungerende ledelsesteam, der koordinerer og afstemmer initiativer og udviklingen i og mellem afdelingerne.

9 Økonomi og Administration 9 Aarhus Kommunes Økonomichefgruppe (ØSG); Forvaltningschefen deltager i ØSG, som er en tværsektoriel styringsgruppe, der er nedsat af og arbejder med oplæg til kommunens direktørgruppe. Forvaltningschefen yder således også bidrag til og har mulighed for indflydelse på udviklingen af styringen af hele den kommunale organisation. Børn og Unges strategigruppe; Forvaltningschefen indgår - sammen med direktøren, forvaltningschefkollegaer, områdechefer og kontorchefer - i strategigruppen, der bidrager til at sætte retning og fremme fælles mål i Børn og Unge. 5.2 Forvaltningschefens succeskriterier Det er forventningen, at forvaltningschefen på relativt kort tid (6-9 måneder) er lykkedes med især at have: samlet forvaltningens ledergruppe i et velfungerende og ægte lederfællesskab, dokumenteret sig selv som en bidragende holdspiller i alle stillingens mange berøringsflader og samarbejdsrelationer, skabt (yderligere) klarhed om samspillet med og understøttelse af driften - og en tydelig struktur for samarbejdet mellem forvaltningens afdelinger og driften, gjort sig bredt kendt som en person med et stort personligt engagement i og bidrag til Børn og Unges dagsordener (visioner, strategier, værdier, etc.). 6. Den ønskede chefprofil Det er forventningen, at den nye forvaltningschef kan dokumentere allerede succesfuldt at have: ledet ledere med eget driftsansvar, samarbejdet med og betjent en politisk ledelse, beskæftiget sig med koncernstrategisk ledelse på direktions- eller chefgruppeniveau, arbejdet med (og have overordnet indsigt i) overordnet kommunal økonomi. Herudover vil den ledelsesmæssige faglighed stå centralt i udvælgelsesprocessen og særligt vil følgende personlige og ledelsesmæssige karakteristika og kompetencer blive vægtet: Markant gode relationelle kompetencer (og interesse for andre mennesker), som skaber gode samarbejdsrelationer i alle sammenhænge. Den ønskede ledelsesstil er baseret på relationel koordinering med fokus på ordentlighed, nysgerrighed og interesse for inddragelse, dialog og samarbejde Kommunikativ tydelig med en gennemslagskraft, der især er baseret på dialog og på evnen til at formidle, så det skaber tydelighed i forhold til visioner, mål og retning samt følgeskab omkring chefen som person og leder Markant stærke analytiske og strategiske kompetencer, der sikrer evnen til at agere og lede kompetent i stor kompleksitet Smittende engagement og energi samt en stor personlig arbejdskapacitet, der skaber liv, gejst og glæde - og en effektiv og produktiv kultur Troværdig og tillidsvækkende person, der hviler i sig selv og som kan udvikle positive samarbejdsrelationer og her navigere og mediere, når situationen kalder på det.

10 Økonomi og Administration Ansættelsesvilkår Løn efter kvalifikationer og ud fra gældende chefklassificeringsaftaler. Lønnen udgør ca. kr årligt ekskl. pension. Der forventes tiltrædelse 1. november Proces- og tidsplan Aktivitet Tidspunkt Ansøgningsfrist , kl Udvælgelse af kandidater , kl Indledende samtaler Test, personvurdering og referencer Individuel samtale mellem finalekandidater og direktør Mellem 1. og 2. samtalerne Mellem 1. og 2. samtalerne Rapportering og anden samtalerunde Forhandling Fremsendelse af indstilling til Magistraten Magistratsbehandling Tiltrædelse