Arbejdsmarkedsuddannelse

Transkript

1 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger /16 September 2016

2

3 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Indholdsfortegnelse 1 Formålsbeskrivelse Deltagerinformation Hvorfor bruge Excel? Hvad bruges et regneark til? Grundbegreber i Excel Projektmappen Skærmbilledet i Excel Titellinje Fanen Filer Hurtig adgang Båndet Kontekstværktøjer Tips til båndet Kolonner, rækker og celler Den aktive celle Brug musen Brug tastaturet Oversigt over tastaturkommandoer Budget tekst, tal og formler Indtastning af data Tekst Tal Opbygning af formler Sådan indtastes formler Fejlkontrol Test af formler Ændring af indtastninger Kopiere eller flytte data Fremgangsmåde ved klip og kopiér Kopiering med mus Kopiere og flytte formler Kopiering af formler relative celleadresser KNord Side 3

4 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Flytning af formler Gem regnearket Hvad skal regnearket hedde? Hvilket drev skal det gemmes på? Hvilken mappe skal regnearket gemmes i? Gem Gem som Opgaver Rejseafregning - Talformatering Formateringskommandoer Procedure ved formatering Sådan formaterer du celler Talformater Sådan formateres tal til en anden visning Fjerne formater Kopiere formater Sådan bruges Formatpensel Opgaver Formatering, udseende Fremhævelse af tekst Sådan ændres tekstens udseende Placering af data (justering) Vandret og lodret justering samt retning Sådan ændres justering Flet og centrer Sådan centreres på tværs af kolonner Tekst i flere linjer Brug af streger, mønstre og farver Sådan indrammes celler med streger Kanter via knapper Ændring af kolonnebredde Sådan ændres kolonnebredden Indsætte eller slette kolonner og rækker Side 4 KNord

5 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Sådan indsættes rækker eller kolonner Sådan slettes rækker eller kolonner Opgaver Budget Sideopsætning, Autosum Fyld serie Brug musen til Fyld serie Sådan bruges Fyld serie Brug af Autosum Sådan bruges SUM Udskriv regnearket Udskrift med sidehoved og sidefod Centrere vandret og lodret Papirretning Tilpasse størrelsen på regnearket Margener Hvad skal udskrives Før du udskriver Opgaver Hjælp Hvad indeholder Hjælp? Hvis du ikke ved, hvor du skal starte Hjælp til den aktuelle opgave Opgaver Valgresultater - Funktioner Spar tid med indbyggede funktioner Brug af funktioner Sådan bruges en funktion Hjælp til funktioner Statistiske funktioner MIN, MIDDEL og MAKS Sådan bruges MIN, MAKS, MIDDEL Opgaver Valutaberegning Absolut reference Absolutte cellereferencer KNord Side 5

6 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Brug F4 til at skabe absolutte referencer Opgaver Adresseliste - Sortering Sortering af data Sortér data efter en enkelt kolonne Sortér data efter flere kolonner Frys ruder Midlertidige beregninger Opgaver Søgning efter oplysninger Brugerdefineret søgekriterium Beregninger i filtrerede lister Datapræsentation - Diagram Diagrammer Diagrammets opbygning Oprettelse af diagram Sådan oprettes et diagram Opgaver Familiens budget Afsluttende opgave Ekstraopgaver Oversigt over genvejstaster Flytte cellemarkeringen Markér tekst Andre genvejstaster Stikordsregister Side 6 KNord

7 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 1 Formålsbeskrivelse Deltageren kan oprette nye og redigere eksisterende regneark samt oprette enkle formler og foretage flytning og kopiering heraf under hensyntagen til regnearkets opbygning. Desuden kan deltageren formatere et regneark, så det er præsentabelt og overskueligt, og sortere og filtrere data i eksempelvis kundelister, lageroptegnelser, prislister eller varefortegnelser samt definere sideopsætning til udskrivning af regneark. Deltageren har opnået viden om regnearksprogrammets opbygning og anvendelsesmuligheder og kan åbne, gemme og udskrive regnearksmodeller. Desuden kender deltageren konsekvenser for beregninger, når der er brug for at arbejde med både tekst, tal og formler i regnearket og kan ændre i en færdig regnearksmodel, så denne bliver mere overskuelig ved hjælp af flytte-, kopiere- og redigerefunktioner. 2 Deltagerinformation Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i denne rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Bagest er der et stikordsregister, hvor du kan slå fagudtryk og mere dagligdags udtryk op. En oversigt over tastaturet kan du få ved at henvende dig til underviseren. En opgavedel Normalt vil der være en bestemt opgave, du skal løse plus nogle valgfrie opgaver. Du skal vælge de opgaver, der er mest nærværende for dig. Det er ikke meningen, at du skal løse alle opgaver. På hver opgave kan du se, hvilket problemfelt opgaven tilhører: Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem KNord Side 7

8 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Huskesedler Til støtte ved løsning af opgaverne kan du bruge huskesedlerne, som er placeret særskilt. For de fleste vil det være en god idé at tage huskesedlerne ud af mappen, så det er muligt at se opgave og huskesedler samtidigt. Hvis du sidder fast, skal du kalde på din underviser og få forklaret problemet, så du kan komme videre i din opgaveløsning. Fordelene ved at arbejde på den måde er, at du: vælger at løse opgaver, der ligger tæt op ad dine daglige opgaver - dermed får du lært det rigtige for dig lærer programmets fagudtryk, så du kan anvende den elektroniske Hjælp-funktion lærer selv at dele en opgave op i mindre dele er meget aktiv og dermed bevidst om, hvad der skal til for at løse et problem I den beskrivende del vil der være henvisninger til relevante huskesedler - på følgende måde. Udskriv Huskesedlerne er opbygget efter følgende retningslinjer: Betegnelsen Vælg betyder, at du skal bruge båndet (nogle gange vil resultatet blive det samme ved et højreklik med musen). Navne på faner, knapper, dialogbokse m.v. er angivet med kursiv skrift, f.eks. Vælg fanen Filer - Udskrivning. Når du skal trykke på to taster samtidig, er det f.eks. angivet sådan: Tryk på Ctrl + S. Det betyder, at du trykker Ctrl-tasten ned, samtidig med at du trykker på S-tasten. Derefter slipper du igen begge taster. Ofte vil der på huskesedlerne være angivet flere måder at udføre funktionen på, men ikke alle måder. Hvis du vil bruge genvejstaster, kan du se metoden på oversigten over genvejstaster. Hvis metoden ved hjælp af båndet er beskrevet, kan du holde Alt-tasten nede og trykke på det understregede bogstav der kommer frem ved fanen eller den knap der skal bruges på den måde kan du se/gætte en masse tastaturgenveje. Hvis der i opgaverne er vist billeder, skrifttyper m.v., som du ikke har installeret på din pc, så vælger du blot en af de muligheder, som du har til rådighed. Brug den indbyggede hjælpefunktion flittigt, hvis der er ting, du er i tvivl om. Side 8 KNord

9 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 3 Hvorfor bruge Excel? Excel er et program et regneark som kan erstatte din blyant, dit papir og din lommeregner som værktøj ved beregninger og analyser. Et regneark kan opfattes som et gigantisk stykke kvadreret papir men selvfølgelig elektronisk. I Excel består hvert ark af godt 16 millioner kvadrater. Fuldstændig som med et almindeligt stykke kvadreret papir kan du skrive i det. Men du behøver ikke at gribe ud efter regnemaskinen for at udføre beregninger og skrive dem ind på dit papir. Regnemaskinen er nemlig indbygget i enhver af de mange kvadrater. Og hvis du ændrer på et af de tal, der indgår i din beregning, ændres det skrevne resultat straks. Ud over at være et meget fleksibelt værktøj til beregninger og modelbygning, så kan du også præsentere dine data grafisk og derved få en bedre oversigt over dine data. 3.1 Hvad bruges et regneark til? I dag bruges regneark af mange forskellige mennesker til mange forskellige opgaver, som f.eks. kunne være: Bogholdere bruger det til lave beregninger på tværs af regnskaber. Økonomer bruger f.eks. regneark til budgetkontrol, budgettering, og investeringsplanlægning. Regneark bruges også til produktionsplanlægning og kalkulation af salgspriser. Forskere bruger bl.a. regnearket til statistiske formål som for eksempel til at afgøre, om der er sammenhæng mellem dataene i en datamængde eller ej. Dette er kun nogle enkelte eksempler på de mange forskelligartede opgaver, som regneark bruges til. Man kan sige, at de fleste af de forretningsmæssige, finansielle, statistiske og videnskabelige problemer, der kan løses ved brug af papir og blyant, er regnearksproblemer. KNord Side 9

10 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Side 10 KNord

11 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 4 Grundbegreber i Excel Inden du går i gang med at arbejde med regnearket, er der lige et par ting, du skal introduceres til såsom skærmbilledets opbygning o.l. 4.1 Projektmappen Et dokument i Excel kaldes en Projektmappe. En projektmappe kan opfattes som et ringbind, der kan gemme al vigtig information om et projekt, en salgsrapport, et budget eller alle mulige andre data, som du har brug for at holde styr på og gemme. Ligesom et almindeligt ringbind består hver projektmappe af mange forskellige enkeltark. Hvert ark kan indeholde tal, tekst og diagrammer eller andre former for grafik. 4.2 Skærmbilledet i Excel Excel er opbygget efter samme skabelon som de øvrige programmer i Microsoft-pakken med båndet øverst. Hurtig adgang Skærmbilledet i Excel ser således ud: Båndet Titellinje Knapper Navneboks Formellinje Cellemarkør Dialogboksstarter Arkfaner Statuslinje Rulleskakter KNord Side 11

12 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Excel styres fra båndet. Alt, hvad du kan foretage dig i programmet, kan findes på en af fanerne i båndet. Bare klik på en af fanerne og vælg en knap. Båndet tilbyder dig de mest brugte funktioner, der er begravet flere menuer eller dialogbokse nede i dialogboksstarteren. Ved at lade musemarkøren hvile på en knap et øjeblik kommer knaphjælpen frem. Det er en lille boks, der kort fortæller, hvilken funktion knappen har Titellinje Titellinjen ses øverst i skærmbilledet og viser dig den aktuelle projektmappes navn. I eksemplet herover er projektmappen endnu ikke gemt og derfor står der Mappe Fanen Filer Her er de mest almindelige funktioner placeret. Det er her du finder ting som Åbn, Gem og Udskriv. Det er også her, du under Indstillinger kan ændre de almindelige indstillinger Hurtig adgang Hurtig adgang er placeret til venstre i titellinjen. Som standard er der Gem og fortryd knapperne. Du kan selv tilpasse den ved at klikke på den lille pil yderst til højre Båndet Båndet består af faner, som er opdelt inden for bestemte områder. Under fanerne er der igen opdelt i grupperinger inden for bestemte områder. Under disse grupperinger er der knapper, som kan udføre handlinger. I nogle grupper kan der være en dialogboksstarter. Når der klikkes på den, kommer der flere muligheder frem for den gruppe. Side 12 KNord

13 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Kontekstværktøjer Kontekstværktøjer er værktøjer, der kommer frem til højre for de almindelige faner i båndet. Det kan være en enkelt fane, eller flere faner som vist ovenfor. Hvis du har lavet f.eks. et diagram, og markerer det igen, vil kontekstværktøjerne komme frem igen Tips til båndet Tips Hvis du vil vise/skjule båndet vise båndet midlertidigt se dialogbokse så dobbeltklik på en fane enkeltklik på en fane klik på dialogboksstarteren i højre side af hver gruppe tilføj dem til værktøjslinjen Hurtig adgang have hurtig adgang til de ikoner, du bruger mest ved at klikke på den lille pil yderst til højre, og vælg så hvad du vil have tilføjet have hjælp klik på i højre side eller F1 4.3 Kolonner, rækker og celler Arket består af et gitter af kolonner og rækker (se figuren herunder). Kolonnerne løber lodret og er navngivet alfabetisk, startende med A. Rækkerne løber vandret og er navngivet med tal (1, 2, 3 og så videre). KNord Side 13

14 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Aktiv celle Kolonner Rækker I toppen af arket kan du se, hvilken kolonne markøren står i f.eks. A, B osv. Tilsvarende findes rækkenummeret ved at kigge i arkets venstre side. Skæringen mellem en kolonne og en række kaldes en Celle. I Excel (og alle andre regneark) foregår det meste af arbejdet i cellerne. Hver celle er navngivet efter den kolonne og den række, som danner den. Dette kaldes celleadressen eller cellereferencen. I figuren ovenfor har den aktive celle den celle der er peget ud adressen C5.! Hver celle udgør en selvstændig enhed, som f.eks. kan formateres uafhængig af de andre celler Den aktive celle Celle A1 er den aktive celle, når du første gang åbner et regneark en projektmappe. Du kan kende den aktive celle på dens mørke kant. Den aktive celle (eller celler) er den, der påvirkes af, hvad du indtaster eller af hvilke kommandoer du måtte vælge (f.eks. en formatkommando). De data, du indtaster, gemmes i den aktive celle og kun i den aktive celle. Den aktive celle er A2 Når du vælger en anden celle, bliver den til den aktive celle. Du kan markere celler både med musen og med tastaturet Brug musen Hvis du vil gøre en anden celle aktiv, så skal du bare klikke på den. Side 14 KNord

