vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du?

Transkript

1 vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du?

2 Indhold 1. Indledende bemærkninger 3 2. Procedure for behandling af sager om aktindsigt efter offentlighedsloven 4 3. Juridisk bistand 5 4. Offentlighedslovens regler om aktindsigt Hovedregel aktindsigt i det hele 4.2 Særlige regler for visse oplysninger og dokumenter Interne dokumenter Oplysninger om enkeltpersoners private herunder økonomiske forhold oplysninger om drifts- eller forretningsforhold mv Væsentlige hensyn til private og offentlige interesser 4.3 Sager, som indeholder korrespondance med KL 4.4 Meroffentlighed 4.5 Afslag skal begrundes også afslag på meroffentlighed 4.6 Klagevejledning 8 4. Tidsfrister for hvornår en anmodning skal besvares Journalisering af sager om aktindsigt 9

3 1. Indledende bemærkninger Der skal sondres mellem aktindsigt efter offentlighedsloven (OFL) og forvaltningsloven (FVL): ofl OFL regulerer retten til aktindsigt for enhver, og gælder for al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning Fvl FVL regulerer retten til aktindsigt for parter, og gælder behandlingen af sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Denne vejledning vedrører aktindsigtsanmodninger efter offentlighedsloven 1. Overvej at tage kontakt til den der spørger Det er ofte en god idé at kontakte den, der har anmodet om aktindsigt, hvis man er i tvivl om omfanget af anmodningen eller vurderer, at det kan være hensigtsmæssigt at forsøge at få anmodningen skåret til. F.eks. sender journalister ofte relativt brede anmodninger om aktindsigt, selvom de reelt kun er interesserede i et afgrænset stykke information. Det er ikke udtryk for modvilje at forsøge at få en anmodning om aktindsigt præciseret. Det udtrykker blot et ønske om at kunne behandle anmodningen så smidigt og hurtigt som muligt. Samtidig undgår den, der har anmodet om aktindsigt, at få fremsendt irrelevant information. Præcisering sparer dermed tid og ressourcer for alle. 1 Anmodninger om aktindsigt i journaler, der udarbejdes af sundheds-personale (tandlæger, sundhedsplejersker og læger) skal behandles efter reglerne i Sundhedsloven. Det berøres ikke yderligere i denne vejledning. 3

4 2. Procedure for sagsbehandling anmodning om aktindsigt orientering af Ledelsessekretariatet og relevante chefer i relevant afdeling til Udarbejdelse af svar Udkast til svar fremsendes modtages Ledelsessekretariatet Svar afsendes til ansøger 1. Anmodningen sendes straks til besvarelse i den relevante afdeling. 2. Sagsbehandleren orienterer straks relevante chefer og Ledelsessekretariatet på mail: ledelsessekretariatet@mbu.aarhus.dk 3. Svaret udarbejdes. Vær opmærksom på offentlighedslovens tidsfrister. (Se mere om tidsfrister i afsnit 4.) Inden afsendelse af svar skal sagsbehandleren sende sit ledelsesgodkendte svar til relevante che- 4. fer og Ledelsessekretariatet med henblik på eventuel orientering af rådmand. Sagsbehandleren følger op telefonisk ved opkald til Ledelsessekretariatet (tlf ). Svar må ikke afsendes, før end det er aftalt med Ledelsessekretariatet. Inden tidsfristens udløb afsendes svar afslag skal altid begrundes. 5. Såfremt en anmodning ikke er imødekommet/afslået inden arbejdsdage efter modtagelsen, skal ansøger orienteres om forsinkelsens årsag samt hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. 4

5 3. Juridisk bistand Hvis man er i tvivl om besvarelsen af en anmodning om aktindsigt, kan Fællessekretariatets jurister kontaktes via mail: faellessek@mbu.aarhus.dk eller telefon: (Helle Betina Hansen) eller (Agnete Ellerup). Særligt om personalesager Ved anmodning om aktindsigt i personalesager skal man rådføre sig med Personaleafdelingens jurister, som træffes via mail: pers@mbu.aarhus.dk eller telefon: (Sarah Overby). 4. Offentlighedslovens regler om aktindsigt 4.1 Hovedregel aktindsigt i det hele Aarhus Kommune tilstræber størst mulig åbenhed. Udgangspunktet er, at der skal gives aktindsigt i alle dokumenter i en sag. Dog gælder der særlige regler for nogle dokumenter og dokumenttyper. 5

6 4.2 Særlige regler for visse oplysninger og dokumenter Interne dokumenter: Der skal kun gives aktindsigt i interne 23 arbejdsdokumenter, når de: foreligger i endelig form 4 OG opfylder ét af disse kriterier: 1 de gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2 de alene indeholder en gengivelse af oplysninger, der har været pligt til at notere (jf. notatpligten), 3 de er selvstændige dokumenter som er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, 4 de indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper, 5 de indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder, 6 de indeholder oplysninger om en sags faktiske grundlag (egentlige faktuelle oplysninger, f.eks. at der er indmeldt 65 børn i X skole), de indeholder faglige vurderinger. Faglige vurderinger omfatter kun rene faglige vurderinger, f.eks. af lægefaglig, økonomisk eller juridisk karakter. Vurderingerne skal vedrøre sagens umiddelbare indhold. Politiske og strategiske vurderinger er ikke omfattet. 2 Kommunikation mellem forvaltningen og en selvejende eller private institutioner anses ikke som interne dokumenter 3 Der gælder særlige regler for kommunikationen mellem en skole og forvaltningen. Ved tvivl, spørg juristerne i Fællessekretariatet. 4 Det betyder, at der ikke gives aktindsigt i foreløbige overvejelser eller udkast til referater, breve, notater mm. 6