15 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Hvis du vil flytte til en del af regnearket, som du ikke kan se på skærmen, så bruger du rulleskakterne Brug tastaturet I stedet for musen kan du med fordel bruge tastaturet, når du bevæger dig rundt i regnearket. I dette tilfælde bruger du hovedsagelig piletasterne og de 2 taster PageUp og PageDown. Cellemarkøren flytter i den retning, som piletasten viser. Hvis du bliver ved med at holde piletasten nede, så fortsætter cellemarkøren med at flytte i piletastens retning, indtil du slipper tasten igen. Når markøren kommer til kanten af skærmen, så fortsætter arket med at rulle i pilens retning, med cellemarkøren synlig på skærmen Oversigt over tastaturkommandoer! Tastenavne, der adskilles af et plustegn (+), betyder, at du skal holde den første tast nede, trykke på den anden tast og derefter slippe begge taster. Tastenavne, der adskilles af et mellemrum, betyder, at du først skal trykke og slippe den første tast, hvorefter du skal trykke og slippe den anden tast. Tryk på eller eller Ctrl+ Ctrl+ Enter Home End End End End Ctrl+Home Ctrl+End PG UP PG DN For at Flytte cellemarkøren en række op eller ned Flytte cellemarkøren en kolonne mod venstre eller højre Flytte cellemarkøren til: Den første udfyldte celle, hvis der startes i en tom celle Den sidste udfyldte celle, hvis der startes i en fyldt celle Flytte cellemarkøren en række ned Flytte cellemarkøren til kolonne A i den aktive række Som Ctrl+ og Ctrl+ Som Ctrl+piletaster blot i lodret retning Flytte cellemarkøren til celle A1 i det aktuelle ark Flytte cellemarkøren til nederste, højre hjørne af det udnyttede arkområde Flytte cellemarkøren det antal rækker op eller ned, som aktuelt kan ses i vinduet KNord Side 15

16 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Side 16 KNord

17 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 5 Budget tekst, tal og formler Excel er jo designet til at lave alle mulige beregninger. Det kan f.eks. være, at du vil: lave en beregning over, hvor meget din bil kører pr. liter have overblik over, hvor mange penge der er tilbage på din bankkonto undersøge, hvor meget løn du har til gode beregne, hvor mange procent rabat du får ved en prisnedsættelse lave en kort oversigt over firmaets resultatopgørelse foretage andre simple beregninger, hvor du normalt ville bruge en lommeregner Indtastet tekst januar februar marts april Indsat af Mogens Indsat af Karin I alt indsat Udgifter Husleje Indtastet tal Beregnet ved hjælp af formler Når du vil lave en beregning i Excel, er der en procedure du kan følge (punkt 1-3 er de vigtigste): 1. Indtast tekster 2. Indtast tal 3. Lav formler 4. Formatér eventuelt 5. Test modellen for at se om formlerne virker 6. Gem projektmappen og udskriv evt. arket! Du kan evt. starte med at gemme regnearket, for så gemmer Excel det som standard hvert 10. minut, så du ikke mister for meget, hvis computeren skulle gå ned. Det første, der skal gøres, er at oprette et nyt regneark en ny projektmappe for overhovedet at kunne arbejde. En ny projektmappe oprettes ved at starte Excel - eller, hvis Excel allerede er startet, ved at vælge fanen FILER, Ny, Tom projektmappe Når arbejdet er færdigt, skal projektmappen gemmes og lukkes. Vil du arbejde i en eksisterende projektmappe, kan en sådan naturligvis åbnes. Projektmappe KNord Side 17

18 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 5.1 Indtastning af data Et regneark opbygges, som allerede nævnt, ved at indtaste data f.eks. tal, tekst og formler. Du kan indtaste data på to måder i regnearket. Du indtaster data direkte i cellen (kan også gøres i formellinjen). Når du indtaster data vises annuller- og bekræftelsesknappen. Formellinjen Når du er færdig med indtastningen i en celle, skal indtastningen bekræftes. Det fortæller Excel, at indtastningen er færdig, og at du er klar til at udføre den næste handling. En indtastning kan bekræftes på en af følgende måder: Tryk på Enter Tryk på eller klik uden for cellen. Klik på bekræftelsesknappen. Når du bekræfter en indtastning, gemmes dataene i cellen ikke før. Der kan selvfølgelig også ske det, at du fortryder din indtastning. Så skal den annulleres. Når du annullerer en indtastning, fjernes indtastningen, så cellen er tom (eller har det tidligere indhold). Mens du indtaster data, kan du annullere en indtastning på en af følgende måder: Tryk på Esc Klik på annuller knappen,.! Mens du indtaster data i en celle, kan du ikke udføre andre opgaver, før du har bekræftet eller annulleret indtastningen. Hvis du vil fortsætte med noget andet, skal du enten annullere eller bekræfte indtastningen Tekst Tekst i et regneark har et beskrivende formål. Tekster bruges f.eks. som overskrifter til kolonner eller rækker eller til at beskrive indholdet af en enkelt celle. Når du starter din indtastning i en celle med et bogstav, betragter Excel indtastningen som tekst, og denne venstrestilles i cellen. Hvis du ønsker et tal behandlet som en tekst, f.eks. et årstal der skal stå som en overskrift, kan du anvende en apostrof, inden du indtaster årstallet i cellen. Indtastning af tal og tekst Side 18 KNord

19 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Tal Da et regneark, som navnet antyder, er designet til at regne, er det selvfølgelig tal og regneformler, der er det vigtigste i et regneark. Og det er uhyre vigtigt, at tal og formler indtastes korrekt. Ellers regnes der forkert. Tal og formler - numeriske indtastninger - kaldes værdier. Værdier kan være tal, formler eller funktioner. Formler beregner eller kombinerer tal og tekst. Funktioner er indbyggede formler, som udfører beregninger med tal og tekst. Tal indtastes simpelthen ved at indtaste dem. Tal anbringes (justeres) altid til højre i cellen.! Hvis du senere ønsker at regne med de tal, du har indtastet, er det vigtigt, at du ikke selv skriver f.eks. kr. sammen med tallet. Senere lærer du at formatere tallet, så det vises med f.eks. kr. Indtastning af tal og tekst Opbygning af formler For at gøre opstillingen færdig og funktionsdygtig skal der tilføjes de formler, der skal beregne. Du kan selv opbygge dine formler ved brug af de fire regnearter addition (+), subtraktion (), multiplikation () og division (/) samt parenteser. Ved opbygning af formler følger Excel de normale regneregler og reglerne for rækkefølge for beregninger. Først udregnes parenteser Dernæst udregnes udtryk med multiplikation og division Til slut trækkes fra og lægges til Et eksempel: 3*(2+3)-1=14 Parentesen udregnes som 5, 3*5 udregnes som 15 og endelig udregnes 15-1=14. For at få Excel til at regne skal du altid starte din indtastning i cellen med et lighedstegn. Der er flere muligheder se evt. i hjælpen men et godt råd er altid at starte med lighedstegn =. Du indtaster en formel i en celle på samme måde, som du indtaster data i arket. Når du har indtastet formlen, vises formlen i formellinjen, og resultatet af beregningen ses i selve cellen. KNord Side 19

20 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Formlen Resultatet Fordelen ved at bruge formler i regnearket er, at dine data bliver dynamiske. Når du ændrer de data, som formlen refererer til, genberegnes resultatet med det samme. Men det kræver, at formlerne opbygges, så de arbejder på indholdet af celler. Det gøres ved at bruge cellens adresse, f.eks. A2 i formlen i stedet for dens værdi, som f.eks. kunne være 220. Se eksemplet nedenfor. EKSEMPEL! Det er vigtigt altid at bruge celleadresser (cellereferencer) i dine formler Sådan indtastes formler Markér den celle, hvori du vil indtaste formlen Indtast regnefunktionen (=) for at begynde på formlen Indtast celleadresser (eller klik på cellerne), regnefunktioner (+, -,, /) og om nødvendigt parenteser Tryk på Enter for at afslutte indtastningen af formlen Hvis der i cellen kun vises #####, må du udvide kolonnen for at kunne se resultatet! Hvis programmet ikke accepterer formlen, må du kontrollere din indtastning, rette i formlen eller skrive formlen på ny. ØVELSE: Prøv at indtaste det lille eksempel ovenfor i cellerne A2, A3 og A Fejlkontrol Når du har lavet din formel, kan du opleve, at Excel sætter en lille grøn trekant i hjørnet af cellen. Det sker, når Excel mener, at der KAN være en fejl i formlen. Excel har foretaget fejlkontrol. Side 20 KNord

21 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Når du klikker i den pågældende celle med markøren, viser Excel knappen fejlkontrol på denne og Excel vil oplyse, hvad der eventuelt kan være forkert ved den pågældende formel:. Klik Opbygning af formler Test af formler Når du er færdig med at udforme din model, og har indtastet de relevante formler, er det tid til at teste modellen, for at se om den fungerer korrekt. Du undersøger dine formler ved at placere markøren på cellen og aflæse formlen i formellinjen. Ved mindre komplicerede modeller foregår testen simpelthen ved at ændre nogle af tallene i regnearket, og iagttage om de resultater, som formlerne skal beregne, ændrer sig tilsvarende. Hvis det ikke er tilfældet, må du korrigere i de relevante formler og derefter indsætte nye værdier osv.! Når du er færdig med at teste, så husk at indtaste de originale data igen Ændring af indtastninger Som nævnt er det vigtigt at indtaste data korrekt. Men hvis (når) du laver en fejl, så er det selvfølgeligt også muligt at rette den. Du har 3 muligheder Erstatte hele indholdet Rette en del af indholdet Slette hele indholdet Markér cellen og tast den nye værdi Markér cellen og tast F2 (eller klik i formellinjen) og foretag redigering med brug af piletaster, Delete og/eller Backspace Markér cellen og tast Delete Indtastning af tal og tekst KNord Side 21

22 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 5.2 Kopiere eller flytte data Når du har indtastet tekst, tal eller formler, kan det jo være, at du skal bruge de samme et andet sted i regnearket. Du har mulighed for at kopiere eller flytte data fra én celle til en anden, eller du kan kopiere eller flytte et helt område af celler til et andet område. Der er jo ingen grund til at indtaste de samme data eller formler igen og igen, når de blot kan kopieres. Når du flytter eller kopierer et område af celler, kan du vælge den nye placering ved blot at markere en enkelt celle. Denne celle er områdets øverste venstre celle. Programmet udfylder det nye område ud fra denne celle.! Det gamle indhold i disse celler erstattes med det nye. Der er mange muligheder for at flytte eller kopiere data m.m. Du kan bruge musen, tastaturet, fanen HJEM og knapperne i gruppen Udklipsholder I forbindelse med flytning / kopiering bruger Excel Udklipsholderen. Denne er der adgang til via dialogboksstarteren Hvad enten du ønsker at flytte eller kopiere, så er princippet det samme: Fremgangsmåde ved klip og kopiér Markér kildedata Vælg klip eller kopiér Markér destinationen*) Vælg Sæt ind *) hvis kildedataene består af en blok af celler, er destinationen den celle, der skal være øverste, venstre hjørne i destinationsområdet. Flyt og kopiér Side 22 KNord

23 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger EKSEMPEL Kildeområde Øverste, venstre hjørne af destinationsområdet Destinationsområdet Kopiering med mus I Excel har du også mulighed for at bruge din mus i forbindelse med kopiering af data. Det er dog en betingelse, at cellen med kildedata og de celler, der skal kopieres til, ligger lige ved siden af hinanden. Dette er meget anvendeligt, når du har brug for at udfylde et antal celler med det samme tal eller den samme tekst. Funktionen er også meget anvendelig, når du skal beregne totalen for et antal rækker eller kolonner. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg cellen, der indeholder de data, der skal kopieres 2. Placér musemarkøren i det nederste højre hjørne af cellen. Markøren bliver til et lille, fedt kryds 3. Træk og markér de celler, som dataene skal kopieres til. Flyt og kopiér ØVELSE: Find huskesedlen til flyt og kopiér. Afprøv de forskellige muligheder for at flytte og kopiere ud fra ovenstående eksempel. KNord Side 23

24 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse EKSEMPEL Formlen til total 1. kvartal skal kopieres til de andre kolonner Placér markøren i nederste højre hjørne af cellen. Hold musetasten nede og træk til de celler der skal kopieres til Flyt og kopiér 5.3 Kopiere og flytte formler Kopiering af formler relative celleadresser I regnearket herunder vises beregningen af salgsprisen for en spegepølse og en rullepølse. Salgsprisen fremkommer ved at lægge materialeudgifterne, arbejdslønnen og fortjenesten sammen. Mens udgifterne er forskellige for de to pølser, så er den formel, der bruges til at beregne salgsprisen, den samme. Den eneste forskel på formlerne er, at spegepølsens salgspris beregnes ved formlen =B13+C13+D13, mens rullepølsens salgspris beregnes ved formlen =B14+C14+D14. Når du kopierer formlen fra E13 til E14 ændres formlen automatisk fra =B13+C13+D13 til =B14+C14+D14. At Excel giver dig mulighed for at kopiere formlen fra E13 til E14, og stadig opnå det korrekte resultat, skyldes måden Excel opfatter formlen på. Side 24 KNord

25 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Excel opfatter i virkeligheden formlen som læg de 3 celler sammen, som er til venstre for denne formel. Så når du kopierer formlen til andre celler, hvor du vil have foretaget den samme type beregning, så tilpasser Excel cellereferencerne, så de passer til den aktuelle placering af formlen. Denne funktion vil vi bruge, når budgettet skal udvides til at dække hele året. Formler kopieres og flyttes på samme måde som andre data enten ved brug af menuen Rediger og så den passende funktion eller ved brug af musen. Når du kopierer en formel, der indeholder celleadresser, justeres adresserne til de nye positioner på arket. Adresser, der justeres, når du kopierer dem, kaldes relative referencer. En relativ reference kan være en adresse, som f.eks. B25. ØVELSE: Afprøv eksemplet med pølsepriser Flytning af formler Når du flytter en formel eller de data, den refererer til, foretages de nødvendige ændringer automatisk i Excel, så formlen stadig refererer til de samme data. Hvis jeg, som vist herunder, har min formel stående i celle A4 og flytter den til B4, så tilpasses den automatisk, så den stadigvæk lægger A2 og A3 sammen. Flyt og kopiér 5.4 Gem regnearket Når modellen er færdig, er det på tide at få gemt regnearket. De data, du indtaster i et regneark, er kun midlertidigt gemt i computerens interne hukommelse, indtil du gemmer dem. Hvis strømmen til computeren afbrydes - eller du laver en fejl, således at regnearket slettes/ødelægges - vil arbejdet med dette regneark være spildt, hvis ikke du har gemt det. Dette sker kun, hvis du ikke har gemt det fra start. Det er derfor en god idé, at når du vil oprette et nyt regneark, så starter du med at gemme det. Så vil det automatisk blive gemt hvert 10. minut som standard. Første gang du gemmer et regneark, skal du tage stilling til 3 ting: Hvad skal regnearket hedde? Hvilket drev skal det gemmes på? Hvilken mappe skal det gemmes i? KNord Side 25

26 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Hvad skal regnearket hedde? Du kan give dine regneark beskrivende navne, f.eks. Privatbudget Hansen. Du kan bruge alle kombinationer af bogstaver, tal, -(bindestreg), mellemrum og _(understregning) i et filnavn Hvilket drev skal det gemmes på? C:\ = harddisken på den computer du arbejder ved. D:\ = CD-rom drev på den computer du arbejder ved. Der kan ikke automatisk gemmes her. Hvis din computer er koblet til et netværk, vil der desuden være drev, der henviser til andre drevbogstaver f.eks. H:\ eller F:\. Antallet af drev og deres betegnelse afhænger af, hvordan netværket er sat op Hvilken mappe skal regnearket gemmes i? Til slut skal du vælge, hvilken mappe dit regneark skal gemmes i. Vælg enten en eksisterende mappe eller opret en ny Gem Når du vil gemme et regneark, der ikke har været gemt før, anvendes fanen FILER, Gem eller. Regnearket gemmes og bliver stående på skærmen.! Hvis man anvender denne funktion på et allerede lagret regneark, vil regnearket uden varsel blive gemt under samme navn. Hvis regnearket allerede er lagret, og man vælger gem-funktionen, vil den eneste ændring på skærmen være et timeglas. Hvor længe timeglasset kan ses vil afhænge af regnearkets størrelse. For at sikre sig mod tab af data ved f.eks. strømafbrydelse bruges denne fremgangsmåde undervejs i arbejdet Gem som Når du vil gemme et tidligere lagret regneark under et nyt navn, skal du bruge fanen Filer, Gem som, Computer, Dokumenter. Udpegning af gemmested/mappen kan gøres hurtigere hvis du lige har gemt i mappen, da tidligere mapper vises på skærmen. Regnearket vil også her blive på skærmen efter lagringen.! Det kan være en fordel at gemme filen i et tidligere filformat, hvis man arbejder sammen med nogle, som ikke har Office 2013 Projektmappe Side 26 KNord

27 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger EKSEMPEL Her vælges placeringen af filen Her skrives filnavnet! Som standard er Excel opsat til at gemme hvert 10. minut. Hvis du ønsker, at der skal gemmes hyppigere, kan dette ændres under fanen FILER, Indstillinger, Gem. KNord Side 27

28 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 5.5 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Budget Resultatopgørelse Resultatopgørelse fortsat Elforbrug Indeholder bl.a. Indskrivning af tekst, tal og formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Åbn fil, indskrivning af formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Åbn fil Indskriv tekst og formler Gem under andet navn Indskrivning af tekst, tal og formler Hvis du har lavet noget, der ser galt ud så brug fortryd knappen. Den kan jo fortryde flere handlinger tilbage Husk altid at starte en formel med et lighedstegn = I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Projektmappe Indtastning af tal og tekst Opbygning af formler Flyt og kopiér Side 28 KNord

29 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler. Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem. Budget Opstillingen er en del af et budget for en lille familie. Tallene er frit opfundne, og de kan måske virke urealistiske. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket. Lav formlerne, der beregner I alt ind, I alt ud, Overskud og 1. kvartal. Det er i de grå områder. Du skal ikke sætte kanter/streger omkring eller andet, men udelukkende koncentrere dig om indtastning af tekst, tal og formler. Gem regnearket under filnavnet Budget og luk det. KNord Side 29

30 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Indskriv formler. Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem. Resultatopgørelse Åbn projektmappen Resultatopgørelse Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: Bruttofortjeneste = Nettoomsætning minus vareforbrug Indtjeningsbidrag = Bruttofortjeneste minus kontante kapacitetsomkostninger Resultat før renter = Indtjeningsbidrag minus afskrivninger Årets resultat = Resultat før renter minus renteomkostninger Aktiver i alt = Anlægsaktiver + omsætningsaktiver Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen. Gem projektmappen og luk den. Side 30 KNord

31 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Indskriv tekst og formler. Gem under andet navn. Resultatopgørelse fortsat.. Åbn filen resultatopgørelse som du lavede i sidste opgave Indskriv teksten i rækkerne 20, 21 og 22 Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: Afkastningsgrad = Resultat før renter gange 100 og divideret med Aktiver i alt Overskudsgrad = Resultat før renter gange 100 og divideret med Nettoomsætning Aktivernes omsætningshastighed = Nettoomsætning divideret med Aktiver i alt Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen Gem projektmappen som resultatopgørelse ny og luk den. KNord Side 31

32 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Indskriv tekst og formler. Elforbrug i virksomhed Opret en ny projektmappe. Opstil regnearket som vist herover. Der er formler i kolonnen med forbrug kw. Lav kolonnerne bredere ved at trække med musen mellem kolonnebogstaverne øverst. Bevæg markøren så den peger direkte på den linje, der adskiller kolonnen fra den næste. Musemarkøren skifter udseende til, når du rammer rigtigt. Det er vigtigt, at du indtaster i kolonnerne A, B, C, D og ikke springer nogen over. Indtast tekst og tal. Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: forbrug kw = Slut måler Start måler Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen. Gem projektmappen som Elforbrug og luk den. Side 32 KNord

33 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 6 Rejseafregning - Talformatering Nu har du arbejdet med det vigtigste i regnearket, nemlig formler. Dine opstillinger har opfyldt formålet, som var at regne noget ud. Du skal nu arbejde med talformatering som gør, at det bliver nemmere at arbejde med og aflæse dine regnearksopstillinger. Det kan f.eks. gøre det nemmere for læseren, hvis der er vist om tallene er angivet i kroner, $ eller Euro, eller det kan være, at et bestemt antal decimaler eller måske separatortegn (tusindtalsseparator) gør tallene nemmere at læse. I dette afsnit vil der blive sat fokus på tallene og deres fremtræden. Desuden vil vi se på, hvordan man kan genbruge en formatering ved at kopiere den fra én celle til en anden. Her er vist en rejseafregning, som er formateret med datoformat, decimaler, separatortegn og kroneangivelse: Dato indtastet som og formateret 2 decimaler og separatortegn og typografien Revision kr. formateret ind i cellen med typografien Revision 6.1 Formateringskommandoer Al formatering foretages ved hjælp af Båndet og fanen HJEM. Her er bl.a. knapper til skilletegn, antal decimaler, valutaformatering m.v. Du kan også klikke på dialogboksstarter, her kan du foretage alle indstillinger under et. Og så får du følgende billede (den aktive fane afhænger af, under hvilken del du klikker på dialogboksstarteren). KNord Side 33

34 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Faneblade 6.2 Procedure ved formatering Generelt kan man sige, at forløbet i arbejdet med et regneark kan opdeles i to faser. Første fase omfatter selve indholdet på arket. Den grundlæggende struktur i regnearket er f.eks., hvor mange kolonner og rækker opstillingen skal gå over. Endvidere indtastning af de variable data, og hvor og hvordan regnearket skal lave forskellige udregninger. Anden fase omfatter udseendet af regnearket - formateringen Sådan formaterer du celler Markér de celler du vil formatere Vælg faciliteterne til formatering Foretag ændringerne til formatet! Alt arbejde med formatering foregår efter princippet: MARKÉR - AGÉR 6.3 Talformater Ofte vil du have forskellige slags tal i et regneark. Det kan f.eks. være, at nogle tal i regnearket er udtryk for procentsatser, andre tal angiver et kronebeløb, og atter andre viser et antal enheder, måske sofaer. For at gøre tallene mere beskrivende formateres de med hver sit talformat, som vist i nedenstående eksempel: Side 34 KNord

35 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger EKSEMPEL Et tal kan således se anderledes ud end den faktiske værdi, som er indtastet i cellen, afhængig af det valgte talformat. F.eks. gemmer regnearket talværdien 0,15 i celle C5, men viser tallet som 15%. Ved at bruge talformater sikrer du konsistens i hele regnearket. Samtidig kan du spare dig selv for mange indtastninger af symboler, såsom krone-tegn, punktummer, parenteser osv. sammen med tallene. Der findes forskellige typer af talformater i Excel. Inden for den enkelte type kan der findes undertyper, som også skal vælges. Herunder er vist en oversigt over de mest almindelige talformater sammen med en beskrivelse af, hvorledes de virker. I eksempelfeltet vises tallet 1234,567 formateret på de forskellige måder. Format Eksempel Sådan virker det Standard 1234,567 Viser tallet som du taster det. Hvis du skriver et stort decimaltal med formatet Standard, afrunder Excel enten tallet, så det passer til kolonnebredden, viser det med videnskabeligt format (se nedenfor) eller viser ### (nummertegn), indtil du gør kolonnen bredere. Formatet Standard er standard-formatet for tal. Tal 1234,57 Viser et fast antal decimaler og evt. tusindtals punktum, alt efter dit valg. Kan vise op til 30 decimaler, og kan vise negative tal på 4 forskellige måder. Valuta Kr ,57 Som Tal tilføjet en valuta umiddelbart foran tallet Revision Kr ,57 Som Valuta, dog vil valutasymbolet stå venstrejusteret i cellen. Negative tal vises med parentes: (1.234,57) Videnskabeligt 1,23E+03 Viser tallet som en eksponent af 10. Tallet til venstre er lig med 1,23 x 10 3 Procent ,70% Viser tallet som en procent med %-symbolet. Når et tal formateres som procent, ganges det med 100 og %-symbolet tilføjes KNord Side 35

36 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse! Ændring af talformatet påvirker kun den måde, tallene vises på, ikke måden de gemmes eller bruges i beregninger på Sådan formateres tal til en anden visning Markér de celler med tal, du vil ændre udseendet af. Vælg fanen HJEM, gruppen Tal, og dropdownboksen Vælg så det udseende som du ønsker skal gælde. Det kan f.eks. være formatet dato for at vise en dato på den ønskede måde. Accepter med Enter.! Når du formaterer tal, kan der efter formateringen ske det, at cellen er udfyldt med ####### i stedet for tal. Det sker, hvis kolonnen er for smal til at vise indholdet. Så må kolonnen gøres bredere. 6.4 Fjerne formater Når du arbejder med formater, vil du ind imellem få brug for at komme af med dem igen. Du har måske formateret nogle celler til procentformatering, og når du så skriver i dem igen, bliver indholdet stadig ganget med 100 og % indskrevet i cellen. Eller du har haft datoformatering slået til, og når du skriver et tal i cellen, bliver det regnet om til en dato. Som du lærte i afsnittet om Ændring af indtastninger, slettes en celles indhold ved at markere cellen og derpå trykke Delete. MEN dette fjerner kun celleindhold og bevarer eventuelle formateringer intakte, selvom cellen ser tom ud. For at fjerne en celles formatering bruger du fanen HJEM, gruppen Redigering, knappen Ryd og Ryd formater. Formatering 6.5 Kopiere formater Næsten alt kan kopieres i den elektroniske verden billeder, cd er, film, spil osv. Vi har tidligere set på, hvordan data kopieres fra et celleområde til et andet. Men også formater kan kopieres. Det betyder, at hvis du har brugt tid og kræfter på at formatere en celle eller et celleområde, så kan du genbruge formateringen. Det foregår ved hjælp af faciliteten Formatpensel. Med musen er du i stand til at kopiere formatet fra én celle og derefter male det ind i andre celler. Side 36 KNord

37 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Sådan bruges Formatpensel Markér området, som har den formatering også kaldet typografi - du vil kopiere Klik på knappen Formatpensel, som er under fanen HJEM, gruppen Udklipsholder. Musemarkøren ændres til en pensel Markér ( mal ) det område, som du vil formatere! Du kan også dobbeltklikke på Formatpenslen. Så forbliver den aktiv, indtil du slår Formatpenslen fra igen (ved at klikke på knappen igen eller trykke på Esc). Så længe musemarkøren ser ud som en pensel, er Formatpensel slået til. Det betyder, at alle de celler, du markerer, formateres. Flyt og kopiér KNord Side 37