7 4.2.2 Oplysninger om enkeltpersoners private herunder økonomiske forhold Der er ikke adgang til aktindsigt i oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Omfattet af bestemmelsen er f.eks. cpr-numre og oplysninger om race, misbrug, væsentlige sociale problemer, religion, hudfarve, samt politiske, foreningsmæssige, strafbare, helbredsmæssige og seksuelle forhold oplysninger om drifts- eller forretningsforhold mv. Der er ikke adgang til aktindsigt i oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lign., hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodning ikke imødekommes. Juridisk Service i Borgmesterens Afdeling har udarbejdet en vejledning i håndtering af begæringer om aktindsigt i udbudssager. Læs vejledningen her (findes også på Medarbejderportalen) Væsentlige hensyn til private og offentlige interesser Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser. Denne bestemmelse har et meget snævert anvendelsesområde og vil derfor kun meget sjældent kunne anvendes. 4.3 Sager, som indeholder korrespondance med KL KL har anmodet om at blive kontaktet, hvis en anmodning om aktindsigt omfatter materiale fra KL. KL skal kontaktes på følgende mailadresse: KLaktindsigt@kl.dk 4.4 Meroffentlighed Selvom et dokument kan undtages fra aktindsigt, skal man altid overveje, om der er noget til hinder for alligevel at udlevere det. Det kaldes meroffentlighed. 4.5 Afslag skal begrundes også afslag på meroffentlighed Hvis dokumenter eller oplysninger undtages fra aktindsigt, skal det skrives i besvarelsen, hvilket dokument, man har undtaget helt eller delvist, og med hvilken hjemmel og begrundelse. F.eks. kan det skrives: Visse oplysninger i dokument 1 er undtaget fra aktindsigt, jf. OFL 30, nr. 1, fordi der er tale om oplysninger om enkeltpersoner private forhold. Man skal også begrunde, hvis man giver afslag på meroffentlighed. Man kan feks. skrive, at man har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, og hvorfor man ikke vil give det.

8 4.6 Klagevejledning Der skal altid gives klagevejledning, når dokumenter eller oplysninger undtages fra aktindsigt. Klageadgangen følges med klageadgangen i den sag, der søges aktindsigt i. Derfor skal det først afklares, om der er klageadgang (klageinstans) i forhold til den sag, der søges aktindsigt i. Når det er afklaret, indsættes én af følgende formuleringer i svaret: a) hvis der er klageadgang Klagevejledning: Det følger af offentlighedslovens 3, at afgørelsen om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Denne afgørelse kan derfor påklages til XX. Klagen fremsendes til undertegnede, som fremsender sagen til XX, med mindre Børn og Unge efter en fornyet gennemgang af sagen på baggrund af den indkomne klage beslutter at ændre afgørelsen. Hvis Børn og Unge fastholder afgørelsen, skal sagsbehandleren snarest og som udgangspunkt senest arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen. B) hvis der ikke er en klageadgang Klagevejledning: Det følger af offentlighedslovens 38, at afgørelsen om aktindsigt kan påklages til Tilsynet med kommunerne, som henhører under Statsforvaltningen. Klagen fremsendes til undertegnede, som fremsender sagen til Tilsynet, med mindre Børn og Unge efter en fornyet gennemgang af sagen på baggrund af den indkomne klage beslutter at ændre afgørelsen. Hvis Børn og Unge fastholder afgørelsen, skal sagsbehandleren snarest og som udgangspunkt senest arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen. 8

9 5. Journalisering af sager om aktindsigt 4. Tidsfrister for hvornår en anmodning skal besvares Hvis en anmodning ikke er imødekommet/afslået inden arbejdsdage efter modtagelsen, skal ansøger orienteres om forsinkelsens årsag samt hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Hver gang Børn og Unge modtager en anmodning om aktindsigt, oprettes en ny sag i edoc. Det er den afdeling, der sagsbehandler svaret, der er ansvarlig for oprettelsen af sagen i edoc. Vejledning til journalisering af aktindsigtssager i edoc findes på BUportalen. Ukomplicerede sager med få dokumenter Sager med få dokumenter, som kræver lidt mere overvejelse Særlige tilfælde med komplicerede sager (et stort antal dokumenter eller behov for afklaring af juridisk komplicerede spørgsmål) Helt særlige tilfælde med meget stort antal dokumenter 1-2 arbejdsdage 3- arbejdsdage 14 arbejdsdage 40 arbejdsdage Vejledning i oprettelse af aktindsigtssag