38 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 6.6 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om rejseafregning. Opgavenavn Rejseafregning Valutaomregningstabel Produktsalg Formelforståelse Indeholder bl.a. Åbn fil Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse og datoformat Åbn fil Formatering med decimaler, valuta og revision Åbn fil Indsæt formler. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, fjern formater. Gem under andet navn VIGTIG OPGAVE Skal løses i hånden. Formelforståelse Du skal løse den sidste opgave om formler Husk at markere de celler du vil formatere Vælg de forskellige formater under menuen Formater Celler Brug funktionen RYD for at komme af med uønsket formatering i en celle I dette afsnit om rejseafregning har du arbejdet med følgende huskesedler: Flyt og kopiér Formatering Side 38 KNord

39 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, datoformat. Rejseafregning Åbn projektmappen Rejseafregning Formater regnearket som ovenstående Datoerne formateres Kronebeløbene formateres, så der står kr. i cellerne Separatortegn og 2 decimaler Kolonneoverskrifterne formateres med fed skrift Gem projektmappen under filnavnet rejseafregning formateret og luk den. KNord Side 39

40 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Formatering med decimaler, separatortegn, krone-, dollar- og euro-angivelse. Valutatabel Herunder ses en omregningstabel, som viser hvor meget fremmed valuta man får for det viste antal danske kroner. Åbn regnearksfilen valutatabel Formatér de danske kroner med formatet Revision kr og 2 decimaler. Formatér US Dollars med formatet Valuta $ og 2 decimaler Formatér Euro beløbene med formatet Revision og 2 decimaler Gør dig klart, hvad forskellen er på revision og valutaformatering Gem dokumentet efter endt arbejde Side 40 KNord

41 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Indsæt formler. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, fjern formater. Gem under andet navn. Produktsalg Færdiggør regnearket med formler i de grå områder Formelhjælp: Fortjeneste pr. enhed = Salgspris pr. enhed minus Omkostning pr. enhed Fortjeneste i alt = Fortjeneste pr. enhed * Antal enheder Lagerværdi = Omkostning pr. enhed * Antal enheder Fjern format Ved en fejl i filen er der formateret med valutaformat i første kolonne. Dette skal fjernes. Formatér tallene som vist ovenfor: De fem af kolonnerne skal have tallene formateret med kroneangivelse De fem af kolonnerne skal have 2 decimaler De seks kolonner skal have separatortegn Gem filen under navnet Fortjeneste Fortjeneste pr. produkttype Produktnummer Antal Salgspris Omkostning Fortjeneste enheder pr. enhed pr. enhed pr. enhed Fortjeneste i alt Lagerværdi kr 12,85 kr 8,60 kr 4,25 kr ,00 kr , kr 16,25 kr 10,97 kr 5,28 kr 2.376,00 kr 4.936, kr 32,85 kr 26,45 kr 6,40 kr ,20 kr , kr 49,55 kr 26,89 kr 22,66 kr ,80 kr , kr 63,60 kr 32,76 kr 30,84 kr ,16 kr , kr 52,40 kr 34,17 kr 18,23 kr ,00 kr , kr 85,75 kr 45,90 kr 39,85 kr ,60 kr , kr 78,90 kr 41,32 kr 37,58 kr ,98 kr , kr 92,80 kr 47,80 kr 45,00 kr ,00 kr , kr 120,30 kr 56,90 kr 63,40 kr ,40 kr , kr 126,70 kr 54,23 kr 72,47 kr ,46 kr , kr 56,80 kr 23,87 kr 32,93 kr ,59 kr , kr 136,20 kr 63,70 kr 72,50 kr ,00 kr , kr 47,85 kr 18,52 kr 29,33 kr ,02 kr ,88 kr ,21 kr ,09 Åbn projektmappen produktsalg og færdiggør opstillingen KNord Side 41

42 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Skriv formler i hånden. Måske på et separat papir. Spørg din underviser. Skal IKKE løses på pc en, men med blyant. Formelforståelse Skriv ned hvordan de manglende formler vil se ud. F.eks. vil formlen i den første opstilling i D4 se således ud: =C4-C3 Dækningsbidrag 1 = Omsætning minus vareforbrug Dækningsbidrag 2 = Dækningsbidrag 1 minus omkostninger Indtjeningsbidrag = Dækningsbidrag 2 minus faste omkostninger Side 42 KNord

43 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 7 Formatering, udseende Du har nu haft fokus på indtastning, formelopbygning og formatering af tal. For yderligere at underbygge dine regnearksopstillinger skal du arbejde videre med formatering. Du kan sagtens udforme et helt igennem acceptabelt regneark til dit eget personlige brug ved at starte med et tomt regneark, og så kan du nøjes med at bruge standardindstillingerne for skrifttype, størrelse og talformater osv. Og selvom ingen er uenig i, at et regnearks primære formål er at udføre talbehandling, så er det faktisk ikke helt ligegyldigt, hvordan tallene præsenteres. For de uendelige ens rækker og kolonner har en uhyggelig tendens til at skjule enkel information i et ocean af celler. Du kan bruge kanter/streger eller farver til at fremhæve resultatet, overskriften kan centreres over kolonnerne, skrifttypen kan ændres og tallene/teksten kan placeres på forskellige måder i cellerne. Alt dette kaldes under et at formatere regnearket eller bare formatering. EKSEMPEL Her er et privatbudget der har fået et pift rent layoutmæssigt. Så efter formatering kunne det se sådan ud: Titlen Privatbudget er formateret med skrifttypen Comic Sans MS, og størrelsen ændret til 24 punkt. Kolonneoverskrifterne januar december har fået tilføjet attributten fed og er højrejusteret. Teksterne Indkomst i alt og Udgifter i alt har fået tilføjet attributterne fed og kursiv. Teksterne Indtægter og Udgifter er ændret til fed og størrelsen 14 punkt. Endelig har tallene for Indkomst i alt, Udgifter i alt og Balance fået grå baggrundsfarve, og der er sat rammer ind. 7.1 Fremhævelse af tekst Ændring af tekstens udseende bruges, som nævnt ovenfor, til at gøre regnearket mere læsevenligt eller til at fremhæve vigtige celler eller celleområder. F.eks. kan det være en god idé at ændre kolonneoverskrifternes udseende til FED for at fremhæve dem. KNord Side 43

44 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Mulighederne for at ændre udseende på teksten omfatter fed, kursiv og understreg, som med et fælles ord kaldes tekstens attributter. Desuden er der mulighed for at ændre på skrifttype også kaldet font, f.eks. Wide Latin eller Brush Script. Du kan også ændre på skriftstørrelsen punktstørrelsen for at skabe opmærksomhed, f.eks. kan teksten ændres til en punktstørrelse på 24 punkt i stedet for den normale 12 punkt, som denne tekst er skrevet med. Endelig kan teksten fremstå med en hvilken som helst farve, du måtte ønske.! Brug farver med omtanke. Det er ikke et maleri du skaber, men et regneark. Desuden kan det være svært at forudsige farvers udseende på en sort/hvid printer. Uanset hvad du vælger, er proceduren den samme: Sådan ændres tekstens udseende Markér de celler, du vil ændre udseende af Vælg fanen HJEM, området Skrifttype Vælg den ønskede skrifttype, størrelse og effekt Når du foretage ændringerne, vil du kunne se det med det samme.! Dele af teksten i en celle kan formateres selvstændigt ved at markere den pågældende tekstdel og tilføje ønsket format Formatering 7.2 Placering af data (justering) fed og alm. skrift i samme celle hævet skrift Når du indtaster data i cellerne, bliver tekst automatisk anbragt i venstre side af cellen, og værdier (tal og beregninger) bliver anbragt i højre side. Både værdier og tekst bliver placeret nederst i cellen. Det, at bestemme hvor i cellen data skal placeres, kaldes at justere data. Det er ikke sikkert, at programmets standardjustering af data er den bedste, og derfor har du mulighed for selv at bestemme, hvor i cellen data skal placeres. Justering kan ske via fanen HJEM under området Justering. Side 44 KNord

45 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Vandret og lodret justering samt retning Du har følgende muligheder for vandret og lodret justering: Vandret justering Venstrejusteret (fast forkant): Højrejusteret (fast bagkant): Centreret: Centreret over kolonner: Indryk: Lodret justering Top: Total Total Total Total Total Total Centreret: Bund: Total Total Retning Her er eksempelvis månedernes navne placeret lodret. Herved kan kolonnerne blive smallere, og der kan være flere på arket (såfremt tallene i kolonnen kan være i den smallere kolonne): Januar Februar Marts April Maj Juni Sådan ændres justering Markér de celler du vil ændre udseende af Vælg fanen HJEM, området Justering. Klik på knapperne for at få den ønskede justering eller retning. Formatering Flet og centrer Ud over den vandrette og lodrette justering har du også mulighed for at centrere f.eks. en tekst på tværs af flere kolonner. Denne funktion er særdeles nyttig, når du har brug for f.eks. at anbringe regnearkets titel centreret oven over hele regnearket. Det kan se således ud: Teksten Årstotaler er indtastet i celle A1 og flettet og centreret på tværs af kolonne A-D. KNord Side 45

46 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Sådan centreres på tværs af kolonner Indtast teksten i en celle Markér denne celle og cellerne i de tilstødende kolonner, som teksten skal centreres på tværs af Vælg fanen HJEM, gruppen Justering, knappen Flet og centrer! Du har også mulighed for at flette og centrere teksten over cellerne, både vandret og lodret. Formatering Tekst i flere linjer Nogle gange er det nødvendigt at have en længere tekst i en celle, men du vil måske ikke have, at teksten løber hen over flere celler. I stedet ønsker du, at teksten fortsætter linje for linje (ombrydes) i den enkelte celle i stedet for at fortsætte ud over de tilstødende celler. I dette tilfælde bruger du knappen Ombryd tekst på fanen HJEM og området Justering I de tilfælde hvor du selv vil bestemme, hvor ombrydningen skal finde sted, skal dette ske under indtastningen. Når du vil skifte linje i en celle, skal du holde Alt-tasten nede samtidig med at du trykker Enter. Formatering 7.3 Brug af streger, mønstre og farver Som det fremgår af de foregående afsnit, kan regnearkets udseende forbedres, og vigtige data fremhæves ved brug af forskellige skrifttyper og -størrelser, forskellige attributter og ved at bruge mulighederne for justering. Men du har også mulighed for at bruge streger, mønstre og baggrundsfarver til at fremhæve og tydeliggøre celleområder. Du kan anbringe kanter omkring celler eller omkring et helt regneark Du kan farve baggrunden i udvalgte celler Du kan skravere (med forskellige mønstre) celler eller celleområder Side 46 KNord

47 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Proceduren for disse formateringsmuligheder er helt den samme som for anden formatering: MARKÉR - AGÉR Her vil kun blive gennemgået, hvordan du sætter kanter omkring udvalgte celler. Hvis du vil anvende farver og skraveringer, skal du vælge fanerne Kant og Mønstre Sådan indrammes celler med streger Markér cellerne, der skal indrammes Vælg fanen HJEM, området Skrifttype, dialogboksvælgeren og fanen Kant Afslut med OK Kanter fjernes igen ved at vælge Ingen kant Kanter via knapper Du kan finde knappen til at sætte streger under fanen HJEM og området Skrifttype. Et klik på knappen giver dig følgende valgmuligheder: Fremgangsmåden er: Markér de celler, der skal have kant Klik på knappen og vælg den ønskede stregtype. Formatering KNord Side 47

48 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 7.4 Ændring af kolonnebredde Hvis du indtaster en tekst, der er bredere end cellens bredde, så vises teksten henover de blanke celler til højre for cellen. Dataene udfylder rent faktisk ikke disse celler, men løber hen over dem. F.eks. løber teksten Privatbudget 1. halvår, som er indtastet i celle A1, også hen over cellerne B1 og C1 Hvis cellen til højre for ikke er tom, så skæres teksten af ved cellekanten. Excel gemmer stadig hele indtastningen og viser hele teksten i formelinjen, når du aktiverer cellen For at løse dette kan du ombryde teksten og derved få rækkehøjden forøget. Vil du ikke det, skal du gøre kolonnen bredere. Kolonnebredden kan sættes: til en bestemt angivet bredde (målt i antal cifre) tilpasset til det bredeste i kolonnen eller i det markerede område til en standardbredde (8,43 cifre) Bredden ændres enten ved hjælp af musen eller ved at anvende formateringsmenuen. Det gøres lettest ved at bruge musen og trække kolonnen til den ønskede bredde. Du kan ændre for flere kolonner/rækker ad gangen ved at markere dem Sådan ændres kolonnebredden Flyt musemarkøren til kolonnenavnet i toppen af kolonnen Bevæg markøren så den peger direkte på den linje, der adskiller kolonnen fra den næste. Musemarkøren skifter udseende til, når du rammer rigtigt Træk kolonnen til den ønskede bredde eller dobbeltklik på stregen.! Rækkehøjden kan ændres på nøjagtig samme vis som beskrevet for kolonnebredde. Kolonner og rækker 7.5 Indsætte eller slette kolonner og rækker Ud over at indsætte og slette data har du også mulighed for at indsætte nye kolonner eller rækker i dit regneark eller selvfølgelig slette eksisterende rækker eller kolonner. At indsætte blanke kolonner eller rækker giver dig mulighed for at tilføje manglende data eller at udvide et eksisterende regneark. Og du skaffer dig af med overflødige data ved at slette rækker eller kolonner. Uanset om du indsætter eller sletter, er proceduren den samme. Side 48 KNord

49 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Sådan indsættes rækker eller kolonner Markér en eller flere rækker eller kolonner (antallet af markerede rækker/kolonner afgør, hvor mange nye rækker/kolonner der indsættes) Vælg fanen HJEM, gruppen Celler og knappen Indsæt.! Nye rækker indsættes oven over den eller de markerede. Nye kolonner indsættes til venstre for den eller de markerede kolonner Sådan slettes rækker eller kolonner Markér en eller flere rækker eller kolonner (antallet af markerede rækker/kolonner afgør, hvor mange rækker/kolonner der slettes) Vælg fanen HJEM, gruppen Celler og knappen Slet. Kolonner og rækker KNord Side 49

50 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 7.6 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Mejeri Grantræer Fahrenheit og Celsius Indeholder bl.a. Åbn fil. Formatering med decimaler, skilletegn, skrift, kanter, justering og farver. Indsæt rækker, slet rækker og kolonner, kolonnebredde. Gem under andet navn Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, justering og farver Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver Husk at markere de rækker/kolonner du vil formatere Har du markeret flere kolonner/rækker, når du ændrer, vil ændringen ske for dem alle Vil du ændre kolonnebredden på nogle kolonner, der ikke er ved siden af hinanden, bruger du Ctrl tasten til at markere dem I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Formatering Kolonner og rækker Side 50 KNord

51 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Formatering med decimaler, skilletegn, skrift, kanter, justering og farver. Indsæt rækker, slet rækker og kolonner, kolonnebredde. Gem under andet navn. Tallene er frit opfundne. Mejeri Udvikling i mælkebesætninger Region/år Total Jylland Fyn Sjælland Udlandet Total Åbn projektmappen mejeri og formatér den efter nedenstående anvisninger: Udvikling i. Øvrige overskrifter Alle tal (også årstal) Skemaets rækker Kolonnebredde Kanter/farver Totalkolonnen Arial, 18 pkt., fed, centreret over kolonnerne A-G Arial, 12 pkt., fed Centreret Højde 23. Teksten placeret lodret centreret i cellerne Kolonnerne B til og med G skal være lige brede Sorte kanter, grå udfyldningsfarve Separatortegn, ingen decimaler Slet kolonnerne H, I, J som er lavet ved en fejl samt rækkerne Gem regnearket efter endt formatering som mejeri, med formatering KNord Side 51

52 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, justering og farver Grantræer En plantageejer sælger grantræer til produktion af kraftige stolper. Han kan kun sælge træer, der har en diameter på mellem 16 og 23 centimeter. I skoven synes han, det er nemmest at måle træernes omkreds med et målebånd. Han behøver derfor en omregningstabel, så han ved, om træet har den rigtige diameter. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket (start i celle A1) Lav de relevante formler, kopiér så vidt det er muligt Formelhjælp: Radius i cm = Diameter i cm divideret med 2 ( Diameter i cm / 2) Omkreds i cm = Radius i cm gange 2 og gange 3,14 ( Radius i cm *2 * 3,14) Formatering: Der skal sættes lilla kanter i forskellige tykkelser (se eksemplet) Overskriften centreres over kolonnerne A, B og C Tekst, tal og formler formateres centreret i cellerne Tallene i kolonnerne med Radius og Omkreds formateres med 2 decimaler Kolonneoverskrifterne er formateret med Ombryd tekst og centreret Gem regnearket under filnavnet Grantræ og luk det. PS! Resultatet ud for 20 cm diameter er radius 10 cm og omkreds 62,80 cm. Side 52 KNord

53 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver. Gem. Fahrenheit og Celsius Du er inviteret en tur til USA for at besøge din rige onkel. Han bor i et område, hvor temperaturen svinger mellem 75 og 88 grader Fahrenheit i den periode du skal være på besøg! Skal du have sommer- eller vintertøj med? Lav nedenstående opstilling. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket Lav formlen der beregner grader Celsius. Kopiér så vidt det er muligt. Formelhjælp: Celsius =( Fahrenheit minus 32) gange med 5 og divideret med 9. Det er vigtigt, at du husker parenteserne (Fahrenheit 32) * 5 / 9 Formatering: Der skal bruges grå og sort farve Overskriften centreres over kolonnerne A og B Overskriften skrives med en lidt større skriftstørrelse. Vælg selv. Tekst, tal og formler formateres centreret i cellerne. Tallene i Celsius kolonnen formateres til at have én decimal. Gem regnearket under filnavnet Celsius og luk det. PS! Resultatet ud for 84 grader Fahrenheit er 28,9 grader Celsius. KNord Side 53

54 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Side 54 KNord

55 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 8 Budget Sideopsætning, Autosum Efterhånden som du opbygger større modeller, kan du få brug for Excels fyldfunktion, hvor du næsten automatisk får fyldt data ind i cellerne. Arbejder du meget med sammentællinger, kan du frem for selv at skrive formlerne bruge Excels indbyggede funktion Autosum, der hurtigt foretager sammentællinger. Excels håndtering af udskrifter og sideopsætning med sidehoved og sidefod vil også vise sig at være næsten uundværlig. Sidehoved Fyldfunktionen er brugt til at udfylde månedsnavnene i de enkelte celler Autosum til sammentællingerne Budgettet er placeret midt på arket mellem top, bund, venstre og højre margen Sidefod 8.1 Fyld serie Når du arbejder med regneark, vil du ofte have nogle overskrifter, der udgør en bestemt rækkefølge. Det kan f.eks. være månederne januar til december, ugedagene mandag til søndag, årstal 2003 og fremefter osv. Sådanne serier/lister er oprettet i Excel som standard. Sammen med disse lister er indlagt faciliteten Fyld serie, som bruges til automatisk at udfylde et område. Excel kan automatisk udfylde et celleområde med tal, datoer, klokkeslæt eller tekst. Et område kan udfyldes med en udfyldningsrækkefølge som programmet opretter, eller med en tilpasset rækkefølge som du selv opretter Brug musen til Fyld serie Med Fyld serie kan musen bruges til at udfylde et område med en rækkefølge af data. Programmet udfylder området ud fra de data og formater, der allerede er i området. Ved at markere en celle med f.eks. ordet januar og derefter trække med musen, udfyldes området med februar, marts, april osv. Det eneste du skal gøre er at udfylde de første data i serien og så trække med musen. KNord Side 55

56 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Sådan bruges Fyld serie Markér den celle eller det område, der indeholder de data, som udfyldningen skal baseres på Peg med musemarkøren i nederste højre hjørne af cellen eller området, indtil den bliver til et fedt kryds Træk for at markere det område, der skal udfyldes Slip musetasten Flyt og Kopiér EKSEMPEL B2 er trukket til øvrige celler i række 2 med -markøren 8.2 Brug af Autosum I stedet for at opbygge formler trin for trin, så kan du bruge. Det er indbyggede forud definerede formler, der automatisk udfører almindelige matematiske, statistiske og finansielle beregninger. Den vel nok mest anvendte funktion er SUM, som beregner summen af en liste, en række eller kolonne af celler. I første omgang vil vi nøjes med at anvende SUM og så kigge på nogle af de andre funktioner senere Sådan bruges SUM Placér markøren det sted hvor sammentællingen skal være Klik på knappen på fanen HJEM og området Redigering for at tilføje funktionen Der vises en markering af, hvilke celler Excel tror, du vil have lagt sammen. Hvis dette ikke er korrekt, skal du selv markere de celler, det drejer sig om Tryk Enter for at acceptere når du er tilfreds Hvis der i cellen kun vises ### (amr. nummertegn), må du udvide kolonnen for at kunne se resultatet Funktioner Side 56 KNord

57 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger EKSEMPEL Når du klikker på Autosum lægges tallene straks sammen, og formlen vises i formellinjen 8.3 Udskriv regnearket Ofte skal regnearket udskrives på papir således, at det efterfølgende kan anvendes, uden at man sidder ved en skærm. Du kan udskrive det aktuelle ark, hele projektmappen eller et markeret område. Du kan udskrive arbejdet hurtigt ved at bruge standardindstillingerne, eller du kan forbedre udskriften ved at bruge faciliteter til at tilpasse udskrivnings- og sideindstillinger. Måske har du brug for at indsætte en tekst øverst eller nederst på samtlige sider, få centreret teksten på siden vandret og lodret samt forstørre regnearket, så det fylder mere på siden. KNord Side 57

58 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse EKSEMPEL Sidehovedtekst Liggende A4. Opstillingen er centreret lodret og vandret på siden -> lige store margener Række- og kolonne- overskrifter Gitterlinjer Sidefodstekst, hhv. venstre, midt og højre sektion Udskrift med sidehoved og sidefod Sidehoved og sidefod er faste tekster øverst eller nederst på papiret, som du indtaster én gang, men teksterne vises på alle sider. I top/bund kan der desuden indsættes forskellige koder. F.eks. kan der indsættes en kode til automatisk sidenummerering, automatisk dato m.m. Når der er valgt at indsætte sidehoved eller sidefod, så kommer der en kontekstafhængig fane Design, her kan du foretage dit valg. Ved knapperne Sidehoved og Sidefod, kan du vælge nogle færdige opsætninger. Side 58 KNord

59 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Under fanen kan du se, hvordan det ser ud, eller du kan selv indskrive dit sidehoved. Vær opmærksom på, at sidehoved/fod er inddelt i 3 områder, venstre, midt og højre side. Du skifter til dem ved at klikke dér, hvor du ønsker at skrive Centrere vandret og lodret Centreret lodret Centreret vandret Centreret vandret OG lodret Papirretning Stående papirretning Liggende papirretning KNord Side 59

60 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Tilpasse størrelsen på regnearket Hvis du vil have dit regneark forstørret /formindsket for at udnytte pladsen på siden, kan du skalere op/ned procentvis Margener Margener er den ramme af hvidt papir, der omkranser skriveområdet. Rammen består af: Top, Bund, Venstre og Højre margen. Når du åbner et nyt dokument i Excel, og får et helt nyt blankt papir, er margenerne indstillet til en standardindstilling. Topmargen Dette her er det område du har til Venstre margen rådighed til at lave dine beregninger og talopstillinger. Dette her er det område du har til rådighed til at lave dine beregninger og talopstillinger. Højre margen Dette her er det område du har til rådighed til at lave dine beregninger og talopstillinger. Bundmargen Disse indstillinger kan bruges til mange af dine almindelige opgaver, men ved nogle opgaver er du nødt til at tage stilling til, hvor brede dokumentets margener skal være. Det kommer an på, hvor stor din opstilling er. Måske skal du have plads til 12 måneders kolonner og har derfor brug for at gøre venstre og højre margenområde lidt mindre. Du kan ændre indstillingerne for margenerne enten på linealerne i vis udskrift eller i dialogboksen Sideopsætning.! Vær opmærksom på, at du får den mest præcise indstilling i dialogboksen Sideopsætning og udskriv Side 60 KNord

61 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Hvad skal udskrives Inden du udskriver, skal du vælge hvilke dele af projektmappen, du vil udskrive. Du har tre muligheder: Aktive ark Vælger du aktive ark, udskrives det/de ark, der er markeret. Hel projektmappe En projektmappe kan indeholde flere ark. Når du vælger Hele projektmappen udskrives alle projektmappens ark (selvfølgelig kun de udfyldte). Markering Udskriften begrænses til det eller de (celle-)områder, du markerer Før du udskriver Når du vælger Udskrivning, kan du se udskriften på skærmen, før du sender den til printeren. Det sparer ofte papir, toner og ikke mindst tid. Du kan finde og rette mange små fejl, før du udskriver. Du kan se, hvordan Excel fordeler et stort regneark på flere sider, hvordan flere markerede områder placeres på en eller flere sider, om de opsatte margener er passende osv. Sideopsætning og udskriv KNord Side 61

62 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 8.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Privatbudget Ferieregnskab Skoldninger Årsregnskab Indeholder bl.a. Åbn fil. Indskrivning af formler. Lodret tekst, kolonnebredder, fyldfunktionen, kopiering af formler, sidehoved/fod, sideopsætning Indskrivning af tekst, tal og formler. Fyldfunktionen Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver Indskrivning af tekst, tal og formler. Sidehoved, sidefod, sideopsætning Formler, sidehoved, udskriv formler, fyldfunktionen Husk at bruge fyldfunktionen til at lave fyldserier med eksempelvis januar, februar, marts m.v. Brug Autosum når du skal lægge tal sammen, der står ved siden af hinanden, men ellers ikke Lav sidehoved og fod på alle dine dokumenter for at øve det I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Flyt og kopiér Funktioner Sideopsætning og udskriv Side 62 KNord

63 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Indskrivning af formler. Lodret tekst, kolonnebredder, fyldfunktionen, kopiering af formler, sidehoved/fod, sideopsætning. Privatbudget Åbn projektmappen Privatbudget. Tilpas udseendet til ovenstående Brug kopiér til at få de manglende tal fyldt i cellerne (løn, husleje, fritidshjem) Lav de relevante formler. Brug Autosum til i alt kolonnen og de 3 i alt rækker Formelhjælp: Udgifter i alt = Faste udgifter + Forbrugsudgifter Overskud = Indtægter i alt minus Udgifter i alt Indsæt kolonneoverskrifterne januar - I alt. Formater centreret og lodret i cellerne Tilpas kolonnebredder Indsæt overskriften centreret over kolonner Lav kanter og farver Sideopsætning: Tilpas opstillingen i størrelse så den lige netop kan være på et liggende A4 ark Centrer opstillingen vandret og lodret på arket Sidehoved og sidefod indeholdende dit navn, dato, filnavn m.v. KNord Side 63

64 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Indskrivning af tekst, tal og formler. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, fyldfunktionen, justering og farver Ferieregnskab Åbn projektmappen Ferie. Tilpas udseendet til ovenstående Lav de relevante formler. Brug Autosum til i alt kolonnen og de 3 i alt rækker Formelhjælp: Afholdt = Sum-funktion af månederne Rest = Optjent minus Afholdt Indsæt overskriften Afholdte feriedage centreret over månedskolonnerne Indsæt kolonneoverskrifterne Maj - April. Formatér centreret og lodret i cellerne Tilpas kolonnebredder Lav kanter (også den skrå) i en farve efter eget valg Sideopsætning: Tilpas opstillingen i størrelse så den lige netop kan være på et liggende A4 ark Centrér opstillingen vandret og lodret på arket Sidehoved og sidefod indeholdende dit navn, dato, filnavn m.v. Prøv nogle af de forskellige muligheder Redigér: Inger har glemt at oplyse 2 feriedage i maj og 1 i april. Tilføj disse og tjek at resultatet ændrer sig Side 64 KNord

65 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler. Sidehoved, sidefod, sideopsætning Skoldninger Følgende data stammer fra en epidemiologisk undersøgelse af skoldninger hos børn under 5 år, indlagt på Hvidovre Hospitals brandsårsafdeling i perioden : Årsag/alder 0 år 1 år 2 år 3 år 4 år Total Varmt vand The Kaffe Andet Total Opret en ny projektmappe Indtast ovenstående data i regnearket og lav formler i de grå områder, der beregner antal patienter i de enkelte aldersgrupper og summen af patienter i de enkelte årsagsgrupper. Brug fyld serie/kopiering, hvor det er muligt Gem regnearket under filnavnet skold Indsæt teksten Skoldninger i sidehovedets venstre sektion, dit navn og dato i sidefodens venstresektion og filnavn i højre sektion Centrer udskriften på siden både lodret og vandret Udskriv regnearket KNord Side 65

66 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Formler, sidehoved, udskriv formler, fyldfunktionen. Årsregnskab Herunder er vist årsregnskabet for Bredgades El-Service Bredgades El-service i 1000 kr. 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Total Indtægter Salg Servicekontrakter Leasing-indtægter Indtægter i alt Direkte omkostninger Materialer Udgifter til leasingudstyr Omkostninger i alt Overskud Åbn projektmappen Bredgade Cellerne med Omkostninger i alt er formateret med procentformatering (du kan prøve at indtaste i en af cellerne). Fjern denne Indtast de manglende tekster og tal. Brug fyld serie og kopiering, hvor det er muligt Lav de manglende formler. Brug Autosum til sammentællingerne Formelhjælp: Materialer = en tredjedel af salget (=salg/3) Overskud = Indtægter minus Omkostninger Alle tallene skal vises uden decimaler Indsæt dit navn i sidefoden Gem regnearket under filnavnet elservice Side 66 KNord

67 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 9 Hjælp Du kan få brug for hjælp til arbejdet med Excel i forskellige sammenhænge. Hjælpefunktionen er en slags minimanual, som altid er lige ved hånden. Du kan bruge online hjælp til at finde oplysninger om bestemte emner eller opgaver. Der findes hjælp til alle funktioner og meddelelser i Excel. Du kan søge hjælp til overordnede funktioner eller værktøjer, hvor du arbejder fra et overordnet niveau af problemstillingen og søger ind til mere konkrete problemer, a la et kinesisk æskesystem. Du kan også bruge hjælp direkte til helt specifikke små problemer inden for et område. Alle aktiveres de fra Hjælp-knappen. Det er også muligt at aktivere hjælp ved brug af funktionstasten F Hvad indeholder Hjælp? Hjælp indeholder oversigter, procedurer, tekniske detaljer, eksempler og demoer, der kan lære dig om brugen af regneark. Når du har fundet de oplysninger, du har brug for, kan du udskrive dem eller lade Hjælp-vinduet være åbent, mens du arbejder. Hjælp-vinduet forbliver øverst i vinduet, så du kan følge en procedure, samtidig med at du udfører opgaverne i Excel. KNord Side 67

68 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 9.2 Hvis du ikke ved, hvor du skal starte Skriv et spørgsmål i et af indtastningsfelterne, skriv fx celler. Nu fremkommer søgeresultaterne nedenfor. Klik fx på Indsætte eller slette celler, rækker og kolonner. Her er resultatet af dit klik. Der er pile, hvor du kan klikke frem og tilbage, til de sider du har haft vist. Og så kan du selvfølgelig også udskrive dem. Hvis en tekst er markeret med blå skrift, kan du klikke på denne, så fremkommer hjælpen til lige netop det punkt. Side 68 KNord

69 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 9.3 Hjælp til den aktuelle opgave Når du arbejder i dialogbokse eller infobokse: Klik på Hjælp, tryk på F1 (HJÆLP) eller klik på knappen med spørgsmålstegnet. Ved brug af knapperne på båndet: Anbring musemarkøren på et ikon eller et faneblad for at få vist en kort beskrivelse. Ved anvendelse af funktioner: Markér den ønskede funktion på oversigten over funktioner og tryk Hjælp til denne funktion i nederste venstre hjørne Hjælp KNord Side 69

70 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 9.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om hjælp. Opgavenavn Indeholder bl.a. Hjælp Søg Hjælp Søg Hjælp Udskriv Hjælp Afprøv I dette afsnit om hjælpefunktionen har du arbejdet med følgende huskesedler: Hjælp Opgave Hjælpefunktionen Hjælp Find hjælp til at indsætte et sidehoved på siderne Hjælp Du finde noget om formler Oprette formler Rette i formler Hjælp Udskriv Søg og udskriv vejledningen til funktionen Min Hjælp Afprøv Søg efter Genvejstaster i Excel Afprøv et par af genvejstasterne Side 70 KNord

71 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 10 Valgresultater - Funktioner Når du vil arbejde med statistiske oplysninger som f.eks. valgresultater, produktionsstatistikker eller salgsopgørelser, får du brug for formler, der kan mere end de fire regnearter addition, subtraktion, division og multiplikation. Typisk er talmængderne store, og det bliver for besværligt at skulle lægge tal sammen og dividere resultatet med for at få gennemsnittet. Det kan selvfølgelig godt lade sig gøre, men hvis der kommer flere tal til, så det nu er tal, skal man jo huske at ændre i formlen for at få det rigtige gennemsnit. I stedet for at bygge formler op trin for trin kan du bruge de indbyggede funktioner i Excel. Folketingsvalget den 13. november 2007 Vestjylland INDENRIGS MINISTERIET Stemmer den 13. november 2007 I ALT A. Socialdemokratiet B. Det Radikale Venstre C. Det Konservative Folkeparti F. Socialistisk Folkeparti K. Kristendemokraterne O. Dansk Folkeparti V. Venstre, Danmarks liberale parti Y. Ny Alliance Ø. Enhedslisten Uden for partierne 73 Her er brugt funktionerne Minimum og Maksimum Mindste antal stemmer 73 Største antal stemmer Spar tid med indbyggede funktioner Disse funktioner er indbyggede formler, der udfører specialiserede beregninger automatisk. Du har tidligere stiftet bekendtskab med SUM-funktionen (side 56). Det er en forholdsvis enkel funktion, der kan sammentælle værdierne f.eks. i området fra E6 til E10, og som er lettere at indtaste end formlen der omfatter E6+E7+E8+E9+E10. I Excel er der næsten 300 indbyggede funktioner, men vi vil her kun beskæftige os med nogle ganske få. Funktionerne er inddelt i forskellige kategorier. Der findes funktioner til matematiske beregninger, finansielle mv. KNord Side 71

72 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 10.2 Brug af funktioner En funktion består at to dele: 1. Funktionens navn 2. Funktionens argumenter (de oplysninger, funktionen skal bruge, f.eks. det celleområde, omkranset af parenteser, som funktionen skal beregne) For eksempel vil funktionen MIDDEL(A1:A9) returnere gennemsnittet af celleområdet A1 til A9. MIDDEL er funktionens navn og (A1:A9) er det celleområde, som gennemsnittet skal beregnes af. Funktioner kan du findeunder fanen Formler Sådan bruges en funktion Placér markøren i den celle, hvor funktionen skal indsættes Vælg fanen FORMLER I kategorien funktionsbibliotek vælger du den ønskede funktionskategori Klik på det ønskede funktionsnavn Marker celleområdet som funktionen skal beregnes af Afslut med Enter Funktioner Hjælp til funktioner Når du holder musen over en funktion på båndet kommer den en kort beskrivelse af funktionen. Hvis du har brug for yderligere hjælp til den valgte funktion, klikkes på Hjælp for at få mere detaljerede oplysninger om funktionen. Det er her en god idé at se hjælpefunktionens eksempler Statistiske funktioner MIN, MIDDEL og MAKS De funktioner vi vil beskæftige os med i dette afsnit er minimum, gennemsnit og maksimum. Gennemsnittet MIDDEL =MIDDEL(A1:A77) Returnerer middelværdien af en talrække Maksimum MAKS =MAKS(A1:A77) Returnerer den maksimale værdi af en talrække Minimum MIN =MIN(A1:A77) Returnerer det mindste tal af en talrække Disse funktioner fungerer på samme måde som SUM-funktionen, som er gennemgået tidligere. Side 72 KNord

73 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Sådan bruges MIN, MAKS, MIDDEL Placer markøren det sted, hvor resultatet skal stå Skift til båndet HJEM eller FORMLER Vælg under Autosum den ønskede funktion Markér nu hvilke celler du vil have funktionen til at undersøge Afslut med Enter Funktioner KNord Side 73

74 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse EKSEMPEL Vi har fundet følgende tal for trafikken over Storebælt på Storebæltforbindelsens hjemmeside og ønsker at se lidt nærmere på trafiktallene for 1. halvår af Vi vil undersøge, hvor meget trafik der i gennemsnit passerer broen hver måned. Desuden hvad det mindste henholdsvis største antal køretøjer er, der passerer i en måned i 1. halvår. For let og hurtigt at foretage denne undersøgelse overføres tallene til et regneark, hvor der bruges de relevante funktioner, nemlig MIDDEL (gennemsnittet), MAKS (det største antal) og MIN (det mindste antal). De kendte tal indtastes i regnearket, der tilføjes relevante tekster, sum-formler til beregning af i alt og endelig lidt formatering for et syns skyld: Markøren placeres i celle B13. Her indsættes funktionen MIDDEL for at beregne det gennemsnitlige antal personbiler pr. måned i de 6 måneder. 1. Placer markøren i B13 2. Skift til Formler-båndet 3. Vælg funktionen MIDDEL 4. Marker tallene der skal beregnes gennemsnit for 5. Afslut med Enter Side 74 KNord

75 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger På samme måde indsættes funktionerne til beregning af maksimum og minimum i cellerne B14 og B15. Endelig kopieres formlerne, så regnearket kan gøres færdigt. KNord Side 75

76 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 10.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om valgresultater. Opgavenavn Arbejdsulykker Temperaturer Seertal Indeholder bl.a. Åbn fil. Funktionerne SUM, MIN, MAKS, MIDDEL Sideopsætning Åbn fil. Funktioner Åbn fil. Funktioner Husk at placere markøren det sted, hvor funktionens resultat skal være Hvis dialogboksen Funktioner står i vejen så flytter du den ved at trække den væk med musen I dette afsnit om valgresultater har du arbejdet med følgende huskesedler: Funktioner Side 76 KNord

77 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Funktionerne SUM, MIN, MAKS, MIDDEL. Sideopsætning. Arbejdsulykker Åbn regnearket Arbejdsulykker, som angiver antallet af arbejdsulykker, fordelt geografisk (tallene er frit opfundet) Jylland Sjælland Fyn Norge I alt mar-maj jun-aug sep-nov dec-feb Total Minimum Maksimum Gennemsnit Beregn totaler, maksimumværdier, minimumværdier samt gennemsnit. Til beregningen kan det oplyses, at funktionsnavnene for ovenstående funktioner er : Total: Minimum: Maksimum: SUM(værdier) MIN(værdier) MAKS(værdier) Gennemsnit: MIDDEL(værdier) Sideopsætning: Tilpas opstillingen i størrelse så den lige netop kan være på et liggende A4 ark Centrér opstillingen vandret og lodret på arket Sidehoved og Sidefod indeholdende dit navn, dato, filnavn m.v. Gem regnearket under navnet arbejdsulykker KNord Side 77

78 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Funktioner. Temperatur Herunder ser du temperaturer for januar måned et tilfældigt valgt år. Åbn regnearksfilen Temperatur Hvad var den højeste temperatur (indsæt formlen i den blå celle) Hvad var den laveste temperatur (indsæt formlen i den blå celle) Hvad var månedens gennemsnit (indsæt formlen i den blå celle) Gem regnearket med dine tilføjelser under navnet Januar Side 78 KNord

79 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Funktioner. Seertal Herunder ser du et udsnit af seertallene på TV 2, DR1 og TV3, som opgøres hver dag for alle programmer, der sendes på de 3 kanaler. Åbn regnearksfilen seertal for at se alle tallene for de 3 tv-kanaler Hvor mange seere havde hver af de 3 kanaler i gennemsnit til deres tv-programmer denne mandag? Hvad var det højeste antal seere til et program denne mandag og hvad var det for et program? (NB! Du har p.t. ingen mulighed for at lade Excel finde programmets navn) Indskriv svarene i regnearket og gem det med dine tilføjelser under navnet seertal KNord Side 79

80 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Side 80 KNord

81 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 11 Valutaberegning Absolut reference I de tilfælde, hvor der i flere af vores formler indgår et bestemt tal, er det en fordel at placere dette tal ét sted i regnearket, og så få formlen til at referere til den pågældende celle. Et eksempel på dette er nedenstående regneark, som omregner danske kroner til Euro ud fra Nationalbankens eurokurs. Her skal cellen med nationalbankens kurs på 756,45 (celle B16) indgå i samtlige celler, der viser værdien i Euro (cellerne D5-D12). Formlen i celle D5 = B5*100/B16 Formlen i celle D6 = B6*100/B16 Ved at placere kursen i én celle er det også nemt at ændre kursværdien, når den ændres i Nationalbanken. Formlen i celle D5 = B5*100/B Absolutte cellereferencer Det at vi sætter et tal, der indgår i flere formler, ét sted i regnearket, giver desværre nogle ulemper, når vi forsøger at kopiere formlen. Fortsætter vi eksemplet ovenfor, ville vi kopiere formlen nedad og formlen i D6 vil blive = B6*100/B17, hvilket jo ville være forkert. At B5 har ændret sig til B6 er korrekt, men at B16 har ændret sig til B17, er ikke det vi ønsker. Vi vil have, at selvom vi kopierer formlen nedad, vil kun B5 ændre sig til B6, B7 osv. mens B16 ikke ændres. Dette gøres ved at sætte $ tegn foran B og foran 16: Når vi nu kopierer formlen nedad, vil B5 blive til B6, og B16 vil ikke ændre sig. Vi har lavet cellereferencen til en absolut reference. En absolut reference henviser altid til samme celle eller område. Det sker ved, at der sættes $ (dollartegn) foran kolonnebogstavet og/eller rækkenummeret ($A$4), når du skriver formlen. Absolutte cellereferencer KNord Side 81

82 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Brug F4 til at skabe absolutte referencer Når du under indtastning af en formel har brug for at gøre en cellereference absolut, så er den hurtigste måde at bruge funktionstasten F4. $-tegnet indsættes enten ved at taste det ind (AltGr+4) eller ved at benytte tasten F4, der ved fortsat tastning skifter mellem 1. tastetryk $B$3 (både kolonne og række fastholdes) 2. tastetryk B$3 (alene rækkenr. fastholdes) 3. tastetryk $B3 (alene kolonne fastholdes) 4. tastetryk B3 (tilbage til udgangspunktet)! Hvis en celle ikke viser det ønskede resultat så tryk F2 og følg farvemarkeringerne, så du kan se, hvilke celler formlen refererer til. Side 82 KNord

83 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 11.2 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om valutaberegning. Opgavenavn Firmakørsel Valutaomregning Bamsefabrikken Kapsejlads Formelforståelse Indeholder bl.a. Åbn fil. Absolutte referencer. Indskriv tal, tekst og formler. Absolutte referencer. Formatering Åbn fil. Absolutte referencer Åbn fil. Absolutte referencer VIGTIG OPGAVE Skal løses i hånden. Formelforståelse. Du skal løse den sidste opgave om formler Brug funktionstasten F4 til at lave absolutte referencer Du kan kopiere både formater og formler I dette afsnit om valutaberegning har du arbejdet med følgende huskesedler: Absolutte cellereferencer KNord Side 83

84 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Absolutte referencer, formatering. Firmakørsel Herunder ser du en del af Olsens kørselsregnskab. Olsen får en kørselstakst fra firmaet på kr. 3,30 for al sin firmarelaterede kørsel. Kørselsregnskab Åbn regnearksfilen Firmakørsel Færdiggør modellen Formelhjælp: Antal km = Km tæller ultimo minus Km tæller primo Til udbetaling = Antal km * Kørselstakst. Anvend absolut reference Udregn også det samlede beløb til udbetaling Formater tallene så de står med tusindtalsseparator Prisen angives med kr. Gem regnearket til slut. Kørselstakst kr. 3,30 Dato Km tæller primo Km tæller ultimo Antal km Til udbetaling kr. 313, kr. 442, kr. 221, kr , kr. 19, kr , kr. 702, kr. 148, kr. 155, kr. 214, kr. 250, kr. 118, kr. 188, kr , kr ,60 kr ,70 Ret kørselstaksten kr 3,60. Hvad bliver den samlede udgift nu? (9.500,40). Side 84 KNord

85 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Indskriv tekst, tal og formler. Absolutte referencer, formatering. Valutaomregning Til brug for ferieturen skal du opstille et regneark, som kan beregne, hvad et givet beløb i en fremmed valuta svarer til i danske kroner. Regnearket skal se således ud: US Dollars omregnet til Danske kroner Euro omregnet til Danske kroner Norske kroner omregnet til Danske kroner Åbn Valutaomregning Omregningen fra fremmed valuta til danske kroner kan ske ved følgende formel: Beløb i danske kroner = beløb i fremmed valuta* valutakurs / 100. Brug absolut reference, så din formel kan kopieres nedad Formater med kroneangivelse Teksten Beløb i fremmed valuta skal stå i én celle. Teksten Værdi i Dkk skal væres placeret centreret over kolonnerne Turen skal til sommer også gå til Canada. Tilføj en kolonne, der kan omregne fra canadiske dollar, når kursen er 531,10 Gem regnearket Ekstra Prøv om du kan ændre formlen så den både kan kopieres hen og ned KNord Side 85

86 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Absolutte referencer. Kapsejlads I denne opgave skal du føre regnskab over et sejlerarrangement. Resultaterne var som vist herunder A B C D E F 1 Sejladser 2 Points Vundet 2 3 Uafgjort Team Sejladser Vundne Uafgjorte Tabte Points 6 Thomas Jette Oluf Leif Viggo Mikkel Åbn filen Kapsejlads Beregn teamenes points, lav formlen så den kan trækkes nedad Formelhjælp: Tabte = Sejladser minus Vundne minus Uafgjorte Points = (Vundne sejladser * Vundet point) + (Uafgjorte sejladser * Uafgjort point) Ved revision af startlisterne finder man ud af, at Team Lilli også har deltaget i sejladserne med resultaterne 7 sejladser, 2 vundne og 2 uafgjorte Indsæt Team Lilli efter Team Leif Formater overskriften Sejladser til 16 pkt. Times New Roman Gem regnearket Side 86 KNord

87 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Absolutte referencer. Bamsefabrikken Herunder ser du årsopgørelsen for Bamsefabrikken. Åbn regnearksfilen Bamsefabrikken Gør årsregnskabet færdigt ved at indsætte de manglende formler i området med Omsætning! Husk at formler kan kopieres Gem regnearket KNord Side 87

88 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Skriv formler i hånden. Måske på et separat papir. Spørg din underviser. Skal IKKE løses på pc en, men med blyant. Formelforståelse Skriv ned hvordan de manglende formler vil se ud. Side 88 KNord

89 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 12 Adresseliste - Sortering Når du bruger Excel til at håndtere mængder af data, vil du ofte få brug for at sortere disse data. En sortering kan hjælpe dig til at finde bestemte data. Det er nemmere at finde Laila Nielsen på en liste med flere hundrede navne, hvis dataene står i alfabetisk orden efter for- eller efternavn Sortering af data Her en adresseliste hvor navne og adresser står hulter til bulter: Overskrifterne kan fryses, således at de altid er synlige på skærmen Kan sorteres efter hver enkelt af overskrifterne Et lyspunkt er det dog, at adresselisten ligger i et Excel regneark. Det betyder nemlig, at listen kan ordnes i forhold til de forskellige behov man har. Listen kan sorteres alfabetisk efter efternavn eller for eksempel postnummer. I Excel bruges funktionen sortering til at foretage disse forskellige måder at ordne samlinger af data på, også kaldet databaser. Du har mulighed for at sortere data i stigende (A til Å, 0 til 9) eller faldende (Å til A, 9 til 0) rækkefølge, og du kan vælge at sortere efter indholdet af én kolonne eller efter flere kolonner. Sortering efter flere kolonner vil du typisk have brug for i en liste som ovenstående, når du vil sortere posterne efter fornavn. Da der sikkert er flere, der hedder det samme til fornavn, kunne du bede om, at der dernæst sorteres efter efternavn. Er der flere, der hedder det samme til både for- og efternavn, kunne det tredje sorteringskriterium være adresse. KNord Side 89

90 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Sortér data efter en enkelt kolonne Placér markøren et sted i kolonnen med de data, du vil sortere efter (det er vigtigt at du ikke markerer noget) Klik på Sortér og filtrer knappen, som er placeret på fanen HJEM, området Redigering Sortér data efter flere kolonner Placer markøren et vilkårligt sted listen Vælg Brugerdefineret sortering når du har klikket på knappen Sorter og filtrer. Hvis der skal sorteres efter flere felter, klikkes der her. Vælg feltet du vil sortere efter. Tag stilling til måden der skal sorteres på. Afslut med OK! Ved sortering i en kolonne med ugedage eller månedsnavne kan du i Rækkefølge vælge Brugerdefineret liste. Sortering 12.2 Frys ruder Under arbejdet med et regneark, som fylder mere end det aktuelle skærmbillede, kan det være en fordel at kunne beholde ledeteksterne (kolonne- og rækkeoverskrifter) på skærmen under rulning horisontalt og vertikalt. Her er kolonneoverskrifterne fastholdt øverst på skærmen, mens resten af opstillingen er synlig fra række 118. Hvis funktionen frys ruder ikke var slået til, ville vi ikke have kunnet se, hvad overskriften var til de enkelte kolonner. Side 90 KNord

91 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Frys ruder 12.3 Midlertidige beregninger I statuslinjen har du mulighed for at aflæse informationer om et markeret område. Hvis du markere flere celler med tekst kan du aflæse antallet af markerede celler. Hvis du markere nogle tal kan du aflæse både gennemsnittet, summen og antallet af markerede celler. Det er en smart funktion, hvis ikke du har brug for at resultaterne skal fremgå af selve listen, men skal bruges et andet sted. KNord Side 91

92 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 12.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om adresseliste Opgavenavn Indeholder bl.a. Adresseliste Åbn fil. Sortering af data Biler Åbn fil. Sortering af data, funktioner, frys ruder Husk at du ikke skal markere noget, før du sorterer. Du skal bare have markøren placeret i det område, hvor dine data er Funktionen frys ruder er næsten uundværlig, når du arbejder med mange data I dette afsnit om adresseliste har du arbejdet med følgende huskesedler: Sortering Frys ruder Side 92 KNord

93 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Sortering af data. Adresseliste Åbn filen adresseliste Udfør forskellige sorteringer på listen: Sortér i rækkefølge efter efternavn således at A kommer øverst Sortér i rækkefølge efter postnummer således at det største tal står øverst Slå funktionen Frys ruder til Sortér efter efternavn og fornavn (brugerdefineret sortering) således at når efternavnet er ens skal listen være sorteret efter fornavn Sortér efter (hvad du nu har lyst til at øve bliv ved indtil du har forstået systemet) Gem regnearket til slut KNord Side 93

94 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Sortering af data, funktioner, frys ruder. Biler Åbn filen Biler Der er to ark i filen Biler. Du ser dem forneden på skærmen: Klik på arket Læs spørgsmålene her for at se, hvilke spørgsmål du skal besvare Klik på arket Biler for at finde svarene i biloversigten Inden du går i gang med at svare på spørgsmålene, skal du bruge funktionen Frys ruder under menuen Vindue, således at kolonneoverskrifterne fastholdes. Spørgsmålene er delt op i 2: - Første del går ud på at øve sortering (aflæs resultaterne i statuslinjen ud fra en markering) - Anden del går ud på at repetere funktioner Besvar både første og anden del Side 94 KNord

95 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 13 Søgning efter oplysninger Excel indeholder et meget anvendeligt værktøj - kaldet autofilter - som kan anvendes til at søge efter data i en større liste. For at autofilter fungerer, skal dine informationer være samlet i en Excel database, hvilket blot er et sammenhængende område uden tomme rækker eller søjler jf. nedenstående: Kontor Adresse Postnr Amt Telefonnr AF-Herlev Stationsalleen København AF-Lyngby Lyngby Storcenter København AF-Helsingør Rønnebærallle Frederiksborg AF-Køge Ølbycentret 53, Roskilde AF-Næstved Sct. Jørgens Park Vestsjælland AF-Middelfart Middelfart Midtpunkt 5500 Fyn AF-Svendborg Vilhelmskildevej 1E 5700 Fyn AF-Vejen Banegårdspladsen 8, Ribe AF-Varde Murtfeldts Plads Ribe AF-Horsens Strandpromenaden Vejle AF-Aars Vestre Boulevard Nordjylland AF-Brønderslev Hedelundsgade Nordjylland AF-Skagen C.S. Møllersvej Nordjylland Når autofilter værktøjet aktiveres, tilføjes der nogle små pile i toppen af hver kolonne. Pilene giver adgang til at vælge, hvilke data fra hver kolonne du måtte være interesseret i at finde frem til, hvis du f.eks. vil finde informationer om AF-Køge, vælges AF-Køge på pilen i første kolonne, hvorefter listen automatisk filtreres i overensstemmelse hermed, som vist i figuren herunder (det fulde datasæt findes i filen AF-kontorer, filter.xls ): KNord Side 95

96 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Tryk på pilen i første kolonne for at få en liste over søgekriterier Vælg det kriterium du ønsker at filtrere informationerne efter Fjern markeringen ved (Marker alt) og marker det du vil se. Herefter er listen filtreret, og der vises kun informationer om AF-Køge Til sidst kan du trykke på pilen igen og vælge Fjern filter fra Kontor, så dukker alle oplysninger op igen på listen For at anvende autofilter skal du gennemføre følgende trin: Dataene skal være struktureret i et sammenhængende område Den aktive celle skal placeres i dette område Autofilter værktøjet aktiveres jf. huskesedlen Kriterier vælges på pilene over kolonnerne, hvorefter filtreringen foretages automatisk Til sidst kan du evt. vælge at vise alle data igen Listehåndtering Side 96 KNord

97 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Hvis du vil finde et AF-kontor, men ikke kan huske hvad AF-kontoret nøjagtigt hedder, kun at det ligger i det gamle Ribe amt, så kommer autofilteret virkelig til sin ret. Ved hjælp af pilene ud for overskrifterne kan du vælge Ribe i kolonnen med regionsoplysninger, hvorefter listen filtreres, så det kun er AF-kontorer i Ribe amt der vises. Dernæst kan du måske huske, at det var AF-Vejen du skulle havde fat i. 1. Tryk på pilen i kolonnen med Amt 2. Klik i (Marker alt) 3. Vælg Ribe Nu er listen filtreret herefter 13.1 Brugerdefineret søgekriterium Nogle gange kan du ikke nøjes med blot at vælge en af de foruddefinerede værdier på listen, da din søgningen kræver, at du opstiller et mere avanceret søgekriterium. I eksemplet herunder er samlet oplysninger om forskellige sælgeres salg til forskellige kunder i første kvartal (det fulde datasæt findes i filen ordrebogen.xls ). Du ønsker at finde de ordrer fra januar eller februar, der har et ordrebeløb større end 2500 (NB: Alle data ses ikke i figuren herover). KNord Side 97

98 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse En sådan opgave løses trinvis f.eks. sådan, at du først finder alle ordrer fra januar eller februar dernæst vælger dem der er større end I ordrebogen.xls aktiveres Filter funktionen og i kolonnen måned markeres månederne januar og februar I ordrebogen.xls vil du kun få vist ordrer fra januar eller februar, når du anvender knappen Filtrer. For at indsnævre visningen til ordrer større end 2500 vælges nu Talfiltre i kolonnen med ordrebeløb og herefter Større end og i dialogboksen indstilles filteret til nedenstående: Side 98 KNord

99 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger hvorefter du trykker ok, og kun ser ordrer der opfylder kriteriet: alle ordrer fra januar eller februar der har et ordrebeløb større end Beregninger i filtrerede lister Hvis vil foretage en beregning i en liste du har filtreret, f.eks. beregne summen af de viste værdier skal du bruge funktionen SUBTOTAL(). Funktionen skal skrives på denne måde: SUBTOTAL(funktion;reference1;reference2;...) Funktion er et tal fra 1 til 11 der bestemmer hvilken beregning du vil foretage ud fra de filtrerede tal. I skemaet herunder kan du se en forkortet oversigt over mulige funktioner, og i hjælpen kan du finde den fuldstændige oversigt. F.eks. vil formlen SUBTOTAL(9;F3:F256) lægge værdierne i listen F3:F256 sammen, hvis værdierne er vist i den filtrerede liste. Funktionen 9 angiver altså at der er tale om en sum. Funktion (inkluderer skjulte værdier) Funktion 1 MIDDEL 2 TÆL 3 TÆLV 4 MAKS 5 MIN 9 SUM Når du taster funktionsnummer får du denne liste som du kan vælge fra: KNord Side 99

100 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Det kan være en god idé at gennemgå eksemplerne i dette afsnit vha. filerne AF-kontor, filter.xls og ordrebogen.xls, førend du kaster dig ud i selve opgaven herefter: Side 100 KNord

101 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Filter Analyse af ordrebogen Med udgangspunkt i filen ORDREBOGEN.xlsx skal du besvare følgende ved brug af filter: Resultaterne i ( ) er til selvkontrol marker tallene og aflæs i statuslinjen 1. Hvad er summen af ordrebeløb fra nye kunder i januar? (9275 kr.) 2. Hvor mange ordrer har Hansen fået fra eksisterende kunder i februar? (11 stk.) 3. Hvad er det gennemsnitlige ordrebeløb for ovenstående 11 ordrer? (1463,63 kr.) 4. Hvad er summen af de 10 største ordrer? (43625 kr.) 5. Hvor mange enheder har Jensen solgt i februar og marts tilsammen? (204 stk.) 6. Hvor mange af ovenstående 204 enheder havde en stykpris større end 200? (80 stk.) 7. Hvor mange ordrer har Madsen fået med ordrebeløb >1000 og < 2000? (5 stk.) 8. Hvor mange gange har eksisterende kunder bestilt >10 enheder i marts? (6 gange) 9. Hvad er summen af Jensens ordrer for nye kunder med stykpriser <> 500? (14075 kr.) <> betyder forskellig fra Ekstra Prøv at anvende funktionen SUBTOTAL() sammen med en af funktionerne vist i skemaet på foregående side til at finde resultaterne med. KNord Side 101

102 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Side 102 KNord

103 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 14 Datapræsentation - Diagram Hvis du skal præsentere indholdet i et regnearksdokument for andre, kan det i visse situationer være en fordel at anvende en grafisk illustration - et diagram - i stedet for en talopstilling. Hvis læseren af informationen har brug for et overblik eller for at kunne vurdere en udvikling uden at skulle kende de detaljerede tal, er anvendelsen af et diagram en god idé Diagrammer I Excel findes der mange diagramtyper, og valget af diagramtype afhænger af, hvad og hvor meget du ønsker at vise med diagrammet. I Excel er diagrammer integreret i regnearket, sammenkædet med regnearksdokumentet. Det betyder, at når du ændrer i de data, som er grundlaget for diagrammet, så opdateres diagrammet automatisk, så det afspejler ændringerne. EKSEMPEL Tallet for varme i januar er ændret til , og søjlen har med det samme ændret højde KNord Side 103

104 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 14.2 Diagrammets opbygning Inden vi går i gang med at fremstille diagrammer, skal vi lige se på diagrammets grundlæggende opbygning. Herover er vist et diagram, som er opbygget således: Diagramtitel Y-akse Y-aksetitel Forklaring Dataserie Aksemærke X-akse Diagrammet er et søjlediagram Alle diagrammer (undtagen lagkagediagrammer) har en x-akse (den vandrette linje i bunden) og en y-akse (den lodrette kant i venstre side). Excel deler akserne med aksemærker og tilpasser tallene på y-aksen, så de fordeles jævnt mellem minimum- og maksimumtallet i den afbildede talmængde Et diagram består af en eller flere dataserier, som hver især viser en kategori ( i figuren er serierne hhv og 1998). Alle diagramtyper, undtagen cirkel- og kransediagrammer, kan vise op til 30 dataserier. Cirkel- og kransediagrammer viser kun én serie Der tilføjes en forklaring, som fortæller, hvad hver enkelt dataserie repræsenterer 14.3 Oprettelse af diagram Når Excel opretter et diagram, følger programmet disse regler: Hver kolonne af værdier opfattes som separate serier. Indholdet i den øverste celle i hver kolonne bruges som forklaring, og indholdet i den yderste venstre celle i hver række bruges som akseetiket Sådan oprettes et diagram Inden du opretter et diagram, skal du have besluttet, hvilke data der skal afbildes, og hvilke data der skal bruges som titler og forklaringer m.m. i diagrammet. Når det er besluttet, gør du sådan: Side 104 KNord

105 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Markér det område eller den samling, der indeholder de data, der skal afbildes Vælg fanen INDSÆT, i gruppen Diagrammer vælges hvilken type der ønskes. Så er diagrammet på siden i en standardudgave. Nu kan du begynde at lave dine tilføjelser. Så længe diagrammet er markeret, har du adgang til kontekststyrede faner. De er placeret under en overskrift Diagramværktøjer! Hvis diagrammet dækker over data i arket, kan du flytte det og ændre dets størrelse. Dataene i cellerne bag diagrammet er der stadig. Diagram KNord Side 105

106 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse 14.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er knyttet til afsnittet om diagrammer: Opgavenavn Indeholder bl.a. Omkostningsfordeling Åbn fil. Søjle Forskellige diagramtyper Åbn fil. Søjle-, kurve- og cirkeldiagram Det er vigtigt, hvilke områder du markerer, før du laver grafen Skal du markere områder, der ikke står ved siden af hinanden, skal du bruge Ctrl tasten I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Diagram Side 106 KNord

107 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger Opgave Åbn fil. Diagram Omkostningsfordeling Åbn omkostningsbudget Udarbejd følgende diagram: lønninger Gem som Omkostningsbudget med diagram. KNord Side 107

108 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Diagram Forskellige diagramtyper Åbn regnearksfilen diagrammer Udform hhv. søjle-, kurve- og cirkeldiagrammer, som angivet på arkfanerne i projektmappen Find selv en passende diagramtype til at afbilde tallene på arket Ekstra Gem projektmappen efter endt arbejde Side 108 KNord

109 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 15 Familiens budget Afsluttende opgave Der skal nu udformes et regneark, der kan klare alle de nødvendige beregninger i familiens budget Kravene til modellen er: 1 At den skal opbygges, så man uden besvær kan justere ændringer i udgifternes og overførselsbeløbenes størrelse 2 At den skal vise budgetkontoens størrelse for hver måned 3 At oplysningerne skal være på arket Data, og selve budgettet skal være på arket Budget. TIP: Du kan hente tal fra det ene ark til det andet, ved at lave en formel. Placer markøren i cellen hvor du vil have tallet stående, skriv et =, klik om på det andet ark, klik på cellen med tallet du vil hente, tryk Enter. Overvej om du skal bruge absolut reference (F4) 4 At det skal have et pænt layout, og budgettet skal kunne udskrives på én side 5 Du kan tage udgangspunkt i filen Familiebudget Der er følgende data til rådighed: A-kasse for begge Månedlig Internet 710 Kvartal 1. gang januar Licens Halvårligt 1. gang maj Mobil 50 Månedlig Telefon 900 Kvartal 1. gang januar Billån Månedlig Benzin Månedlig Bilforsikring Årligt - september Ejerafgift Halvårligt 1. gang april Udgift til bolig Månedlig El Kvartal 1. gang januar Vand 900 Kvartal 1. gang marts Varme Kvartal 1. gang marts Overført fra mand Månedlig Overført fra kvinde Månedlig Budgetkonto januar KNord Side 109

110 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Forslag til fremgangsmåde: 1 Vurdér problemet 2 Opret regnearkene med tal, tekst og formler Brug kopiering, hvor det er muligt 3 Gem projektmappen 4 Kontroller at modellen virker efter hensigten ved at ændre et af beløbene Lav diagrammer der viser: 1. Saldoen for budgetkontoen månedsvis. 2. De samlede udgifters fordeling i et cirkeldiagram. Side 110 KNord

111 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af regneark til enkle beregninger 16 Ekstraopgaver På de følgende sider finder du en række ekstraopgaver, der repetere de funktioner, der er gennemgået i materialet. Du kan vælge frit mellem opgaverne. KNord Side 111

112 Anvendelse af regneark til enkle beregninger Arbejdsmarkedsuddannelse Opgave Åbn fil. Indskrivning af formler. Formatering med decimaler, procenter, ombrydning af tekst, farver og kanter. Indsæt rækker Fedtindhold Du er blevet interesseret i madens indhold af fedt og undersøger nu den mad, du har i køkkenskabet. Åbn projektmappen Fedt Lav de manglende formler, kopiér så vidt muligt Formelhjælp: Fedtkalorier = Antal fedtgram gange med 9 Fedtkalorie % = Fedtkalorier divideret med Kalorier pr. 100 gram Formatering: Hver anden kolonne er gul Overskriften indskrives og centreres over kolonnerne Overskriften skrives med en lidt større skriftstørrelse. Vælg selv Kolonnen med Fedtkalorie % skal formateres med procent Ingen decimaler i kolonnen Fedtkalorier og 1 decimal i kolonnen Fedtkalorieprocent Bordeauxfarvede rammer efter eget valg Brug Ombryd tekst eller Alt+Enter til de fire kolonneoverskrifter Gem regnearket og luk det. Side 112 KNord